管理好你的組織記憶下

1、管理好你的組織記憶（下）2012年08月01日10:30來源：中國人力資源開發(fā)網(wǎng)2012-08-01 作者：夏敬華 字號(hào) 冬打印糾錯(cuò)分享推薦瀏覽量103專家轉(zhuǎn)移：一個(gè)遇到超出知識(shí)范圍問題的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，在組織中尋求他人經(jīng)驗(yàn)，比如很多企業(yè)建立 了專家黃頁、專家在線等IT支撐工具讓員工迅速找到相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜?，并進(jìn)行互動(dòng)交流。最后就是組織記憶的利用和創(chuàng)新。這首先需要將那些零碎的顯性知識(shí)進(jìn)一步系統(tǒng)化和格式化。這樣的 知識(shí)在組織中傳播起來就會(huì)更快捷，個(gè)人知識(shí)就徹底的上升為了組織知識(shí)，從而能更方便地為更多人共享。分布式文檔管理、內(nèi)容管理、數(shù)據(jù)倉庫等都是有效工具。組織中成員接收了這些知識(shí)后，可以將其用 到工作中

2、去，并創(chuàng)造出新的隱性知識(shí)。團(tuán)體工作、干中學(xué)和工作中培訓(xùn)等是實(shí)現(xiàn)知識(shí)內(nèi)隱化的有效方法。 如咨詢公司通過應(yīng)用已有的最佳實(shí)踐知識(shí)，可以提供給客戶一種新的知識(shí)產(chǎn)品一一咨詢報(bào)告，而同時(shí)咨詢 顧問在應(yīng)用已有最佳實(shí)踐知識(shí)解決新問題的時(shí)候，通過干中學(xué)也提高自身的隱性知識(shí)水平。目前，一些協(xié) 作工具如電子社區(qū)、Elearning系統(tǒng)為人們體驗(yàn)更多的知識(shí)，并實(shí)現(xiàn)知識(shí)內(nèi)隱化創(chuàng)造了更好的條件。難點(diǎn)攻關(guān)如何保證組織記憶的實(shí)施能夠順利進(jìn)行呢？在知識(shí)之輪”中我們看到有文化、管理和技術(shù)三個(gè)方面， 而事實(shí)上很多企業(yè)在實(shí)施過程中最終出現(xiàn)了半途而廢，費(fèi)力不討好的情況出現(xiàn)，究其原因有哪些？我們?cè)?樣去防范呢？首先，打破舊文化，建立新制

3、度，以利于知識(shí)的共享與擴(kuò)散。中國傳統(tǒng)管理上常有教會(huì)徒弟，餓死師傅”的情況發(fā)生，在這種顧慮下，企業(yè)里的能人，專家很難 將個(gè)人的隱性知識(shí)貢獻(xiàn)出來。而企業(yè)老板也擔(dān)心把企業(yè)里的各種知識(shí)公開后，會(huì)被員工在跳槽時(shí)帶走，造 成企業(yè)知識(shí)的流失。因此他們給共享和訪問信息加上了一層一層的審批，最終使得系統(tǒng)沒有人用。激勵(lì)知識(shí)分享。讓那些提供自身先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的人有回報(bào)，用利益來驅(qū)動(dòng)。首先提出公司明確的價(jià)值觀， 是非標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)提供知識(shí)的人在公司是好人，會(huì)得到重用和提拔。公司可以規(guī)定管理者和專家的主要職責(zé) 是教課，把自己會(huì)的東西教給部下。如果你善于做這件事情，培養(yǎng)的人越多，你將不斷的被提拔，這就能 產(chǎn)生良好的示范效果。比如，

4、惠普制定知識(shí)大師計(jì)劃，鼓勵(lì)人們，尤其是聰明的能干的人，把他的知識(shí)貢 獻(xiàn)出來，如產(chǎn)品知識(shí)大師，技術(shù)行業(yè)大師等。在每個(gè)領(lǐng)域挑選最出色的三個(gè)人，讓他們?nèi)フ碜约核悸罚?把自己為什么做得那么出色的原因總結(jié)歸納出來寫成五到十張的幻燈片，把這些分給公司所有人，讓他們 學(xué)習(xí)運(yùn)用并考核。對(duì)那些貢獻(xiàn)知識(shí)的人進(jìn)行包括股票期權(quán)、晉升、薪資等方面的激勵(lì)。監(jiān)管知識(shí)外流。比如惠普為避免技術(shù)人員帶走發(fā)明，就建立一套標(biāo)準(zhǔn)化的方法?？蒲腥藛T有科研記 錄本，所有的科研人員把他的發(fā)明創(chuàng)造想法只能記錄到這個(gè)本上，如果不記錄內(nèi)部審計(jì)會(huì)查出來。通過審 計(jì)，通過科研記錄本來保證所有的人必須寫在這兒，離職的時(shí)候必須交接，不許缺頁，不許損頁，

