辦公室操作手冊

1、第 PAGE 77 頁 共 59頁坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號目錄目 錄版號2009年07版 辦公室管理頁號第01頁共59頁目 錄 1第一章 崗位職責(zé)2綜合管理部主任2前臺文員3第二章 工作程序1、行政方面62.1來電、來函、來訪的接待工作 62。2辦公用品管理工作72.3文件、文檔的管理工作112。4文件的收發(fā)142.5通用公文的撰寫及行政人事制度的修訂工作142.6公司日常的行政督察工作142。7工作服管理規(guī)定152.8公司供應(yīng)商的選擇及維護(hù)工作162。9公司各部門電腦的維護(hù)與保養(yǎng)工作162.10會議管理規(guī)定 182。11固定資產(chǎn)物質(zhì)的管理 212.12公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事宜 242、

2、人事方面25 2.1人事相關(guān)手續(xù)的辦理 252.2公司員工社保的辦理 342。3每月工資的核算及考勤的匯總工作 362.4員工通訊號碼管理 382。5員工檔案管理 392。6勞動合同管理規(guī)定 40第三章 招聘錄用管理規(guī)定41第四章 員工婚喪喜慶福利給付辦法46第五章 員工異動管理規(guī)定48第六章 員工個(gè)人績效考核管理制度52第七章 公司來賓參觀接待規(guī)定54第八章 公司保密制度55第九章 宿舍管理制度57坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責(zé)版號2009年07版辦公室管理頁號第02頁共59頁綜合管理部主任一、工作區(qū)域:行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、其他二、匯報(bào)對象：總經(jīng)理三、工作內(nèi)容：人力資源：

3、1、負(fù)責(zé)公司各部門人員招聘管理體系的建立和完善，保證招聘質(zhì)量和效率，依據(jù)招聘效果提出合理化建議2、根據(jù)公司目標(biāo)確定的所需員工條件,通過規(guī)劃、招聘、考試、培訓(xùn)、測評、選拔、獲取企業(yè)所需人員。3、監(jiān)督指導(dǎo)各用人部門對試用期員工的培訓(xùn)，評價(jià)工作,審核試用期員工轉(zhuǎn)正評價(jià)。4、組織公司勞動合同管理和人事檔案管理工作,根據(jù)員工異動情況及時(shí)進(jìn)行更新,并在每月8日前完成工資的審核，員工社會保險(xiǎn)繳納。5、建立和完善公司薪酬管理體系,設(shè)計(jì)公平合理,有競爭力的員工薪酬方案，負(fù)責(zé)員工薪酬定級、晉升和降級管理。6、建立和完善健全的績效考核制度，負(fù)責(zé)員工月/半年和年度績效考核工作.7、組織公司各部門進(jìn)行績效考核并予以指導(dǎo)

4、和監(jiān)督，協(xié)助總經(jīng)理對各部門負(fù)責(zé)人及員工考核，做好考核結(jié)果匯報(bào)、審核和歸檔管理工作.8、建立完善的員工培訓(xùn)體系，根據(jù)個(gè)人、工作、企業(yè)的需要制定培訓(xùn)計(jì)劃，選擇培訓(xùn)的方式和方法，對培訓(xùn)效果進(jìn)行評估；制定和實(shí)施公司年度培訓(xùn)計(jì)劃并監(jiān)督。不斷改善內(nèi)部管理工作，提高員工綜合素質(zhì)和部門工作績效。9、負(fù)責(zé)幫助員工制定個(gè)人發(fā)展計(jì)劃，使個(gè)人的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展相協(xié)調(diào)，滿足個(gè)人成長的需要.10、負(fù)責(zé)勞動合同管理、勞動糾紛處理和勞動者工作心態(tài)建設(shè).11、依據(jù)綜合部行政文員核定的價(jià)格及供應(yīng)商信息，完成各類物資的采購工作.12、定期匯總、編制人力資源管理的相關(guān)統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)報(bào)告。13、修訂、制定公司各項(xiàng)人力資源管理制度和管理辦

5、理辦法，建立制度化、規(guī)范化的人力資源管理體系。14、編制、修改和完善各部門、崗位職責(zé)說明書，合理規(guī)劃崗位職責(zé)。15、負(fù)責(zé)對分公司人力資源管理情況進(jìn)行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)工作.項(xiàng)目拓展:1、在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)企業(yè)具體管理工作的布置、實(shí)施、檢查、督促、落實(shí)執(zhí)行情況;2、在公司經(jīng)營計(jì)劃、銷售策略、資本運(yùn)作等方面向總經(jīng)理提供相關(guān)解決方案；3、協(xié)助總經(jīng)理調(diào)查研究、了解企業(yè)經(jīng)營管理情況并提出處理意見或建議，供總經(jīng)理決策；4、協(xié)助總經(jīng)理制定戰(zhàn)略計(jì)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃及各階段工作目標(biāo)分解5、搜集新項(xiàng)目信息及項(xiàng)目素質(zhì)初步評判，對項(xiàng)目實(shí)地考察及調(diào)研，完成新項(xiàng)目的可行性研究；6、負(fù)責(zé)前期合作條件談判、新項(xiàng)目的規(guī)劃、政策風(fēng)險(xiǎn)

6、評估及建議;7、從城市規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)、投資、人口、未來發(fā)展等方面展開持續(xù)的跟蹤、研究，對當(dāng)?shù)厥袌鲋饕母偁帉κ终归_分析；8、負(fù)責(zé)簽約及獲取項(xiàng)目權(quán)屬、規(guī)劃手續(xù)的完善等.坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責(zé)版號2009年07版辦公室管理頁號第03頁共59頁總經(jīng)理助理一、工作區(qū)域：行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、其他二、匯報(bào)對象：總經(jīng)理三、工作內(nèi)容:行政管理：負(fù)責(zé)行政部的各項(xiàng)管理工作，對各部門的工作是否按照工作手冊執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)、考核。協(xié)助總經(jīng)理對公司運(yùn)作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系，起到承上啟下的作用;負(fù)責(zé)完善公司管理?xiàng)l款及規(guī)章，建立標(biāo)準(zhǔn)化管理流程;負(fù)責(zé)各類通用公文的撰寫及管理制度的

7、擬定、下發(fā)及督導(dǎo)；負(fù)責(zé)外部文件的收取、專遞的準(zhǔn)確及時(shí)有序。擬訂公司工作計(jì)劃（年度、月度、季度）、總結(jié)、制度等各類文件的起草與審核。每月依照各部門工作計(jì)劃及會議決議落實(shí)情況對各部門主管人員檢查、考評.協(xié)助經(jīng)理、總經(jīng)理處理日常工作，協(xié)助各部門認(rèn)真及時(shí)地貫徹落實(shí)公司的各項(xiàng)工作決策和指令。各項(xiàng)規(guī)章制度的制定及執(zhí)行情況的落實(shí)情況的監(jiān)督與檢查。對外來文件及內(nèi)部文件進(jìn)行簽署意見交由總經(jīng)理閱批定稿.負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)的管理,建立資產(chǎn)臺賬和出入庫登記帳；配合財(cái)務(wù)部按季度對公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn);根據(jù)公司檔案、文件管理制度，定期按類別對公司所有文書、檔案建立檔案歸檔；每年1月對檔案及現(xiàn)行制度進(jìn)行修訂匯編；負(fù)責(zé)公司所有辦公、經(jīng)

