簡廚餐飲公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程設(shè)計

1、.目錄1簡廚餐飲公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理現(xiàn)狀 .11.1公司簡介 .11.2公司采購流程 .11.3公司當(dāng)前采購狀況 .12簡廚餐飲公司日常采購業(yè)務(wù)與賬務(wù)工作存在的問題及原因分析.22.1采購成本過高 .22.2采購單據(jù)填寫不規(guī)范 .23簡廚餐飲公司日常采購業(yè)務(wù)與賬務(wù)工作存在問題的原因 .33.1缺乏采購成本控制意識 .33.2加強(qiáng)采購單據(jù)規(guī)范管理 .33.3沒有建立完善的采購管理體系 .34簡廚餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程的優(yōu)化設(shè)計 .44.1采購成本控制制度優(yōu)化設(shè)計 .44.2采購單據(jù)填制制度優(yōu)化設(shè)計 .54.3采購管理制度優(yōu)化設(shè)計 .55總結(jié).6.簡廚餐飲公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程設(shè)計簡廚

2、餐飲公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理現(xiàn)狀1.1 公司簡介簡廚餐飲公司（以下簡稱“公司”）成立于2015 年，是一家專業(yè)從事酒店特色菜研發(fā)、生產(chǎn)、銷售的一體化企業(yè)。公司的主要經(jīng)營項目是為酒店廚房、宴席廚房、家庭廚房等提全套的餐飲服務(wù)。經(jīng)過三年多的發(fā)展， 公司旗下已經(jīng)擁有了四大品牌、三十多個特色產(chǎn)品。 公司產(chǎn)品遍布全國十幾個省份、 二十多個城市。自創(chuàng)立以來， 公司一直堅持做老百姓放心的產(chǎn)品，做老百姓吃的起的產(chǎn)品。 公司以簡廚為名，就是希望讓廚房變得更加簡單，通過流程化的操作為老百姓提供干凈、衛(wèi)生、美味的特色菜品。1.2 公司采購流程目前，公司采購流程分為兩種：1、采購水產(chǎn)品類、原材料流程。這兩類產(chǎn)品每天都需要

3、新鮮配送，在時間和質(zhì)量方面的要求比較高。2、采購調(diào)味品、主食類、凍品、用品類產(chǎn)品。公司要求走的是一般采購流程和審核流程。預(yù)測或提供需求倉庫查庫存或申選擇供應(yīng)商購驗收，入庫供應(yīng)商供貨下單，跟單圖 1 公司一般采購流程1.3 公司當(dāng)前采購狀況自 2018 年 1 月 1 日至 2018 年 12 日 31 日，公司倉庫共入庫了896 個品種，采購次數(shù)為 1562 次，涉及 124 個供應(yīng)商，采購金額總計104292 元。表 1 公司 2018 年入庫資料品種采購次數(shù)供應(yīng)商數(shù)量采購金額數(shù)量896 種1562 次124 個144292 元.目前公司對需要采購的產(chǎn)品分為以下幾類：一、活的水產(chǎn)品類。包括蝦

4、類，蟹類，魚類等產(chǎn)品。這些產(chǎn)品在送到倉庫時必須是活的；二、原材料類：包括蔬菜，水果，肉類，蛋類等。這些產(chǎn)品必須是新鮮的，如果有活雞、活鴨等，送到倉庫時，必須是存活的狀態(tài)；三、主食類：包括油、米、面、粉等物資，這些產(chǎn)品可以一次性大量采購，儲藏在倉庫里。四、調(diào)味品類：包括鹽，味精，醬油，辣椒、八角等各種調(diào)料，及飲料，干貨，酒水等多種調(diào)味品。五、凍品類：冷凍的豬肉、雞肉、牛羊肉制品，以及可以速食的各類產(chǎn)品。六、日常用品類：包括清潔、收納用品，餐飲器具等。表 2 公司各類產(chǎn)品采購金額匯總表供應(yīng)商數(shù)量種類金額（元）金額比例水產(chǎn)品類6282972420.60%原材料12686045841.90%主食類20

5、122424116.90%調(diào)味品類322891933513.40%冷凍制品112469254.8%日常用品4332236072.5%總計124743144292100%簡廚餐飲公司日常采購業(yè)務(wù)與賬務(wù)工作存在的問題及原因分析2.1 采購成本過高在查看公司的采購成本時，可以發(fā)現(xiàn)公司沒有對采購成本進(jìn)行嚴(yán)格的控制，導(dǎo)致采購成本過高。通常情況下，餐飲公司的原材料成本占公司產(chǎn)品收入的30%-40%，而簡廚公司的原材料成本占餐飲產(chǎn)品收入的48%，將近一半（如表3所示）。采購成本過高，導(dǎo)致公司利潤降低，影響了公司利潤，降低了公司的市場競爭力。2018 年 1 月 1 日-12月31日采購成本公司產(chǎn)品收入144

