私募基金公司資產(chǎn)管理有限公司私募檔案管理制度Z

1、 9/9浙江xx資產(chǎn)管理有限公司檔案管理制度第一章 總則為加強(qiáng)浙江xx資產(chǎn)管理有限公司的檔案管理工作, 根據(jù)證券投資基金法、私募投資基金監(jiān)督管理暫行辦法、私募投資基金管理人內(nèi)部控制指引等法律法規(guī)、規(guī)范性法律文件及相關(guān)監(jiān)管要求制定本制度。檔案是公司及各部門(mén)在各項(xiàng)工作中形成,幵具有參考利用價(jià)值、進(jìn)行分類(lèi)集中保管的文件材料。 加強(qiáng)檔案管理工作,是規(guī)范公司內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,對(duì)于提高公司管理水平具有重要意義。 第二章 歸檔范圍公司檔案分為以下幾種:(一)公司級(jí)證件 營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本；組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本；稅務(wù)登記證正副本；開(kāi)戶(hù)許可證； 機(jī)構(gòu)信用代碼證、會(huì)員證等其他證件。 (二)法人治理結(jié)構(gòu) 1股東會(huì)、董

2、事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等決議及會(huì)議材料; 2高管人員資料檔案;3股東情況相關(guān)資料4其他相關(guān)資料。 (三)公司文書(shū)檔案1外發(fā)文件:外發(fā)紅頭文件等; 2外收文件: （1）監(jiān)管部門(mén)的批文、批復(fù)、通知等; （2）上級(jí)管理部門(mén)、股東單位頒發(fā)的需要公司執(zhí)行的指示、決定、命令、條例、規(guī)定、辦法和通知等; （3）其他金融機(jī)構(gòu)的往來(lái)文件;（4）社會(huì)有關(guān)部門(mén)頒發(fā)的文件、材料和公函;（5）其他需要立卷歸檔的外來(lái)文件。3.內(nèi)部文件:各部門(mén)通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、制度及其他需要立卷歸檔的材料等。 (四)基金交易及基金清算包括不限于：投資決策委員會(huì)會(huì)議記彔、風(fēng)控委員會(huì)議記錄、清算指令等。 (五)合規(guī)檔案各種風(fēng)控合規(guī)報(bào)告及提示函等。

3、 (六)行政物業(yè) 1辦公樓相關(guān)文檔:裝修工程招標(biāo)、工程報(bào)批、監(jiān)理、投標(biāo)書(shū)、工程合同、竣工驗(yàn)收、辦公物業(yè)租賃文檔，財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)相關(guān)文檔等; 2辦公家具類(lèi)文檔;3電話(huà)、安保、音視頻相關(guān)文檔;4物業(yè)管理相關(guān)文檔;5空調(diào)、電梯相關(guān)資料; 6辦公樓消防、水系統(tǒng)圖紙等等; 7購(gòu)置各類(lèi)設(shè)備的圖紙、說(shuō)明書(shū)等; 8其他需要?dú)w檔的文件。 (七)信息系統(tǒng)信息系統(tǒng)工程建設(shè)等資料。 (八)合同類(lèi)公司對(duì)外簽訂簽訂的協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等。(九)基金業(yè)務(wù)1基金發(fā)行過(guò)程中形成的文件,如申報(bào)材料、宣傳資料等； 2基金合同、托管協(xié)議及其他有關(guān)文件;3基金年度報(bào)告等; 4其他。 (十)會(huì)計(jì)檔案 1會(huì)計(jì)憑證包括:記帳憑證、原始憑證、涉及外事的

4、會(huì)計(jì)憑證； 2帳簿包括:會(huì)計(jì)總帳、明細(xì)帳、輔助帳,現(xiàn)金和銀行存款日記帳,涉及外事活勱的會(huì)計(jì)帳簿；3報(bào)表:年度會(huì)計(jì)報(bào)表(決算)及附注,會(huì)計(jì)月報(bào)表及附注；4審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等。 (十一)人事檔案1履歷材料 2自傳材料3鑒定材料4考核材料5勞動(dòng)合同6參加黨團(tuán)組織的材料 7英雄模范先進(jìn)事跡材料 8處分、取消處分以及復(fù)查材料 9反映職務(wù)、職稱(chēng)、工資等方面的材料 10其他材料 (十二)聲像檔案 1本單位各種會(huì)議的照片、底片、錄音帶、錄像帶 2重要的合同、協(xié)議簽字樣式的照片、底片、錄音帶、錄帶 3重大節(jié)日、晚會(huì)活勱的照片、底片、錄音帶、錄像帶 4本單位歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)的照片 5其他重要的照片、底片、錄音帶、錄

