EXCEL在人力資源社會保障統(tǒng)計報表中的應(yīng)用研究

1、 EXCEL在人力資源社會保障統(tǒng)計報表中的應(yīng)用研究 陳琰明Summary：本文依托EXCEL自有函數(shù)和VBA功能，結(jié)合作者工作實踐，基于工資統(tǒng)計報表層級關(guān)系的分析，以其快速填報和分析應(yīng)用為目標(biāo)，介紹了如何從原始數(shù)據(jù)采集、提取、分析、匯總的具體步驟和方法，不僅可以提高人事勞資人員的工作效率，而且為薪資數(shù)據(jù)的分析應(yīng)用提供更加準(zhǔn)確科學(xué)的依據(jù)。Key：EXCEL;工資報表;運(yùn)用分析：TP393 ：A：1009-3044（2019）26-0208-02開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：1工資統(tǒng)計報表的背景人力資源社會保障統(tǒng)計報表統(tǒng)計工作是為黨的建設(shè)和組織人事工作提供科學(xué)決策依據(jù)的一項重要基礎(chǔ)性工作

2、。該套報表既有工資信息的分類匯總計算，也有人事信息的數(shù)量統(tǒng)計，更有人事與工資數(shù)據(jù)的交叉統(tǒng)計，報表統(tǒng)計數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)指標(biāo)體系復(fù)雜、上報時間短、數(shù)據(jù)精確度要求高等特點，往往需要大量的人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計才能完成，不僅耗時、耗力，而且數(shù)據(jù)信息處理準(zhǔn)確度較低，年報統(tǒng)計任務(wù)完成不及時，與報表的統(tǒng)計需求存在較為嚴(yán)重的矛盾。本文以Excel2010為工具，利用EXCEL函數(shù)與VBA進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，可實現(xiàn)與工資相關(guān)聯(lián)的人事信息的自動化收集和提取、計算、匯總，讓一線勞資人員從細(xì)雜、多繁、易錯的工作中得以擺脫，增強(qiáng)并提高業(yè)務(wù)能力，提升工作效率，快速準(zhǔn)確地完成人力資源社會保障統(tǒng)計報表的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，及時、有效、準(zhǔn)確地對報

3、表數(shù)據(jù)進(jìn)行填報，提高統(tǒng)計質(zhì)量，增強(qiáng)統(tǒng)計工作為人事人才工作發(fā)展服務(wù)的針對性和有效性。2 EXCEL在工資統(tǒng)計報表中的應(yīng)用Excel是微軟公司推出的辦公軟件中的重要組成部分，其強(qiáng)大的VBA、函數(shù)功能可以提供數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)處理等操作，為許多領(lǐng)域提供了十分便捷的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和運(yùn)算支持。筆者從十多年從業(yè)經(jīng)驗出發(fā)，基于對工資福利報表的梳理和解構(gòu)，以“條件計數(shù)”和“條件求和”為統(tǒng)計原則，在Excel2010中選取適當(dāng)函數(shù)并結(jié)合Excel VBA部分功能即可實現(xiàn)人力資源社會保障統(tǒng)計報表自動、高效、準(zhǔn)確的填報，并對報表統(tǒng)計意義進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。2.1人事數(shù)據(jù)庫和工資數(shù)據(jù)庫的建立根據(jù)工資福利報表的統(tǒng)計需求，首先建立可供數(shù)

4、據(jù)計算的人事與工資數(shù)據(jù)庫，人事信息數(shù)據(jù)庫如圖1所示。其中，科目“崗位工資”和“薪級標(biāo)準(zhǔn)”可根據(jù)國家或省級工資政策文件標(biāo)準(zhǔn)利用EXCEL查找引用函數(shù)VLOOKUP自動填充，其他科目一次性錄入，后期除“崗位等級”“任職時間”和“薪級等級”會隨著個人職稱或職務(wù)變動而發(fā)生變化外，其余科目基本屬于個人固定人事信息。工資數(shù)據(jù)庫如圖2所示，其建立可分三步完成。第一步：利用EXCELVBA編程合并匯總12個月工資發(fā)放，眾多單位工資發(fā)放系統(tǒng)均采用用友軟件，月工資表存檔多為EXCEL文件，至年底即12個文件，可利用EXCELVBA代碼循環(huán)匯總統(tǒng)計功能，實現(xiàn)12個工作簿合并至一個工作簿，限于篇幅關(guān)系EXCELVBA