6、2922985302.2 采購單據(jù)填寫不規(guī)范在查看公司采購相關(guān)單據(jù)時， 可以發(fā)現(xiàn)部分單據(jù)存在填寫不規(guī)范的問題。例如，.有的單據(jù)，只寫明購買 20 斤對蝦，購買單價和總金額，并未填寫訂單號，也未填寫供應(yīng)商名稱， 這樣很容易出現(xiàn)采購申請單與采購訂單， 采購訂單與供應(yīng)商送貨單無法一一對應(yīng)的問題， 從而導(dǎo)致公司采購賬目混亂， 影響了公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理的質(zhì)量及效率。采購訂單訂單編號：銷售合同號：供應(yīng)商：訂購日期： 2018.12.21審核：電話：序號產(chǎn)品名稱規(guī)格型號數(shù)量單價合計備注1對蝦斑節(jié)對蝦20 斤6513002石斑魚海南龍膽石斑魚20 斤12024003海膽紫海膽10 個1801800無合計小寫

7、 : ￥ 5500大寫：伍仟伍佰圓整簡廚餐飲公司日常采購業(yè)務(wù)與賬務(wù)工作存在問題的原因3.1 缺乏采購成本控制意識雖然公司管理層已經(jīng)認(rèn)識到采購成本管理的重要性，但是目前仍然存在采購成本管理方意識不強(qiáng)的問題， 沒有建立完善的采購成本控制制度，導(dǎo)致財務(wù)人員及采購人員沒有真正意識到采購成本控制對企業(yè)發(fā)展的重要性，缺乏采購成本控制意識，實施采購時往往沒有對采購計劃進(jìn)行合理的設(shè)計，經(jīng)常超出采購預(yù)算,增加了不必要的成本費(fèi)用，影響了企業(yè)的盈利。3.2 加強(qiáng)采購單據(jù)規(guī)范管理公司在采購單據(jù)的填寫方面要求不高，也沒有建立完善的采購填寫標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致相關(guān)人員在填寫采購單據(jù)時存在疏忽心理，認(rèn)為只要填寫了采購項目和金額就可以

8、了，至于供應(yīng)商及訂單編號等信息，反正有采購申請單和供應(yīng)商提供的供貨單，只要裝訂在一起可以了。 這樣很容易造成公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理混亂，影響了公司采購業(yè)務(wù)賬務(wù)管理工作的有序開展。3.3 沒有建立完善的采購管理體系目前公司只設(shè)置了一名采購人員，而且公司的采購部分由這名工作人員負(fù)責(zé).和供貨商洽談， 在其完成采購程序之后， 只需要將采購的清單以及價格遞交財務(wù)進(jìn)行審核，采購監(jiān)督機(jī)制不完善， 缺乏相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。 對于所采購原材料的價格變化，可以完全解釋為價格波動， 使財務(wù)人員很難發(fā)現(xiàn)。 這種采購形式對采購成本把控力度不好。 此外，在成本控制過程中這不僅僅是財務(wù)部門的職責(zé)， 應(yīng)該是全員參與各個部門協(xié)調(diào)配合

9、。 全方位、多角度推進(jìn)有利于成本控制取得良好效果。比如在采購階段、 加工階段、銷售階段任何一個階段僅僅依靠財務(wù)部門的努力都是無法形成有效的成本控制體系。 每一個環(huán)節(jié)忽視成本控制都有可能會造成原材料、資金、能源的浪費(fèi)。 而且酒店財務(wù)部門在成本控制過程中注重了后期產(chǎn)品成本利潤的核算，忽視了前期的定價與成本核算。簡廚餐飲企業(yè)采購業(yè)務(wù)賬務(wù)一體化流程的優(yōu)化設(shè)計4.1 采購成本控制制度優(yōu)化設(shè)計1、原材料采購計劃和審批流程。廚師長或廚房部的負(fù)責(zé)人每天晚上，保管人員每周或每半月定期根據(jù)本企業(yè)的經(jīng)營收支、物質(zhì)儲備情況確定物資采購量，并填制采購單報送采購計劃員。采購計劃員根據(jù)采購需求，結(jié)合采購計劃制定采購訂單，并

10、報送采購總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可向供應(yīng)商下訂單。2、采購詢價報價體系。 財務(wù)部應(yīng)定期對日常消耗的原輔料進(jìn)行廣泛的市場價格咨詢，由專門負(fù)責(zé)該事項的物價員，對物資采購的報價進(jìn)行分析反饋，同時堅持貨比三家的原則，發(fā)現(xiàn)差異及時督促糾正。 對于每天使用的蔬菜、肉、禽、蛋、水果等原材料，采購員根據(jù)市場行情每周或半個月公開報價一次，并召開定價例會，成本控制制定價人員由使用部門負(fù)責(zé)人、采購員、物價員、庫管人員組成，度對供應(yīng)商所提供物品的質(zhì)量和價格兩方面進(jìn)行公開、 公平的選擇。3、采購驗貨制度。庫管員對物資采購實際執(zhí)行過程中的數(shù)量、質(zhì)量、標(biāo)準(zhǔn)與計劃以及報價，通過嚴(yán)格的驗收制度進(jìn)行把關(guān)。對于不需要的超量進(jìn)貨、質(zhì)量低劣、

