“再看OA”系列講座之一：為OA正本清源

1、無(wú)憂商務(wù)網(wǎng) 5ucom 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)杰出管理 . 無(wú)憂商務(wù)網(wǎng) 5ucom 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)杰出管理 ：.； 無(wú)憂商務(wù)網(wǎng) 5ucom 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)杰出管理 無(wú)憂商務(wù)網(wǎng) 5ucom 共享和傳播管理資源，引導(dǎo)管理人實(shí)現(xiàn)杰出管理 “再看OA系列講座之一：為OA正本清源中國(guó)軟件行業(yè)協(xié)會(huì)副秘書(shū)長(zhǎng) 吳克忠 2002-7-29 中國(guó)計(jì)算機(jī)用戶 伴隨著企業(yè)ERP建立、政府電子政務(wù)建立的熱潮，曾經(jīng)淹沒(méi)在Internet、中的一個(gè)名詞OA辦公自動(dòng)化 Office Automation，簡(jiǎn)稱OA開(kāi)場(chǎng)再次頻頻牽動(dòng)人們的眼球。此次OA回潮，裹挾著電子商務(wù)、電子

2、政務(wù)甚至知識(shí)管理的內(nèi)容。有人以為OA即廣義OA包含了電子政務(wù)和電子商務(wù)，有人以為電子政務(wù)和電子商務(wù)包含著OA，對(duì)于知識(shí)管理，它是OA的新衣,還是OA真正長(zhǎng)大了？借助近日召開(kāi)OA2002辦公自動(dòng)化國(guó)際學(xué)術(shù)研討暨展覽會(huì)召開(kāi)之際，特邀相關(guān)領(lǐng)域的多位專家，與我們共同討論OA這個(gè)話題，希望經(jīng)過(guò)OA開(kāi)展過(guò)程、實(shí)際運(yùn)用、技術(shù)演化等方面的系列講座，梳理一下OA的脈絡(luò)，勾畫(huà)一個(gè)OA的新籠統(tǒng)。 OA是集成的辦公環(huán)境辦公自動(dòng)化Office Automation，簡(jiǎn)稱OA是20世紀(jì)70年代中期興隆國(guó)家迅速開(kāi)展起來(lái)的一門(mén)綜合性技術(shù)。我國(guó)的OA經(jīng)過(guò)從80年代末至今10多年的開(kāi)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，開(kāi)展到

3、今天可提供面向運(yùn)用的大型協(xié)同任務(wù)產(chǎn)品。如今，辦公自動(dòng)化究竟要處理什么問(wèn)題呢？我們說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是要發(fā)明一個(gè)集成的辦公環(huán)境，使一切的辦公人員都在同一個(gè)桌面環(huán)境下一同任務(wù)。詳細(xì)來(lái)說(shuō)，主要實(shí)現(xiàn)下面七個(gè)方面的功能：(一)建立內(nèi)部的通訊平臺(tái)。建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(二)建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等可以在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工可以了解單位的開(kāi)展動(dòng)態(tài)。(三)實(shí)現(xiàn)任務(wù)流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過(guò)程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，處理多崗位、多部門(mén)之

4、間的協(xié)同任務(wù)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都知道，各個(gè)單位都存在著大量流程化的任務(wù)，例如公文的處置、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的任務(wù)，經(jīng)過(guò)實(shí)現(xiàn)任務(wù)流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)任務(wù)，提高單位協(xié)同任務(wù)的效率。四實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化?？墒垢黝愇臋n包括各種文件、知識(shí)、信息可以按權(quán)限進(jìn)展保管、共享和運(yùn)用，并有一個(gè)方便的查找手段。每個(gè)單位都會(huì)有大量的文檔，在手工辦公的情況下這些文檔都保管在每個(gè)人的文件柜里。因此，文檔的保管、共享、運(yùn)用和再利用是非常困難的。另外，在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。文檔多了，需求什么東西不能及時(shí)找到，甚至找不到。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，經(jīng)

