淺析會計電算化中“反記賬、反結賬”的利弊

1、.：.；淺析會計電算化中“反記賬、反結賬的利弊論文關鍵詞反記賬;反結賬;數(shù)據(jù) 論文摘要會計電算化是會計開展史上的一次艱苦革命,它不僅是會計開展的需求,更是經濟開展和計算機技術的開展對會計任務提出的要求。實現(xiàn)會計電算化是我國會計任務開展的必然趨勢。目前,電算化會計信息系統(tǒng)進一步向深層次延伸,在給企業(yè)帶來了宏大效益的同時,也給企業(yè)內部控制和會計監(jiān)視帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。實際界和實務界關于“反記賬、反結賬功能的可行性爭論比較猛烈,筆者以為“反記賬、反結賬做法有利有弊,不可片面妄下定論。 當前,會計電算化在我國已得到根本普及,在運用過程中與以往的手工記賬相比優(yōu)勢明顯。計算機的運算速度快、計算精度高、提

2、供信息全面,大大提高了會計任務的質量,改動了會計任務的容顏。 會計電算化以功能模塊組合任務方式替代人工自動完成日常賬務處置任務。包括可以自動記賬、自動結轉、自動對賬、自動結賬等,甚至可以“反記賬、“反結賬。會計電算化以其高效、自動、方便、準確等優(yōu)點正日益遭到寬廣會計人員的歡迎。但是,計算機畢竟依托的是人為設計的程序化任務流程,在日常任務中相應地會產生許多新問題。其中,關于“反記賬、反結賬功能的可行性爭論就比較猛烈,筆者以為“反記賬、反結賬做法有利有弊,不可片面妄下定論。 “反記賬是指將曾經記賬的憑證經過記賬的反向處置,恢復到記賬前的形狀?！胺唇Y賬那么是在曾經結賬的期間,經過取消結賬的做法,解除

3、封賬,恢復到結賬前的形狀。在計算機特定的任務環(huán)境中,筆者以為這些做法有一定的可行性。 第一,實踐任務中假設存在錯誤的記賬憑證,不施行“反記賬的話那么將導致賬簿中存在大量無用的冗余信息,影響對會計信息的運用。從復核的角度來看,雖然錯賬也許在后續(xù)的憑證中進展了更正,但當復核人員閱讀到一筆又一筆的錯賬時,并不能忽略跳過,還是會影響任務效率。假設有“反記賬功能就可以先取消記賬,把錯誤憑證全部更正后再重新記賬,賬簿中的冗余信息就可以大大減少,賬簿信息就會簡約明了,便于利用。 那么,要做到這一點在結賬前后要分情況處置。結賬前假設發(fā)現(xiàn)錯誤憑證需求“反記賬時,直接進展即可。結賬后此會計期間曾經封賬,就必需先進

4、展“反結賬激活本期間賬簿處置功能,接著才干順利進展“反記賬。也就是說從去除數(shù)據(jù)庫中冗余信息,保證賬簿數(shù)據(jù)準確、明了的層面上來看,“反記賬、反結賬功能的作用不可忽視。 第二,在電算化會計信息系統(tǒng)中當存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)蒙受物理損害,或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動計算時機計軟件的情況下被人為非法篡改時,就完全能夠導致賬證數(shù)據(jù)信息混亂、不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤,或者賬簿、憑證都有錯誤,都無法像手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正,由于此時的錯誤屬于由非正常情況導致,最好的方法就是施行“反記賬。由于,對于不甚知曉計算機的會計任務人員來說,不測情況下為了保證會計數(shù)據(jù)的完

5、好和準確,最好的方法就是干脆恢復到最初形狀。假設憑證數(shù)據(jù)正確,僅僅是賬簿記錄有誤,取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉入即可;假設是憑證有誤,那么不論賬簿記錄能否正確,均應先取消賬簿記錄數(shù)據(jù),再對錯誤憑證一一進展更正,審核無誤后重新登記入賬。 另外,當計算機不測斷電、病毒侵襲等非常事件導致記賬或結賬過程不測中斷時,會計人員更是無從下手。操作者無法確定在出現(xiàn)不測的剎那間計算機后臺數(shù)據(jù)處置的進度,為防止數(shù)據(jù)喪失,最保守的做法就是進展“反記賬或者“反結賬,恢復到可控制階段。 以上的這些做法在相關法規(guī)中也得到認可。中規(guī)定,會計軟件“該當具有在計算機發(fā)生缺點或者由于強行關機及其他緣由引起內部和外部會計

6、數(shù)據(jù)被破壞的情況下,利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近形狀的功能。顯然,要恢復到“最近形狀就需對不確定的數(shù)據(jù)處置進展“反記賬或是“反結賬。 第三,現(xiàn)今階段為滿足會計電算化的崗位需求,在職人員必需進展電算化培訓,在校生必需進展專業(yè)學習。在培訓和教學中,“反記賬、反結賬功能從實驗練習的角度上講必不可少。學員在教學練習中不可防止會出現(xiàn)大量的錯誤操作,導致構成大量的錯誤數(shù)據(jù)信息,而在電算化信息系統(tǒng)中一旦進展了記賬或者結賬,一切的數(shù)據(jù)都會轉為后臺存儲,前臺只能閱讀不可修正,這給教學輔導帶來很大妨礙。要想準確找到操作過程中的錯誤所在,讓教師“對癥下藥,進展指點和更正,就必需利用“反記賬或“反結賬功能再現(xiàn)學員的錯誤操作