8、營設(shè)備及用品的計(jì)劃、購置、發(fā)放和使用管理。負(fù)責(zé)采購物資的供應(yīng)商篩選及采購價(jià)格的核定，提供成本控制，做到計(jì)劃有序，使用節(jié)約、賬目清晰、程序規(guī)范。負(fù)責(zé)公司會議、各類活動的策劃，組織及文案工作；負(fù)責(zé)公司對外的聯(lián)絡(luò)和外單位的接待工作；負(fù)責(zé)公司內(nèi)部各類數(shù)據(jù)(支出費(fèi)用、物資、固定資產(chǎn)、行政督查、業(yè)態(tài)、采購、庫存情況等）匯總分析；項(xiàng)目拓展：1、在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)企業(yè)具體管理工作的布置、實(shí)施、檢查、督促、落實(shí)執(zhí)行情況；2、在公司經(jīng)營計(jì)劃、銷售策略、資本運(yùn)作等方面向總經(jīng)理提供相關(guān)解決方案；3、協(xié)助總經(jīng)理調(diào)查研究、了解企業(yè)經(jīng)營管理情況并提出處理意見或建議,供總經(jīng)理決策；4、協(xié)助總經(jīng)理制定戰(zhàn)略計(jì)劃、年度經(jīng)營計(jì)劃及各

9、階段工作目標(biāo)分解5、搜集新項(xiàng)目信息及項(xiàng)目素質(zhì)初步評判，對項(xiàng)目實(shí)地考察及調(diào)研,完成新項(xiàng)目的可行性研究；6、負(fù)責(zé)前期合作條件談判、新項(xiàng)目的規(guī)劃、政策風(fēng)險(xiǎn)評估及建議；7、從城市規(guī)劃、經(jīng)濟(jì)、投資、人口、未來發(fā)展等方面展開持續(xù)的跟蹤、研究，對當(dāng)?shù)厥袌鲋饕母偁帉κ终归_分析；8、負(fù)責(zé)簽約及獲取項(xiàng)目權(quán)屬、規(guī)劃手續(xù)的完善等.坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責(zé)版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁權(quán)限與責(zé)任：一、權(quán)限:1、對 HYPERLINK /tag/208440707/ t ”_blank 公司管理方案具有提案權(quán)、建議權(quán)；2、對年度培訓(xùn)計(jì)劃、人事安排具有提案權(quán)；3、對公司各項(xiàng) HY

10、PERLINK ”/tag/200718872/ t ”_blank 管理制度及方案有執(zhí)行及考核權(quán)；4、依據(jù)公司制度及工作標(biāo)準(zhǔn)有獎(jiǎng)懲權(quán)。二、責(zé)任：1、將公司的各項(xiàng)規(guī)定及政策落實(shí)到各部門；2、協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系;3、負(fù)責(zé)上級公司及相關(guān)部門的聯(lián)絡(luò)與溝通。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責(zé)版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁前臺文員一、工作區(qū)域：行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、二、匯報(bào)對象：辦公室主任三、工作內(nèi)容：1、來電、來函、來訪的接待工作;組織安排公司的各類工作會議；2、通用公文的撰寫及行政制度的修訂工作；文件、文檔的管理工作；3、公司日常的行政督察工作；各部門電腦的維護(hù)與

11、保養(yǎng)工作；4、負(fù)責(zé)各部門工作的協(xié)調(diào)、溝通，處理各類日常行政事務(wù);5、負(fù)責(zé)各部門辦公用品、設(shè)備等的申購、核價(jià)；6、按照企業(yè)年度費(fèi)用預(yù)算,嚴(yán)格控制各項(xiàng)行政費(fèi)用支出，控制費(fèi)用成本；7、每月23日收各部門辦公用品的申領(lǐng)單，審核用量情況；并于28日下發(fā)。8、負(fù)責(zé)綜合部庫房的管理，包括物資的分類,辦理物資的出入庫，進(jìn)出臺帳,定期盤點(diǎn)等;9、公司相關(guān)供應(yīng)商的選擇與維護(hù)工作；10、每周六下午匯總各部門周工作總結(jié)，以及每周會議紀(jì)要的記錄與下發(fā)；11、每日下午4點(diǎn)以后的文件收發(fā)工作；每日、每周、每月應(yīng)完成的工作:每日對前臺文員編寫的各類文件檢查、修改；每周至少兩次檢查商管部人員工作執(zhí)行情況，并出據(jù)檢查報(bào)告；每周一

12、做好工作會議的會議記錄，并在周二將會議紀(jì)要及會議決議落實(shí)表下發(fā)給各部門負(fù)責(zé)人；每季度與財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦、商管部人員對公司的物資與空鋪、廣告位進(jìn)行清查工作；每月對照各部門負(fù)責(zé)人的工作計(jì)劃及會議決議落實(shí)情況進(jìn)行檢查，并出具檢查結(jié)果交總經(jīng)理審核;每月審核各部門辦公用品使用情況;做好辦公設(shè)備領(lǐng)用和日常的維護(hù);每月對現(xiàn)場業(yè)態(tài)進(jìn)行盤點(diǎn)。每月對商管手冊，租戶手冊，租賃合同，維修情況進(jìn)進(jìn)行盤點(diǎn),匯報(bào)。每月編輯內(nèi)部期刊一份.每周需完成工作事項(xiàng)：每周二:行政檢查每周五： 行政檢查（早上）收各部門本周工作總結(jié);每周六:會議紀(jì)要發(fā)給楊總審核后，下發(fā)各部門主管。隨機(jī)抽查一天做行政檢查。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一

13、章崗位職責(zé)版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁每月需完成工作事項(xiàng)：每月23日將各部門上交的下月辦公用品申領(lǐng)單給辦公室主任審核，總經(jīng)理審批；每月25日通知各部門負(fù)責(zé)人上交當(dāng)月工作總結(jié)及下月工作計(jì)劃;每月28日收各部門上月用紙匯總、合同、租戶手冊使用情況（附明細(xì)）；每月30日將各部門的匯總及說明上交給辦公室主任;坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責(zé)版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁人事專員一、工作區(qū)域:行政辦公區(qū)、現(xiàn)場辦公區(qū)、二、匯報(bào)對象:辦公室主任三、工作內(nèi)容：管理員工考勤檔案，及時(shí)辦理新員工指紋錄入工作；審核各部門提交的考勤異動單,每月5日前完成全體員工

14、的考勤核對工作；負(fù)責(zé)管理員工餐券使用,每月1號整理、審核上月員工餐費(fèi)、夜班補(bǔ)助情況；每月8號前完成上月工資的核算,包括考勤扣款、異動補(bǔ)休情況、行政獎(jiǎng)罰、餐費(fèi)補(bǔ)助、績效考核等負(fù)責(zé)公司招聘工作，包括制訂招聘計(jì)劃、發(fā)布招聘信息、收集資料、篩選資料,并對面試人員進(jìn)行初次篩選；協(xié)助辦公室主任完成求職者復(fù)試、筆試及入職培訓(xùn)工作；負(fù)責(zé)新進(jìn)人員的入職、任免、離職等人事手續(xù)的辦理；負(fù)責(zé)擬定員工培訓(xùn)、轉(zhuǎn)正、考核、勞動合同簽定等人事工作計(jì)劃,并協(xié)助辦公室主任在規(guī)定日期內(nèi)完成 員工培訓(xùn)、考核等人事工作;負(fù)責(zé)管理公司員工考勤、差假、獎(jiǎng)懲等人事工作的辦理;建立公司人事檔案；負(fù)責(zé)管理和更新公司所有員工的檔案，所有的檔案均進(jìn)

