合同控制制度

1、合同控制制度第一章總則第一條目的為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效維護(hù)公司的合法權(quán)益， 制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司、所屬各公司對(duì)外簽訂、履行的建立民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系 的各類合同、協(xié)議等，包括買賣合同、借款合同、租賃合同、加工承攬合 同、運(yùn)輸合同、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同等。第二章職責(zé)分工第三條公司總經(jīng)理、人力與發(fā)展總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、分管總監(jiān)、分管經(jīng)理、公司法 務(wù)負(fù)責(zé)公司合同的審批；第四條公司綜合管理部法務(wù)具體職責(zé)是：負(fù)責(zé)制定常用合同統(tǒng)一文本；負(fù)責(zé)各部門提交的各類合同的合法性、可行性、有利性審查；負(fù)責(zé)合同糾紛的處理；第五條 業(yè)務(wù)部門的職責(zé)：負(fù)責(zé)明確對(duì)擬訂合同的業(yè)務(wù)工作背景、程序、具體

2、內(nèi) 容，負(fù)責(zé)了解擬簽約對(duì)象的資信及履約能力。第五條公司行政秘書的職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)合同專用章、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理； 第六條公司檔案室的職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的檔案管理；第三章合同的簽訂控制第七條合同的主體訂立合同的主體必須是公司及所屬各公司中具有法人資格，能獨(dú)立承擔(dān)民 事責(zé)任的組織，其他部門、機(jī)構(gòu)、分公司等不得擅自簽訂合同。訂立合同前，應(yīng)當(dāng)對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、資信能力、履約能力進(jìn)行調(diào) 查，不得與不能獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽 訂與該單位履約能力明顯不相符的合同。公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟(jì)合同，確有必要簽訂經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)經(jīng)公司總 經(jīng)理同意。第八條合同的形式訂立合同，應(yīng)當(dāng)采用書

3、面形式。“書面形式”是指合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公 文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件 限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式。第九條合同的內(nèi)容當(dāng)事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對(duì)方當(dāng)事人提供的 資信情況載明的當(dāng)事人的名稱、住所應(yīng)保持一致。合同標(biāo)的：合同標(biāo)的應(yīng)具有唯一性、準(zhǔn)確性，買賣合同應(yīng)詳細(xì)約定規(guī) 格、型號(hào)、商標(biāo)、產(chǎn)地、等級(jí)等內(nèi)容；服務(wù)合同應(yīng)約定詳細(xì)的服務(wù)內(nèi)容及 要求；對(duì)合同標(biāo)的無法以文字描述的應(yīng)將圖紙作為合同的附件。數(shù)量：合同應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)量單位，一般應(yīng)約定標(biāo)的物數(shù)量，常 年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應(yīng)約定數(shù)量的確定方式（如電報(bào)、傳真、 送貨單、發(fā)票

4、等）。質(zhì)量：有國家標(biāo)準(zhǔn)，部門行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)約定所采用標(biāo)準(zhǔn) 的代號(hào)；化工產(chǎn)品等可以用指標(biāo)描述的產(chǎn)品應(yīng)約定主要指標(biāo)要求（標(biāo)準(zhǔn)已 涵蓋的除外）；憑樣品支付的應(yīng)約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點(diǎn)。價(jià)款或報(bào)酬：價(jià)款或者報(bào)酬應(yīng)在合同中明確，采用折扣形式的應(yīng)約定 合同的實(shí)際價(jià)款；價(jià)款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯）、 托收、信用證、現(xiàn)金等應(yīng)予以明確；價(jià)款或報(bào)酬的支付期限應(yīng)約定確切日 期或約定在一定條件成就后多少日內(nèi)支付。履行期限、地點(diǎn)和方式履行期限應(yīng)具體明確定，無法約定具體時(shí)間的，應(yīng)在合同中約定履行期間 的方式；合同履行地點(diǎn)應(yīng)力爭作對(duì)本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點(diǎn) 為本公司