7、。 同時,目前市面上絕大多數(shù)教學軟件為企業(yè)財務軟件的演示版,也就是說學員在課堂上學習和練習的軟件還是具有相對的真實性的,這就要求教師要注重細節(jié)演示,提高考核規(guī)范,這樣學員在學習終了后才干做到以最短的時間符合崗位要求。那么,在課堂上需求反復演示或練習相關操作步驟,這其中憑證、賬簿是重點,因此,“反記賬和“反結賬功能給教學帶來很大便利,它們的施行讓操作過程可以逆轉,便于學員進展提高熟練程度的練習。因此,綜上所述,無論是從電算化實務任務的角度,還是從教學實驗的角度來說,“反記賬、反結賬功能都有一定的可取性。 但是,我們在此也不能就一定地說“反記賬、反結賬功能有百利而無一害,現(xiàn)實上它們還是存在很多不客

8、觀和不完善的地方。 第一,“反記賬、反結賬功能與現(xiàn)行法規(guī)相違背。中規(guī)定:“賬簿記錄發(fā)生錯誤,不準涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡,不準重新謄寫。“反結賬功能可以解除封賬,“反記賬功能可以進展反向記賬處置,這些做法相當于在數(shù)據(jù)庫中完全擦去原來結賬或記賬的痕跡,恢復到結賬前或記賬前形狀。這實踐上是對賬簿進展了典型的“刮擦、涂改或重新謄寫。同時, “反記賬、“反結賬給做假賬提供了技術支持,便于某些會計人員要進展舞弊。結賬之后可以輕松取消結賬,進展相關的處置;記賬之后利用“反記賬功能可以在以后的恣意時間簡單、方便、無痕跡地直接修正憑證的相關數(shù)據(jù),這無疑都使財務會計系統(tǒng)的平安性大打折扣,給作弊人員提供

9、了可乘之機,添加了內部控制和會計監(jiān)視的風險。 另外,中雖然要求會計軟件具有數(shù)據(jù)恢復的功能,但是也同時進展了限制規(guī)定:“發(fā)現(xiàn)曾經輸入并審核經過或者登賬的記賬憑證有錯誤的,可以采用紅字憑證沖銷法或者補充登記法進展更正;記賬憑證輸入時,紅字可用-號或者其他標志表示。而“反記賬功能的存在使這一制度在實務操作中很難得到落實,很少有人如此更改錯誤,而大都傾向于直接“反記賬進展徹底無痕跡修正。 第二,“反記賬和“反結賬功能在實踐操作過程中不是絕對平安的。目前大多數(shù)核算型的財務軟件產品,記賬時都要涉及許多輔助核算數(shù)據(jù),如往來核算數(shù)據(jù)、數(shù)量核算數(shù)據(jù)、外幣核算數(shù)據(jù)等,記賬后這些數(shù)據(jù)在相關的功能模塊中將被進一步處置

10、,當需求數(shù)據(jù)恢復時,縱然可以順利“反結賬,這些數(shù)據(jù)在記賬的反向處置中也難以全面、準確恢復。同時,由于會計電算化人員業(yè)務程度及對軟件功能了解的偏向,假設操作有誤,很能夠產生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯誤、財務混亂,甚至導致整個賬務系統(tǒng)的癱瘓,呵斥不應有的損失。 因此,濫用“反記賬、反結賬功能,不但影響會計處置的嚴肅性,也會大大添加會計信息系統(tǒng)的風險。 至此,我們不難看出,“反記賬及“反結賬功能具有很強的兩面性,我們既不能完全否認其作用,但是也需求正視其弊端。因此,筆者以為對“反記賬及“反結賬功能的運用假設進展嚴厲、合理的規(guī)定,在一定程度上就既可以發(fā)揚其優(yōu)點,又可以限制其危害。 實務中可以嘗試從以下幾方面著手: 1

11、.運用者假設確定需求“反記賬、“反結賬功能,那么在購買和選取軟件時應由專業(yè)軟件人員對此功能反復進展可行性和易操作性測試,確保反向記賬時各方面數(shù)據(jù)可以完好、準確地恢復到記賬前形狀,并且盡能夠少地給會計人員帶來技術妨礙,確保數(shù)據(jù)恢復和存儲的方便、平安。 2.“反記賬功能的操作者必需是得到系統(tǒng)管理員授權的原記賬人。在計算時機計系統(tǒng)中,記賬人員應對賬簿的正確性負完全責任。設置“反記賬功能的目的,就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬,從本質上講,這是對錯賬的一種更正行為,但是從方式上說存在管理破綻。因此,為了保證記賬操作的謹慎性,防止濫用“反記賬功能,操作者必需得到系統(tǒng)管理員授權后才干進展“反記賬。 3.盡量防止“反結賬。結賬的意義在于把本期經濟業(yè)務全部處置終了并確認無誤后予以封賬。進展結賬操作就意味著不允許輸