15、行編號，有序排放；負(fù)責(zé)公司員工薪酬、福利、社會保險(xiǎn)等工作的綜合管理；嚴(yán)格遵守社保機(jī)構(gòu)勞動保險(xiǎn)繳費(fèi)基數(shù)和繳費(fèi)比 例，做好公司所有員工的保險(xiǎn)工作，不出現(xiàn)漏人、漏項(xiàng)、錯(cuò)入等情況；準(zhǔn)確及時(shí)辦理各項(xiàng)保險(xiǎn)上繳停繳、 補(bǔ)繳等業(yè)務(wù)工作參與制定、調(diào)整、修訂薪酬福利政策與考核制度等，并在制度實(shí)施過程中追蹤完成效果。參與制訂員工培訓(xùn)計(jì)劃，組織員工培訓(xùn)實(shí)施，指導(dǎo)、檢查各部門的培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施與考核;負(fù)責(zé)公司考核制度的具體實(shí)施，收集各部門考核、績效反饋;參與員工做好思想溝通，并建立工作報(bào)表,組織各類員工活動；每半個(gè)月不定期對員工宿舍進(jìn)行檢查； 負(fù)責(zé)協(xié)助行政文員完成各類物資的采購工作；完成上級交付的其他工作任務(wù)。每日、每周

16、、每月應(yīng)完成的工作：根據(jù)各部門需求篩選合適的招聘渠道完成人員招聘;根據(jù)招聘崗位職責(zé)要求，篩選求職者簡歷及完成初次面試;建立員工檔案管理，依據(jù)人員變動及時(shí)更新員工檔案，不能有漏記等現(xiàn)象;協(xié)助辦公室主任完成求職者復(fù)試、筆試及入職培訓(xùn)工作；每月協(xié)助辦公室主任根據(jù)員工動態(tài)不定期的與員工進(jìn)行面談；審核公司各部門人員的考勤單據(jù)；每月5日完成公司上月員工工資表的制作；坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第一章崗位職責(zé)版號2009年07版辦公室管理頁號第04頁共59頁對員工勞動紀(jì)律、著裝等的監(jiān)管；做好采購物資的核價(jià)與采購;及時(shí)辦理員工到期勞動合同續(xù)簽和中止及退保等手續(xù)。每月月底前收集各部門績效考核表匯總，并對員工

17、進(jìn)行考核；每半個(gè)月不定期對員工宿舍進(jìn)行檢查；每日需完成的工作事項(xiàng)：每日早上9：309:40向辦公室主任匯報(bào)當(dāng)日工作安排；招聘信息的刷新及簡歷的查看； HYPERLINK ” 郵箱的清理,及企業(yè)郵箱的查看；每月需完成工作事項(xiàng)：每月1號將考勤機(jī)的數(shù)據(jù)倒出來,另將上月通知匯總打包發(fā)至各部門；每月8日將已完成（辦公室主任、財(cái)務(wù)審核過）的上月工資、考勤匯總及相關(guān)資料上交經(jīng)總經(jīng)理審核；每月15日更新人事檔案；每月16日下發(fā)上月工資；每月28日準(zhǔn)備需開通的短號；每月30日將下月需轉(zhuǎn)正人員、需買社保人員的名單、過生日名單上交給辦公室主任。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年0

18、7版辦公室管理頁號第06頁共59頁A、行政類工作(一）、來電來訪的接待工作1、來電：1）求職類：你好，坤業(yè)時(shí)尚百貨商業(yè)A、對于職位未招滿的，“請問你是在哪個(gè)網(wǎng)站上看到我們的招聘信息的，請你把簡歷投到的相關(guān)郵箱,我們收到簡歷審核后通知面試的“.B、對于職位已招滿的,“抱歉，該職位已招滿”.2）推銷類:你好，坤業(yè)時(shí)尚百貨商業(yè) A、公司可能需要的，“請留下您的電話號碼,我們?nèi)缬行枰?，會跟您?lián)系的”。B、公司不需要的，“我們公司有專門負(fù)責(zé)此業(yè)務(wù)的合作單位，謝謝！3）公司內(nèi)部員工找各部門的：“請稍等,我?guī)湍戕D(zhuǎn)接一下?！?）找總經(jīng)理的的：“請問您有預(yù)約嗎？” A、有預(yù)約的:“請稍等，我?guī)湍D(zhuǎn)接一下?！盉、

19、沒用預(yù)約的：“您所說有情況我?guī)湍D(zhuǎn)告，您方便留下您的電話嗎,一有結(jié)果我會在第一時(shí)間回復(fù)您的?！?、來訪:1）商戶：找總經(jīng)理的：“請問您有預(yù)約嗎？” A、有預(yù)約的:“請稍等,我?guī)湍▓?bào)一聲。B、沒用預(yù)約的：“不好意思,楊總現(xiàn)在不在，如您找她有事,請事先預(yù)約。請問您有什么事我可以幫您轉(zhuǎn)達(dá)的嗎？”2）推銷：“請留下您的相關(guān)資料，我們?nèi)缬行枰獣?lián)系的?！崩I(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第07頁共59頁(二)辦公用品管理工作發(fā) 放購 買總經(jīng)理審批申 購 流程辦公用品申購A、對于一般的常使用的辦公用品：年初由行政部按各部門上年月使用量及參考前年

20、度的辦公用品總使用量來計(jì)算出本年度的辦公用品總量，交由綜合管理部主任核實(shí),由總經(jīng)理審批后統(tǒng)一時(shí)間購買。如下表： _年度辦公用品申購計(jì)劃表名稱上年使用數(shù)量本年計(jì)劃使用量庫存數(shù)量實(shí)際需購買的數(shù)量單位單價(jià)備注部門經(jīng)理/主管簽字: 總經(jīng)理審批：B、對于個(gè)別部門特殊使用的辦公用品，如計(jì)算器、訂書機(jī)等物品按部門需求分配，由各部門上交物資申購單,其使用經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可申請購買。如下表： 物資申購單編號：申購人申購人部門申購人崗位物品名稱單位申購日期物品類別單價(jià)擬到位時(shí)間申購原因品牌型號供應(yīng)商（聯(lián)系方式）備注部門經(jīng)理意見綜合部意見總經(jīng)理意見坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009

21、年07版辦公室管理頁號第08頁共59頁2、辦公用品的采購：綜合管理部按已批準(zhǔn)的_年度辦公用品申購計(jì)劃表擬定的詳單，安排日期到批發(fā)市場統(tǒng)一購買；3、辦公用品申領(lǐng)：各部門于每月23日上交部門所需的辦公用品申領(lǐng)單至行政部,行政部交由綜管理部主任核實(shí)，然后交至總經(jīng)理審批。如下表:（物資申領(lǐng)單)部 門名稱數(shù)量金額用 途申請人使用人備 注正常/超量審核人： 審批人：4、辦公用品發(fā)放流程（針對公司現(xiàn)有辦公用品）； 41部門集體領(lǐng)用的針對易耗品：中性筆/筆芯、筆記本，行政部依據(jù)各部門上交的物資申領(lǐng)單和實(shí)際使用情況于每月28日下發(fā)各部門所需物品； 4。 2綜合部參照各部門每月辦公用品預(yù)算及用途來發(fā)放相關(guān)物品.

