大學(xué)科學(xué)研究類(lèi)檔案管理辦法模版

1、大學(xué)科學(xué)研究類(lèi)檔案管理辦法第一章 總 則 第一條 根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)的科學(xué)技術(shù)檔案工作條例、國(guó)家科委、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定、教育部頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法及高等學(xué)校科學(xué)研究類(lèi)檔案工作規(guī)范等法律、法規(guī)精神，為加強(qiáng)我校科學(xué)研究類(lèi)檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研檔案)工作，充分發(fā)揮我?？蒲袡n案在學(xué)校建設(shè)中的作用，特制定本辦法。 第二條 凡是我校在科學(xué)研究管理和實(shí)踐活動(dòng)中直接形成具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料，均屬科研檔案。 第三條 我校的科研檔案由校檔案館實(shí)行集中統(tǒng)一管理、確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。 第四條 我校的科研檔案工作是科研管理工作的

2、重要組成部分，是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，必須納入科研計(jì)劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍之中，與計(jì)劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理，即下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出歸檔要求同步；檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料形成情況同步；驗(yàn)收、鑒定、科技成果與驗(yàn)收、鑒定科研檔案材料同步；上報(bào)登記、評(píng)審科技成果與檔案部門(mén)出具科研課題歸檔情況的證明材料同步。 第五條 要努力實(shí)現(xiàn)我校的科研檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變，并逐步采用先進(jìn)管理技術(shù)手段，大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。 第六條 要把科研檔案工作列入我?？蒲泄ぷ鞯陌l(fā)展計(jì)劃中，在經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備和人員配備等工

3、作條件上給予保證，每年從科研經(jīng)費(fèi)總額中撥出一定的數(shù)額作為科研檔案工作經(jīng)費(fèi)。第二章 歸檔范圍的確定 第七條 確定的原則 1歸檔的科研管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證的作用。 2. 歸檔的科研文件材料，必須反映科研管理、科研項(xiàng)目(課題)活動(dòng)的全過(guò)程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 3. 歸檔的科研文件材料，必須遵循其自然形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系，照顧不同學(xué)科、專(zhuān)業(yè)的科研文件材料的不同特點(diǎn)和成套性。 4. 幾個(gè)單位協(xié)作完成的研究課題，由主持單位歸檔保存一整套檔案協(xié)作單位保存自己所承擔(dān)任務(wù)中形成的科研文件材料，并將有關(guān)的復(fù)制件送交主持單位。如確系涉及協(xié)作單位

4、的合法權(quán)益，應(yīng)在協(xié)議、合同或委托書(shū)中明確其科研文件材料的歸屬，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)課題部分的有關(guān)檔號(hào)及案卷目錄提供主持單位。 5與國(guó)外合作的研究課題，經(jīng)協(xié)商在協(xié)議、合同中明確科研文件材料的歸檔辦法，一般應(yīng)歸入外事類(lèi)。 第八條 歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn) 1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、科研準(zhǔn)備、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等方面。具體范圍見(jiàn)附件一。 2歸檔的重點(diǎn)是本校承擔(dān)的科研項(xiàng)目(課題)各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料，特別是研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。 3取得負(fù)結(jié)果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔。 第九條 不歸檔的文件材料 1上級(jí)有關(guān)科研的普發(fā)的(非專(zhuān)指高校)

5、、不辦的文件； 2上級(jí)有關(guān)科研的未定稿的文件，未生效的合同、協(xié)議書(shū)； 3未按科研管理程序列入計(jì)劃、未經(jīng)鑒定和不計(jì)工作量的個(gè)人項(xiàng)目； 4重份文件； 5無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件； 6非隸屬單位抄送的不辦、也無(wú)參考價(jià)值的文件； 7校內(nèi)其他單位發(fā)來(lái)的文件； 8與校外單位交換來(lái)的材料。 以上不歸檔材料如認(rèn)為有必要，各單位也可以有選擇地作資料暫存。第三章 立卷歸檔第十條 形成積累1課題組長(zhǎng)在制訂和討論工作計(jì)劃安排時(shí)，向課題組成員布置平時(shí)積累科研文件材料的任務(wù)和方法，并指定專(zhuān)人作兼職檔案員。 2由課題組兼職檔案員到學(xué)校檔案館領(lǐng)取文件積累袋、實(shí)驗(yàn)記錄本、科研報(bào)告等統(tǒng)一用紙。 3學(xué)?？蒲泄芾聿块T(mén)和各課

