會議論壇工作布置方案細(xì)節(jié)(模板)

1、會議/論壇日常安排【】年【】月【】日擬在【】舉辦。論壇會議，具體安排如下:一、組織機構(gòu)主辦單位：協(xié)辦單位：承辦單位：贊助單位：二、會議內(nèi)容論壇會集中于研討分析,重點是，目標(biāo)是三、會議安排(-)時間：年【】月【】日(二)會議地點：酒店1、大屏背景、指引牌、嘉賓證、工作證、桌簽、接機牌等物料設(shè)計設(shè)計截止【】月【】 日前完成1、酒店預(yù)訂房間（預(yù)付款給酒店，確保酒店預(yù)留房間）與領(lǐng)導(dǎo)商議參會嘉賓房間（如哪位嘉賓需要較高標(biāo)準(zhǔn)或者標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一等等問題）2、礦泉水、果切預(yù)訂、茶等相關(guān)物料準(zhǔn)備3、提前準(zhǔn)備資料袋、資料、伴手禮等相關(guān)物料4、匯總專家行程。匯總完成后，交付司機執(zhí)行5、提前準(zhǔn)備本（與領(lǐng)導(dǎo)溝通放公司的本還是

2、放會議中心的紙？）、筆月26【】日從袁 博士【】匯總嘉賓行 程信息，及時與酒店 溝通房間預(yù)留事宜。 其他會場物料月日前準(zhǔn)備完成1、車輛協(xié)調(diào)調(diào)度2、依照參會嘉賓行程單規(guī)劃執(zhí)行結(jié)合嘉賓行程安排， 規(guī)劃用車數(shù)量。會場布置廣告公司1、對接會場，提前進行會場布置（背景及展板搭建、指引牌擺放等）2、提前確認(rèn)會場燈光、音響及大屏是否正常。3、確認(rèn)暖場音樂正常播放4、確認(rèn)開場視頻正常播放【】月【】日晚完成1、桌簽擺放（給領(lǐng)導(dǎo)拍現(xiàn)場桌椅擺放形式，確定桌簽擺放順次）2、提前將參會領(lǐng)導(dǎo)講話PPT考到指定電腦3、提前將暖場視屏及音樂考到指定電腦（1月【】日晚完成1、對接廣告公司，確保相關(guān)物料（嘉賓證、工作證、桌簽），

3、在開始前送達會 議現(xiàn)場2、對接【】，確保公司資料袋、資料、伴手禮會議開始前送達會場3、對接麗華苑會議中心，提前將資料袋及伴手禮放置于會場座椅上。4、礦泉水、茶杯、果盤擺放5、筆、本擺放6、礦泉水、茶、果盤等提前送達會場1月【】日晚完成接機/接機1、遵照嘉賓參會行程執(zhí)行接機/接站工作2、接機/站前先以短信方式與客人取得聯(lián)系，具體內(nèi)容例舉如下：期#老師，您好！我是【】行政工作人員【工歡迎您蒞臨【】指導(dǎo)工作。我將 駕駛“車型+車牌號”于#月#日#點#分抵達機場/火車南站。請您到達后及時與 我其取得聯(lián)系。提前預(yù)祝您旅程愉快！3、將客人送到指定酒店后，第一時間工作群里匯報：#老師及隨行人員相人，己送達麗

4、華酒店#號房間！4、每輛車安排接機陪同人員，持接機牌，方便嘉賓識別接機車輛5、提前清洗車輛，車上放置礦泉水、紙巾、面包、牛奶等。6、將會議議程單在車上交給參會嘉賓，方便參會嘉賓提前了解準(zhǔn)備。7、對于抵達較晚嘉賓，要禮貌詢問其夜間就餐需求，及時安排8、告知酒店早餐開始時間。所有接機人員全部著 正裝（接待院士需要 陪同人員手持鮮花）（）月【】日務(wù)必與 嘉賓短信建立聯(lián)系會議時間1、【】對接會議中心會場負(fù)責(zé)人，確保燈光、音響、大屏背景及PPT播放正常 （準(zhǔn)備翻頁筆）2、【】催促會議中心工作人員及時添加熱水等相關(guān)服務(wù)。3、【】負(fù)責(zé)會議期間全程拍照、攝像等工作。送機/送站1、遵照嘉賓參會行程執(zhí)行送機/送站

5、工作附件2：參會/論壇嘉賓行程安排序號姓 名性別單位及 職務(wù)陪同人員及聯(lián)系方式是否公司訂票專家是否有隨同人員隨同人數(shù)來賓接機/站聯(lián)系人聯(lián)系 抵晉 航班/ 車次時間接機/站人車型及車牌號聯(lián)系方式酒店房間號返程航 J&/ 車次時間送機/站人車型及車牌號聯(lián)系方式1234附件3:參會/論壇嘉賓住宿安排序號姓名性別單位及 職務(wù)聯(lián)系方 式入住時間酒店房 間號飲食 忌口房間水 果是否 安排隨同人 員姓名性別聯(lián)系 方式酒店房 間號退房時間備注1(三)內(nèi)容：.嘉賓報到時間：【】年【】月【】日(08:00-18:00)地點：酒店.領(lǐng)導(dǎo)會見及宴請時間：【】年【】月【】日17:30-20:00會見地點：酒店酒店【】層