22、備注：1）所有超過規(guī)定數(shù)量的物品需由部門主管/經(jīng)理簽字確認(rèn)后交由楊總簽字確認(rèn)行政部方可發(fā)放相關(guān)物品;2）下發(fā)的辦公用品行政部需 上登記出庫、入庫，以便日后結(jié)算查詢；3）各部門所領(lǐng)用的物品均需在物品領(lǐng)用登記表上登記，以便匯總各部門辦公用品使用情況。 4）員工離職時(shí)須辦理相關(guān)文具移交手續(xù),如計(jì)算器、磁盤、筆筒、訂書機(jī)等,否則視情況扣除相應(yīng)工資。財(cái)務(wù)部月初負(fù)責(zé)跟據(jù)行政部的物品領(lǐng)用登記表統(tǒng)計(jì)各部門當(dāng)月辦公用品的領(lǐng)用情況，并在月底提供一份“預(yù)算執(zhí)行情況對比表”給部門負(fù)責(zé)人，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行控制,各部門辦公費(fèi)用如超出全年預(yù)算的，由部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行解釋。5、關(guān)于辦公用紙的管理辦法5.1辦公用紙管理者：辦公用紙

23、的申購與發(fā)放由行政人事部文員負(fù)責(zé)管理。5.1.1辦公用紙由各部門文員負(fù)責(zé)保管，每位員工都有義務(wù)注意勤儉節(jié)約杜絕浪費(fèi)，一般非正式文件宜用雙面復(fù)印、打印;打印草稿宜用廢紙背面，可重復(fù)使用的物品盡量重復(fù)使用.有用紙需求的員工需在打印/復(fù)印登記表上登記用途及用量后由文員發(fā)放紙張, 打印/復(fù)印登記表（格式如下: 序號領(lǐng)用日期入庫出庫打印內(nèi)容領(lǐng)用人所屬部門結(jié)算備注1年 月 日 2年 月 日3年 月 日 4年 月 日 5年 月 日 6年 月 日7年 月 日 8年 月 日 9年 月 日10年 月 日 11年 月 日 12年 月 日13年 月 日填寫要求：關(guān)于打印內(nèi)容一項(xiàng)，需要寫明細(xì)，如“合同：1F001轉(zhuǎn)租合

24、同4份、“通知：關(guān)于事宜的通知”、“員工手冊用于某某員工,方便日后填寫辦公用紙?jiān)露冉y(tǒng)計(jì)表,如填寫不清晰，辦公用紙管理者有權(quán)不予發(fā)放打印紙。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第09頁共59頁5。2申領(lǐng)流程：5.2。1各部門于每月28日將上月用紙匯總表上交給行政部，由行政部審核，按月度定量由發(fā)放.若有特殊原因不夠用的，寫用紙申請情況說明，待總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可下發(fā)。5.2。2各部于每月23在辦公用品申領(lǐng)單上附上本月辦公用紙統(tǒng)計(jì)明細(xì)及當(dāng)月打印/復(fù)印紙登記表、辦公用紙?jiān)露冉y(tǒng)計(jì)表（見下表）內(nèi)容含領(lǐng)用部門、辦公用紙各用途用紙量及用紙明細(xì),并以電子檔形式發(fā)

25、送至辦公室前臺處，按下例統(tǒng)計(jì)：辦公用紙 月度統(tǒng)計(jì)表部門：_部 序號用途明細(xì)用紙量備注1打 印18218小計(jì)363通知關(guān)于事宜24致1F011商戶函3小計(jì)5總計(jì)415。3發(fā)放流程：5.4。1對各部門月度打印紙進(jìn)行定量，具體如下：總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部（有訴訟案件的情況下另行申請）、行政部合計(jì)月度用紙量為300張/月；（拓展部用紙量為600張/年,用于項(xiàng)目資料及平面圖）商場管理部月度用紙量為300張/月（商戶有打印需求按0。5元/張收費(fèi)）；3)招商部月度用紙量為150張/月；4）企劃部月度用紙量為50張/月。6關(guān)于辦公電話的管理辦法6.1辦公電話管理者:辦公電話的統(tǒng)計(jì)工作由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理.6。2辦

26、公電話的管理規(guī)定：坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第10頁共59頁6.2。1。辦公電話嚴(yán)禁撥打私人電話或各種聲訊臺。6。2。2。各部門員工使用電話需填寫電話使用明細(xì)登記表，包括：撥打電話對象、號碼、撥打時(shí)間、通話時(shí)長及事由。6。2。3。由財(cái)務(wù)部根據(jù)日常電話費(fèi)用，做每月平均消費(fèi)范疇。以后按照此范圍來核實(shí)各部門每月話費(fèi)情況.表格如下：辦公電話使用明細(xì)登記表序號使用時(shí)間撥打?qū)ο髶艽蛱柎a事由通話時(shí)長使用人簽字備注1年 月 日 時(shí) 分2年 月 日 時(shí) 分3年 月 日 時(shí) 分4年 月 日 時(shí) 分5年 月 日 時(shí) 分6年 月 日 時(shí) 分7年 月 日

27、時(shí) 分8年 月 日 時(shí) 分7、空調(diào)的管理規(guī)定目的：為切實(shí)加強(qiáng)辦公室空調(diào)用電管理,確保我公司空調(diào)安全運(yùn)行，更好地為員工提供良好的辦公環(huán)境，達(dá)到勤儉節(jié)約、節(jié)能減排、安全使用原則。對象:公司寫字樓辦公室所有員工。內(nèi)容:7。1、辦公室共4個(gè)中央空調(diào)開關(guān)，分別在總經(jīng)理辦公室、副總經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)辦公室、會議室，由綜合部文員負(fù)責(zé)中央空調(diào)開關(guān)，綜合部主任負(fù)責(zé)監(jiān)督與檢查,其他人員均無權(quán)限開啟空調(diào)。7.2、辦公室空調(diào)使用依據(jù)氣象臺溫度預(yù)報(bào)，夏季室外氣溫達(dá)到30以上，冬季室外溫度低于5以下，可啟用空調(diào)。7。3、在規(guī)定開啟空調(diào)溫度以外,綜合部沒有通知使用空調(diào)時(shí)，不準(zhǔn)開啟使用空調(diào)，對隨意開啟空調(diào)者，綜合辦將處以罰款處

28、罰。7.4、空調(diào)的啟用時(shí)間為星期一至星期六的上午9:30至下午17:30，其它時(shí)間確需使用須報(bào)綜合辦公室批準(zhǔn)。7.5、下班時(shí)綜合部文員負(fù)責(zé)空調(diào)開關(guān)，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉空調(diào)，如因特殊原因未能關(guān)閉空調(diào)，通知綜合辦主任，綜合辦主任下班時(shí)檢查空調(diào)及電源是否關(guān)閉,并關(guān)好門窗，確保公司財(cái)產(chǎn)安全。7。6、空調(diào)的啟用嚴(yán)格按照操作規(guī)范開啟，嚴(yán)禁在夏天開啟制熱或冬天開啟制冷,否則將對空調(diào)造成損壞，影響其正常使用。7.7、為節(jié)約能耗和延長空調(diào)使用壽命,空調(diào)開啟后，設(shè)置的溫度要適中，制冷溫度不得低于25，制熱溫度不得高于20，以免空調(diào)長時(shí)間工作，影響正常使用。7.8、空調(diào)開啟時(shí)，非因特殊原因禁止開門窗,如需通風(fēng)換氣應(yīng)先關(guān)閉空

29、調(diào)。7。9、空調(diào)運(yùn)行期間，如發(fā)現(xiàn)空調(diào)效果不好、漏水、有異常響聲、異常氣味等情況，由綜合部及時(shí)聯(lián)系大廈物業(yè)前來檢修.8、其他物品的管理： 81根據(jù)工作需要，需將相關(guān)物品拿出公司的(如打印機(jī)需外出綜合維修的)，需填寫放行條（如下內(nèi)容）,經(jīng)總經(jīng)理蓋章后方可拿出公司；放 行 條物品:_用途:_經(jīng)我公司審核證明,準(zhǔn)許放行。 坤業(yè)時(shí)尚百貨商業(yè)經(jīng)營管理有限公司 年 月 日8.2公司一次性茶杯只供來客使用，公司員工應(yīng)自帶茶杯,不得使用一次性茶杯；83名片的負(fù)責(zé)制作：按工作的需要提出申請,經(jīng)部門經(jīng)理/主管批準(zhǔn)后，申請人須提交詳細(xì)資料,由行政部統(tǒng)一安排、定點(diǎn)印刷。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行