5、將來他 真的復(fù)印一套拿走了，一打官司肯定輸。減輕員工負(fù)擔(dān)。如果你的員工經(jīng)常在尋找重要信息方面遇到困難或者總是要付出額外的勞動(dòng)去編寫 同樣的信息，或者系統(tǒng)平臺(tái)上就只有一些新聞、通知之類的垃圾信息，那么這只會(huì)增加員工負(fù)擔(dān)，使他們 的興趣大為減低。因此，相對(duì)于怎樣保存信息，你必須更加關(guān)心信息的價(jià)值和可靠性。一家全球公司的研 發(fā)部門把所有的白皮書和研究報(bào)告放到在線系統(tǒng)上，但是卻很少有人去使用。然后，他們建立了一個(gè)幫助 大家互相交流的機(jī)制一一不再只是尋找信息還能找到編寫信息的作者并提出確切的問題。員工們這回就非 常積極了，因?yàn)橄到y(tǒng)幫他們?cè)诟俚臅r(shí)間內(nèi)做出了更好的決策。第二，用四統(tǒng)一”不斷完善和強(qiáng)化組織記

6、憶。四統(tǒng)一”就是指統(tǒng)一流程，統(tǒng)一方法，統(tǒng)一工具，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。通過這四個(gè)統(tǒng)一”，很多隱形知識(shí)就會(huì)被提煉成顯性知識(shí)，并逐漸得到強(qiáng)化，任何個(gè)人的離職和跳 槽都難以使組織患上健忘癥”。公司每做一件全新的事情后，都由企業(yè)里這方面的專家建立一套統(tǒng)一的流程或標(biāo)準(zhǔn)，后來者就在前人 的流程之上，不斷的去優(yōu)化，不斷的去改進(jìn)，把這個(gè)流程弄得非常的嚴(yán)密，沒有任何的漏洞。就像第一次 辦展覽會(huì)，涉及到的設(shè)備是幾十套，涉及到的人是幾千人，那就只能自己摸索。比如提前三個(gè)月要干嘛， 要選場(chǎng)地，選完場(chǎng)地要看什么，要看配套設(shè)備，是否有220V的電源，電源夠不夠支撐十幾套設(shè)備用，接 下來看要看電源能不能拉到每一個(gè)桌子前邊，這些東西，在

7、搞完了活動(dòng)之后，都變成了檢查清單，然后整 理完善后就成了流程標(biāo)準(zhǔn)。那些新進(jìn)來的人員遇到再開展覽會(huì)就按照流程挨個(gè)打勾，挨個(gè)做就行。所以一 個(gè)企業(yè)聰明與否，看它做任何事情是否有流程，新員工招聘要有流程，面試要有流程，入職要有流程，離 職也要有流程，培訓(xùn)也要流程。再就是要統(tǒng)一方法，比如做戰(zhàn)略規(guī)劃，它的方法整個(gè)公司上下必須是一樣的，先做什么，后做什么， 什么人參加，按照什么樣的思路去做，個(gè)人沒有選擇，同樣是規(guī)定動(dòng)作，不能說你想怎么做就怎么做。第 三是統(tǒng)一工具，做任何東西，包括做計(jì)劃，做預(yù)算，它的表格，它的工具都是統(tǒng)一的，你沒有任何的理由 可以改變它，如果你認(rèn)為這上面有不妥當(dāng)?shù)牡胤?，你可以給制定工具的人

