跟單工作流程

1、發(fā)出訂布資料予廠方(i)布商名稱及聯(lián)絡(luò)人(iii)布價(v)交布期(vi)色辦(如需洗水，需同時提供洗水色辦或後補)跟單工作流程1.0簡介本流程描述當客人選擇款式及落實訂單後，採購組需如何跟進每一張訂單的各項資料，並將準確之資料轉(zhuǎn)交工廠進行一系列原料採購及大貨生產(chǎn)等工作。最後描述如何跟進大貨生產(chǎn)進度，品質(zhì)狀況與及落貨送交客人。2.0適用範圍:本流程適用於經(jīng)本洋行進行採購之所有訂單。3.0相關(guān)流程接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-001跟辦工作流程：OP-PPTMER-003處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002選擇測試驗證服務(wù)機構(gòu)工作流程：OP-PPTQSM-002查貨部工作

2、流程：OP-PPTINS-001出口部工作流程：OP-PPTSHG-0014.0定義沒有5.0內(nèi)容跟辦工作各採購組別整理及分析客人起辦要求，將做辦要求分類後，應(yīng)選擇認可工廠生產(chǎn)樣辦、並進行跟辦、查辦和覆辦儲存及處理客人回輸意見。具體的工作程式見跟辦工作流程：OP-PPTMER-00印中5.1至5.8的內(nèi)容。處理客方訂單資料收集客人資料，並進行分析及跟進，有關(guān)資料存於總檔。落實訂單後，便進行以下一系列跟單工作落實訂單及工廠(詳見接單及選擇工廠工作流程：OP-PPTMER-001)。分發(fā)訂單資料本洋行之採購部美國組在處理經(jīng)由旭日集團屬下工廠生產(chǎn)的訂單時，需跟循處理旭日單工作指示：WI-PPTMER

3、-002以跟進布料、顏色標準、物料及款式等資料。若爲外廠單(包括採購部中國真維斯組及澳洲真維斯組)，落實訂單後需按本流程5.5至5.7跟進布料、顏色標準、物料及款式等資料以供外廠進行生產(chǎn)。跟進布料資料及顏色標準按照客人訂單資料內(nèi)之布種及顏色提供資料予工廠進行訂購，若客人沒有指定供應(yīng)商，可交由工廠選擇供應(yīng)商採購該指定布種。)：(客人入單時，採購員須提供以下資料通知廠方訂布布料名稱組織布封成份(iv)布用量(上述資料只供作廠方參考之用，廠方需與供應(yīng)商以上資料交由負責(zé)有關(guān)客戶之採購組負責(zé)人批簽後才能交與廠方。加以落實；若由客人代訂布，則會例外。)大貨布批核工廠須提供大貨布布辦洗水色辦(如成品需特別洗

4、水)予採購組復(fù)核，若客人指定需親自覆色或本洋行無法與工廠就顏色達成協(xié)定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上客人復(fù)核事項保留紀錄，最後批核之布辦須由採購員簽名並存檔。大貨布測試於訂布前，須留意客人有否特別要求和標準。若客人要求提供大貨布測試報告，採購組須向工廠抽取貨布交認可化驗室(見選擇測試驗證服務(wù)機構(gòu)工作流程：OP-PPTQSM-002)進行測試。假若測試結(jié)果不符合客人之標準，應(yīng)立刻知會客人及工廠，尋求解決方法。跟進物料資料按照客人指定之物料提供資料予工廠進行訂購，若客人沒有指定供應(yīng)商，可交由工廠選擇供應(yīng)商。發(fā)出物料資料予廠方:于訂物料時必須按下列情況將所有需要之物料資料交予工廠。(i)廠訂

5、物料，須提供以下資料：-客人物料辦-供貨商數(shù)據(jù)(若有指定之供應(yīng)商)-顏色標準及物料尺碼標準客代訂物料，須提供以下資料：-物料辦-訂物料期及返物料期-供貨商數(shù)據(jù)及聯(lián)絡(luò)人-單價客供物料，須提供以下資料-物料辦-返物料期需通知工廠雖然該物料為客人供應(yīng)，但工廠仍須負責(zé)把大貨物料與物料辦核對無誤後才可生產(chǎn)。此外，若該等物料顯示出任何不符合規(guī)格的地方，工廠須向本洋行報告並由採購組向客人報告及尋求解決方法。以上資料交由負責(zé)有關(guān)客戶之採購組負責(zé)人批簽後才能交與廠方。大貨物料復(fù)核若某項物料適用于整季，可于季初復(fù)核一份該季通用之物料辦，不必每單復(fù)核。若以上程式不適用，須要求工廠在收齊所有大貨物料後，提交一式兩份之