30、政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第11頁共59頁 9、文件、文檔的管理工作對于各文件按類型分類，裝在指定的檔案袋，便于日后查找。文件領(lǐng)用登記表格式如下：序號交接時(shí)間文件名稱文件編號送交人接收人備注1年 月 日 時(shí)2年 月 日 時(shí)3年 月 日 時(shí)4年 月 日 時(shí)5年 月 日 時(shí)6年 月 日 時(shí)7年 月 日 時(shí)8年 月 日 時(shí)9年 月 日 時(shí)目的:為了加強(qiáng)文件、文檔的管理,提高文件查閱速度，便于及時(shí)了解及更新公司制定的各項(xiàng)規(guī)章制度。對象：綜合部文員。內(nèi)容：1、工作基本原則：集中管理與分散管理向結(jié)合，以集中管理為主，即公司文書檔案由辦公室集中統(tǒng)一管理,檔案（已交辦公室的除外）分別由相關(guān)部門管

31、理，以便于及時(shí)使用，維護(hù)檔案的完成與安全。2、歸檔的文書包括：2.1、公司與有關(guān)部門、單位來往信件、各種協(xié)議書、合同等2.2、公司會議原始記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、任免、獎(jiǎng)勵(lì)以及全公司的規(guī)則制度）2.3、公司制定的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、工作總結(jié)；2.4、公司主持召開的各種專業(yè)會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話，文件和會議總結(jié)、紀(jì)要；2.5、公司各部門的發(fā)文；2。6、其他具有保存價(jià)值的文件材料，重要的工作經(jīng)驗(yàn)材料;2.7、影音、錄音、視頻文件3、歸檔要求3。1、歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。3.2、檔案標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確,整理好的案卷要確定案卷的保管時(shí)間，原則上分

32、永久、長期（10年以上)、短期(5年以上）三種3.3、檔案歸檔要求進(jìn)行裝訂，編號、填寫檔案目錄備考表.4、檔案分類4.1、檔案分類應(yīng)視文件內(nèi)容、部門組織等因素，按綜合部,財(cái)務(wù)部，商管部，招商部三大類。先以部門區(qū)分，然后依檔案文件性質(zhì)分為若干大類,例如：綜合部檔案分為行政管理類、人事管理類。再同類中依序分為若干小類,例如：行政管理類分為公司制度、物資管理。4.2、檔案分類應(yīng)力求切合實(shí)際.如因檔案文件較多三級分類不夠,應(yīng)用時(shí)，須在第三級之后設(shè)第四級“細(xì)類.如檔案不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”兩級。4。3、同一“小類”的檔案以裝訂于一個(gè)檔案夾為原則,如檔案較多,一個(gè)檔案夾不夠使用，可分

33、為兩個(gè)以上檔案類裝訂，并于“小類”之后增設(shè)“卷次”編號，以便查找.4。4、每個(gè)檔案夾封面內(nèi)應(yīng)設(shè)“目次表”，檔案歸檔時(shí)依序編號、登錄，并以每一檔案一個(gè)目次編號為原則。5、檔案名稱5.1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以從分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。5.2、各級分類,卷次及目次的編號,均以十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)使用視檔案多少級增長情況決定.5.3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)編制“檔案分類編號表將所有分類編號表“，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱.5。4、檔案分類各級編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空擋，以備將來公司擴(kuò)大,隨時(shí)增補(bǔ)

34、只用。5。5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)先討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表,以免混淆。6、檔案編號6.1、新檔案,應(yīng)從“檔案分類編號表“查明該檔案所屬類別及卷次、目次順序，以此來編列檔案號.6.2、檔案如何歸檔歸屬前檔案,應(yīng)查明前檔案的檔案號并予以同號編列.6。3、檔案號以一檔案一號為原則,遇有一檔案件敘述事或一檔案歸檔多類，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔案號。6。4、檔案號應(yīng)自在右而左編列,左邊裝訂的檔案，應(yīng)將檔案號填寫于檔案首頁的右上角；7、檔案整理7。1、檔案文件，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔案夾內(nèi)。7。2、檔案夾背脊應(yīng)標(biāo)明檔案夾

35、所含檔案的分類編號及名稱，以便查閱。8、保存期限文件保存期限除本公司其他規(guī)定特定者外，依下列規(guī)定辦理；8。1、永久保存公司章程股東名冊組織規(guī)程及辦事細(xì)則董事會及股東會記錄財(cái)務(wù)報(bào)表不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債券憑證工程設(shè)計(jì)圖其他經(jīng)核定須永久保存的文書 8。2、10年保存 （1)預(yù)算、決議書類 （2）會計(jì)憑證 （3）事業(yè)計(jì)劃資料 （4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書 8。3、5年保存 （1)期滿或解除的合同 （2)其他經(jīng)核定保存5年的文書 9、檔案管理相關(guān)要求9。1、檔案文件材料按照批復(fù)的在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要制度性文件的歷次搞件序列在定稿之后，檔案結(jié)論，決定、判定性文

36、件在前，依據(jù)材料在后的順序排列。9。2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的放在批復(fù)回復(fù)年立檔，沒有批復(fù)的放在請示年立檔,跨年度會議文件放在會議開幕年立檔；跨年度的規(guī)劃放在第一年立檔；跨年度總結(jié)放在最后一年立檔；附檔案管理分類表格:檔案分類表一級類目名稱二級類目名稱編號三級類目名稱基本范圍綜 合 部一、行政管理類ZXGL公司管理制度檔案管理制度、固定資產(chǎn)管理制度、物資采購制度、維修管理制度、各類制度的補(bǔ)充通知員工管理制度工裝管理制度、工作餐及餐票管理制度、員工考勤制度 管理工作各部門周總結(jié),會議紀(jì)要,月度工作計(jì)劃，年度工作計(jì)劃與總結(jié)等ZX-WZGL 物資管理物資申購單、鑰匙領(lǐng)用單、月度領(lǐng)用表、辦公用品

37、申領(lǐng)，固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表,辦公用品盤點(diǎn)表二、人事管理類ZXGLJF獎(jiǎng)懲通知工作過失、行政處罰、ZXGLRS考勤通知節(jié)假日放假通知人事異動通知調(diào)崗、調(diào)任通知、解聘開除通知績效考核通報(bào)商 管 部三、商場管理類ZXSC-商場工作流程新進(jìn)商戶移交手續(xù)辦理的通知、合同辦理的通知、轉(zhuǎn)租管理的通知商場管理制度合同填寫規(guī)范通知、對轉(zhuǎn)租管理的通知、商戶考勤管理通知、租金減免優(yōu)惠的通知四、商場經(jīng)營管理類ZX-SC_J商鋪?zhàn)赓U價(jià)格商鋪價(jià)格表、調(diào)價(jià)通知商鋪管理清鋪表、借鋪甩貨、催收租金、續(xù)租表、退場申明、催簽合同、換鋪通知、五、商場物業(yè)管理類ZX-SC_W裝修裝修期通知、掛面改造、整改通知書物業(yè)管理商鋪改造方案招 商 部

38、 六、招商類ZXZC招商任務(wù)招商考核任務(wù)招商價(jià)格不續(xù)租商戶重新招商價(jià)格表招商政策附注:員工借閱任何公司的文件，需在文件/物品借出登記表上簽字確認(rèn)；文件/物品借出登記表序號借出日期物品名稱型號借用者簽名歸還日期備注1年 月 日2年 月 日3年 月 日4年 月 日5年 月 日6年 月 日10、文件的收發(fā)101、于每日上午10：30時(shí)與法務(wù)和總經(jīng)辦檔案管理員交接文件，下午15：00時(shí)與總經(jīng)辦檔案管理員對接已蓋章的需下發(fā)的文件，在16：00時(shí)將公司審批后的文件交至商管前臺客服員處，由商管部前臺客服員通知各部門文員于下午17點(diǎn)00分到前臺客服員處領(lǐng)取已審批的文件，并收取各部門需遞交到公司的審批、蓋章、存

