頂級管理者怎樣管理時間

1、頂級治理者如何樣治理時刻 一位治理者曾經(jīng)對我講：“你是明白的，我們那時候從來沒有受過什么工作方法方面的訓(xùn)練。我們桌子上的東西總是多得讓我們喘只是氣來。” 這一點我的確明白，只是隨之而來的問題卻是：CEO難道常常被工作壓得喘只是氣來嗎？他們究竟是如何精心組織周密安排一天的時刻與工作任務(wù)的？頂級人士井井有條的一天究竟是個什么模樣？他們對各層次的治理者與專業(yè)人士的工作會有哪些啟發(fā)？ 下面我們將看到這些頂級治理者是如何找到各自有用的卓越之道。 頂級治理者的時刻切換策略 假如你去問一些一般的治理者，在他們的頭腦里組織良好的一天應(yīng)該是什么模樣，大多數(shù)的人可能會回答講：“我想應(yīng)該把時刻操縱得比現(xiàn)在緊得多，9

2、:00的時候，我隨隨便便；10:00的時候，仍然沒能理清頭緒”或者講：“我想應(yīng)該關(guān)上門潛心工作，那樣的話專門多情況都差不多完成了?！?多數(shù)人心目中組織好，效率高的一天是通過嚴(yán)緊的操縱實現(xiàn)的，他們還認(rèn)為CEO確信也是如此做的。然而令我最驚奇確實是，CEO組織工作的首要前提難道是時刻安排高度靈活。他們所注重的不是去操縱自己的時刻，而是越過一天中無窮的變化因素用心去操縱那些應(yīng)該完成的情況。 利用個人高效時段的方法 你一天當(dāng)中究竟存不存在一個能夠稱之為高效時段的最佳時刻呢？答案因此是確信的。大多數(shù)人早上最為清醒，也有些人下午的狀態(tài)最好。討論這一點的目的是把那些最具挑戰(zhàn)性的工作分配到你最能勝任的時刻里去

3、完成。 利用清早與深夜的安靜時刻有些人仍然信奉18世紀(jì)一位思想家馬修亨利(Matthew Henry)的話：“成大事者必起大早。” 迪士尼的老總羅伯特愛格爾(Robert A. Iger)，每天4:45起床，到健身房鍛煉，6:00進入辦公室閱讀各種資料，直到7:00進行一天當(dāng)中的第一次會議?！拔蚁肴藗兌加袝凶约旱纳砉?jié)奏，”他講，“只是對我來講，早晨是巔峰時刻，那時候比較心平氣和一點。” 霍華德魯賓斯坦每天早上4:30之前就來到家中的書房快速掃瞄電視新聞，然后就開始處理他帶回家中的用不同顏色區(qū)不的文件，確定要回的電話，簽署支票，確定當(dāng)天的日程，如此暫告一段落之后，他會舒展舒展軀體，然后去跑步

4、。 播音員兼“討厭鬼”唐伊姆斯(Don Imus)總是在4:17分醒來開始“琢磨如何樣才能把人煩死。” 紐約市雅詩蘭黛集團公司董事會副主席珍妮特瓦格納(Jeanette Wagner)喜愛把一些例行公事如：簽署信函、開支票等安排在一天快要結(jié)束，自己感到疲乏的時候處理。瓦格納講：“另一個方面，假如我真要解決什么重要問題，不管是復(fù)雜的人事問題也好，依舊像考慮如何開好中層治理人員會議一類的需要動腦筋的事，我會選擇周末的專門的個人時刻或大清早的安靜時刻來處理。有時候深夜3:00可能會是一個特不有制造力的時刻。”“我不要睡太久，”瓦格納接著講，“我經(jīng)常會在半夜醒過來，拿出便箋薄把自己認(rèn)為重要的方法記下來

5、有時候，我甚至能夠解決之前專門難解決的某個問題或草擬出一份之前專門難想出的完整的項目策劃書的提綱?！?清早5:00起床可能令許多人不敢想像。然而假如你正常情況下6:30起床，你能夠逐漸提早半個小時，然后再提早一個小時，專門多人通過這種方法發(fā)覺，砍掉一些睡眠時刻也沒那么可怕，而由此而獲得的益處，如完成更多工作，全天的工作節(jié)奏能夠因而舒緩等，卻是巨大而又持久的。 利用路途中的安靜時刻另外一個在辦公室之外的安靜時刻是上下班的路途，許多治理者之因此能夠向路途時刻要效率，是因為他們有專門的司機接送他們上下班，一般人也能夠動用下面兩種方法達到這種效果。 1.利用公共交通工具?，旣惏投鞅仍?jīng)講：“我早上的工