6、物料咭予本司相關(guān)採購組。採購員需于三個工作天內(nèi)核查資料有否漏誤，若有漏誤，需立刻通知工廠，並要求工廠交回正確物料辦。核對無誤後由採購員簽名。一份交查貨部，一份存檔。若客人指定需親自復(fù)核或無法與工廠就復(fù)核達成協(xié)定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上復(fù)核事項保留存檔。跟進款式資料根據(jù)客人所落單之款式向客人跟進如辦單、批辦及呎碼表等資料，如有需要，可聯(lián)絡(luò)辦組及產(chǎn)品開發(fā)組取得有關(guān)資料。交予廠方的資料將客人覆實之核準款式資料(個別客戶不同形式見各客戶之客戶工作規(guī)劃)、客人覆辦、呎碼表以及所有款式資料交予工廠。跟進工廠於收到資料後需提供兩件核準辦給本公司復(fù)核。若該訂單之款式為舊款(即翻單)，則只須指示工

7、廠按舊款做便可，無需重新提交所有款式資料。批核手續(xù)及程式A)由本公司代客復(fù)核收到核準辦後，根據(jù)客人之核準資料核對樣辦之所有制造規(guī)格，尺碼及洗水效果，把所有不符點記錄於覆辦信：F-PMER-001/F-PMER-004上，並注明是否可以生產(chǎn)。B)由客人復(fù)核若客人指定需親自復(fù)核或無法與工廠就復(fù)核達成協(xié)定，需交由客人作最後批核。採購員需就以上復(fù)核事項保留紀錄：I)把客人發(fā)現(xiàn)之所有不符點紀錄於覆辦信上，並注明是否可以開始投產(chǎn)。II)如客人已附有覆辦信，可直接採用客人之覆辦信，但需注意已於信上注明是否可以開始投產(chǎn)。若需要重新做辦予客復(fù)核，須通知廠方面再起辦，並依照以上程式再行復(fù)核。如復(fù)核無誤，將覆辦信(

8、本行或客方)由負責(zé)之採購組負責(zé)人批簽後交回工廠生產(chǎn)，另需於本行保留之核準辦上掛上吊牌(APPROVALSAMPLE吊牌)，其上寫上訂單編號、批核日期並由負責(zé)樣辦審核(見每客戶之客戶工作規(guī)劃)的部門組別簽名確認審核無誤。跟進合同跟進合同上有關(guān)資料，包括：(i)數(shù)量及分配(ii)價錢(iii)布種成份組織(iv)成品處理(v)付款方法(vi)客期(vii)款式(viii)包裝走埠數(shù)據(jù)採購員需核對以上資料與客人較早前提供之訂單資料是否相符，若不相符，需與客人澄清。另需檢查合同上有否客人簽署，核對無誤後可按採購部處理及分發(fā)客方合同工作指示：WI-PPTMER-001進行處理合同及分發(fā)等工作。處理直接單

9、程式直接單為澳洲真維斯客人排單于旭日集團屬下工廠生產(chǎn)的其中一部份訂單。將客人某些經(jīng)常生產(chǎn)的款式列為直接單。對這些款式，客人需提供明確的款式、呎碼表、布種、物料及洗水色辦規(guī)格，並以一特定款號代表每一款式。當本公司落實某款式作為直接單後，採購組需為每一款式準備以下標準規(guī)格之總檔案：(i)覆辦(ii)布料顏色標準物料標準(iv)洗水標準(v)製造通知單(由大進營業(yè)部提供，內(nèi)容只供參考)此份總檔內(nèi)容由採購組自行負責(zé)，以作為該款款式的總檔案。此份總檔需分發(fā)與大進營業(yè)部及本行查貨部。當客人以後落實每張訂單後，無須再為每張個別訂單分發(fā)規(guī)格資料。處理個別訂單資料收到客人有關(guān)直接單之訂單資料，採購組將有關(guān)資料以

10、ORDERCONFIRMATION形式連同尺碼分配通知大進營業(yè)部，大進營業(yè)部按經(jīng)確認之價錢核算，必要時亦可要求工廠根據(jù)分配計算實用料，採購組收到大進營業(yè)部簽署確認的ORDERCONFIRMATION後，通知客人並跟進客人入P/0,收到P/0後交大進營業(yè)部加簽確認及進行分發(fā)。跟進訂單當完成以上資料分發(fā)後，其他跟進訂單程式與處理正常訂單相同。跟進大貨進度跟進步驟每星期收集工廠的生產(chǎn)進度資料，並對生產(chǎn)進度資料作分析。若發(fā)現(xiàn)進度有問題，需立即向廠方或駐廠查貨員查詢。處理更改客期若預(yù)計某訂單將出現(xiàn)脫期，採購組需要求工廠定出落貨期然後再通知客人商討。若工廠要求提早交貨，採購組需取得客人同意。如客人要求更改