8、提出建議，但是新的工具沒有發(fā) 布之前，無條件的用老的工具。第四、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，衡量標(biāo)準(zhǔn)的尺度必須是統(tǒng)一的，這樣的話你才能分辨出 來，什么叫五分，什么叫四分，什么叫三分，做任何一個(gè)工作，標(biāo)準(zhǔn)必須是統(tǒng)一的，這樣的話企業(yè)才會(huì)有 一種公平競(jìng)爭(zhēng)的一種環(huán)境。上述四統(tǒng)一”的工作，本質(zhì)就是要規(guī)范化流程。目前國內(nèi)很多企業(yè)已經(jīng)歷了規(guī)范化流程階段，局部 或大部分實(shí)現(xiàn)了流程電子化，也有些從優(yōu)秀走向卓越的企業(yè)正向更高的階段發(fā)展，即知識(shí)化流程，而知識(shí) 化流程的真正實(shí)現(xiàn)需要借助必要的技術(shù)手段。第三，借助技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)信息知識(shí)化。如果一廂情愿的以為能買到一個(gè)現(xiàn)成的系統(tǒng)，或者以為要用最好的技術(shù)才行，那都是錯(cuò)誤的想法。一 家公司曾構(gòu)

9、建了一個(gè)勞斯萊斯級(jí)的豪華平臺(tái)，是真正的技術(shù)極品。但是每個(gè)人都忙于開發(fā)這個(gè)系統(tǒng)卻極少 關(guān)注怎樣去運(yùn)營，系統(tǒng)可能遇到什么問題，怎樣去集成整個(gè)系統(tǒng)。最后，系統(tǒng)跟不上快速變化的商業(yè)環(huán)境， 不能適應(yīng)個(gè)性化的用戶需求，每次升級(jí)都變成了一場(chǎng)災(zāi)難。因此，車十對(duì)不同的目的需要運(yùn)用不同的技術(shù)系 統(tǒng)。但從知識(shí)管理的最終目標(biāo)來看，應(yīng)該是要實(shí)現(xiàn)在最合適的時(shí)間和場(chǎng)所，將最合適的信息和知識(shí)傳送 給最合適的人”，有效實(shí)現(xiàn)信息和知識(shí)”和特定角色”以及場(chǎng)景”的關(guān)聯(lián)，進(jìn)而指導(dǎo)人們做出決策 和行動(dòng)。因此，從IT角度就意味著從傳統(tǒng)的信息化系統(tǒng)建設(shè)模式到知識(shí)化系統(tǒng)的演變。具體來說，為實(shí)現(xiàn) 從信息化”演變到知識(shí)化”的目標(biāo)，對(duì)IT應(yīng)用提出的

10、第一個(gè)要求就是從系統(tǒng)為主”到以人為本” 的轉(zhuǎn)變，這是IT應(yīng)用范式上的重大變化一一在IT應(yīng)用中不再是人找事”而是事找人”，也不再是人 找信息和知識(shí)”而是信息和知識(shí)找人”。在這種新的IT應(yīng)用范式下，將呈現(xiàn)出IT應(yīng)用的新模式，其核心在于通過一個(gè)集成的門戶架構(gòu)，實(shí)現(xiàn) 角色（Who）、場(chǎng)景（Where）、管理和業(yè)務(wù)流程（How）、數(shù)據(jù)信息知識(shí)（What）的統(tǒng)一。這種新的應(yīng)用模式，將可以給企業(yè)創(chuàng)造新的IT價(jià)值模型，筆者稱之為VALUE”模型：View （獲?。好總€(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，獲取和其相關(guān)的信息。其核心是信息關(guān)聯(lián)， 整合來自諸如ERP、CRM、OA等系統(tǒng)的信息，來有效地解決組織內(nèi)信息孤島”的問題；Act （行動(dòng)）：每個(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，使用相關(guān)的應(yīng)用功能來進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。其核心 是應(yīng)用關(guān)聯(lián)，整合來自諸如ERP、CRM、OA等系統(tǒng)的應(yīng)用功能，來有效地解決組織內(nèi)活動(dòng)孤島”的問 題；Learn （學(xué)習(xí)）：每個(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，進(jìn)行知識(shí)求助和協(xié)作來增強(qiáng)其決策和行動(dòng)能 力。其核心是知識(shí)關(guān)聯(lián)，整合來自企業(yè)內(nèi)外的專家經(jīng)驗(yàn)、最佳實(shí)踐等，來有效地解決組織內(nèi)知識(shí)孤島” 的問題；Understand （理解）：每個(gè)員工都可以通過統(tǒng)一的知識(shí)門戶，看到和其相關(guān)的關(guān)鍵績效指標(biāo)狀況， 理解其工作成效，并為持續(xù)改進(jìn)指明方向。其核心是績效關(guān)聯(lián)，整合來自不同應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，對(duì)關(guān)鍵績 效