6、作效率專門好，我上地鐵的時候總會帶上一摞文件去處理，我在路上要花1小時20分鐘，的確是一個特不行的機會?！?每當(dāng)我清早離開曼哈頓去機場的時候，我就想到最最白費時刻的事莫過于坐在堵塞在另一側(cè)通往曼哈頓去長島的高速路(被當(dāng)?shù)厝耸繎蚍Q為“全世界最長的停車場”)上一動不動的車子里無聊等待。我問自己，什么緣故他們寧愿在那兒不停地鳴喇叭，忍受這種苦惱和時刻上的極大白費，也不情愿乘坐地鐵并好好地利用路途中的大把時刻呢？我真是想不通。 實際上專門多上班族除了私家車之外，還有地鐵和公交車兩種選擇。試想一下，你不坐私家車所犧牲的自由和舒適與乘坐地鐵利用路途上安靜不受打攪時刻所獲得的效率相比，哪一樣要劃算呢？ 2.

7、利用合理用車節(jié)約下來的時刻。許多同一地區(qū)的上班族假如能夠聚到一處，他們可能也會采納華盛頓特區(qū)現(xiàn)在專門流行的“接壘”做法。在那兒，互不認(rèn)識的上班族在事先規(guī)定的停靠點上搭乘不人的私家車經(jīng)由多乘客車輛專用的快車道迅速進入市區(qū)。最最關(guān)鍵的是，“接壘”的車?yán)锩姹仨毐３职察o，沒有音樂，無人閑聊，沒有手機打攪，你大可在里面工作、考慮、閱讀、或休息。 在工作中查找安靜時刻的5條妙計這些妙計包括：1、隱退。假如你有隨意來去的自由，假如你不在辦公桌邊，經(jīng)理也可不能問到“蓋瑞去哪了?。俊?，你就能夠隱退到一個空會議室里，或起身繞著辦公區(qū)隔間散一散步，或者帶一些讀物去咖啡廳。 通用食品一位部門經(jīng)理每天總會悄悄溜進隔壁一

8、個鑲嵌毛玻璃的空辦公室，如此他就能夠不受干擾地想一想問題。 紐約的一位律師每天上班問候各位同仁之后，就會轉(zhuǎn)身坐另一部電梯下樓到星巴克咖啡凝神思索一個小時。 2、與上司磋商為自己爭取一段安靜的時刻。假如單純的隱退行不通的話，你能夠與上司商量為自己爭取一段安靜的時刻。從你上司的角度，如此做的好處是能夠讓你集中全力處理一些他或她自己也認(rèn)為重要的事。 硬性規(guī)定的集體休息時刻通常可不能有什么用處，太多意想不到的情況，會使整個工作團隊完全脫離自己的使命。 3、使用寫字板。關(guān)著門，人們?nèi)匀荒軌蛘夷?。許多公司都奉行一條門戶開放政策，人們對著關(guān)閉的門皺眉頭。然而對Niekelodeon，一家最前衛(wèi)的兒童電視臺的

9、一位治理者來講，開與關(guān)都能夠讓不人來找他，他在自己的門上安裝了一塊寫字板和寫字筆。當(dāng)他的門關(guān)上的時候，想見他的人只需在寫字板寫下提示信息。這套方法之因此起作用就在于只要他一出現(xiàn)在寫字板前，他就會立即按圖索驥去找那些人，如此大伙兒就都明白無需直接闖入他的辦公室，同樣也能找到他。 只是話又講回來，去找那些留下信息給你的人的時候，也要保持極端的審慎，這也是惟一一個使自己的“躲避時刻”對自己和同事都能夠有好處的方法。小竅門：萬一你同事關(guān)閉的門上沒有寫字板如何辦呢？能夠在門把手上方放一個黃色的報事貼，如此來訪者能夠用它來方便地寫下留言然后貼在門上。 4、設(shè)立無干擾時段。假如你是群體中的領(lǐng)導(dǎo)者，你能夠要求

10、同事給你一個不受打攪的時刻，我早期所寫的書有條有理的治理者中提到的一位律師，如此告訴他事務(wù)所的同仁： 5、錯開高峰時刻。在午餐時刻開始前一個小時離開辦公室，假如你到得比較早，如11:30，許多餐廳都會同意你提早坐在里面或干點什么工作。 你是不是不情愿自己爭取高效時段呢？許多人的確是即使沒有什么阻礙或困難也不情愿如此做，有些人甚至對我講，他們?yōu)橹且粫r段客戶和同事找不到自己而自感歉疚。 假如你也存在如此的顧慮，能夠用下面的兩個問題來確認(rèn)一下你的真實處境：1、假如你是你自己的同事或客戶，你會去占據(jù)你自己的全部注意嗎？只有在你的重要時刻得到保證的前提下，你對某人某事的關(guān)注才會得到保證，誰沒體驗過沒有

