深圳某公司前臺(tái)文員工作內(nèi)容及禮儀

1、.：.；深圳山源電器股份前臺(tái)文員任務(wù)職責(zé)及禮儀一前臺(tái)文員的任務(wù)職責(zé)：1轉(zhuǎn)接總機(jī)；2協(xié)助文控室收發(fā)并轉(zhuǎn)交給部門，協(xié)助人事發(fā)放快遞；3管理辦公用品，對(duì)公司人員懇求領(lǐng)用辦公用品進(jìn)展登記，發(fā)放。每月與人事，財(cái)務(wù)進(jìn)展庫(kù)存清點(diǎn)任務(wù)，并將匯總表上報(bào)給主管一份；4承辦員工考勤任務(wù)和外出登記，每天檢查到崗情況，每天不定時(shí)檢查員工有無(wú)中途離崗等等，違反考勤制度的，沒(méi)有正規(guī)手續(xù)的，一概嚴(yán)厲按制度執(zhí)行；5協(xié)助人事辦理人員離任，入職的相關(guān)手續(xù)；6快遞的收發(fā)任務(wù)，并做好登記本人簽字確認(rèn)的相關(guān)任務(wù)；7及時(shí)下達(dá)指點(diǎn)的各類通知包括口頭或通知；8信件和書刊的收發(fā)，并做好相關(guān)的登記任務(wù)；9會(huì)議終了后清理睬議室；10協(xié)助好各部門組織

2、公司活動(dòng)等事宜；11協(xié)助各部門打印相關(guān)信息；12協(xié)助部門指點(diǎn)完成辦公室日常事務(wù)。二前臺(tái)禮儀 公司前臺(tái)是一個(gè)單位的臉面和名片，所以前臺(tái)任務(wù)人員必需掌握公司前臺(tái)接待禮儀，這對(duì)于塑造單位籠統(tǒng)有著非常重要的作用。公司前臺(tái)接待禮儀包括儀容規(guī)范、接待禮儀和來(lái)訪者接待禮儀。來(lái)訪者接待禮儀前臺(tái)在崗位上普通是坐著的。但遇到有訪客來(lái)時(shí)，應(yīng)立刻起身，面朝向來(lái)訪者點(diǎn)頭、淺笑致意：“您好，請(qǐng)問(wèn)您找一位？、“有約定嗎。知道找誰(shuí)，并確認(rèn)是約定之后，請(qǐng)來(lái)訪者稍等，立刻幫其聯(lián)絡(luò)。假設(shè)要找的人正在忙，可以請(qǐng)其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來(lái)訪者入座倒水。假設(shè)等了很長(zhǎng)時(shí)間，訪客要找的人還在忙，要照顧一下來(lái)訪者并說(shuō)向其闡明，不要扔在那里不論

3、。假設(shè)來(lái)訪者知道找誰(shuí)，但沒(méi)有約定，前臺(tái)要打問(wèn)問(wèn)，通知相關(guān)同事或指點(diǎn)助理/秘書，單位的來(lái)訪，不知道是不是方便接待。出于對(duì)來(lái)訪者的禮貌和方便回絕時(shí)的得體處置，即使是要找的同事或者指點(diǎn)親身接，都可以當(dāng)作是其他人接的，再訊問(wèn)。這樣在來(lái)訪者聽來(lái)，即使那頭沒(méi)有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接回絕的，為一下步的處置留下了余地。假設(shè)來(lái)訪者要找的沒(méi)有出來(lái)接，讓其本人過(guò)去，前臺(tái)應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去，或者帶來(lái)訪者去。假設(shè)來(lái)訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得答應(yīng)后再請(qǐng)來(lái)訪者進(jìn)入，為來(lái)訪者倒好茶后，前臺(tái)就要前往崗位。當(dāng)然，假設(shè)前臺(tái)只需一位的話，直接指引來(lái)訪者就行了。接待禮儀前臺(tái)接起的聲音要不急不慢