5、過(guò)電子文件柜的方式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)展運(yùn)用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說(shuō)，某個(gè)單位來(lái)了一個(gè)新員工，只需管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他本人上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來(lái)的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只需他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。五輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會(huì)議管理、車(chē)輛管理、物品管理、圖書(shū)管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公任務(wù)相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。六信息集成。我們每一個(gè)單位，都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購(gòu)銷(xiāo)存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息源往往都在這個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些

6、業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員可以有效地獲得整體的信息，提高整體的反響速度和決策才干。七實(shí)現(xiàn)分布式辦公。這就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公方式以及挪動(dòng)辦公。如今來(lái)講，地域分布越來(lái)越廣，挪動(dòng)辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA的這些功能也就規(guī)定了它的存在范疇。OA是使政府和企業(yè)的辦公自動(dòng)化并輔助任務(wù)人員辦公。國(guó)內(nèi)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化運(yùn)用軟件在短短10多年時(shí)間內(nèi)，曾經(jīng)閱歷了三個(gè)開(kāi)展階段，實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)革命性的飛躍。第一代OA從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個(gè)人電腦、辦公套件為主要標(biāo)志，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和文檔寫(xiě)作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。第二代OA從20世

7、紀(jì)90年代中期開(kāi)場(chǎng)，隨著以Lotus Notes為代表的任務(wù)流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長(zhǎng)足開(kāi)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進(jìn)，第二代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同任務(wù)技術(shù)為主要特征，實(shí)現(xiàn)了任務(wù)流程自動(dòng)化，收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向任務(wù)流自動(dòng)化方式的飛躍。第三代OA隨著21世紀(jì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的降臨，知識(shí)成為經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)和社會(huì)開(kāi)展及企業(yè)生長(zhǎng)的關(guān)鍵性資源，最大限制地掌握和利用知識(shí)越來(lái)越成為企業(yè)與政府信息化建立的中心。對(duì)知識(shí)前所未有的注重，使以任務(wù)流為中心的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)場(chǎng)提升到以知識(shí)管理為中心的第三代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。與前兩代相比，第三代OA是集信息處置、業(yè)務(wù)流程和知識(shí)管理于一體的運(yùn)用系統(tǒng)

8、。它把現(xiàn)有的“決策支持系統(tǒng)開(kāi)展為“決策智能系統(tǒng)，并以知識(shí)管理為中心，提供了豐富的學(xué)習(xí)功能與知識(shí)共享機(jī)制，確保運(yùn)用者可以隨時(shí)隨地根據(jù)需求向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向單位現(xiàn)有知識(shí)學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的被動(dòng)位置轉(zhuǎn)向自動(dòng)，從而在提升每個(gè)員工發(fā)明才干的過(guò)程中，大大提高企業(yè)與機(jī)關(guān)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變才干?？梢哉f(shuō)，第三代OA是一個(gè)協(xié)助 用戶從“如何做轉(zhuǎn)到“知道如何做的過(guò)程。電子政務(wù)與OA電子政務(wù)基于網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用主要包含：政府部門(mén)內(nèi)部的電子化辦公；政府各部門(mén)之間以及與金融、電力等重要營(yíng)運(yùn)部門(mén)之間經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展的信息共享和實(shí)時(shí)通訊；政府部門(mén)與民眾之間經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)的雙向信息交流。政府電子化辦公OA包括：第一，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部信息共