5、倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應(yīng)明確至市轄區(qū)或縣一 級(jí)；買賣合同在合同中一般應(yīng)約定交付的手續(xù)，即合同履行的標(biāo)志，如托運(yùn)單、 倉庫保管員簽單等。合同的擔(dān)保合同中對(duì)方事人要求提供擔(dān)保或本方要求對(duì)方當(dāng)事人提供擔(dān)保的，應(yīng)結(jié)合 具體情況根據(jù)擔(dān)保法的要求辦理相關(guān)手續(xù)。合同的解釋合同文本中所有文字應(yīng)具有排它性的解釋，對(duì)可能引起歧義的文字和某些 非法定專用詞語應(yīng)在合同中進(jìn)行解釋。保密條款對(duì)技術(shù)類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同應(yīng)約定保密承諾與違 反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任。合同聯(lián)系制度履行期限長的重大合同應(yīng)當(dāng)約定合同雙方聯(lián)系制度。違約責(zé)任根據(jù)合同法作適當(dāng)約定，注意合同的公平性。解決爭議的方式解決爭議的

6、方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應(yīng)明確約定仲裁機(jī)構(gòu)的名 稱，雙方對(duì)仲裁機(jī)構(gòu)不能達(dá)成一致意見的，可選擇第三地仲裁機(jī)構(gòu)。第四章合同的審核控制第十條公司的各部門完成重大合同的初步商談后，將合同文本簽報(bào)公司法務(wù)。第十一條 法務(wù)對(duì)重大合同文本的審查意見反饋給公司的各相關(guān)部門。第十二條審核期限。各部門起草或收到合同文本后，應(yīng)當(dāng)在簽訂日5個(gè)工作 日前送交法務(wù)審核。法務(wù)原則上應(yīng)在受理合同之日起五個(gè)工作日內(nèi)完成 對(duì)送審合同的法律審核。各部門對(duì)審查時(shí)限有特殊要求的，應(yīng)當(dāng)書面說 明理由，并征得法務(wù)同意后，可以相應(yīng)縮短審查期限。第十三條合同的相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)法務(wù)的審查意見對(duì)基本內(nèi)容與重大事項(xiàng)進(jìn) 行修改調(diào)整，在修改調(diào)整

7、后由公司法務(wù)二次審核，公司法務(wù)審核通過后， 報(bào)人力及發(fā)展總監(jiān)審核。第十四條公司法務(wù)根據(jù)人力及發(fā)展總監(jiān)的審核意見制作修改合同文本及合同 具體條款，并對(duì)其中的重大問題予以說明。合同文本及具體條款確定之 后，應(yīng)當(dāng)報(bào)相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)對(duì)合同在會(huì)簽單 中明確表明意見。標(biāo)的100萬以上的合同或其他重大的合同報(bào)董事長審 核通過。第十五條各部門按照董事長審批意見及法人授權(quán)與合同對(duì)方進(jìn)行談判、簽訂。第五章合同的履行控制第十六條合同的變更、解除在合同履行期間因客觀原因需要變更或者解除合同的，應(yīng)在法律規(guī)定 或合理期限內(nèi)與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商，達(dá)成一致。本方收到對(duì)方當(dāng)事人要求解除或變更的通知書后，應(yīng)從本

8、公司利益出 發(fā)，從嚴(yán)控制。對(duì)方不履行合同或難以履行合同，應(yīng)及時(shí)提出變更或解除合同。變更或解除經(jīng)濟(jì)的，應(yīng)當(dāng)采用書面形式（包括書信、電報(bào)）；變更或解除合同應(yīng)按照本制度合同審核程序報(bào)原審批人員批準(zhǔn)。法律、 行政法規(guī)規(guī)定變更合同應(yīng)當(dāng)辦理批準(zhǔn)登記等手續(xù)的，應(yīng)依法及時(shí)辦理;第十七條合同的履行公司應(yīng)當(dāng)按照合同約定全面履行自己的義務(wù)，并隨時(shí)督促對(duì)方當(dāng)事人 及時(shí)履行其義務(wù)。在合同履行過程中，應(yīng)隨時(shí)了解對(duì)合同的履行情況，做好記錄，及時(shí) 發(fā)現(xiàn)和解決問題。履行銷售合同交付貨物時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人簽署一式二份的收貨單，一份 留存對(duì)方，一份交銷售部門備查。向?qū)Ψ疆?dāng)事人交付增值稅發(fā)票時(shí)應(yīng)由 對(duì)方當(dāng)事人出具收條。履行采購合同付款

