公司管理費(fèi)用的精細(xì)化管理辦法

1、公司管理費(fèi)用的精細(xì)化管理辦法【引言】公司管理費(fèi)用的控制是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中非常重要的一環(huán)。無(wú)論什么行業(yè)，從起步期到成熟期，都會(huì) 經(jīng)歷管理費(fèi)用管控方式的多次變革。在行業(yè)起步期，市場(chǎng)上同類(lèi)企業(yè)較少，企業(yè)利潤(rùn)率也較高，而管理費(fèi)用 相較于成本對(duì)企業(yè)的利潤(rùn)影響較小，管理者往往采取粗放式的管理策略，只要利潤(rùn)仍然可觀，對(duì)管理費(fèi)用的 控制就不需過(guò)多關(guān)注，常常大手一揮拍個(gè)數(shù)隨意花，各類(lèi)的報(bào)銷(xiāo)需求都基本同意。而隨著行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)者的加 入，產(chǎn)品價(jià)格趨向于下降、成本趨于上升，而利潤(rùn)率隨之下降，此時(shí)行業(yè)逐漸進(jìn)入成熟期，行業(yè)內(nèi)企業(yè)的競(jìng) 爭(zhēng)日益加劇。而此時(shí)不起眼的管理費(fèi)用，越來(lái)越受管理層的關(guān)注，因?yàn)樗鼘?duì)利潤(rùn)的影響越來(lái)越重要，

2、企業(yè)要 想持續(xù)健康得生存，就必須控制管理費(fèi)用。管理費(fèi)用的控制并非一件易事，因?yàn)楣芾碣M(fèi)用不像成本直接跟產(chǎn)品掛鉤，也不像銷(xiāo)售費(fèi)用可以跟銷(xiāo)售 額、銷(xiāo)售量掛鉤，還往往出現(xiàn)很多之前沒(méi)有見(jiàn)過(guò)的各式各樣的新的費(fèi)項(xiàng)，算不上成本、銷(xiāo)售費(fèi)用、財(cái)務(wù)費(fèi)用 的都往里塞。而管理費(fèi)用控制過(guò)于放松會(huì)降低公司利潤(rùn)率，控制過(guò)于嚴(yán)格又會(huì)影響正常業(yè)務(wù)的運(yùn)行，尋找一 個(gè)持續(xù)運(yùn)行、動(dòng)態(tài)跟蹤的管理費(fèi)用管控體系顯得尤為重要。本文從管理費(fèi)用的預(yù)算管控、過(guò)程管控、動(dòng)態(tài)跟 蹤、獎(jiǎng)懲機(jī)制四個(gè)方面，提供一個(gè)管理費(fèi)用的精細(xì)化管理思路，力圖打造一個(gè)持續(xù)有效的管理費(fèi)用管控體 系。這四個(gè)方面并非獨(dú)立割裂，而是一個(gè)完整、持續(xù)的循環(huán)。預(yù)算管控是起點(diǎn)，在預(yù)算管控的

3、前提下，對(duì)管 理費(fèi)用的過(guò)程發(fā)生進(jìn)行制度、標(biāo)準(zhǔn)的控制，然后去動(dòng)態(tài)跟蹤分析費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況、制度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況， 獎(jiǎng)懲機(jī)制掛鉤動(dòng)態(tài)分析結(jié)果，進(jìn)而影響下一周期的預(yù)算制定（如圖）。一、預(yù)算管控明確管控職責(zé)管理費(fèi)用的管控不是一個(gè)部門(mén)的事情，而是需要多個(gè)部門(mén)的相互協(xié)作。通常，按照“誰(shuí)受益誰(shuí)承擔(dān)”的原則進(jìn)行管理歸口劃分，如果費(fèi)用經(jīng)辦與受益對(duì)象不同，需要事先溝通確認(rèn)，便于員工對(duì)日常管理活動(dòng)中的費(fèi)用項(xiàng)目及權(quán)責(zé)歸口有清晰的認(rèn)知。通常的歸口管控職責(zé)如下：1）財(cái)務(wù)部門(mén)：各層級(jí)的財(cái)務(wù)管理部門(mén)是費(fèi)用的統(tǒng)籌管理部門(mén)，主要負(fù)責(zé)制定總體管控方案、預(yù)算編制 計(jì)劃，并負(fù)責(zé)費(fèi)用預(yù)算及執(zhí)行的審核、監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)分析，具體包括：制定費(fèi)用總體

