02-2-文秘寫作-法定公文-基礎(chǔ)-行政公文(格式)

1、行政公文格式公文的格式 公文的格式，指公文的書面形式，即公文的外觀形式，包括公文的文面格式和公文的用紙、印制規(guī)范。 公文格式標準化是公文的性質(zhì)和公文處理的要求所決定的。 行政公文的格式有明確的規(guī)范。 行政公文格式的規(guī)范國家行政機關(guān)公文處理辦法的第三章（第十條至第十二條），對國家行政機關(guān)公文的格式作出了明確的規(guī)定。1999年12月國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了國家行政機關(guān)公文格式（GB/T 97041999），明確規(guī)定了國家行政機關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。 企事業(yè)單位的行政公文格式可以參照執(zhí)行。（一）公文格式標準化的意義 公文格式的標準化，從形式上和制度上保證了公

2、文的法定效力，促進了公文處理的規(guī)范化。 規(guī)范的公文格式不僅增加了公文的整體效果，也方便了閱讀、傳遞與處理，提高了工作效率。 （二）公文用紙與印裝格式 公文用紙主要技術(shù)指標 公文用紙幅面及版面尺寸 公文中圖文的顏色 排版規(guī)格印制要求 裝訂要求1. 公文用紙主要技術(shù)指標國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定，公文用紙一般使用紙張定量為60g/80g/的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%，橫向耐折度15次，不透明度85，pH值為。 紙張定量：每一平方米紙或紙板的重量，記作g/m2，也稱“克重”。 2. 公文用紙幅面及版面尺寸幅面尺寸：公文用紙采用GB/T 148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210 m

3、m297 mm，尺寸的允許偏差見GB/T 148（各裁邊的誤差為3 mm）。 頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm1mm，公文用紙訂口（左白邊）為28mm1mm，版心尺寸為156mm225mm（不含頁碼）。 3. 公文中圖文的顏色未做特殊說明，公文中圖文的顏色均為黑色。 公文中的發(fā)文機關(guān)標識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章均為紅色 。4. 排版規(guī)格正文用3號仿宋體字，文中小標題可用3號小標宋體字或黑體字。 一般每面排22行，每行排28個字。 字word：標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。 行l(wèi)ine：標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8

4、倍的距離為一基準行；公文標題以2號字高度加2號字高度7/8倍的距離為一基準行。 5. 印制要求 制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1 mm。 印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100，紅色油墨應達到色譜所標Y80，M80。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 6. 裝訂要求公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏

5、牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90，無毛茬或缺損。 名詞術(shù)語：裝訂要求包本：在書芯上裹封皮。 書芯：書籍封皮以內(nèi)或未上封皮之前訂在一起的書帖。 騎馬訂：又稱騎縫鐵絲訂，訂口在對折書帖的折縫上。 平訂：釘口在書帖的內(nèi)白邊（訂口邊）上。 訂鋸：訂書釘經(jīng)訂書機加工成型，其兩個角呈90。 （三）公文眉首各要素標識規(guī)則 國家行政機關(guān)公文格式將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 公文眉首的要素包括：公文份數(shù)序

6、號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、紅色反線、簽發(fā)人（上報公文）。 1. 公文份數(shù)序號 1公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。 編份數(shù)序號的目的是準確掌握公文的印制份數(shù)和分發(fā)對象，發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以掌握每一份公文的去向。當文件需要收回保管或銷毀時，就可以對照份數(shù)序號掌握其是否有遺漏或丟失。 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：“絕密”、“機密”級公文應當標明份數(shù)序號。 1. 公文份數(shù)序號 2國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第一行。 國家行政機關(guān)公文格式并未對公文份數(shù)序號的位數(shù)進行規(guī)定。一般來說，應根據(jù)公文

7、的印制數(shù)量來確定公文份數(shù)序號的位數(shù)，不要在份數(shù)序號前加上一長串“0”；不過，一般也不直接從“1”編起，以免誤作其他數(shù)字符號。 標注公文份數(shù)序號時，有時還在阿拉伯數(shù)碼前加“NO：”或“編號：”字樣。不過，國家行政機關(guān)公文格式中并未提及此種標識方法。 2. 秘密等級和保密期限中華人民共和國保守國家秘密法第二條規(guī)定：“國家秘密是關(guān)系國家的安全和利益，依照法定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項?！?中華人民共和國保守國家秘密法第三條規(guī)定：“一切國家機關(guān)、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保守國家秘密的義務?！?國家秘密的范圍 ：保密法第八條國家秘密包括符合本法第二條規(guī)定的