11、規(guī)格不符及未經(jīng)批準(zhǔn)采購的物品有權(quán)拒收，對于價格和數(shù)量與采購單上不一致的及時進(jìn)行糾正，驗貨結(jié)束后庫管員要填制驗收憑證。4、采購物資庫存量控制制度。根據(jù)餐飲企業(yè)的經(jīng)營情況合理設(shè)置庫存量的上下限，并通過計算機(jī)進(jìn)行管理。當(dāng)庫存量達(dá)到下限時由計算機(jī)自動報警，及時補(bǔ)貨；對于滯銷菜品，通過計算機(jī)統(tǒng)計出數(shù)據(jù)及時減少采購庫存量，或停止長期滯銷菜的供應(yīng)，以避免.原材料變質(zhì)造成的損失。4.2 采購單據(jù)填制制度優(yōu)化設(shè)計1、要求 PO內(nèi)容與 ERP中的各項內(nèi)容保持一致，項目齊全。編號不得重復(fù)。增加 ERP供應(yīng)商編號。 請款時交給財務(wù)的 PO必須是最新的，如手工有修改或增加須在修改處由采購主管簽字批準(zhǔn)。2、收貨單或供應(yīng)商

12、送貨單必須是原件，并寫明實收數(shù)量、收貨號（與 ERP一致），有收貨人簽名和日期，如有涂改需主管簽字確采購單據(jù)填認(rèn)。寫制度3、財務(wù)人員要對采購單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。“供應(yīng)商”必須是對方公司名稱全稱。“地址、電話”等內(nèi)容必須填寫正確。供應(yīng)商提供的發(fā)票應(yīng)為發(fā)票聯(lián)，套印有發(fā)票監(jiān)制章、加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務(wù)專用章，字跡清楚、不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤、票面金額與實際支付金額相符。4、采購單的填寫。所有的采購申請單必須填寫一式四聯(lián)，第一聯(lián)：財務(wù)部存檔；第二聯(lián)：交成本控制（倉庫）存檔；第三聯(lián)：采購組存檔；第四聯(lián)：申購部門存檔。填寫申請單應(yīng)注明、貨品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量及數(shù)量單位；有特殊要求的貨

13、品，需在采購申請單上注明具體和特殊要求；無法提供型號、規(guī)格或品牌不詳?shù)呢浧罚曩彶块T需將貨品樣品交于采購員，或使用部門人員會同采購人員前往現(xiàn)場認(rèn)清樣品并說明具體采購要求。對已簽定合同的采購事項可不需采購申請單。4.3 采購管理制度優(yōu)化設(shè)計.1、制定采購計劃。為保證經(jīng)營活動的正常運(yùn)行，各申購部門應(yīng)根據(jù)本部門經(jīng)營需求量做出預(yù)測及工作安排，擬定下月采購計劃。如需進(jìn)行大宗物資采購，采購部根據(jù)使用部門采購物資的申請，對大宗物資進(jìn)行報價，并填寫采購合同審批表，采購合同審批表由經(jīng)辦部門使用部門財務(wù)部總經(jīng)理總裁審批后方可采購。對于緊急采購物品，經(jīng)營或工程用緊急采購如遇特殊情況來不及按采購程序辦理有關(guān)手續(xù)，須先

14、口頭報請總經(jīng)理批準(zhǔn)，并說明要求到貨具體時間，由經(jīng)理交待采購部落實采購，貨到后申購部門需及時補(bǔ)辦有關(guān)采購手續(xù)。采購管理制2、采購詢價。（ 1）由采購人員根據(jù)需采購物資進(jìn)行報價，報價度要遵循“貨比三家”原則；（2）使用部門負(fù)責(zé)人根據(jù)采購報價，選擇是否同意或細(xì)則購買價格。選擇應(yīng)遵守性價比最優(yōu)原則； （3）現(xiàn)場調(diào)整金額較大或技術(shù)含量較高的物品采購，采購員應(yīng)召集公司領(lǐng)導(dǎo)、使用部門、專業(yè)技術(shù)人員前往現(xiàn)場進(jìn)行考查，確保采購質(zhì)量。3、收貨。（ 1）到貨前采購員應(yīng)該向倉庫及使用部門下達(dá)到貨通知，倉庫根據(jù)到貨通知準(zhǔn)備收貨人員、場地及其驗收資料、器具等。（2）采購員現(xiàn)場采購時，應(yīng)預(yù)先對貨品做出必要的檢查，以保障公司購入適當(dāng)?shù)呢浧?；?dāng)送到的貨品有問題時，如：數(shù)量不符、品質(zhì)參差、逾時未到，采購員應(yīng)即時知會供應(yīng)商?？偨Y(jié)隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場經(jīng)濟(jì)競爭越來越激烈