4、管控方案，并 統(tǒng)籌各歸口部門(mén)出具各費(fèi)用科目的管控標(biāo)準(zhǔn)、管控限額；依據(jù)各歸口部門(mén)核準(zhǔn)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、管控 限額，對(duì)日常的費(fèi)用支出實(shí)施審核及管控；每月對(duì)費(fèi)用的支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果反 饋各歸口部門(mén)進(jìn)行檢討。2）人力資源部：歸口管理人員的薪資福利、社保、招聘、培訓(xùn)費(fèi)；3）行政管理部：歸口管理公司資產(chǎn)購(gòu)置、辦公場(chǎng)所、開(kāi)辦、文體活動(dòng)、會(huì)議、公司車(chē)輛等相關(guān)費(fèi)用；4）各職能部門(mén)（人力、財(cái)務(wù)、行政、運(yùn)營(yíng)、生產(chǎn)等）：為部門(mén)控制費(fèi)用（差旅、對(duì)外招待、部門(mén)團(tuán)建） 及經(jīng)辦的部門(mén)專(zhuān)項(xiàng)費(fèi)用的歸口部門(mén)，負(fù)責(zé)建立部門(mén)內(nèi)部的管控臺(tái)賬，進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算的報(bào)送、審核、 控制、分析及提供考核依據(jù)等。明確各項(xiàng)費(fèi)用的管控方式及費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

5、在預(yù)算編制之前，首先要厘清費(fèi)用科目及管控方式、管控標(biāo)準(zhǔn)。該項(xiàng)工作由財(cái)務(wù)統(tǒng)籌，歸口部門(mén)主 責(zé)。各歸口部門(mén)根據(jù)各項(xiàng)費(fèi)用在實(shí)際業(yè)務(wù)中的具體管控情況，對(duì)歸口管理范圍內(nèi)的費(fèi)用清晰歸類(lèi)費(fèi)用科 目，并對(duì)每項(xiàng)費(fèi)用科目包含的費(fèi)用內(nèi)容、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行項(xiàng)目說(shuō)明。其目的一是為了指導(dǎo)下級(jí)部門(mén)準(zhǔn)確編 制各科目的預(yù)算，二是用于費(fèi)用執(zhí)行過(guò)程中的審核標(biāo)準(zhǔn)。如果是多種業(yè)務(wù)范圍的控股集團(tuán)，還需要對(duì)每 類(lèi)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)分別制定。1）費(fèi)用科目分級(jí)：可以根據(jù)費(fèi)用歸口部門(mén)或管控方式劃分一級(jí)科目，根據(jù)詳細(xì)的費(fèi)用事項(xiàng)劃分二級(jí) 科目，如果有更細(xì)的分類(lèi)需要，可以增加三級(jí)、四級(jí)科目等；2）費(fèi)用說(shuō)明：詳細(xì)列舉該科目包含的費(fèi)用內(nèi)容，不在此范圍內(nèi)的費(fèi)用

6、，明確說(shuō)明不允許在此科目預(yù) 算、報(bào)銷(xiāo)。盡量減少敞口的說(shuō)明，如果確實(shí)難以明確列舉的，也需說(shuō)明什么類(lèi)的費(fèi)用須一事一議提 前審批后方可預(yù)算、報(bào)銷(xiāo)；3）管控方式：一般可分為總額控制、人均控制、事項(xiàng)控制?？傤~控制即為核定的固定總數(shù)，可以根據(jù) 費(fèi)率、歷史發(fā)生對(duì)比、行業(yè)發(fā)生對(duì)比等進(jìn)行核定；人均控制為隨著人員的增加而增加，有多少人就 編制多少費(fèi)用；事項(xiàng)控制即為預(yù)計(jì)要發(fā)生的非固定事項(xiàng)，這些事項(xiàng)具有不確定性，可能偶爾發(fā)生， 或者發(fā)生的量不可預(yù)計(jì)，需要根據(jù)事項(xiàng)的具體情況溝通其發(fā)生的合理性，從而核定預(yù)算；4）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)區(qū)分預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)可以根據(jù)費(fèi)率、人均標(biāo)準(zhǔn)或固定總額標(biāo) 準(zhǔn)設(shè)定，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)一般需