11、一點自己的時刻的人的難處和苦楚呢？ 2、當(dāng)你在開會的時候，客戶和同事也不能找到你，假如把你的私人時刻看成是你正在出席一個重要的會議，你又該如何想呢？你甚至能夠把這一思路應(yīng)用到工作中的類似情況上去。 頂級治理者如何組織不斷變換的工作時刻差不多工作點核對方案 “我每天開始工作之前都會來一次模擬打算游戲，想像自己應(yīng)該去做什么事，突然出現(xiàn)預(yù)料之外的會議或危險情況，門砰的一聲打開等等，通過這種游戲，我盡力查找能夠更好地操縱自己時刻的方法?！?幾乎所有人都被眼下電光石火般的通信速度壓得喘只是氣來，一位金融業(yè)的客戶關(guān)系經(jīng)理曾經(jīng)告訴我講：“最讓人受不了的事是，每當(dāng)我預(yù)備處理手頭上一大堆情況的時候，就會有客戶的

12、咨詢電話打過來，同時，電子郵件也來了，讓我真是分身乏術(shù)。最后到了快下班的時候，我桌子上的東西還沒處理完，仍在不斷堆積。就如此，特不棒的打算、最良好的意愿全都一下子灰飛煙滅?！?然而假如你把互動的事當(dāng)做現(xiàn)實來同意，不再希望它會完全離開你，你反而可能掌握它、馴服它、找到方法來順應(yīng)這一現(xiàn)實，并在其中保持良好的工作態(tài)度。下面是3個在不平靜的工作日中建立秩序、提高效率的好打算。 定點核對法你是如何組織不斷變化的時刻安排？對我們大多數(shù)人來講，組織大概確實是操縱，然而關(guān)于許多頂級治理者來講，組織時刻卻不再意味著在自己的優(yōu)先時刻之外，指定明確的時刻去完成特定的工作任務(wù)，而是意味著無限制的彈性時刻安排，幾乎沒有

13、什么固定的框框。 在彈性的時刻安排中，只需確認(rèn)一天起碼要達到的一些要求是否達到就能夠了。 一般有這3種類型的差不多工作點必須查對，即基于功能的工作要求、基于內(nèi)容的工作要求以及兩者兼有的綜合性要求。比如： 1、基于功能的工作要求： 優(yōu)先事項的時刻是否得到保證 打電話與回電話 用TRAF法處理文件、電子郵件與語音郵件 接著關(guān)注已進行的工作 用在非優(yōu)先事項的兩個小時(能夠零散分布在全天) MBWA 每天安排對每一個直接報告人的簡短的接見 每天安排與上司的摸底性謁見 2、基于內(nèi)容的工作要求。內(nèi)容方面的差不多要求一般有以下幾種情況： 與老客戶的聯(lián)絡(luò) 進展新客戶 數(shù)據(jù)處理 授權(quán)與職員培養(yǎng) 撰寫備忘錄、信件

14、、報表、營銷策劃案、戰(zhàn)略打算等 其他任何正當(dāng)?shù)氖马椂寄軌蛩阕鼍C合性的差不多核查點，不要隨便放過。注意不要使自己的負(fù)荷過重，反應(yīng)要快，有了這些核查要點作為支架，下面你就能夠?qū)W習(xí)頂級治理者一種獨特的工作藝術(shù)要求，這種工作藝術(shù)是他們之因此能夠靈活地安排自己的工作時刻的全然緣故。 重組時刻巧用“秘密10分鐘” 所有的頂級治理者都深知，在自己的個人時刻需求與制度化、程式化的集體辦公模式之間無休無止的討價還價，是一個無法回避的現(xiàn)實，這也是頂級治理者之因此能成為頂級治理者的真正重要的時刻治理藝術(shù)。其中的要緊挑戰(zhàn)是你要有隨時調(diào)整你專注某一個體工作的適應(yīng)，使之能夠適應(yīng)更小塊的工作時刻單元。 要把充滿討價還價的工

15、作日看做是由大量10來分鐘的小時刻單元拼嵌而成的。我把這些小單元叫做“毛毛雨”，叫做“馬賽克”時刻塊、“幾個字節(jié)的時刻”等，使你的頭腦中留有利用這種10來分鐘零碎時刻的形象經(jīng)歷。 你能夠利用下面的虛擬情景比較一下有和沒有“毛毛雨”概念會給自己的工作帶來多么大的差異。 你聽見馬文正沿著走廊走過來，你明白大約3分鐘以后，他就會從門口探進頭來講：“嗨，有時刻嗎？”但是，你那時候正在把最后的各種數(shù)字填到預(yù)算報告上，你差不多干了10分鐘，可能還有20分鐘就能夠完成，在這種情況下，你對馬文的不期而至的兩種反應(yīng)是： 假如你的目標(biāo)是現(xiàn)在就把任務(wù)完成，那么確實是：“啊呀又來了，什么都做不了，真是亂了套了!” 假

