鋼鐵公司文件編寫(xiě)管理標(biāo)準(zhǔn)

1、內(nèi)部事項(xiàng)注意保存新疆八鋼南疆鋼鐵拜城文件文件編號(hào)：BSCV/01-001第2版簽發(fā)：蔣文中南疆鋼鐵公司文件編寫(xiě)管理標(biāo)準(zhǔn)1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了新疆八鋼南疆鋼鐵拜城（文后簡(jiǎn)稱“南疆 鋼鐵公司”）管理文件擬定準(zhǔn)備、擬稿人要求、文件結(jié)構(gòu)、文件格式、 文件代碼、記錄表式代碼、文件編寫(xiě)考前須知等要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于南疆鋼鐵公司及其各單位。2引用標(biāo)準(zhǔn)和術(shù)語(yǔ)BSTB/03-003文件編寫(xiě)管理標(biāo)準(zhǔn)（第2版）3管理職責(zé)3.1南疆鋼鐵公司生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)本標(biāo)準(zhǔn)的制定、釋義和管理。2各部門(mén)負(fù)責(zé)執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)并在職責(zé)范圍內(nèi)擬訂所需的管理文件。4業(yè)務(wù)流程1南疆鋼鐵公司文件編寫(xiě)業(yè)務(wù)流程圖示見(jiàn)附件1。4.2文件擬訂準(zhǔn)備2.1資料收集與分

2、析。業(yè)務(wù)管理主責(zé)部門(mén)將現(xiàn)有的執(zhí)行文件和與此 相關(guān)的文件收集并整理出來(lái)，與體系標(biāo)準(zhǔn)要求和公司管理要求進(jìn)行比 對(duì)，擬定出文件主題內(nèi)容的名稱。2.2識(shí)別和確定主題內(nèi)容。業(yè)務(wù)管理主責(zé)部門(mén)對(duì)主題內(nèi)容所必需的 業(yè)務(wù)過(guò)程進(jìn)行識(shí)別，確定主題內(nèi)容中各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的責(zé)任部門(mén)及相關(guān) 部門(mén)，并勾畫(huà)和制訂出各業(yè)務(wù)過(guò)程活動(dòng)的作業(yè)流程及其相互作用，組 織相關(guān)部門(mén)分析和完善業(yè)務(wù)過(guò)程及其作業(yè)流程。確定所需的程序及其文件。a）對(duì)管理的主題內(nèi)容需要形成程序的，包括確保管理體系過(guò)程有 效運(yùn)行和控制所需的其他程序及其文件的，確保每一個(gè)文件只關(guān)注一個(gè) 主題內(nèi)容。b）綜合性作業(yè)文件的編寫(xiě)，要求至少包含現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)化的基本內(nèi)容， 如：質(zhì)量、平安、

3、環(huán)境、計(jì)量、能源等操作要求，必要時(shí)可采用活頁(yè) 形式。規(guī)定管理職責(zé)。文件起草部門(mén)根據(jù)確定的業(yè)務(wù)過(guò)程活動(dòng)的作業(yè)流2013年4月1日發(fā)布2013年4月5日實(shí)施第1頁(yè)共8頁(yè) 程及其相互作用，規(guī)定各部門(mén)承當(dāng)?shù)穆氊?zé)，明確劃清各部門(mén)在作業(yè)管 理中的職責(zé)和權(quán)限，包括相互作用的關(guān)系和內(nèi)部溝通的要求。確定編寫(xiě)、審核人員。業(yè)務(wù)管理主責(zé)部門(mén)確定文件擬定的編寫(xiě)者、 審核者。編寫(xiě)者包括編制人員，組織評(píng)審人員和過(guò)程作業(yè)程序的執(zhí)行 者。審核者包括部門(mén)責(zé)任人和組織評(píng)審的責(zé)任人。4. 3管理文件擬稿人基本要求4. 3. 1 了解公司的總體業(yè)務(wù)分工，熟悉或精通本專業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)作的流程及 要求。4.3.2 了解本程序控制的具體要求，能在

4、日常操作過(guò)程中貫徹執(zhí)行。4. 3.3具有良好的表達(dá)能力、溝通能力和文字處理能力。4. 4文件結(jié)構(gòu)及其涵蓋的內(nèi)容4. 4. 1范圍用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言描述本文件業(yè)務(wù)流程規(guī)定的主題內(nèi)容和適用范圍。4. 4. 2引用標(biāo)準(zhǔn)和術(shù)語(yǔ)a）明確本文件中所引用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)，適用 的法律法規(guī)及其條款，引用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)標(biāo)準(zhǔn)號(hào)在前，標(biāo)準(zhǔn)名稱在后；b）給出特定的術(shù)語(yǔ)概念或定義時(shí)采用。4. 4. 3管理職責(zé)明確本文件中各相關(guān)部門(mén)的管理職責(zé)和權(quán)限。4. 4.4管理程序或業(yè)務(wù)流程a）用文字描述業(yè)務(wù)流程活動(dòng)中5W1H的具體作業(yè)內(nèi)容及要求，并繪 制相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程圖作為附件附在文件后。b）業(yè)務(wù)流程圖必須用visio軟件制作，在