8、下列秘密事項：（一）國家事務的重大決策中的秘密事項；（二）國防建設(shè)和武裝力量活動中的秘密事項；（三）外交和外事活動中的秘密事項以及對外承擔保密義務的事項；（四）國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的秘密事項；（五）科學技術(shù)中的秘密事項；（六）維護國家安全活動和追查刑事犯罪中的秘密事項；（七）其他經(jīng)國家保密工作部門確定應當保守的國家秘密事項。不符合本法第二條規(guī)定的，不屬于國家秘密。政黨的秘密事項中符合本法第二條規(guī)定的，屬于國家秘密。1）秘密等級 國家秘密的范圍和秘密等級由中華人民共和國保守國家秘密法規(guī)定。 國家秘密的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。 行政公文的秘密等級有絕密、機密、秘密三個等級。2）保

9、密期限國家秘密的保密期限由國家秘密保密期限的規(guī)定規(guī)定。 保密期限一般分為：一年以內(nèi)，一年及一年以上，長期，期限不作標注。 保密期限在一年及一年以上的，以年計；保密期限在一年以內(nèi)的，以月計。 凡未標明或者未通知保密期限的國家秘密事項，其保密期限按照絕密級事項三十年、機密級事項二十年、秘密級事項十年認定。這些都是上限值。保密期限屆滿即自行解密。 在有關(guān)中央國家機關(guān)或者其授權(quán)的機關(guān)作出解密決定以前，其他機關(guān)、單位應當對保密期限為“長期”的事項長期采取保密措施，不得擅自決定解密。 3）秘密等級和保密期限的標識方法 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：涉及國家秘密的公文應當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、

10、“機密”級公文還應當標明份數(shù)序號。 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密限期之間用“”隔開，如“秘密1年”、“機密5年”、“絕密20年”。 4）保密公文制作與處理要求 在信封上標明秘密等級，絕密公文還要在封口處加蓋密封章或貼密封簽；用 機傳送秘密文件，必須采用加密裝置；用計算機、 傳送秘密文件，必須使用專線傳送；絕密公文不得用計算機、 機傳送；標明文件保密級別必須認真謹慎，不可隨意提高或降低密級；公文傳送應當由機要秘書、機要室專門負責，由機要

11、通訊部門傳遞或指定專人傳遞。3. 緊急程度 緊急程度是對公文送達和辦理時限上的要求。 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”；其中，電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 注意兩種法定公文在一般急件的標識詞上的不同：行政公文用“急件”，黨的公文用“加急”。 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 4. 發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文機關(guān)標識即通常所稱的“紅頭”，中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理

12、條例中稱為“版頭”。 1）發(fā)文機關(guān)標識的類型 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。 前者是文件式標識，如“中華人民共和國國務院文件”、“國務院文件”、“廣東省人民政府文件” ；后者是函件式標識，如“廣東省人民政府”、“廣州市人民政府辦公廳”；“國務院任免通知”這樣的特定的公文紅頭也不加“文件”二字。發(fā)文機關(guān)全稱應以批準該機關(guān)成立的文件核定的名稱為準，其規(guī)范化簡稱應由該機關(guān)的上級機關(guān)規(guī)定。 2）發(fā)文機關(guān)標識的位置 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為25mm；對于上報的公文，發(fā)文

13、機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm，如需標識公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限以及緊急程度，則在發(fā)文機關(guān)標識之上的兩行內(nèi)依次標識。 前一種格式用于平行文或下行文，后一種格式用于上行文，它在前一種格式的25mm空間前增加了55mm的空間（80mm - 25mm = 55mm），這55mm的空間是供上級機關(guān)批示文件用的。 各行政機關(guān)在設(shè)計文件“紅頭”時，兩種格式均應具備。 3）發(fā)文機關(guān)標識的字體和字號 字體：國家行政機關(guān)公文格式推薦使用小標宋體字，用紅色標識。 字號：國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定“由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm15mm（高寬）” 。現(xiàn)行“國務院文件”的字號是22m