11、客期，採購組需得工廠同意後，覆回客方。跟進大貨品質(zhì)將所有訂單資料交予查貨部，資料包括：(i)款式資料-中英文制單或客人辦單(各組不同情況見各客戶之客戶工作規(guī)劃(ii)貨色辦(大貨布色紗貨毛)(iii)物料咭核準辦(儘量安排)(v)合同(vi)有關(guān)更改資料通知查貨(i)由本公司代客查貨:由查貨部決定半成品查貨日期及成品查貨日期。定出日期後，須通知廠方準備成品查貨。若該口岸有駐口岸查貨員，可由駐口岸之查貨員與廠方自行安排成品查貨，查貨後把紀錄交回香港。(ii)由客人自行查貨(適用於美國採購組之旭日單)：如客人自行安排查貨人員進行查貨，採購組需按處理旭日單工作指示：WI-PPTMER-002通知客人

12、查貨。因應(yīng)客人要求，將生產(chǎn)進度送交客人作紀綠。若查貨部回輸查貨發(fā)現(xiàn)問題，查貨部需提交有關(guān)驗貨報告說明情況，如有需要並應(yīng)附上問題辦，由採購部主管或總經(jīng)理決定解決方法，詳情見查貨部工作流程：OP-PPTINS-001。若決定L/G去貨，需以標準表格F-PMER-003(L/GLETTER)列明有關(guān)L/G事項並交工廠負責(zé)人簽名認同。5.12跟進落貨資料落實客人付款方式及跟進落貨資料檔，見出口部工作流程：OP-PPTSHG-001。處理更改訂單資料(若客人要求更改訂單資料時，要留意更改對以下各點有沒有影響)：(i)布/物料(ii)款式資料(iii)成本(iv)交期如有任何影響，要先與工廠磋商實際受影響

13、情況，然後覆回客人，待客人落實更改始通知廠方有關(guān)更改。更改資料程式同意更改後需出傳真或以旭日MEMO通知工廠有關(guān)更改，並於原有資料上以紅筆更正有關(guān)資料並於旁邊注明客方檔案編號。更改資料核準人若為美國採購組之旭日單，需由採購部主管或副主管審核加簽後才能分發(fā)。若為外廠單，需由該項資料之原來核準職級的同事核準後才能交予工廠。採購部存檔指示每張訂單之核準資料：各組採購均需為每一訂單建立一以客人訂單編號命名之獨立訂單檔案以儲存該單所有經(jīng)核準之訂單資料及有關(guān)紀錄，其中部份資料由於牽涉到多張訂單，故可儲存于該客戶之總檔(MASTERFILE)內(nèi)，惟同一客戶之存檔方法需統(tǒng)一，並列明于各客戶之客戶工作規(guī)劃內(nèi)。其

14、他與訂單相關(guān)之資料及紀錄包括下列各項，存檔方法則見個別客戶之客戶工作規(guī)劃：(i)報價資料(ii)FAX/E-MAIL(iii)MEMO(iv)查貨報告(v)L/GLETTER(vi)SALESPLAN(vii)BLOCKORDER(viii)BUYPLAN(ix)排期表(X)全套落貨文件(xi)INSPECTIONCERTIFICATE5.15流程圖L_客戶二採購部工廠_1_1客戶IL客人起辦要求1115.1跟辦工作*111111客人訂單資料15.211141處理客方訂單資料5.3落實訂單及工廠5.4分發(fā)訂單資料55大貨布布辦/跟進布料資料及顏色標準111大貨物料辦發(fā)出訂布資料予廠方5.6跟進物料資料大貨布測試發(fā)出物料資料予廠方大貨布批核大貨物料覆核5.7跟進款式資料將有關(guān)資料交予廠方批核手續(xù)及程序由本公司代客覆核接下頁由客人覆核採購部No查貨報告資料建立獨立訂單檔案通知工廠有關(guān)更改更改資料旭日單採購部主管或管審核加簽后副主分發(fā)查貨部客人要求更改訂單資料與工廠磋商，待客人落實有關(guān)更改檢查每張訂單之核準資料原來事核需與客人澄丫即5.12跟進落貨資界料款式/尺碼表/布種/物料及洗水辦規(guī)格由該項資料之核準職級的同準后交予工廠與客料是否相符5