9、時(shí)應(yīng)由對(duì)方當(dāng)事人出具收款收據(jù)或收條，公司原則上 只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。在履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對(duì)方當(dāng)事人有 下列情況之一的，應(yīng)立即中止履行，并及時(shí)書面上報(bào)。1經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；2轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；3. 3喪失商業(yè)信譽(yù)；4有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形；債權(quán)債務(wù)的定期確認(rèn)和發(fā)生重大變動(dòng)時(shí)的確認(rèn)；1在常年合同特別是常年銷售、采購合同履行過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)定 期對(duì)帳，確認(rèn)雙方債權(quán)債務(wù)；2在對(duì)方當(dāng)事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項(xiàng)以及本 公司或?qū)Ψ疆?dāng)事人的合同經(jīng)辦人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)帳，確認(rèn)合同 效力及雙方債權(quán)債

10、務(wù)。第十八條合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時(shí)，應(yīng)首先按照實(shí)事求是的原則，平 等協(xié)商解決；合同雙方在一定期限內(nèi)無法就糾紛的處理達(dá)成一致意思或?qū)Ψ疆?dāng)事人 無意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)書面報(bào)告部門經(jīng)理和總經(jīng)理，并擬定 處理意見，報(bào)總經(jīng)理決定。對(duì)方當(dāng)事人涉嫌合同詐騙的，應(yīng)立即報(bào)告部門經(jīng)理和總經(jīng)理。公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對(duì)方當(dāng)事人起訴的， 相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書 面材料連同有關(guān)證據(jù)報(bào)綜合管理部法務(wù)處。第六章合同的日常管理第十九條 公司的合同專用章、公司的空白合同、授權(quán)委托書由行政秘書管理，業(yè)務(wù)人員不得隨帶合同專用章或已

11、蓋章的空白授權(quán)委托書、蓋章的空白 合同出差，特殊情況，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。合同專用章、蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的， 應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)報(bào)案，并登報(bào)聲明。第二十條已簽訂的合同及送貨回單，增值稅發(fā)票收據(jù)以及業(yè)務(wù)往來傳真、信函、 對(duì)帳單等資料，銷售、采購部門的業(yè)務(wù)人員應(yīng)自行保管好；重要資料應(yīng) 將原件交檔案室隨合同保管。第二十一條 合同簽訂后，一份相關(guān)部門自留，一份交財(cái)務(wù)部備案，一份交檔案 室存檔。第二十二條合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系前應(yīng)把有關(guān)材料及空白合同、 名片、委托書移交完畢，經(jīng)公司辦公室和有關(guān)部門確認(rèn)后方可辦理有關(guān) 手續(xù)。合同經(jīng)辦人員與本公司終止勞動(dòng)關(guān)系或因其他原因發(fā)生變更的，所在部 門應(yīng)在情況發(fā)生后一周內(nèi)書面告知各有關(guān)單位。第二十三條考核與獎(jiǎng)懲公司、所屬各公司全體職員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守本制度，有效訂立、履行合 同，切實(shí)維護(hù)公司的整體利益。公司綜合管理部負(fù)責(zé)本制度執(zhí)行情況的 監(jiān)督考核。合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司造成損失的，公司將向責(zé)任 人員追償損失：1未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)或超越職權(quán)簽訂合同；2為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權(quán)委托書；3應(yīng)當(dāng)簽訂書面合同而未簽訂書面合同。4收受賄賂，和他人串通、出賣公司利益，玩忽職守。合同經(jīng)辦人員出現(xiàn)下列情況之一，給公司