7、要有附加的制度標(biāo)準(zhǔn)支撐。比如差旅費(fèi)，若無(wú)法較準(zhǔn)確預(yù)估出差事項(xiàng)，預(yù) 算標(biāo)準(zhǔn)可以按照人均標(biāo)準(zhǔn)或費(fèi)率標(biāo)準(zhǔn)粗略估算，具體的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)就需要明確到住宿標(biāo)準(zhǔn)、差補(bǔ)標(biāo)準(zhǔn)、交通標(biāo)準(zhǔn)等。職能部門(mén)執(zhí)行時(shí)，需要考慮在不超過(guò)預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)的前提下，去統(tǒng)籌安排出差事項(xiàng)，每一次的出差事項(xiàng)都不得超執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，這就是預(yù)算和執(zhí)行的雙重管控。費(fèi)用一級(jí)科目費(fèi)用二級(jí)科目歸口管理部門(mén)費(fèi)用說(shuō)明管控方式費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算編制管理預(yù)算編制是實(shí)現(xiàn)合理規(guī)劃控制公司管理費(fèi)用，發(fā)揮資金最大利用效率，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的重要環(huán)節(jié)。 財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)對(duì)預(yù)算編制管理整體規(guī)劃并組織統(tǒng)籌。大的控股集團(tuán)，可以建立預(yù)算管理委員會(huì)，由財(cái) 務(wù)部門(mén)及各歸口部門(mén)的成員組成。預(yù)算管理委員會(huì)應(yīng)從公

8、司總體利益出發(fā)，對(duì)歷史年度的費(fèi)用發(fā)生情況 梳理分析，并與同行業(yè)管理費(fèi)用水平對(duì)標(biāo)，找到可以提高費(fèi)控水平的管理思路和策略，并落實(shí)到預(yù)算標(biāo) 準(zhǔn)及費(fèi)用執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的調(diào)整上。管理費(fèi)用預(yù)算以年度為周期編制，通常每年11-12月開(kāi)始啟動(dòng)次年預(yù)算編制。預(yù)算管理委員會(huì)應(yīng)于 預(yù)算編制前，下發(fā)預(yù)算整體控制目標(biāo)及各科目的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、編制模板、時(shí)間要求（若無(wú)預(yù)算管理委員會(huì)， 則由集團(tuán)總部的財(cái)務(wù)管理部聯(lián)合各歸口部門(mén)下發(fā)）。整個(gè)預(yù)算編制過(guò)程往往需經(jīng)歷幾輪的上報(bào)和下發(fā)。從 最底層的預(yù)算部門(mén)開(kāi)始梳理需求并往上匯總一版；集團(tuán)總部收到后，各歸口部門(mén)對(duì)歸口費(fèi)用審核預(yù)算的 合理性、與下層組織溝通、并做出調(diào)整意見(jiàn)后下發(fā)下級(jí)組織修改；下層組織修

9、改后再?gòu)南峦蠀R總， 直至上報(bào)的預(yù)算完全符合業(yè)務(wù)需求、管控要求及預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，集團(tuán)總部最終下發(fā)預(yù)算終版數(shù)。整個(gè)過(guò)程通 常持續(xù)2-3個(gè)月。二、過(guò)程管控預(yù)算調(diào)劑預(yù)算管理委員會(huì)應(yīng)該從期間調(diào)劑、組織間調(diào)劑、科目間調(diào)劑方面分別做出管控要求。期間調(diào)劑，需要明確預(yù)算管控的最小時(shí)間跨度，如按半年管控，那下半年預(yù)算不得調(diào)到上半年去花， 上半年預(yù)算有剩余能否滾動(dòng)到下半年繼續(xù)花也需要明確；按季度管控，則后面季度的預(yù)算不得調(diào)到前面 季度，但每個(gè)季度的月份之間是可以調(diào)劑的；按月管控，后面月度的預(yù)算不得調(diào)到前面去花。管控的時(shí) 間跨度越小，執(zhí)行的靈活性就越低，對(duì)預(yù)算編制準(zhǔn)確性的要求也就越高，這個(gè)需要根據(jù)業(yè)務(wù)的穩(wěn)定性去 判斷，選