6、題組，按各自的職責(zé)范圍，分別形成積累和整理科研工作各階段的有關(guān)文件材料。 4檔案部門(mén)應(yīng)深入課題組了解課題進(jìn)展情況，督促、指導(dǎo)科技人員做好科技文件材料的積累工作。 5歸檔的科研文件材料必須字跡工整、格式統(tǒng)一，圖樣清晰，簽字手續(xù)完備。 6科研管理性文件材料歸檔一份，科研報(bào)告底稿一份，復(fù)制兩份，原始資料全部。 第十一條 整理組卷 1堅(jiān)持實(shí)行科研文件材料形成部門(mén)和課題組立卷制度。課題結(jié)束后，由本課題組負(fù)責(zé)人主持立卷。兼職檔案員將形成積累的全部文件材料按要求與課題組的業(yè)務(wù)性文件匯總整理成卷。 2根據(jù)科研文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，以及科研文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形式

7、等實(shí)際情況，將每個(gè)研究課題的科研文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，視其材料多少，組成一題一卷或一題數(shù)卷。將最能反映課題概況的科研文件材料，如開(kāi)題文件、論文、專(zhuān)著；鑒定材料，成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)材料，科研投資與經(jīng)費(fèi)核算材料等整理組成綜合卷，排放在研究課題全部案卷之首，其余科研文件材料按科研階段依次系統(tǒng)整理組卷。 3內(nèi)容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后。 4拆除案卷內(nèi)的金屬物，對(duì)破損的科研文件材料進(jìn)行修補(bǔ)。 5科研文件材料根據(jù)實(shí)際情況采取科技檔案袋；盒(夾)等方式保管，每件科研文件材料用線(xiàn)裝訂。 6科研管理部分的文件材料，按黨、政檔案要求組卷裝訂。并編寫(xiě)

8、件號(hào)及每件材料的標(biāo)題。裝訂卷的全部科研文件材料按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，每卷頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線(xiàn)一側(cè)下角。不裝訂卷的全部科研文件材料，以件為單位，在每件文件材料的右上角蓋上有單位名稱(chēng)、檔號(hào)、件號(hào)戳證，并逐項(xiàng)填寫(xiě)。 7除密不可分的配套的聲像載體材料外，其余聲像載體材料均應(yīng)分別組卷并專(zhuān)柜保管，檔號(hào)必須與文字材料卷保持一致，并按聲像載體檔案工作規(guī)范要求處理。 8課題組組織歸檔前的鑒定工作，提出每個(gè)案卷的保管期限和密級(jí)劃分的具體意見(jiàn)，密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種，按科學(xué)技術(shù)保密條例辦理。 9填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，備考表和案卷封面。 10課題組組長(zhǎng)填寫(xiě)歸檔

9、說(shuō)明書(shū)，放入每個(gè)研究課題第一卷的卷內(nèi)目錄之前。 第十二條 歸檔驗(yàn)收 1科學(xué)管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理性文件歸檔；各課題組直接向檔案館歸檔。 2歸檔時(shí)間：研究課題在鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；暫不申報(bào)或中斷，停止的研究課題、在課題結(jié)束或中斷，停止后兩個(gè)月內(nèi)歸檔； 3重大科研項(xiàng)目的鑒定、評(píng)審工作必須有學(xué)校檔案部門(mén)參加。 4歸檔時(shí)檔案部門(mén)應(yīng)進(jìn)行審查、驗(yàn)收，并在成果登記表上簽署意見(jiàn)，加蓋檔案部門(mén)專(zhuān)用蓋。凡歸檔不完整、不齊全者，學(xué)校檔案部門(mén)拒絕出具證明，科研管理部門(mén)不得申報(bào)成果。 5課題組填寫(xiě)科研檔案移交目錄一式兩份，連同案卷向檔案部門(mén)移交，然后經(jīng)檔案部門(mén)清點(diǎn)無(wú)誤后，交接雙方在移交目錄上簽字，并各執(zhí)一份存查。第四章