16、如你懷著“毛毛雨”的思想，那么確實是：“哦，沒事，我差不多做完了1/3。馬文走后，我能夠趕在下午3點的會議之前再趕出1/3。開完會后找機會溜到一邊再完成剩下的1/3?！?關(guān)鍵是你要靈活機敏地考慮你的時刻安排。如此做有兩大好處：第一，因為你欣然對待這種不速之客，立即投身其中，受害者的憤慨情緒會大大減少，被這種不滿情緒堵塞的能量因此能釋放出來；第二，假如你一邊像被磁鐵吸引一樣一再回頭檢查自己的每日要點清單，一邊不斷地查找各種可能的機會來完成這些差不多任務(wù)，久而久之，你會養(yǎng)成一個特不行的利用時刻的適應(yīng)，工作效率也會大大提高，據(jù)我所知，這是為許多資深治理者和CEO所運用的成功法寶。 我也不明白這種圍繞

17、一根固定旗桿(查對要點清單)靈活的時刻治理策略什么緣故這么有用，然而事實上的確收效非凡。因為就我所知，那些努力爬到組織頂層的治理者無一不是遵循這一套路。下面是我首次接觸這種策略的通過。 國際度假咨詢有限公司董事會主席(ResortQuest International, Inc.)約瑟夫維特利亞(Joseph Vittoria)，當(dāng)我訪問他的時候，那一天他在黃色的便條上差不多記下了5個他要打的電話。然而當(dāng)他打完一個電話之后，就有人探進頭詢問某事，或叫他去和誰商量一件事。關(guān)于這種情況，我們的維特利亞差不多上來者不拒，笑臉相迎，等他們一走，他就接著打第2個電話，打完第2個電話后又去訪問同一樓層的一

18、個人?？偠灾?，看起來就像是一團旋風(fēng)在地上到處轉(zhuǎn)。然而每當(dāng)他從突然突擊的意外交際中脫身出來，他就又立即回到自己的辦公桌邊，接著打其余的電話。就如此，幾個小時過去之后，他原先打算要打完的電話終于實實在在地打完了，“線索”盡管一直未斷，但卻是見縫插針完成的。 維特利亞先生的一天是固定時刻與不固定時刻的混合體，這是大多數(shù)資深生意人對待時刻的觀念。 在甘乃特報業(yè)公司CEO約翰科里那兒，同樣的現(xiàn)象在他處理文書工作的時候格外明顯。正如我們在第1章中提到的，科里更傾向于親自批閱處理那些送到辦公室的信件或其他材料，如此一來，他手上的文件材料常常是堆積如山。然而他一定要把他們處理完。因此同樣的一幕又出現(xiàn)了，辦公

19、室里人來人往，電話也響個不停，臨時會議也少不了不管如何樣，不的情況一完，他又要重新回到桌邊一件接一件地處理好撂得高高的文件。從早上8:30開始，一般到午飯之前，就能夠處理完所有函件。 不管是柯利依舊維特利亞都絕可不能花力氣把自己的時刻定為“電話時刻”或“文案時刻”。他們反而把這些事“撒”在幾個小時的范圍內(nèi)，然后以在時刻方面極其經(jīng)濟的方式來完成，一點也不覺得受壓。 事業(yè)進步的金言如何掌握靈活的時刻治理藝術(shù) 為了關(guān)心你掌握靈活安排工作日程的方法，本書下面將為你提供6條時刻治理技術(shù)。然而讓我們從博思咨詢公司的前合伙人，獨立咨詢師桑德拉克萊什(Sandra Kresch)，一位工作方法極其得當(dāng)?shù)淖稍儙?/p>

20、的故事開始，這故事描述了她自己典型的一天，其中充滿了職業(yè)與個人的特色。 我今天有一系列的事要去做，要帶貓咪去看獸醫(yī)，我自己也想去看大夫；辦公室的工作也排得滿滿的；另外我還要為一家我擔(dān)任會長的非營利組織物色一名新的執(zhí)行董事；最后還要幫一群朋友的忙。 在考慮如何處理好如此眾多的情況的時候，我認(rèn)為最重要的是制訂出一份全天的日程安排。貓咪惟一能夠去看獸醫(yī)的時刻是早上7點。因此我早早把它送了去，同時想好下午如何順道帶它回家。 此后，我就必須呆在家相當(dāng)長的時刻。有兩個生意人，一個在倫敦，一個在另外一個地點，需要我去聯(lián)系，因此清早我還得先給他們的辦公室打電話通知一下，讓他們能夠在我離家外出之前給我來個電話。 我在辦公室的工作日程，總是安排得特不緊湊，有力地集中在本星期必須完成的3件大事上，絕不枝節(jié)旁蔓。 從這位繁忙的專業(yè)人士對自己一天生活的敘述中，我們能夠提煉出6種她用以保持對時刻的某種操縱