10、擇什么樣的管控期間是合適的。組織間調(diào)劑，需要明確預(yù)算管控的最小組織單位，如按部門(mén)管控，那部門(mén)之間的預(yù)算不得調(diào)劑；按 項(xiàng)目管控，那項(xiàng)目之間的預(yù)算不得調(diào)劑，但項(xiàng)目?jī)?nèi)部各部門(mén)的預(yù)算是可以調(diào)劑的。有時(shí)候不同的預(yù)算科 目，要求的組織間調(diào)劑原則可能也不一樣，如部門(mén)控制費(fèi)用就按部門(mén)控制，像部門(mén)的差旅、團(tuán)建等，而 像活動(dòng)、會(huì)議費(fèi)，可能要求是項(xiàng)目管控的，項(xiàng)目間不得調(diào)劑，但項(xiàng)目?jī)?nèi)部各部門(mén)是可調(diào)劑的。科目間調(diào)劑，需要明確預(yù)算管控的最小科目級(jí)別，可以是一級(jí)科目管控，也可以是二級(jí)科目管控， 或者單明細(xì)科目管控。對(duì)科目管控的要求，應(yīng)該從事項(xiàng)的的業(yè)務(wù)屬性出發(fā)，兼顧靈活性和管控強(qiáng)度。比 如人員直接相關(guān)的費(fèi)用，員工福利費(fèi)、活動(dòng)

11、費(fèi)、辦公用品費(fèi)等，這些科目之間一般是允許調(diào)劑的，只要 總額不超就可以；辦公場(chǎng)所費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)和員工福利費(fèi)之間通常是不允許調(diào)劑的，因?yàn)檗k公場(chǎng)所費(fèi)相 對(duì)剛性，不能隨著人員的增減即時(shí)變動(dòng)，業(yè)務(wù)招待費(fèi)與業(yè)務(wù)相關(guān)，和人員之間的關(guān)系也不太大。費(fèi)用立項(xiàng)對(duì)于管理費(fèi)用的發(fā)生，預(yù)算是終極防線(xiàn)，而過(guò)程中的管控是第一道防線(xiàn)。過(guò)程管控有兩個(gè)方面，一 是費(fèi)用發(fā)生的合理性，這項(xiàng)費(fèi)用該不該發(fā)生；二是費(fèi)用發(fā)生的合規(guī)性，程序是不是完整規(guī)范，價(jià)格是不 是公允。費(fèi)用立項(xiàng)則可以解決費(fèi)用發(fā)生的合理性問(wèn)題，而流程審批是解決費(fèi)用發(fā)生的合規(guī)性問(wèn)題。費(fèi)用立項(xiàng)，首先需要明確哪些費(fèi)用必須立項(xiàng)，哪些常規(guī)性的費(fèi)用不用立項(xiàng)，像員工福利、辦公用品 等費(fèi)用，

12、屬于日常的常規(guī)發(fā)生的，就可以不用走立項(xiàng)申請(qǐng)。明確了需要立項(xiàng)的費(fèi)用事項(xiàng)之后，再針對(duì)這 些事項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)，確定立項(xiàng)的不同模板。不同類(lèi)的費(fèi)用立項(xiàng)需要的信息是不同的，如新開(kāi)辦公場(chǎng)所費(fèi)立 項(xiàng)，需要人員數(shù)、工位數(shù)、租金價(jià)格、物業(yè)費(fèi)價(jià)格、能耗價(jià)格等信息，活動(dòng)事項(xiàng)的立項(xiàng)則需要會(huì)議主題、 會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)人數(shù)、用餐情況、用車(chē)情況、會(huì)議物資需求等。再就是立項(xiàng)的審批，可以根據(jù)不同的事 項(xiàng)金額，設(shè)立不同的授權(quán)，超過(guò)多大金額的事項(xiàng)立項(xiàng)，需要簽批到哪一層級(jí)的管理者。管理者根據(jù)提供 的立項(xiàng)信息，來(lái)決策這項(xiàng)費(fèi)用該不該發(fā)生。流程審批流程審批，就是對(duì)費(fèi)用發(fā)生流程的規(guī)范和審批權(quán)限的授權(quán)，包括對(duì)預(yù)算調(diào)劑、立項(xiàng)審批、招標(biāo)定標(biāo) 審批、合同審