14、m15mm。 發(fā)文機關(guān)標識的具體字號，各行政機關(guān)可以在上述原則下，根據(jù)機關(guān)名稱的字數(shù)多少來決定。 4）聯(lián)合行文的發(fā)文機關(guān)標識 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：聯(lián)合行文時應使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。 聯(lián)合行文的機關(guān)過多，就可能出現(xiàn)把正文擠出首頁的情況。這時，只能擠發(fā)文機關(guān)，不能擠正文?？梢詫l(fā)文機關(guān)的字號、行距縮小，直至保證公文首頁顯示至少一行正文為止。注意：發(fā)文機關(guān)標識與正文首行之間還有其他格式要素，包括發(fā)文字號、簽發(fā)人、紅色反線、公文標題、主送機關(guān)。 5. 發(fā)文字號 發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)編排文件的代號。 發(fā)文字號

15、的作用有二：（1）統(tǒng)計發(fā)文的數(shù)量，便于文件管理； （2）在查找和引用文件時可以作為文件的代號使用。凡有發(fā)文機關(guān)標識的文件都有發(fā)文字號。 1）發(fā)文字號的組成 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 例：“國發(fā)200023號”，“國”是國務院的機關(guān)代字，“2000”是發(fā)文年份，“23號”是序號，表明這一文件是該年度國務院發(fā)出的第23號文件。 2）機關(guān)代字 機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。如鐵道部文件

16、的機關(guān)代字有“鐵辦”、“鐵財”等。有的機關(guān)代字還包含其他的層次。如國務院發(fā)文的機關(guān)代字有“國發(fā)”和 “國函”，“國”代國務院，“發(fā)”和“函”則代“國務院文件”和“國務院函”這兩種發(fā)文形式。機關(guān)代字盡量以簡化為好。代字一般應選用機關(guān)和部門名稱中最有代表性的字，應當反映發(fā)文機關(guān)或部門的性質(zhì)。如“粵高教人”。 發(fā)文機關(guān)和機關(guān)內(nèi)各部門的代字由辦公廳（室）、秘書部門統(tǒng)一編排，以避免重復。3）發(fā)文序號 序號是發(fā)文的流水號。 序號一般按文件的發(fā)文形式統(tǒng)一編排，即是哪個部門主辦的，只要是同一發(fā)文形式，就要統(tǒng)一按順序編號。 有的機關(guān)按主辦部門或按文件內(nèi)容來編排序號，這是一種較繁瑣的辦法。 4）發(fā)文字號的標識 國

17、家行政機關(guān)公文格式規(guī)定，發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)標識下空2行再標識，用3號仿宋體字，居中排布；發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 注意：上行文的發(fā)文字號的實際位置還與簽發(fā)人的數(shù)量有關(guān)。5）聯(lián)合行文的發(fā)文字號 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。 6. 紅色反線 紅色反線位于發(fā)文字號之下4mm，其長度為版心的寬度，即156mm。 黨的機關(guān)公文，紅色反線中間要加一顆紅五星；行政公文，紅色反線則是一條連續(xù)的紅色線。 紅色反線的作用是把眉首部分和主體部分隔開。 7. 簽發(fā)人 1 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。 在上報的公文中標識簽發(fā)

18、人姓名，主要目的是為上級單位的領(lǐng)導人了解下級單位誰對上報事項負責。 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)。 7. 簽發(fā)人 2國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)；發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名；如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。 （四）公文主

19、體各要素標識規(guī)則 公文主體的要素包括：公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文日期、公文生效標識和附注。 1. 公文標題 公文標題的組成 公文標題的標識 1）公文標題的組成 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關(guān)；公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三部分組成，后兩者一般是不能省的。事由是公文主要內(nèi)容的概括，一般都用介詞“關(guān)于”和表達主要內(nèi)容的短語組成介詞結(jié)構(gòu)，作為文種的定語。公文標題要素的省略是有條件的。 “請示” 在任何情況下都不能省略事由。 例：公文標題的組成 四川省