5、像帶 6各類(lèi)紀(jì)念品、榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)品、出版刊物等。 第三章 檔案管理的組織和分工行政部是負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的部門(mén),職責(zé)是: (一)負(fù)責(zé)收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司的檔案資料; (二)督促指導(dǎo)公司各部門(mén)和有關(guān)人員把應(yīng)歸檔的文件材料正確整理立卷,按規(guī)定時(shí)間向檔 案室秱交歸檔,幵檢查其落實(shí)情況; (三)辦理檔案的借閱,做好檔案利用服務(wù)工作和日常管理工作; (四) 公司應(yīng)該妥善保存私募基金投資決策、交易和投資者適當(dāng)性管理等方面的記彔集其他相關(guān)資料,保存期限自基金清算終止之日起不得少于10 年。進(jìn)行檔案的鑒定工作,對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案,提出存毀意見(jiàn)。 (五)各部門(mén)要配備兼職檔案(文書(shū))管理員

6、,負(fù)責(zé)部門(mén)檔案材料的收集、整理和保管,按規(guī)定時(shí)間及時(shí)向檔案室提交歸檔。 (六)公司財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案和統(tǒng)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)保管。 (七)合規(guī)案由合規(guī)部門(mén)指定與人保管。對(duì)機(jī)密材料采用密封歸檔方式。 (八)基金交易及基金清算的資料屬于機(jī)密檔案,由投資交易部指派與人進(jìn)行管理。 (九)自行保管檔案的部門(mén)也應(yīng)建立科學(xué)的管理制度,便于對(duì)檔案的利用。 第四章 整理歸檔方法和要求文書(shū)檔案的分類(lèi)可采用多種方式,可根據(jù)實(shí)際情況靈活掌握:(一)按文件的不同性質(zhì)分類(lèi)(會(huì)議文件、外來(lái)文件、外發(fā)文件;公司內(nèi)部文件); (二)采用保管期限分類(lèi),即同一保管期限、同一年度的文件材料集中排列在一起; (三)同一部門(mén)的文件材料集中排列在

7、一起,按件裝件、管理; (四)業(yè)務(wù)檔案按事件分類(lèi),同一事件相關(guān)的文件資料集中管理; (五)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)區(qū)分年度,按報(bào)表、帳簿憑證分別整理立卷; (六)音像檔案采用年度戒事件分類(lèi)法進(jìn)行整理。 第七條 文件歸檔時(shí)間每年至少一次,保存時(shí)間為十年。 第八條 歸檔時(shí)應(yīng)將連同文件相應(yīng)的附件同時(shí)秱交檔案室。檔案室應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類(lèi), 核對(duì),履行交接手續(xù)。 第五章 保管和查閱第九條 負(fù)責(zé)集中保管檔案的部門(mén)應(yīng)明確與人進(jìn)行管理,與柜存放,定期檢查,防止損壞和 丟失,發(fā)現(xiàn)因信息載體而影響檔案壽命時(shí),要及時(shí)搶救復(fù)制,有條件時(shí)應(yīng)劃出與用房間存放 檔案。第十條 嚴(yán)格檔案調(diào)閱的管理 (一)外單位查閱、摘抄、復(fù)印檔案資料,須

8、憑單位介縐信,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),按查閱規(guī)定辦理。 (二)本公司人員因工作需要,履行規(guī)定的審批手續(xù)后,可以調(diào)閱檔案資料。 1查閱本部門(mén)的檔案資料,絆本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);2查閱公司的檔案資料,由各條線(xiàn)負(fù)責(zé)人審批。 (三)查閱檔案時(shí),應(yīng)辦理有關(guān)登記手續(xù),在指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí),丌得在檔案材料上標(biāo)記、涂改、折疊和拆散。歸還檔案時(shí),管理人員要仔細(xì)檢查清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)遺失、損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)告和處理。 (四)查閱電子版檔案,按相關(guān)手續(xù)由檔案管理員協(xié)劣查閱。第六章 附則第十一條 本制度的內(nèi)容如與國(guó)家有關(guān)部門(mén)頒布的法律、法規(guī)、規(guī)章和其他規(guī)范性文件有沖突的或本制度未盡事宜，按有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章及其他規(guī)范性文件的規(guī)定執(zhí)行。第十二條 本制度由浙江xx資產(chǎn)管理有限公司負(fù)責(zé)制定、解釋和修改，本制度未盡事宜，按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。第十三條 本暫行制度自頒布之日起生效。 浙江xx資產(chǎn)管理有限公司 二0一六年四月二十五日附件一: 檔案移交目錄序號(hào) 文件名稱(chēng) 數(shù)