10、科研檔案的管理 第十三條 分類(lèi)編號(hào) 1按高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法檔號(hào)的編制原則，我?？蒲袡n案的分類(lèi)號(hào)由一、二級(jí)類(lèi)目代號(hào)組成，暫不設(shè)三級(jí)類(lèi)目。 2科研檔案檔號(hào)二年度號(hào)+科研檔案分類(lèi)號(hào)+案卷號(hào)模式如下： 說(shuō)明： 案卷號(hào)：按二級(jí)類(lèi)目流水。 年 度：科研綜合檔案用自然年度； 科研項(xiàng)目類(lèi)檔案用項(xiàng)目完成年度。 第十四條 編目 1檔案館對(duì)接收的案卷在卷脊上的檔號(hào)欄處填寫(xiě)檔號(hào)，也可以另行貼上注有檔號(hào)的標(biāo)簽。標(biāo)簽下沿的位置距離案卷脊背底邊40毫米處。 2按分類(lèi)原則編制分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄，依據(jù)GB3792585檔案著錄規(guī)則填寫(xiě)案卷級(jí)科研檔案著錄卡，作為手工檢索卡和計(jì)算機(jī)采集卡使用。 3將科研檔案著錄數(shù)據(jù)及時(shí)存貯到計(jì)

11、算機(jī)中，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，并與學(xué)校信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。 第十五條 排架 1科研檔案排架按年度二級(jí)類(lèi)目橫向排列，并將案卷按檔號(hào)順序在檔案柜內(nèi)依次自上而下，從左到右豎立擺放。 2與科研文件材料配套的聲像文件材料排架，按聲像載體檔案工作規(guī)范有關(guān)條款處理。 第十六條 保管 保管按高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第9條執(zhí)行。 第十七條 鑒定 1由課題組、科研管理部門(mén)和檔案館三結(jié)合小組，根據(jù)科研檔案科學(xué)價(jià)值，以及對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科技發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的作用，進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定。鑒定包括對(duì)研究課題檔案整體鑒定和確定每個(gè)案卷的保管期限。 2對(duì)研究課題檔案進(jìn)行整體鑒定，以整套研究課題檔案為單元，按課題的任務(wù)來(lái)源、意義、科技水平、

12、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益以及歷史價(jià)值，劃分重大、重要、一般三級(jí)。 屬于重大級(jí)科研課題檔案主要是指：國(guó)家和各部、委下達(dá)的重要研究項(xiàng)目，以及重要的國(guó)際合作項(xiàng)目的檔案；獲得國(guó)家級(jí)各類(lèi)成果或部、省級(jí)二等科技成果以上獎(jiǎng)(含二等獎(jiǎng))的項(xiàng)目檔案；對(duì)自然現(xiàn)象(如天文、地震、藥物、疾病等)的系統(tǒng)觀(guān)測(cè)和資源、疾病等的調(diào)查，考察中積累的重要基礎(chǔ)檔案資料。 屬于重要級(jí)科研課題檔案主要有：國(guó)家各部門(mén)和省下達(dá)的較重要的研究項(xiàng)目，以及一般國(guó)際合作項(xiàng)目的檔案；獲得各部委、省級(jí)三等以下科技成果獎(jiǎng)(含三等)的檔案；屬?lài)?guó)家級(jí)、部級(jí)重大研究項(xiàng)目，因故中斷研究，但在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有較高查考應(yīng)用價(jià)值的檔案。 屬一般級(jí)研究課題的檔案主要是除上述二類(lèi)以

13、外的一般性研究項(xiàng)目或未取得成果的科研檔案。 3確定具體案卷的保管期限，以每個(gè)案卷為單元，根據(jù)附件一結(jié)合不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)，不同類(lèi)型科研工作的特點(diǎn)，確定卷內(nèi)文件的保管期限。 4鑒定工作分為歸檔前鑒定和歸檔后鑒定兩個(gè)階段。歸檔前鑒定見(jiàn)本辦法第十一條第8款；歸檔后鑒定按高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第10條執(zhí)行。 第十八條 銷(xiāo)毀 按高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第10條執(zhí)行。 第十九條 統(tǒng)計(jì) 按高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第10條執(zhí)行。 第二十條 補(bǔ)充與修改 1科研管理部門(mén)和課題組隨時(shí)收集在科技成果申報(bào)獲獎(jiǎng)及推廣應(yīng)用階段形成的科研文件材料，經(jīng)整理后向檔案部門(mén)歸檔，并根據(jù)獲得成果獎(jiǎng)情況，及時(shí)對(duì)有關(guān)課題檔案的案卷