20、人民政府關(guān)于全面推行依法行政的決定（發(fā)文機關(guān)名稱事由文種）國家測繪局關(guān)于啟用珠穆朗瑪峰高程新數(shù)據(jù)公告（發(fā)文機關(guān)名稱事由文種）關(guān)于召開第四屆聞一多學術(shù)研究討論會的函（事由文種）關(guān)于治理公路貨運超載超限的通告（事由文種）中華人民共和國公安部通告（發(fā)文機關(guān)名稱文種）中國共產(chǎn)黨中央委員會、中華人民共和國全國人民代表大會常務委員會、中華人民共和國國務院公告（發(fā)文機關(guān)名稱文種）2）公文標題的標識 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：紅色反線下空2行，用2號小標宋體字標識公文標題；公文標題可分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 注意：回行時不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，特別是

21、不要將書名、人名、地名、數(shù)字及短語等分離，以免產(chǎn)生歧義；不要把各行上下對齊排成等長。 例：公文標題的標識 國家發(fā)展計劃委員會 財政部 建設(shè)部國家環(huán)?？偩株P(guān)于實行城市生活垃圾處理收費制度促進垃圾處理產(chǎn)業(yè)化的通知國務院關(guān)于發(fā)布國家行政機關(guān)公文處理辦法的通知 2. 主送機關(guān) 主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)。 1）主送機關(guān)的稱謂 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：主送機關(guān)應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 例如，“陜西省人民政府”是全稱，“省政府”是簡稱，“各省、自治區(qū)、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構(gòu)”則是一系列統(tǒng)稱。統(tǒng)稱是對兩個或兩個以上名稱的總稱，一般有兩種情況：一是同類、同種機關(guān)的統(tǒng)稱；二是

22、相關(guān)種類機關(guān)的統(tǒng)稱。例如，公安、檢察、法院同屬司法機關(guān)，可以統(tǒng)稱為“公檢法”；文化、教育是相近的兩個系統(tǒng)，常把它們統(tǒng)稱為“文教系統(tǒng)”。統(tǒng)稱在下行文中使用廣泛。 2）主送機關(guān)的標識 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識主送機關(guān)，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號；如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。 注意：在實際使用中，凡收文對象無法限定或無須限定時，可省去主送機關(guān)。例如，直接面向整個社會公眾發(fā)布并公開張貼的公告、通告等行政公文，起筆即列章列條的條例、規(guī)定等黨的機關(guān)公文，可以省去

23、主送機關(guān)。 3. 正文 正文是公文主體結(jié)構(gòu)的核心部分，用來表述文件的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖。 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：公文正文從主送機關(guān)名稱下一行開始排列，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格；數(shù)字、年份不能回行。 4. 附件 1 公文附件是與公文一起發(fā)出的材料和文件，其內(nèi)容與公文內(nèi)容密切相關(guān)。 公文附件包括不宜放在公文正文中的圖表、名單、統(tǒng)計數(shù)字等，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)的文件以及發(fā)布的法規(guī)和規(guī)章等。 公文附件雖然放在公文生效標識之后，但它仍然是公文內(nèi)容的組成部分，與公文正文具有同等效力。 4. 附件 2國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。 國家行政機

24、關(guān)公文格式明確規(guī)定了在公文中標識附件的方法：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱；附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1”）；附件名稱后不加標點符號。 4. 附件 3國家行政機關(guān)公文格式還明確規(guī)定了附件本身的裝訂與標識方法：附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致；如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識“附件”（或帶序號）。 4. 附件 4國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：版記應置于公文最后一面。據(jù)此，當公文附件與公文正文一起裝訂時，附件

25、的裝訂位置應該在公文主體之后、版記之前。 國家行政機關(guān)公文格式中給出的公文末頁版式的式樣（圖4圖6）都屬于公文附件不與公文正文一起裝訂的情況：每個式樣圖中都標識有兩個附件，但公文版記與公文生效標識在同一頁，其間并沒有給公文附件留下裝訂位置。 5. 成文日期 1公文必須注明成文日期。 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準；電報以發(fā)出日期為準。 5. 成文日期 2在成文日期的標識方法和位置上，行政公文與黨的機關(guān)公文有明顯的不同。 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：成文日期用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”，如“二九年三月六日”；成文日