39、檔的文件，并在文件簽收表上簽字確認(rèn)；102、為了文件傳達(dá)的及時(shí)性及保密性，現(xiàn)公司決定由公司文員直接與招商部文員對接，流程同上;103、公司若臨時(shí)有緊急文件需下發(fā)到相關(guān)部門的,可以先以掃描件發(fā)至相關(guān)部門，下午16：00文件交接時(shí)再補(bǔ)發(fā)紙檔文件；相關(guān)部門若有緊件交總經(jīng)理審批的，可將文件掃描件放至行政部，并在文件上注明：急件以及審批時(shí)間結(jié)點(diǎn)。總經(jīng)理審批后將蓋章或簽字確認(rèn)的文件先以電子檔掃描件的形式發(fā)至相關(guān)部門，另由行政部文員于當(dāng)日16：00文件交接時(shí)將復(fù)印件送補(bǔ)發(fā)給各部門.若緊急但卻不能發(fā)掃描件的，由各部門安排工作人員送到公司；11、通用公文的撰寫及行政人事制度的修訂工作 11、1、根據(jù)公司要求，撰

40、寫通用公文并張貼； 11、根據(jù)公司要求,對現(xiàn)有行政人事制度進(jìn)行修訂。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第12頁共59頁12、公司日常的行政督察工作12、1、檢查周期:每周固定兩次，即星期二、星期五、臨時(shí)抽查一次；12、2、檢查內(nèi)容:員工的著裝、工牌、用餐、辦公室衛(wèi)生、離崗及吸煙情況進(jìn)行檢查，若有違規(guī)處罰具體標(biāo)準(zhǔn)如下：12。3著裝:員工在上班時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一著公司工作服,沒有定做工作服的試用期員工應(yīng)著正裝，否則處罰100元/次；12.2工牌：所有員工應(yīng)佩戴公司統(tǒng)一發(fā)放的工牌,否則處罰100元/次；12。3用餐：在上班時(shí)間內(nèi)不得用餐，否則處罰100

41、元/次；12.4辦公室衛(wèi)生：物品擺放整齊，桌面、地面干凈，電腦屏幕無污,否則處罰50元/次12.5離崗：在工作時(shí)間內(nèi)未經(jīng)批準(zhǔn)離開工作崗位即為離崗，離崗的檢查方式為使用對講機(jī)進(jìn)行呼叫，否則處罰100元/次；126吸煙:在商場內(nèi)不得吸煙，若有發(fā)現(xiàn)，處罰100元/次。12. 7 商場衛(wèi)生：依據(jù)商管部提供的保潔檢查表復(fù)檢衛(wèi)生情況。應(yīng)注意事項(xiàng)：當(dāng)日將檢查結(jié)果上報(bào)辦公室主任，于每周6下班前以文件形式擬出行政檢查結(jié)果,下發(fā)至各部門,并登記獎(jiǎng)懲匯總表。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第15頁共59頁12、工作服管理規(guī)定原則 :員工試用期滿后，公司統(tǒng)一量

42、身訂購工作服標(biāo)準(zhǔn)為夏裝2套，冬裝2套；工作服使用年限為3年，分2批發(fā)放。由公司及個(gè)人各支付總金額50的形式,個(gè)人承擔(dān)費(fèi)用分3個(gè)月在工資中抵扣.公司所有已發(fā)工作服人員必須統(tǒng)一著裝上崗，即工裝、工牌、領(lǐng)帶統(tǒng)一，如有人員著裝不符合公司規(guī)定，處罰50元/次；著裝時(shí)間，按月份劃分,12月至次年2月可不著正裝,其他情況一律著工作裝。若感不適可在西服外套加外套，但外套需敞開,還未領(lǐng)到到工裝的員工也應(yīng)著正裝，參照上述規(guī)定執(zhí)行.內(nèi)容 ：1. 工服使用期限:夏裝兩年,冬裝三年，按領(lǐng)用之日起計(jì)算(年限滿后，綜合部下發(fā)第二套）.2。 服裝領(lǐng)用規(guī)定：2。1。 在入職滿一個(gè)月發(fā)放兩套夏裝。2。2. 在入職滿一個(gè)月發(fā)放第一

43、套冬裝，入職滿兩個(gè)月發(fā)放第二套冬裝。2.3領(lǐng)用的第一批工裝：2.3。1 工作期未滿1年者，離職后公司承擔(dān)部分從該員工當(dāng)月工資中扣除;2。3。2工作滿一年未滿二年,離職后公司承擔(dān)金額部分的40%從該員工當(dāng)月工資中扣除；2.3。3工作滿兩年后公司給予下發(fā)第三、四套夏裝；第三年公司給予下發(fā)第三、四套冬裝;不滿年限的公司不給予下發(fā)；如員工工作服破損,影響形象,員工必須自行全額購買。：2。3.3。1 第一套為夏裝則滿二年公司退回員工的自己購買款項(xiàng);2.3。3.2 為冬裝則工作二年未滿三年的公司退回80%,滿三年的公司退回余下20的個(gè)人承擔(dān)款項(xiàng)；領(lǐng)用的第二批工裝（第二套領(lǐng)用時(shí)間算起）：2。3。4未滿兩年的

44、，離職后服裝費(fèi)扣除方式與第一批扣款方式一致。2。3.5滿兩年未滿三年，2。3.5.1 為夏裝則滿二年公司退回員工的自己購買款項(xiàng)；2.3。5。2為冬裝則公司退回80,滿三年的公司退回余下20%的個(gè)人承擔(dān)款項(xiàng)；3夜保人員：入冬后，向綜合部領(lǐng)取軍大衣，離職時(shí)退還工作服，如有損壞按照價(jià)（200元/件）賠償.4工作服制作標(biāo)準(zhǔn)：4.1安保:西服280元/套黑襯衣50元/件 其他人員:男式：西服280元/套 白襯衣50元/件 女式：西服280元/套 白襯衣50元/件 注：原則上每人2套西服，2件襯衣;4.4工作服款式：4.4。1夏裝：A、非安保人員：白色襯衣； B、安保人員：黑色襯衣4。4。2冬裝：A、非安

45、保人員：顏色為湛藍(lán)色； B、安保人員:顏色為黑色;坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序(行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第16頁共59頁公司供應(yīng)商的選擇及維護(hù)工作（建立供應(yīng)商的檔案) 13。 1招聘：對招聘途徑的選擇及根據(jù)公司要求與其聯(lián)系； 13.2辦公用品：根據(jù)公司申購需求,與供應(yīng)商聯(lián)系；13.2.1對于需要維修的物資各部門需一個(gè)工作日內(nèi)填寫物資情況反饋單，上報(bào)綜合部,由綜合部進(jìn)行情況核實(shí)，提出相應(yīng)的處理意見，交總經(jīng)理批準(zhǔn)后,綜合部在當(dāng)天聯(lián)系供應(yīng)商落實(shí)維修工作,并確定具體維修時(shí)間，確保維修的及時(shí)性。13.2.2綜合部需建立維修檔案（見附表一包括物品保修明細(xì)登記表和物品維修