5、代碼從略。第二步：利用EXCEL中的邏輯判斷IF、檢驗ISRROR、查找引用VLOOKUP、文本字符串引用INDIRECT等函數(shù)，構(gòu)造組合函數(shù)即：第三步：對每一科目進(jìn)行上述兩步計算后，即可統(tǒng)計形成如圖2所示的工資數(shù)據(jù)庫。2.2基于人事信息的報表填報由人事信息按照“計數(shù)”原則，分別統(tǒng)計各類人員（管理、專業(yè)技術(shù)、工勤人員）的不同情況，需要完成的報表有三類：各類人員分崗位薪級工資人數(shù)情況統(tǒng)計，各類人員工齡、任職年限情況統(tǒng)計，各類人員年齡情況統(tǒng)計等三大類。根據(jù)筆者長期實踐，EXCEL中提供了多個可供選擇的條件計數(shù)函數(shù)，有兩個函數(shù)簡單易懂便于使用，分別是SUMPRODUCT和COUNTIFS函數(shù)，均可實

6、現(xiàn)條件計數(shù)統(tǒng)計。第一類：各類人員分崗位薪級工資人數(shù)情況統(tǒng)計，以圖4為例予以說明。編程：COUNTIFS（人事數(shù)據(jù)庫！$D：$D，$A6，人事數(shù)據(jù)庫！$I：$I，C$3）說明：人事數(shù)據(jù)庫！$D：$D，$A6，在人事數(shù)據(jù)庫中選擇所需的崗位、薪級等級，其中$A6=“管理2級”，C$3=“1級”（薪級等級）。第二類：各類人員工齡、任職年限情況統(tǒng)計，以圖5為例予以說明。說明：參見上述第一類，其中COLUMN函數(shù)可返回某一單元格所在列號。第三類：各類人員年齡情況統(tǒng)計，可用COUNTIFS多條件統(tǒng)計函數(shù)完成，從略。2.3基于工資信息的報表填報由工資信息統(tǒng)計完成的報表有：統(tǒng)計年末在編在崗職工總數(shù)、全年工資發(fā)放

7、分“崗位工資、薪級工資、績效工資、國家統(tǒng)一的津貼補(bǔ)貼、其他”五大類科目的年合計總金額和年平均人數(shù)。此類報表填報時只需完成各類人員分崗位工資數(shù)據(jù)統(tǒng)計表（如圖6所示），即可完成其余報表。可用ROUND和SUMIFS函數(shù)完成，ROUND可按指定位數(shù)進(jìn)行四舍五入，SUMIFS可實現(xiàn)多條件求和。編程：ROUND（SUMIFS（工資數(shù)據(jù)庫！E：E，工資數(shù)據(jù)庫！$D：$D，$B22）/1000，0），說明：工資數(shù)據(jù)庫！E：E和工資數(shù)據(jù)庫！$D：$D分別為對工資數(shù)據(jù)庫不同科目數(shù)據(jù)的列引用。2.4數(shù)據(jù)統(tǒng)計意義分析從報表層級結(jié)構(gòu)、表內(nèi)數(shù)據(jù)、表間引用的統(tǒng)計結(jié)果出發(fā)，經(jīng)過數(shù)據(jù)分析，從單位、縣、市、省和國家不同范圍層面

8、的報表數(shù)據(jù)，可以得出一個單位、或一個系統(tǒng)、或一個地區(qū)、或一個行業(yè)的人員崗位分布、年齡階梯分布、人員任職和工齡對比、工資科目和總量分布等?？梢詾槟骋粋€范圍或區(qū)域的人力資源管理提供必要的決策依據(jù)，也可為國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的統(tǒng)計調(diào)查提供有效的統(tǒng)計資料。3結(jié)束語本文從人事和薪資管理的實際工作需要出發(fā)，充分利用了EXCEL函數(shù)及 VBA 語言，實現(xiàn)了人力資源社會保障統(tǒng)計報表所涉及人事、工資數(shù)據(jù)的建立，數(shù)據(jù)匯總與統(tǒng)計的快速自動化填報，并進(jìn)一步分析了數(shù)據(jù)統(tǒng)計意義，利用EXCEL進(jìn)行統(tǒng)計和匯總，其數(shù)據(jù)統(tǒng)計的自動化、規(guī)范化程度較為顯著。Excel功能強(qiáng)大，熟練掌握文中所列VLOOKUP、COUNTIFS、IF、ISRROR、INDIRECT、SUMIFS等函數(shù)后，對各行業(yè)工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析有著重要的幫助和提升作用。Reference：1 陳蘊(yùn)智.使用Excel函數(shù)功能提升辦公效率的相關(guān)策略J