26、期的標識位置在公文正文之后，與公文生效標識（印章）重疊或相鄰，具體位置視印章的樣式和印章數(shù)量的多少而定。 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例規(guī)定：成文日期應當寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方；決議、決定、條例、規(guī)定等不標明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。至于成文日期的具體寫法，條例未作規(guī)定，一般用用阿拉伯數(shù)碼，如“2009年3月9日”。 6. 公文生效標識 公文生效標識是證明公文效力的標識，有發(fā)文機關(guān)印章和簽署人姓名兩種形式。 最常見的公文生效標識是印章。 1）印章基礎(chǔ) 印章是機關(guān)職權(quán)的一種標志，它既是公文的生效標志，也是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉酥尽?公文一般要加蓋印章。，

27、一般情況下，除了會議紀要等法規(guī)明確規(guī)定可以不加蓋印章的公文之外，不加蓋印章的公文應視為無效。 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：公文除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章；聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應當加蓋印章。關(guān)于印章的法規(guī)中華人民共和國刑法第二百八十條規(guī)定：“偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關(guān)的公文、證件、印章的，處3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權(quán)利；情節(jié)嚴重的，處3年以上10年以下有期徒刑”。 國務院關(guān)于國家行政機關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位社會團體印章管理的規(guī)定（國發(fā)199925號，1999年10月31日），對國家印章的形狀、尺寸、式樣、

28、字體和制發(fā)的辦法等都作了明確具體的規(guī)定。 2）印章的加蓋要求 為了保證公文印章的真實性，提高印章的防偽性，國家行政機關(guān)公文格式明確而具體地規(guī)定了行政機關(guān)公文印章的加蓋要求： 8.2.6.1 單一發(fā)文印章 單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 8.2.6.2 聯(lián)合行文印章 當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文日期，

29、印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。 當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文日期。 8.2.6.3 特殊情況說明 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。 空白印章 三個單位聯(lián)合行文，會出現(xiàn)至少有一個以上的印章無法

30、壓在成文日期上的情況，也就會出現(xiàn)至少有一個以上的印章是空白印章（加蓋在紙張的空白處，未壓任何文字）。 現(xiàn)在印刷公文大量采用現(xiàn)代印刷設(shè)備，其套印印章的方法就是將一個印在紙上的空白印章作為印模直接制版。因此，如果公文中出現(xiàn)空白印章，就等于把單位印模送給了所有收文對象，極易給偽造印章提供可乘之機。 為了防止出現(xiàn)空白印章，公文中所有的行文單位都要署單位名稱，將印章加蓋在單位名稱上，這樣便不會出現(xiàn)空白的印章。 此頁無正文 在現(xiàn)行的國家行政機關(guān)公文格式實施之前，公文中有一種“此頁無正文”的格式，即當正文之后的空白容不下印章位置時，就將印章加蓋在下一空白頁上，并在該空白頁的第一行頂格標識“（此頁無正文）”。

31、 這樣做的目的是為了防止在空白頁私加文字，但卻在正文之后的空白處留下了可供利用的空白。 為了消除這個隱患，現(xiàn)行的國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定，在出現(xiàn)上述情況時，以采取調(diào)整行距或字距的措施加以解決。具體的調(diào)整方法是：當正文之后的空白只有一兩行時，可以加寬行距，至少將一行文字移到下一頁；如果正文之后的空白僅差一兩行便可容下印章位置時，可以縮小行距或縮小一兩行字距，擠出能容下印章的空間。這樣就能使印章與正文同處一頁，不留任何空白，堵上私加內(nèi)容變造公文的漏洞。 7. 附注 附注用于標注需要說明的其他事項，包括公文的印發(fā)傳達范圍、使用時應注意的事項、請示的聯(lián)系人及 等。如“此件發(fā)至縣、團級”，“此件傳達至群

32、眾”，“此件可見報”，“聯(lián)系人：，聯(lián)系 ：”，等等。 注意：附注不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文內(nèi)容的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注意。 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下一行。 （五）版記各要素標識規(guī)則 公文版記的要素包括：主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、版記中的反線等。 1. 主題詞 主題詞是用于標示公文主題、方便公文檢索查詢的規(guī)范化詞與詞組。 標注主題詞可以提高公文檢索與查詢的速度，有利于提高機關(guān)的辦事效率，有利于文書檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學化。 國家行政機關(guān)