5、管理程序的第1條款標(biāo) 明XXX業(yè)務(wù)流程圖示見(jiàn)附件X。4. 5記錄明確本文件中規(guī)定產(chǎn)生的記錄編碼、記錄名稱、產(chǎn)生部門(mén)、保管 部門(mén)、保管期限等，要求附上空白表式。4.6檢查與考核必要時(shí)增加此款。但要明確檢查方式、周期和與責(zé)任相關(guān)聯(lián)的考 核要求。此項(xiàng)內(nèi)容排列在記錄項(xiàng)之前。4.7其他需要規(guī)定的內(nèi)容。4. 4. 8上述4. 4. 1-4. 4. 5條款為不能省略條款，即使該條款無(wú)內(nèi)容（如 引用標(biāo)準(zhǔn)和術(shù)語(yǔ)條款下沒(méi)有引用的標(biāo)準(zhǔn)或術(shù)語(yǔ)，也將此條款列入）。4. 5文件基本格式（見(jiàn)附件2）4. 5. 1公司文件的第一頁(yè)上必須標(biāo)注發(fā)布和實(shí)施日期、文件編號(hào)、版本 號(hào)和簽發(fā)人；最后一頁(yè)上必須標(biāo)注擬稿者、審核者和日期，每

6、一頁(yè)上第2頁(yè)共8頁(yè)必須標(biāo)注頁(yè)數(shù)和頁(yè)碼。4. 5. 2文件的字體格式要求新疆八鋼南疆鋼鐵拜城文件黑體2號(hào)字仿宋_GB 4號(hào)字仿宋_GB 4號(hào)字黑體3號(hào)字仿宋_GB 4號(hào)字加粗仿宋_GB 4號(hào)字仿宋_GB小4號(hào)字仿宋_GB小4號(hào)字內(nèi)部事項(xiàng)，注意保存文件編號(hào)版本號(hào)簽發(fā)文件標(biāo)題正文標(biāo)題正文發(fā)布日期實(shí)施日期第 頁(yè)共 頁(yè)紙張 A4 （210X 297mm）頁(yè)面設(shè)置 頁(yè)邊距上下2.54左右3頁(yè)眉1.27頁(yè)腳2行距：最小值設(shè)置值：20磅4.6文件代碼4. 6. 1南疆鋼鐵公司文件的代碼由生產(chǎn)技術(shù)部統(tǒng)一編制，各機(jī)構(gòu)代碼編 號(hào)如下表1:表14. 6. 2文件代碼的構(gòu)成見(jiàn)下表2：序號(hào)機(jī)構(gòu)文件編號(hào)序號(hào)機(jī)構(gòu)文件編號(hào)1燒

7、結(jié)廠BSCVB0007綜合管理部BSCVA0012煉鐵廠BSCVC0008財(cái)務(wù)部BSCVA0023煉鋼廠BSCVD0009生產(chǎn)技術(shù)部BSCVA0034軋鋼廠BSCVE00010設(shè)備部BSCVA0045動(dòng)力廠BSCVF00011物流銷售部BSCVA0056焦化廠BSCVG00012平安保衛(wèi)部BSCVA006表2例：南疆鋼鐵公司文件代碼如下：南疆鋼鐵公司代碼 （大寫(xiě)英文字母4位）（見(jiàn)表1）機(jī)構(gòu)代碼（大寫(xiě)英文字 母1位和數(shù)字3位）專業(yè)屬性代碼 （數(shù)字2位，用01-11表 示）文件流水號(hào) （數(shù)字3位， 用001999 表示）新疆八鋼南疆鋼鐵拜城文件綜合類第一號(hào)文件BSCV/01-001第3頁(yè)共8頁(yè)單位

8、文件代碼如下：新疆八鋼南疆鋼鐵拜城軋鋼廠XXX作業(yè)指導(dǎo)書(shū)（流水號(hào)5） BSCVE000/08-0054. 6. 3專業(yè)屬性代碼見(jiàn)下表：代碼專業(yè)屬性代碼專業(yè)屬性01綜合（含管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)）、 公司各類手冊(cè)16董事會(huì)02組織、人力資源（含崗位說(shuō)明 書(shū)）17公司黨委、行辦03系統(tǒng)開(kāi)展18紀(jì)委、監(jiān)察04銷售19公司機(jī)關(guān)黨委05工程、設(shè)備、采購(gòu)20制造管理（含工 藝規(guī)程）06財(cái)務(wù)21宣傳07團(tuán)青22信息化管理08作業(yè)指導(dǎo)書(shū)23物業(yè)管理09消防、武裝保衛(wèi)24風(fēng)險(xiǎn)管理10審計(jì)25計(jì)量11物流管理12礦山13工會(huì)14能源、環(huán)保15平安監(jiān)督4. 6. 4文件版本號(hào)代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其中，首次公布時(shí)，版本