13、批、付款審批、結(jié)算審批全流程的要求。管理者應(yīng)當(dāng)對(duì)事項(xiàng)、金額分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行授權(quán)， 每類(lèi)事項(xiàng)，超過(guò)多大金額的什么流程批到誰(shuí)。如果可以的話(huà)，應(yīng)當(dāng)梳理出每類(lèi)流程的要求，包括業(yè)務(wù)要求、填報(bào)要求、附件要求，形成標(biāo)準(zhǔn)化的 指導(dǎo)手冊(cè)，一來(lái)可以方便流程發(fā)起人規(guī)范操作，二來(lái)可以讓審批人更輕松，也更知道從哪些方面去判斷 事項(xiàng)的合理性、合規(guī)性。三、動(dòng)態(tài)跟蹤動(dòng)態(tài)跟蹤，需要定期對(duì)費(fèi)用的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，并對(duì)整體預(yù)算的合理性以及業(yè)務(wù)的偏差做出判斷、給 出建議、并持續(xù)跟進(jìn)改進(jìn)情況。在動(dòng)態(tài)跟蹤中，應(yīng)當(dāng)制定一套可行的監(jiān)測(cè)指標(biāo)體系，可以從各歸口部門(mén)的執(zhí) 行率、管理費(fèi)率、人均發(fā)生、人員到崗率等進(jìn)行月度檢測(cè)，根據(jù)檢測(cè)指標(biāo)的異常程度

14、來(lái)提出干預(yù)措施或調(diào)整 預(yù)算：（1）預(yù)算執(zhí)行率：對(duì)各組織、各科目的預(yù)算執(zhí)行率進(jìn)行分析，定位執(zhí)行率偏差較大的，進(jìn)而了解執(zhí) 行偏差的原因。若執(zhí)行率偏高，要考慮偏高的合理性，不合理的需要組織進(jìn)行整改，判斷整改后剩余預(yù) 算是否夠用；若執(zhí)行率偏低，則考慮目前的預(yù)算執(zhí)行節(jié)奏是否合理，是否存在大額的后續(xù)需要占用預(yù)算 的事項(xiàng)，若不合理，則估算出后續(xù)還需要多少的預(yù)算，剩余的預(yù)計(jì)不會(huì)發(fā)生的預(yù)算，則需要做出調(diào)減。（2）人均發(fā)生：主要用于人員直接相關(guān)的費(fèi)用，根據(jù)各組織人均發(fā)生的橫向、縱向比較，定位異常 情況，挖掘人均發(fā)生不合理的原因，采取相應(yīng)措施進(jìn)行糾正。（3）人員到崗情況：判斷人員到崗情況與年初計(jì)劃是否出現(xiàn)大的偏差，

15、若有偏差，則需重新進(jìn)行人 員的規(guī)劃，與人員相關(guān)的費(fèi)用預(yù)算也應(yīng)隨之變化。（4）業(yè)務(wù)發(fā)生情況：主要用于與業(yè)務(wù)直接相關(guān)的費(fèi)用（以固定費(fèi)率管控的）以及按照事項(xiàng)編制預(yù)算 的費(fèi)用，判斷業(yè)務(wù)發(fā)生的需求是否發(fā)生變化，包括業(yè)績(jī)目標(biāo)是否出現(xiàn)大的變化，若出現(xiàn)變化，則應(yīng)相應(yīng) 調(diào)整預(yù)算。通過(guò)動(dòng)態(tài)的分析跟蹤及預(yù)算調(diào)整，便可以保證當(dāng)前預(yù)算的準(zhǔn)確性，讓預(yù)算和業(yè)務(wù)需求始終處于相吻 合的狀態(tài)。四、獎(jiǎng)懲機(jī)制在獎(jiǎng)懲機(jī)制里，要將費(fèi)用執(zhí)行與團(tuán)隊(duì)人員的績(jī)效考核掛鉤，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)對(duì)于費(fèi)用控制的認(rèn)知及落實(shí)， 促進(jìn)目標(biāo)達(dá)成。從管理矩陣上看，這包括對(duì)歸口部門(mén)的考核，也包括對(duì)項(xiàng)目組織的考核。根據(jù)監(jiān)測(cè)指標(biāo)， 制定獎(jiǎng)金包計(jì)算公式，如實(shí)際管理費(fèi)高于預(yù)算，則超出部分的30%從年終獎(jiǎng)金池中扣減，70%從下年度預(yù) 算總包中扣減；若實(shí)際管理費(fèi)低于預(yù)算，則低于管理費(fèi)預(yù)算的部分，30%納入年終獎(jiǎng)金池，70%納入下年 度的管理費(fèi)用預(yù)算總包。要注意的是，整體年度的管理費(fèi)用預(yù)算，應(yīng)當(dāng)考慮過(guò)程中的調(diào)整，根據(jù)調(diào)整之 后的預(yù)算與實(shí)際發(fā)生進(jìn)行對(duì)比，即與最終的業(yè)務(wù)需求吻合的預(yù)算。如一個(gè)事項(xiàng)，年初編預(yù)算時(shí)預(yù)計(jì)會(huì)發(fā) 生，后來(lái)