46、明細(xì)登記表），明確記載物資保修期、保修范圍以及維修的時(shí)間，維修內(nèi)容,維修次數(shù),確保對維修信息的掌握。 13.2。2.1 綜合部在采購物資時(shí)應(yīng)本著貨比三家的原則，選擇質(zhì)量優(yōu),售后服務(wù)有保障的供應(yīng)商。與供應(yīng)商的洽談須明確保修范圍、保修時(shí)間，和超過保修期的費(fèi)用以及簽定相關(guān)協(xié)議或合同.未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)可考慮變更供應(yīng)商. 13。2.2若超過保修期的物品維修費(fèi)用高于成本價(jià)，綜合部應(yīng)考慮更換品牌。 13。2.3 所采購物資的出廠日期需在購買日期三個(gè)月以內(nèi)。表格如下：物品保修明細(xì)登記表序號物品名稱物品編號購買日期供應(yīng)商及其聯(lián)系方式保修期保修范圍及保修內(nèi)容保修次數(shù)保修費(fèi)用供應(yīng)商簽字確認(rèn)物資所屬部門使用人1234物品維

47、修明細(xì)登記表序號維修時(shí)間維修物品名稱維修物品編號供應(yīng)商及其聯(lián)系方式需維修內(nèi)容維修次數(shù)維修費(fèi)用供應(yīng)商簽字確認(rèn)報(bào)修部門經(jīng)手人1年 月 日2年 月 日3年 月 日4年 月 日5年 月 日 13.3電腦設(shè)備：根據(jù)公司現(xiàn)有電腦設(shè)備使用情況，如有申購需要，與供應(yīng)商聯(lián)系;134印刷廠:名片、相關(guān)手冊的印刷。14、公司各部門電腦的維護(hù)與保養(yǎng)工作14。1、關(guān)于電腦的管理辦法14。1。1總則14.1。2禁止將電腦用于個(gè)人學(xué)習(xí)或玩游戲。違反者視情節(jié)輕重給予罰款50100元，屢教不改者予以 辭退.14.1。3對于內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的電腦，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下,不得將內(nèi)部電腦網(wǎng)絡(luò)共享文件拷入磁盤帶出公司,否則按有關(guān)規(guī)定予以處

48、罰。14。1.4所有電腦不得安裝游戲軟件.14.1。5U盤在使用前，必須首先執(zhí)行殺毒程序。14.1。6使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)機(jī)及上鎖.14.1。7任何人未經(jīng)保管人同意，不得使用他人的電腦。14。1。8輸入電腦的信息屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不準(zhǔn)向任何人提供、泄露,違者即行辭退。14。1。9載體必須安全存放、保管,防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶離辦公室（特殊情況除外）。14。1。10除專業(yè)維護(hù)人員外,任何人不得隨意使用的電腦設(shè)備。14. 2電腦保養(yǎng)維修14. 2。1要求各部門負(fù)責(zé)人認(rèn)真落實(shí)電腦及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。14. 2。2要求各部門負(fù)責(zé)人采取必要措施,確保所用的電腦整潔和工作

49、狀態(tài)良好。14. 2.3安裝有效的殺毒軟件，并定期更新病毒庫，晝確保電腦不受病毒侵入.行政部于每周五對公司各部門電腦進(jìn)行定期維護(hù)，刪除占據(jù)內(nèi)在的臨時(shí)文件,確保電腦運(yùn)轉(zhuǎn)正常。坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類)版號2009年07版辦公室管理頁號第17頁共59頁14.3電腦及電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維修制度14.3。1各部門員工發(fā)現(xiàn)電腦或電腦網(wǎng)絡(luò)存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)上報(bào)行政部,行政部接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)安排相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行維修；14.3。2處理流程式：緊急申請應(yīng)立刻安排網(wǎng)絡(luò)管理員到現(xiàn)場工作；較急申請應(yīng)4小時(shí)內(nèi)安排網(wǎng)絡(luò)管理員到現(xiàn)場工作；一般的申請應(yīng)于一個(gè)工作日內(nèi)安排網(wǎng)絡(luò)管理員到現(xiàn)場工作。14。3

50、。3網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)按時(shí)完成工作，對無法完成的工作，行政部應(yīng)即時(shí)尋求相關(guān)聯(lián)系單位安排專業(yè)人員進(jìn)行處理。14.3。4維修電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)及其他信息系統(tǒng)設(shè)備，由系統(tǒng)維護(hù)員直接與供應(yīng)商聯(lián)系。具體操作為:由設(shè)備使用提出（電話)維修申請.系統(tǒng)維護(hù)員接到電話申請后，對問題進(jìn)行初步了解；如需要到現(xiàn)場查看，應(yīng)安排時(shí)間并立即通知申請人。根據(jù)維護(hù)員的反饋，申請人填寫維修單,注明確認(rèn)的維修時(shí)間.原則上系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)到現(xiàn)場查看，為申請人解決問題或給出處理意見；如不能在一個(gè)工作日內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場，必須向申請人說明，但不能超過兩個(gè)工作日，為申請人解決問題或給出處理意見。維護(hù)員到達(dá)現(xiàn)場查看后，認(rèn)為需要請供應(yīng)商維修的，

51、應(yīng)在維修單上注明，并根據(jù)與供應(yīng)商的溝通或經(jīng)驗(yàn)給出維修價(jià)格。如果維修工作需要外派，由申請人的部門經(jīng)理審批維修單,超出其權(quán)限范圍的還需按照審批權(quán)限交上一級領(lǐng)導(dǎo)審批。系統(tǒng)維護(hù)員跟進(jìn)供應(yīng)商的維修并負(fù)責(zé)驗(yàn)收的工作。H.系統(tǒng)維護(hù)員負(fù)責(zé)填寫支付證明單，連同申請人部門經(jīng)理審批過的維修單及驗(yàn)收報(bào)告交行政經(jīng)理審批；如果支付證明單價(jià)格超出原維修單價(jià)格的5，必須先交申請人部門經(jīng)理確認(rèn)后才報(bào)行政 經(jīng)理審批；最后,審批手續(xù)完整的以上單據(jù)交財(cái)務(wù)審核并進(jìn)行報(bào)銷.14.4責(zé)任人：各部門經(jīng)理各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)各部門電腦使用情況。若因各部門經(jīng)理監(jiān)管不力，發(fā)現(xiàn)有違反電腦使用規(guī)定的情況，則給予50元/次的處罰.14。5.相關(guān)規(guī)定：1）各部

52、門電腦均只可由專人使用,其他人員均不得使用公司電腦。如發(fā)現(xiàn)非責(zé)任人使用電腦按以下坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第18頁共59頁方式處罰：A責(zé)任人在場，則責(zé)任人及使用人各處罰50元/次。B責(zé)任人不在場，則處罰使用人。各責(zé)任人均須給電腦設(shè)置密碼，并報(bào)到公司前臺備案。C上班時(shí)間不得使用電腦做與工作無關(guān)的事。如發(fā)現(xiàn)則處罰100元/次.15、會議管理規(guī)定15。1、會議類型公司內(nèi)部會議一般可分為：全體員工大會、總經(jīng)理辦公例會（含部門經(jīng)理以上級辦公例會、公司決策層辦公例會）、部門內(nèi)部辦公例會、專題會議及各種臨時(shí)性會議。15。2、各種會議的組織管理部

53、門15.2。1全體員工大會由人事行政部負(fù)責(zé)組織落實(shí),每季度第一個(gè)月召開；15。2。2經(jīng)理辦公例會由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織落實(shí)，部門經(jīng)理以上人員參加,于每周六上午09：00在行政辦公室召開。15.2。3部門內(nèi)部辦公例會由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織落實(shí)，確保每周至少一次，由各部門負(fù)責(zé)人自行確定時(shí)間并到辦公室備案,同時(shí)應(yīng)避免與公司例會時(shí)間沖突;15.2.4各專題會議、臨時(shí)性會議由該項(xiàng)專題責(zé)任部門/人負(fù)責(zé)組織落實(shí),根據(jù)會議主題臨時(shí)確定時(shí)間,應(yīng)避免與公司例會時(shí)間沖突。15。3、會議組織流程15.3。1會議組織部門指定專人負(fù)責(zé)做會議記錄，并在會議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)將會議紀(jì)要以郵件形式發(fā)送給所有與會人員，;15。3.