9、號(hào) 代碼為第1版；第一次修改時(shí)，版本號(hào)為第2版；第二次修改時(shí)，版 本號(hào)為第3版，以下依此類推。4. 6. 5文件作廢后，所用的文件代碼不再使用。4. 7記錄表式代碼4. 7.1文件中有關(guān)記錄表式代碼，用“文件代碼+順序號(hào)（用數(shù)字01 99表示，根據(jù)記錄表式在第1版文件中的出現(xiàn)順序編號(hào)）+修改號(hào)（用英文26個(gè)字母表示，初版用“A”表示，第一次修改用“B”表示, 以下依此類推）4. 7. 2文件內(nèi)容修改，如果文件中附加的記錄表內(nèi)容沒(méi)有變化，那么記錄第4頁(yè)共8頁(yè) 表式代碼可以沿用第一版的代碼，以利于節(jié)省印刷資源；如果記錄表 內(nèi)容出現(xiàn)變化，那么記錄表式代碼緊隨文件版本號(hào)更改。例：南疆鋼鐵公司軋鋼廠綜合

10、類第一號(hào)文件第1版出現(xiàn)兩份記錄表, 那么記錄表式代碼：BSCVE000/01-001-01ABSCVE000/01-001-02A文件進(jìn)行修改，記錄表內(nèi)容出現(xiàn)變化，那么第2版記錄表式代碼：BSCVE000/01-001-01BBSCVE000/01-001-02B4. 7. 3文件內(nèi)容因修改需要?jiǎng)h除記錄表式的，原有記錄表式所用的代碼 不再使用。4. 7. 4文件內(nèi)容因修改需要新增記錄表式的，所用的代碼在原有最后一 個(gè)記錄表式代碼后按出現(xiàn)順序編號(hào)。4. 7. 5文件內(nèi)容因修改，記錄表式在文中出現(xiàn)順序調(diào)整的，沿用原編碼。4.8文件編寫(xiě)的考前須知4. 8.1措辭要嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，不使用可能引起混淆、誤解的

11、語(yǔ)言，能使用 定量描述的要使用定量描述的方法，如對(duì)時(shí)間的要求等。4. 8.2編寫(xiě)的文件做到“該說(shuō)（做）到的要說(shuō)（寫(xiě)）到，說(shuō)（寫(xiě)）到 的一定要做到，做到的重要事項(xiàng)要留有證據(jù)”，不要將不切合實(shí)際的做 法寫(xiě)入，一定要注意文件的可操作性。4. 8.3文件條款序號(hào)（頂格）以四位數(shù)字為限，假設(shè)有更具體的內(nèi)容需 區(qū)分，那么以小寫(xiě)英文字母作為區(qū)別（前空兩個(gè)字格）。4. 8. 4文件作廢或換版文件作廢或換版時(shí)，在文件后要寫(xiě)明文件作廢或換版的文件編號(hào)、 版本號(hào)和文件名稱。4. 8. 5各部室、分廠給出的文件代碼不允許對(duì)機(jī)構(gòu)代碼進(jìn)行增減、修改, 機(jī)構(gòu)代碼進(jìn)行固定，之后按照分類和流水號(hào)給出編號(hào)。8. 6文件簽發(fā)南疆鋼鐵公司各部室的文件簽發(fā)：部室作業(yè)文件由部室負(fù)責(zé)人審 簽，程序文件由南疆鋼鐵公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽發(fā)。南疆鋼鐵公司各分廠的文件簽發(fā)：由各單位的主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。4.9本文件自實(shí)施之日生效，原南疆鋼鐵公司文件編寫(xiě)管理標(biāo)準(zhǔn) BSCV/01-001 第 1 版廢止。5記錄第5頁(yè)共8頁(yè)擬稿：張志翔 日期：2013年3月23日 楊三福 日期：2013年3月24日第6頁(yè)共8頁(yè)附件2：南疆鋼鐵公司文件模板格式:內(nèi)部事項(xiàng)注意保存新疆八鋼南疆鋼鐵拜城文件簽發(fā):文件編號(hào)：BSCV/xx-xxx 第X版K文件名稱R擬稿：XXX日期：X年義月X日