會(huì)務(wù)組工作專題方案

1、會(huì)務(wù)組分工及工作方案一、工作目日勺及重要任務(wù)全力做好有關(guān)會(huì)務(wù)組工作，保證座談會(huì)的順利進(jìn)行。重要任 務(wù)：擬定本組工作方案；負(fù)責(zé)座談會(huì)的接待工作；負(fù)責(zé)禮物、紀(jì) 念品、簽到表、座次牌的設(shè)計(jì)制作；負(fù)責(zé)準(zhǔn)備會(huì)議資料；負(fù)責(zé)座 談會(huì)期間各項(xiàng)活動(dòng)的后勤保障工作。二、人員安排負(fù)責(zé)人：劉芳三、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備場(chǎng)景布置(協(xié)助廣告公司)：(1)40周年華誕展及各?？普古疲徊屎玳T、氣球、橫幅、典禮啟動(dòng)幻影球、有關(guān)牌匾、禮炮、 鮮花等；音響的調(diào)配；有關(guān)歌曲的準(zhǔn)備(國(guó)歌、院歌、背景音樂等)；新院區(qū)項(xiàng)目、科研中心、生殖中心啟動(dòng)典禮及博士后工作 站掛牌典禮的有關(guān)準(zhǔn)備工作；“千人宣言”典禮的準(zhǔn)備工作；頒獎(jiǎng)證書的準(zhǔn)備；院慶工作牌的統(tǒng)一制作

2、。會(huì)場(chǎng)座椅的擺放（按不同顏色座椅辨別ABCD區(qū)，方擺放主席臺(tái)；準(zhǔn)備嘉賓名牌；準(zhǔn)備嘉賓胸花（院外所有嘉賓）、附院院慶小手旗；擺放礦泉水；準(zhǔn)備會(huì)議資料及禮物裝袋；在會(huì)場(chǎng)一角設(shè)薩斯風(fēng)、鋼琴現(xiàn)場(chǎng)演奏；會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生間的批示牌（告知資產(chǎn)管理部做好清潔衛(wèi)生工作）。資料袋內(nèi)物品：（1）產(chǎn)品簡(jiǎn)介（2）座談會(huì)專項(xiàng)片DVD（3）座談會(huì)活動(dòng)手冊(cè)（4）紀(jì)念品（二）嘉賓接待劉芳姜芳榕慶典大會(huì)當(dāng)天提前到大會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，熟悉嘉賓坐席；迎接嘉賓，指引嘉賓到報(bào)到處簽到（協(xié)助禮儀小姐及義工）；協(xié)助嘉賓領(lǐng)取會(huì)議資料及禮物，指引嘉賓就坐（協(xié)助禮儀小 姐及義工）；所有嘉賓入場(chǎng)完畢，工作人員到指定區(qū)域就坐；慶典大會(huì)結(jié)束，工作人員指引嘉賓離場(chǎng)乘車。（

3、三）嘉賓簽到劉芳負(fù)責(zé)嘉賓簽到（準(zhǔn)備嘉賓簽名冊(cè)或簽名卷軸）；及時(shí)核對(duì)到會(huì)嘉賓名單（準(zhǔn)備一份參與慶典嘉賓名單）；準(zhǔn)備文房四寶若干，以便有需要的嘉賓題字；負(fù)責(zé)會(huì)議資料及禮物的發(fā)放及保管工作。（注：前一天晚上已到賓館簽到的嘉賓，不再簽到及發(fā)放資料袋， 只在會(huì)場(chǎng)擺放議程單張。）（四）應(yīng)急工作劉芳負(fù)責(zé)因天氣等因素主會(huì)場(chǎng)轉(zhuǎn)移工作；在附院禮堂做好備用會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備工作；突發(fā)事件的緊急解決（協(xié)同院慶活動(dòng)應(yīng)急組）；現(xiàn)場(chǎng)保健醫(yī)生及常用藥物的準(zhǔn)備；由附院?jiǎn)T工構(gòu)成觀眾預(yù)備隊(duì)伍，約100人，在現(xiàn)場(chǎng)觀眾過(guò)少 時(shí)到場(chǎng)就坐，避免冷場(chǎng)。四、時(shí)間安排及分工根據(jù)工作內(nèi)容，會(huì)務(wù)組分為后勤保障小組、禮物小組，分別 負(fù)責(zé)座談會(huì)前和座談會(huì)期間的

4、所有后勤保障工作，禮物設(shè)計(jì)、制 作、發(fā)放等工作，座談會(huì)接待、引導(dǎo)工作。具體時(shí)間安排及分工 如下表：時(shí)間工作任務(wù)負(fù)責(zé)人工作小組11月1日確認(rèn)住宿事宜劉芳保障小組11月5日禮物初步設(shè)計(jì)劉芳禮物小組11月6日會(huì)場(chǎng)確認(rèn)劉芳保障小組交通用車檢修劉芳保障小組11月9日禮物制作劉芳禮物小組會(huì)場(chǎng)環(huán)境、交通、醫(yī)療、食宿再檢查劉芳保障小組11 月 10日會(huì)場(chǎng)布置劉芳會(huì)務(wù)組全體禮物、會(huì)議材料分裝、檢查劉芳會(huì)務(wù)組全體接寺人員具體工作安排劉芳會(huì)務(wù)組全體11 月 26日接寺座談會(huì)邀請(qǐng)與會(huì)人員劉芳會(huì)務(wù)組全體會(huì)場(chǎng)、論壇會(huì)場(chǎng)最后布置檢查劉芳會(huì)務(wù)組全體會(huì)議禮物、材料到立劉芳會(huì)務(wù)組全體4.參與宴會(huì)人員引導(dǎo)（如果需要）劉芳、姜芳榕保障、接寺11 月 27日慶典會(huì)議服務(wù)劉芳會(huì)務(wù)組全體座談會(huì)邀請(qǐng)與會(huì)人員吃住行服務(wù)劉芳會(huì)務(wù)組全體10 月 27日座談會(huì)邀請(qǐng)與會(huì)人員離會(huì)服務(wù)劉芳會(huì)務(wù)組全體會(huì)場(chǎng)后續(xù)工作劉芳保障小組與會(huì)人員禮物發(fā)放劉芳禮