54、2會議紀(jì)要中應(yīng)包括會議流程的簡單介紹及會議主題、與會人員的發(fā)言紀(jì)要、解決方案、形成的一致意見等；各項(xiàng)例會的會議紀(jì)要應(yīng)注明在上次例會上提出問題的解決辦法落實(shí)情況、本次例會上提出的問題及建議解決方案,會議紀(jì)要格式如下:坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第19頁共59頁會 議 紀(jì) 要編號：ji200905-11會議主題 工作匯報(bào)時(shí) 間年 月 日地 點(diǎn)公司會議室主持人 與會人 記錄人 會議記錄:做珠軒人，就應(yīng)有珠軒人的價(jià)值觀：誠實(shí)、勤勞、有愛心、不走捷徑，腳踏實(shí)地做好每一件事情。今天會議主要議題：(1)各部門周工作總計(jì)及部門存在問題的解決方案。（

55、2）下周需完成的工作任務(wù)。第一部分：各部門周工作總計(jì)及部門存在問題的解決方案財(cái)務(wù)部：事情是否完成總經(jīng)理處理意見：（紅字標(biāo)注）商管部：物業(yè)部：法務(wù)部：綜合部：第二部分:對上周未完成工作的檢查總經(jīng)理：提問（紅字）回復(fù):第三部分:會議決議總經(jīng)理： 本次會議主要說明以下幾個(gè)方面的問題： 布置工作：各部門 方法總比問題多！沒有賣不出的或哦，只有賣不出去貨的人 年 月 日 坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第20頁共59頁15.4。6會議組織部門根據(jù)會議決議落實(shí)表中反饋的內(nèi)容進(jìn)行跟蹤，保證會議決議的順利執(zhí)行，總經(jīng)理辦公室對決議落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督，并定期

56、向公司總經(jīng)理反饋決議的執(zhí)行情況。15。5、會議召開行為規(guī)范15。5。1各類正式會議召開之前必須向所有參會人員發(fā)布會議通知，會議通知必須包括如下要點(diǎn)：會議召開時(shí)間、地點(diǎn)、參會部門/人員、會議目的、主題。15.5.2各參會人員應(yīng)根據(jù)會議通知準(zhǔn)時(shí)出席會議，因故不能出席會議的應(yīng)提前向會議組織部門請假，有必要的還應(yīng)得到主管經(jīng)理及總經(jīng)理的審批。出現(xiàn)遲到現(xiàn)象，不論什么原因一律罰款五十元。15.5。3會議召開前各參會人員應(yīng)對手機(jī)做消音處理，防止干擾會議進(jìn)程.會議進(jìn)行當(dāng)中出現(xiàn)手機(jī)響起的情況,一律罰款五十元.重要的電話，應(yīng)致歉到會議室外接聽。15.5。4各種會議均應(yīng)設(shè)置會議密級，根據(jù)不同密級的要求，所有參會人員應(yīng)

57、對會議內(nèi)容進(jìn)行保密。15。5.5會議組織部門應(yīng)提前通知與會者會議召開的時(shí)間長短，并嚴(yán)格按照原定計(jì)劃控制會議進(jìn)程，保證高質(zhì)、高效組織會議。15.6、會議室管理15.6.1公司所有員工非接待客人參加會議時(shí),不得隨意進(jìn)出會議室；15。6.2任何員工不得隨便移動會議室的家具及物品，并要愛惜使用，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時(shí)通知人事行政部；15。6.3會議結(jié)束后,由前臺（或保潔人員)負(fù)責(zé)整理會場，保持會議室的整潔。16、固定資產(chǎn)物資的管理為了加強(qiáng)資產(chǎn)的管理，掌握資產(chǎn)的構(gòu)成與使用情況，確保公司財(cái)產(chǎn)不受損失，特制定本制度?？傮w上實(shí)行公司統(tǒng)一管理，具體上采用誰使用、誰保管、誰負(fù)責(zé)的原則,所有公司固定資產(chǎn)都應(yīng)按公司規(guī)定編號

58、，編號方法為：具體如下：ZX-G-XZ-JP007 序號 物品名稱大寫 部門 固定資產(chǎn)代碼 公司代碼 坤業(yè)時(shí)尚百貨辦公室操作手冊章節(jié)號第二章工作程序（行政類）版號2009年07版辦公室管理頁號第22頁共59頁16。1固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)： 16.1。1使用期限超過一年，單位價(jià)值在2000元以上,在使用過程中保持原有實(shí)物形態(tài)資 產(chǎn)；16。1.2單位價(jià)值雖未達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，而耐用時(shí)間在一年以上的大批同類物資，如管理用具、家具等,也可作為固定資產(chǎn)管理。16.1.3除固定資產(chǎn)以外的物質(zhì)資產(chǎn),列入低值易耗品的管理。16。2固定資產(chǎn)、物資管理部門：16。2。1人事行政部為公司固定資產(chǎn)管理部門； 16.2.2人事行政

59、部設(shè)置固定資產(chǎn)實(shí)物臺帳及卡片; 16。2。3人事行政部設(shè)專人負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)進(jìn)行分類編號、購建、驗(yàn)收、保管、調(diào)撥、出售、報(bào)廢、定期盤點(diǎn)等有關(guān)事項(xiàng)； 16.2.4人事行政部對每項(xiàng)固定資產(chǎn)的使用落實(shí)到人，并訂立相關(guān)的使用、交接,丟失、損壞賠償規(guī)定. 16.2.5。 如固定資產(chǎn)和物質(zhì)在使用過程中有變動,包括使用人和責(zé)任人變更、使用和存放地點(diǎn)變更、領(lǐng)用和退回、維修、報(bào)損、報(bào)廢等都必須到綜合管理部辦理相應(yīng)手續(xù),相關(guān)當(dāng)事人、責(zé)任人都必須簽字確認(rèn)，由綜合管理部統(tǒng)一控制管理.16.2。6.如物件沒有退回到經(jīng)管部門（綜合管理部），在使用過程中出現(xiàn)非正常情況(如人為損壞、使用和保管不當(dāng)損壞、丟失等）,則由該物件的責(zé)

60、任人負(fù)責(zé)對該物件的賠償。具體的賠償辦法視具體情況而定；16。2。7. 除固定資產(chǎn)和低值易耗品，各部門所使用的物料有集中大量轉(zhuǎn)移時(shí)也需綜合管理部跟蹤管理（如倉庫轉(zhuǎn)移),辦理相關(guān)手續(xù)。16。3固定資產(chǎn)、物資核算部門: 16。3.1財(cái)務(wù)部為公司固定資產(chǎn)的核算部門; 16。3.2財(cái)務(wù)部設(shè)置固定資產(chǎn)總帳及明細(xì)分類帳；對于公司其他物資也設(shè)立明細(xì)帳。 16。3。3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對固定資產(chǎn)增減變動及時(shí)進(jìn)行帳務(wù)處理； 16.4固定資產(chǎn)、物資購置：16.4。1由人事行政部統(tǒng)一購買（專用固定資產(chǎn)除外）； 16.4.2各部門填寫申購單,送人事行政部匯總后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)； 16。4。3人事行政部安排專人負(fù)責(zé)采購，請購單應(yīng)填寫