酒店各部門發(fā)文格式、分類、審批、存檔等規(guī)范

1、編號 REF.NO.:文件類另ICATEGORY致TO由 FROM事由REF.:酒店發(fā)文擬定、上報、審批、存檔的管理規(guī)定一、目的提高工作效率，規(guī)范酒店文件管理流程二、文件管理責(zé)任人員1、酒店級文件由行政辦或人力資源部負責(zé)發(fā)布、存檔。(酒店制度類)；2、各部門文件，由部門負責(zé)編號、格式統(tǒng)一、上報、落實、下發(fā)及存檔，部門負責(zé)人監(jiān)督指 導(dǎo)落實。三、文件規(guī)范1、文件編號方法編號順序為：酒店代碼-部門代碼，年月日，文件順序編號，舉例：人力資源部于 2020年01月01日發(fā)布的第一次任命決定，編號為：WLYD-HR202001010012、酒店及各部門代碼酒店WLYD2、酒店及各部門代碼酒店WLYD餐飲部

2、F&B財務(wù)部FA行政辦EO前廳部FO采購部PUR人力資源部HR管家部HSKP工程部ENG質(zhì)檢培訓(xùn)部QI&T市場營銷部S&M安保部SEC3、各部門(如要到達所有部門，在收文部門填寫：各部門)4、文件類別(1)規(guī)章制度：以酒店名義發(fā)布，適用于酒店全員或相關(guān)部門及人員的規(guī)范性文件，包括： 規(guī)定、辦法、規(guī)范、實施細則、章程、流程等，比如：關(guān)于OT蛤人接待的相關(guān)規(guī)定；(2)通報：指以總經(jīng)理或各部門經(jīng)理名義下達的，針對顧客投訴或檢查出來的嚴重問題，擬 定不同等級的處罰決定，酒店通報由行政辦編寫，總經(jīng)理審批簽字，部門內(nèi)部通報，由部門人 員編寫，部門經(jīng)理審核簽字等。比如：對宿舍檢查不合格進行通報；(3)人事變

3、動：各部門員工工資，職位變動的文件。比如：餐飲部某某員工加薪(如是申請 升職加薪的在人事變動后加上“ /請示”)；（ 4）報告：用于反映調(diào)查研究的成果，向上級領(lǐng)導(dǎo)或本部門領(lǐng)導(dǎo)匯報工作、反映情況，提出意見或者建議或處理結(jié)果。比如：事故報告/ 質(zhì)檢報告；（ 5）請示/ 申請： 用于向上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門請求指示、答復(fù)和批準事項。比如：申請優(yōu)秀員工獎勵及部門其它事宜；（ 6）促銷活動：營業(yè)部門節(jié)假日，周末等開展的促銷活動，促銷活動一定要注明截止時間。比如：圣誕節(jié)促銷（ 如是請示是否可以開展格式為：促銷活動/ 請示 ） ；（ 7） 通知： 用于轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的文件；傳達要求下屬部門辦理和

4、有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項。比如：酒店打算開展技能大賽工作，各部門做好準備；（ 8）會議紀要：用于記載和傳達會議情況及議定事項；（ 9）其他；5、致：文件收文部門明確收文部門（ “收文部門”是部門責(zé)任人對所收文件需承擔(dān)第一直接辦理、答復(fù)責(zé)任的上級或相關(guān)部門人員）；6、由：發(fā)文部門部門負責(zé)人對文件內(nèi)容進行審查并對質(zhì)量負責(zé)；7、事由文件標題準確、扼要的表明文件的主要內(nèi)容，采用“問題+文件種類”的構(gòu)成方式：（如“關(guān)于XXXX勺通知/相關(guān)規(guī)定”等），須明確文件內(nèi)容的關(guān)鍵字；8、抄送明確抄送部門（ “抄送”指對所收文件無需承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任，只需了解文件內(nèi)容的上級或相關(guān)部門人員）；9、正文要求

5、（ 1）內(nèi)容要簡潔，倡導(dǎo)“一頁紙文章”，準確易懂；（ 2）文件字體為宋體，字號為四號或小四，行距為1.5（如剛好跨頁幾行，打印時候可設(shè)置行距 1.15，節(jié)省紙張），頁邊距“適中”，正文的行文順序應(yīng)按照“一”、 “ 1”、 “（ 1） ”、 “項目符號”等的次序進行；四、上報審批流程1、擬文部門紙質(zhì)版本的文件上報總經(jīng)理審批，同時通過辦公系統(tǒng)上報一份（如有）；2、一般文件三個工作日內(nèi)給予明確答復(fù)，緊急文件在一個工作日內(nèi)給予明確答復(fù)；3、文件生效日期為批準人簽字日期或明確注明的生效日期；4、審批好的文件，由擬文部門抄送到相關(guān)部門（書面、辦公系統(tǒng)或酒店規(guī)定的其它方式）；五、存檔：分類、編號、存檔1、各

6、部門按照酒店文件管理規(guī)定進行分類、編號、存檔；2、酒店文件各部門定期組織學(xué)習(xí)；六、監(jiān)督1、一級監(jiān)督：各部門經(jīng)理（總監(jiān)）負責(zé)監(jiān)督本部門文件規(guī)范性的落實情況，應(yīng)拒發(fā)不符合規(guī) 范的文件；2、二級監(jiān)督：質(zhì)檢人員負責(zé)監(jiān)督各部發(fā)送文件的規(guī)范性及酒店全員的執(zhí)行情況，并在酒店內(nèi) 部予以不定期通報；3、各部門涉及規(guī)章制度類的發(fā)文，統(tǒng)一和行政辦或人力資源部聯(lián)合發(fā)文，由人力資源部進行 管理，各部門涉及到財務(wù)制度的發(fā)文，統(tǒng)一和財務(wù)部聯(lián)合發(fā)文，由財務(wù)部進行管理；七、考核1、發(fā)文有錯別字，日期錯誤，格式錯誤，文件缺少遺失等按照酒店服務(wù)質(zhì)量考核進行考核；2、各部門發(fā)文如有對前期發(fā)文需要補充修改而重新擬定的，需在新的發(fā)文下邊備注：某某部 某某年某月某日關(guān)于某某的發(fā)