9、享、內(nèi)部資源整合、內(nèi)部決策支持；第二，對(duì)外提供公眾效力方面，只需是當(dāng)前政府應(yīng)該做的事情，電子政務(wù)都應(yīng)該涵蓋，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等。概括起來(lái)，網(wǎng)上業(yè)務(wù)的方式應(yīng)包括G to B、G to C和G to G。所以，電子政務(wù)的第一方面是OA的范疇。第二方面，像網(wǎng)上工商、網(wǎng)上稅務(wù)、網(wǎng)上社保等詳細(xì)業(yè)務(wù)就不屬于它的范疇了。由此可見(jiàn)，OA是電子政務(wù)的主要內(nèi)容之一。與OA相關(guān)的信息技術(shù)包括Web運(yùn)用、數(shù)據(jù)庫(kù)、全文信息檢索、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)與發(fā)掘分析、網(wǎng)絡(luò)銜接、數(shù)據(jù)通訊、平安技術(shù)等。這就需求建立OA處置流程的規(guī)范規(guī)范，使數(shù)據(jù)交換和業(yè)務(wù)自動(dòng)處置可以在異構(gòu)平臺(tái)中實(shí)現(xiàn)，做到靈敏、有效、多元化的信息流管理。電子政務(wù)同

10、樣需求這些技術(shù)的支持。所以O(shè)A為電子政務(wù)建立了運(yùn)用平臺(tái)，OA是電子政務(wù)的根底。企業(yè)信息化與OA在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代里，企業(yè)的管理重點(diǎn)已從物流、資金流逐漸向信息流跨越，信息流更多地表達(dá)為電子文檔，它的交互性能有效改善辦公的效率，而“辦公實(shí)踐上又是經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部人與人、人與部門(mén)、部門(mén)之間信息的搜集、組織、共享、傳播等行為的協(xié)調(diào)來(lái)實(shí)現(xiàn)單位整體目的的過(guò)程。因此，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化正是控制管理信息流的直接手段，辦公自動(dòng)化可以協(xié)助 我們對(duì)信息流進(jìn)展科學(xué)合理的控制，提高辦公效率。所以O(shè)A是管理信息系統(tǒng)(MIS)的根底。OA 要從MIS、ERP、電子商務(wù)等系統(tǒng)中提取信息，用于輔助決策。一個(gè)理想的企業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)具備以下平臺(tái)：企

11、業(yè)通訊平臺(tái): 建立本企業(yè)范圍內(nèi)的電子郵件系統(tǒng)，使企業(yè)內(nèi)部通訊與信息交流快捷流暢，并且與Internet郵件互通。信息發(fā)布平臺(tái): 為企業(yè)的信息發(fā)布、交流提供一個(gè)有效的場(chǎng)所，使企業(yè)的規(guī)章制度、新聞簡(jiǎn)報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)及時(shí)傳播，使企業(yè)員工能及時(shí)感知企業(yè)開(kāi)展動(dòng)態(tài)。協(xié)同任務(wù)平臺(tái): 將企業(yè)的傳統(tǒng)垂直化指點(diǎn)方式轉(zhuǎn)化為基于工程或義務(wù)的“扁平式管理方式，使普通員工與管理層之間的間隔 在物理空間上減少的同時(shí)，心思間隔 也將逐漸減少，提高企業(yè)團(tuán)隊(duì)化協(xié)作才干，最大限制地釋放人的發(fā)明力。公文流轉(zhuǎn)平臺(tái): 改動(dòng)了企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公方式，企業(yè)內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳送、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，真正實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。日常辦公平臺(tái): 改動(dòng)了傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，擴(kuò)展了辦公區(qū)域，用戶可在家中、城市各地甚至世界各個(gè)角落經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)銜接隨時(shí)辦公。信息集成平臺(tái): 現(xiàn)代企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等存儲(chǔ)著企業(yè)一些運(yùn)營(yíng)管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)運(yùn)作起著關(guān)鍵性作用，但它們都是相對(duì)獨(dú)立的、靜態(tài)的；OA系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)接口功能，能把企業(yè)原有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成到任務(wù)流系統(tǒng)中，使企業(yè)員工能有效獲取處置信息，提高企業(yè)整體反響速度。知識(shí)管理平臺(tái)：系統(tǒng)性地利用企業(yè)積累的信息資源、專家技藝，改良企業(yè)的創(chuàng)新才干、