14、保管期限進(jìn)行調(diào)整。 2對(duì)已歸檔的科研文件材料需要修改時(shí)，必須填寫(xiě)修改申請(qǐng)單，經(jīng)所、室主任或有關(guān)主管負(fù)責(zé)人及相應(yīng)廠(chǎng)家批準(zhǔn)同意，未經(jīng)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁修改已歸檔的任何科研文件材料。 3檔案部門(mén)對(duì)補(bǔ)充歸檔的科研文件材料應(yīng)及時(shí)整理、編目。歸檔材料不多的，可歸入相關(guān)的案卷內(nèi)，并填寫(xiě)卷內(nèi)目錄；歸檔材料較多的，可單獨(dú)組卷、編目。第五章 科研檔案的開(kāi)發(fā)利用 第二十一條 借閱 按高等學(xué)校檔案部門(mén)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第11條執(zhí)行。 第二十二條 咨詢(xún)服務(wù)、報(bào)道交流 1指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具，回答利用者提出的問(wèn)題。 2根據(jù)科研工作需要和條件的可能，選擇若干重點(diǎn)研究課題，主動(dòng)介紹有關(guān)檔案材料，進(jìn)行定題跟蹤服務(wù)。 3了解與本單位有關(guān)

15、的技術(shù)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，積極為開(kāi)拓技術(shù)市場(chǎng)提供服務(wù)。 4定期編制科研檔案目錄或內(nèi)容摘要，在單位內(nèi)部提供利用并有選擇地進(jìn)行外部交流。 5充分發(fā)揮科研檔案的法律憑證作用，為保護(hù)科技成果所有權(quán)及正確處理科研工作中的各種權(quán)益問(wèn)題提供憑證。 第二十三條 努力開(kāi)發(fā)利用科研檔案，為提高本校教學(xué)、科研水平，提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。 第二十四條 根據(jù)科研和管理工作的需要，積極創(chuàng)造條件，編輯各種形式的參考資料，如檔案文摘，科技成果簡(jiǎn)報(bào)、論文匯集、專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)、匯編專(zhuān)題資料等，為利用者服務(wù)。 第二十五條 注意收集、登記利用科研檔案后取得的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益、并將實(shí)例匯集成冊(cè)，印發(fā)宣傳。 第二十六條 在科研檔案的利用開(kāi)發(fā)中，必須

16、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和科技保密、專(zhuān)利等法規(guī)制度。 第二十七條 結(jié)合本單位管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)程，創(chuàng)造條件，逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案材料的檢索、匯編等，提高開(kāi)發(fā)利用檔案的能力。 附件一大學(xué)科學(xué)研究類(lèi)檔案歸檔范圍和保管期限表科研綜合類(lèi)序號(hào)類(lèi) 目 名 稱(chēng)保管期限1科研行政管理文件材料30年2科研計(jì)劃管理文件材料30年3科研成果管理文件材料30年4科研經(jīng)費(fèi)管理文件材料30年5申報(bào)科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù)30年6學(xué)會(huì)工作(學(xué)術(shù)活動(dòng))材料10年科研項(xiàng)目（課題）類(lèi)1. 科研準(zhǔn)備階段序號(hào)類(lèi) 目 名 稱(chēng)保管期限1開(kāi)題報(bào)告與課題調(diào)研論證材料30年2任務(wù)書(shū)、合同、協(xié)議書(shū)永久3課題研究計(jì)劃、設(shè)計(jì)30年4計(jì)劃執(zhí)行情況、計(jì)劃調(diào)整或撤銷(xiāo)報(bào)告

17、10年5課題投資和預(yù)決算材料10年2. 研究實(shí)驗(yàn)階段序號(hào)類(lèi) 目 名 稱(chēng)保管期限1實(shí)驗(yàn)、測(cè)試、觀(guān)測(cè)、調(diào)查、考察的各種原始記錄(含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料)永久2數(shù)據(jù)處理材料，包括計(jì)算機(jī)處理材料(如程序設(shè)計(jì)說(shuō)明、框圖、計(jì)算結(jié)果)永久3設(shè)計(jì)的文字說(shuō)明和圖紙(底圖、藍(lán)圖、機(jī)械設(shè)計(jì)圖、電子線(xiàn)路圖等)永久4研究工作階段小結(jié)、年度報(bào)告30年5配套的照片、底片、錄音帶、錄像帶、幻燈片、影片拷貝等永久6樣品、標(biāo)本等實(shí)物的目錄永久3. 總結(jié)鑒定階段序號(hào)類(lèi) 目 名 稱(chēng)保管期限1研究報(bào)告、研制報(bào)告永久2論文專(zhuān)著永久3工藝技術(shù)報(bào)告永久4技術(shù)決竅報(bào)告永久5專(zhuān)家評(píng)審意見(jiàn)永久6鑒定會(huì)材料(鑒定代表名單、會(huì)議記錄、鑒定意見(jiàn))30年7鑒定證書(shū)永久8推廣應(yīng)用意見(jiàn)3