33、公文處理辦法規(guī)定：公文應當標注主題詞，上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞。國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：“主題詞”三字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字，不用標點。 公文主題詞通常由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責制定和發(fā)布。國家行政機關(guān)公文主題詞由國務院辦公廳編制的國務院主題詞表規(guī)定。 國務院公文主題詞表簡介國務院辦公廳秘書局于1997年12月修訂的國務院公文主題詞表共有15類1049個主題詞，分為主表和附表兩大部分，主表有13類751個主題詞，附表有2類298個主題詞。詞表分為三個層次。第一層是對主題詞區(qū)域的分類，如“綜合經(jīng)濟”、“財政”、“金融”

34、類等。第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類，如“工交、能源、郵電”類中的“工業(yè)”、“交通”、“能源”和“郵電”等。第三層是類屬詞，如“體制”、“職能”、“編制”等。第二層和第三層統(tǒng)稱為主題詞，用于文件的標引。 國務院公文主題詞表中說明的標引方法 一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。 標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。 一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引。 根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。 當詞表中找不出準確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~

35、標引。同時將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面“”以便區(qū)別。 如果附表中所列的國家、地區(qū)的實際名稱發(fā)生了變化，使用本表的各單位可先按照變化后的標準名稱進行修改和使用。國務院辦公廳秘書局將定期修訂附表。 主題詞標注的步驟 審讀文稿，分析主題，確定主題概念。 查閱主題詞表，在主題分析的基礎(chǔ)上，借助主題詞表將自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范語言。 將選擇的主題詞標引在規(guī)定的位置上，最后由文件審核人審定。 例：主題詞國務院關(guān)于加強水土保持工作的通知的主題詞為“農(nóng)業(yè)” 、“水土保持 、“通知” 。國務院關(guān)于在若干城市試行國有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知的主題詞為“經(jīng)濟管理” 、“企業(yè)”

36、、“破產(chǎn)” 、“勞動” 、“就業(yè)” 、“通知” 。國務院關(guān)于“九五”期間深化科學技術(shù)體制改革的決定的主題詞為可標“科技” 、“體制”、“改革”、“決定”。2. 抄送機關(guān) 國家行政機關(guān)公文處理辦法規(guī)定：抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：公文如有抄送機關(guān)，在主題詞下一行，左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號；如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。 在實際應用中，如果一份公文既要抄送下級或平級機關(guān)，又要抄送上級機關(guān)，

37、則抄送機關(guān)要分段書寫，其順序應依據(jù)機關(guān)的性質(zhì)、級別、隸屬關(guān)系依次排列，上級機關(guān)在前，平級和下級機關(guān)在后。 3. 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，而是指公文的印制主管部門，一般應是各機關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。有的發(fā)文機關(guān)沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標識發(fā)文機關(guān)。 印發(fā)日期指接到公文定稿后起印的日期，一般寫成“年月日印發(fā)”。 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字；印發(fā)機關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字；印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。 注意：印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間只能占一行位置。如果

38、印發(fā)機關(guān)的字數(shù)太多，可以自行簡化。 4. 版記中的反線 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 反線的作用，一是明示版記各要素之間的界線，二是使版面規(guī)矩整齊，美觀好看。 5. 版記的位置 國家行政機關(guān)公文格式規(guī)定：版記應置于公文最后一面，版記的最后一個要素置于最后一行。 確定版記位置的幾種特殊情況 1公文沒有附件，公文主體之后的空白容不下版記的位置，需另起一頁標識版記，此時版記要放在最后一面，即使前一面完全空白也沒有關(guān)系。 公文沒有附件，公文的篇幅在一個折頁（四面）以上，如果采用騎馬訂，公文的面數(shù)就是4的倍數(shù)，此時版記也一定要放在最后一面，而不管前面的空白面有多少（一般不會超過3面）。 確定版記位置的幾種特殊情況 2公文有附件且附件與公文正文一起裝訂，附件的裝訂位置應該在公文主體之后、版記之前。如果附件最后頁面上的空白能夠容下版記，且該頁又是公文的最后一面，此時版記應置于該空白處，以免造成不必要的浪費；如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件，它就會有自己的版記，此時被轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記不能代替轉(zhuǎn)發(fā)文件的版記，轉(zhuǎn)發(fā)文件還應在公文的最后一面標識自己的版記。 確定版記位