6、會見廳(17:30-18:00) 宴請地點：酒店酒店】層會見廳(18:00-20:00) 參加人員：姓名單位職稱/職務(wù)3.歡迎晚宴時間：【】年【】月【】日【】地點：參加人員：全部嘉賓4、論壇會時間：【】年【】月【1日【】8:3012:00 （3.5小時）士也點：參會人員：全體參會人員四、日程安排期時間內(nèi)容【】年【】月08:00-18:00嘉賓報到17： 30-18:00領(lǐng)導(dǎo)會見（地點：）參加人員：18:00-20:00領(lǐng)導(dǎo)宴請（地點：）參加人員：18:00-19:00歡迎晚宴（地點：）參加人員：不參加領(lǐng)導(dǎo)宴請的其他人員。年【】月08:00-08:30嘉賓入場08:30-08:35會議主持介紹與

7、會主席、嘉賓等8： 35-8： 45領(lǐng)導(dǎo)致辭8： 45-8： 55會議主席致辭8： 55-9： 15嘉賓合影留念09:25-12:00論壇會（地點：四層錦繡廳）會議議程：由【】主持.嘉賓1講話；.嘉賓2發(fā)表講話；.12:10-13:00午餐（地點：）返程五、工作機構(gòu)及職責(zé)（一）大會工作領(lǐng)導(dǎo)組工作職責(zé)：1、總體協(xié)調(diào)會務(wù)工作；2、確定會議日程、工作方案；3、邀請到會領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓；4、對接相關(guān)廳局、企業(yè)、合作單位、贊助單位;5、接待到會領(lǐng)導(dǎo)、專家?？傊笓]：總協(xié)調(diào)：（二）秘書組工作職責(zé)：1、擬定報送請示、擬定會議通知、邀請函，收集參會回執(zhí);2、制作會議日程、會議手冊、專家簡介PPT、背景展示PPT等；3

8、、準(zhǔn)備主持詞、講話稿。負(fù)責(zé)人：成員：（三）交通安保組工作職責(zé)：1、做好接機牌/接站牌，安排領(lǐng)導(dǎo)、專家接送；2、安排參會代表自駕車輛通行和停放；3、會議期間安保和應(yīng)急準(zhǔn)備工作。負(fù)責(zé)人:成 員：（四）餐住組工作職責(zé)：1、對接酒店、協(xié)調(diào)專家、參會代表等辦理賓館入??；2、確定菜譜及座次，安排自助餐；3、準(zhǔn)備、發(fā)放會場瓶裝水。負(fù)責(zé)人：成員：（五）資料組工作職責(zé)：1、負(fù)責(zé)會議資料的準(zhǔn)備、分發(fā)；2、負(fù)責(zé)工作證、嘉賓證、簽到表、簽到臺、指引牌、桌簽、 臺簽、易拉寶等的制作；3、負(fù)責(zé)現(xiàn)場簽到。負(fù)責(zé)人：成員：（六）會務(wù)組工作職責(zé)：1、負(fù)責(zé)會場準(zhǔn)備工作：擺放桌簽、指引牌.，播放暖場片、 背景PPT等；2、確保會議期

9、間LED屏、投影、話筒、激光筆等正常工 作，收集并播放PPT,會場話筒傳遞等；3、聯(lián)絡(luò)會場照相、攝像及合影。負(fù)責(zé)人：成員：六、具體分工及時間推進（見“參會/論壇分工及工作安排”）附件1:參會/論壇分工及工作安排總負(fù)責(zé): 整體調(diào)度: 外部聯(lián)絡(luò): 會務(wù)人員:工作板塊負(fù)責(zé)人協(xié)助人員工作內(nèi)容備注前期準(zhǔn)備工作1、確認(rèn)參會領(lǐng)導(dǎo)名單及發(fā)言PPT時間2、宣傳片，確定播放時間3、匯總所有參會時間，預(yù)估是否需要安排中長茶歇時間4、確認(rèn)主持開場詞及串詞時間5、確定會議議程及各項環(huán)節(jié)時間后，制作會議議程單6、確定資料袋裝什么資料？ ？ ？7、確定伴手禮裝公司什么產(chǎn)品？ ？ ？8、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)整體會議工作議程要精確到各項環(huán) 節(jié)的具體耗費時間， 方便領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)備講話稿 會議議程準(zhǔn)備兩份， 一份用于會場布置， 另一份交給司機，接 機時用1、確認(rèn)專家行程（具體包括：姓名、隨同人員及人數(shù)、聯(lián)系方式、航班信息等