4、，并終堅(jiān)持輕松、愉悅的腔調(diào)，不得在中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口。接中，要勤說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)、“對(duì)不起、“請(qǐng)稍等之類的謙詞。在鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起。接起首先要說(shuō)“您好，深圳山源電器股份總裁公司稱號(hào)，假設(shè)公司稱號(hào)較長(zhǎng)，運(yùn)用簡(jiǎn)稱，忌以“喂開頭。假設(shè)因故遲接，要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起，讓您久等了。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向詳細(xì)人姓名的，可以禮貌地說(shuō)“請(qǐng)稍等，并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去。鑒于前臺(tái)每天要接很多，為防止嗓子出現(xiàn)不測(cè)，要隨時(shí)預(yù)備水，以滋養(yǎng)嗓子，隨時(shí)堅(jiān)持良好的聲音效果。假設(shè)要求轉(zhuǎn)接指點(diǎn)、對(duì)方又知道指點(diǎn)姓名，不知道分機(jī)號(hào)的話，就要禮貌地訊問(wèn)，對(duì)方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的。假設(shè)是如廣告、變相廣告之類的，應(yīng)該用禮貌的借口擋

5、駕，或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處置。三前臺(tái)文員效力規(guī)范 前臺(tái) 造訪： 1客戶或來(lái)訪者進(jìn)門，前臺(tái)馬上起身接待，并致以問(wèn)候或歡迎辭。如站著那么先于客人問(wèn)話而致以問(wèn)候或歡迎辭。 單個(gè)人問(wèn)候規(guī)范語(yǔ)如下： “先生，您好！或“先生，早上好！ “小姐，您好！或“小姐，早上好！ “您好！歡迎來(lái)到XX公司。 來(lái)者是二人，規(guī)范問(wèn)候語(yǔ)那么為： “二位先生好！ “二位小姐好 “先生、小姐，他們好！ 來(lái)者為三人以上，規(guī)范問(wèn)候語(yǔ)那么為： “各位好！或“各位早上好！“各位下午好 “大家好！或“大家早上好！“大家下午好！ 對(duì)知道客戶或來(lái)訪者姓名的，規(guī)范問(wèn)候語(yǔ)如下： “X先生好！ “X小姐好！ 對(duì)已是第二次或二次以上來(lái)公司的客戶、來(lái)訪者

6、，在沿用“單個(gè)人問(wèn)候規(guī)范語(yǔ)并看到客戶點(diǎn)頭或聽到客戶跟說(shuō)“他好之后，還可選用如下規(guī)范問(wèn)候語(yǔ)： “先生，我記得您前不久以前來(lái)過(guò)我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！ a) 引導(dǎo)客戶或來(lái)訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營(yíng)銷宣傳資料； b) 當(dāng)場(chǎng)解答或通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)，引見時(shí)先引見主人，后引見客人； c) 引領(lǐng)客戶或來(lái)訪者接觸相關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶或來(lái)訪者側(cè)前位置，并隨時(shí)用手表示。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意； d) 進(jìn)入房間，要先悄然敲門，聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門； e) 引見雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng)，那么安撫客戶或來(lái)訪者稍等， 退出。 7當(dāng)值前臺(tái)為女性，著職業(yè)套裝，

7、化淡妝。男性，那么著西裝，打領(lǐng)帶。 忌諱：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。 ： 1聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒； 2聽話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門。規(guī)范語(yǔ)如下： “您好，XX公司！或 “您好，這里是XX公司！ 對(duì)方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)通知對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話，迅速判別出他有何需求？作出規(guī)范回話。 咨詢業(yè)務(wù)：先生小姐，關(guān)于這方面情況散熱器產(chǎn)品咨詢，讓我們公司客戶業(yè)務(wù)主管X先生為您效力吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想了解的問(wèn)題，我把轉(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)稍等。 聯(lián)絡(luò)業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)那么轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，那么直接回答：先生小姐，我們公司如今沒(méi)有這方面需求，請(qǐng)您聯(lián)絡(luò)其他公司吧，謝謝！ 找人：先生小姐，您找的X先生小姐名字叫什么？您跟他她約定了嗎？請(qǐng)您稍等。然后接通本公司X先生的，訊問(wèn)轉(zhuǎn)接與否。 不指明的，判別本人不能處置時(shí)，可坦率通知對(duì)方，并馬上把轉(zhuǎn)給能處置的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地通知接話人； 通話簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線。 終了時(shí)應(yīng)說(shuō)“謝謝！，禮貌道別，待對(duì)方切斷，再放下聽筒。四、公司前臺(tái)儀容規(guī)范面帶笑容，堅(jiān)持開朗心態(tài)，有利于營(yíng)造調(diào)和、融洽的任務(wù)氣氛；堅(jiān)持身體清潔衛(wèi)生，這不僅是安康的需求，更是文明的表