備用金管理制度

1、 7/7備用金管理制度人 力 行 政 中 心*年*月目的為了加強(qiáng)公司各部門備用金的管理，提高資金利用效率，有效控制資金占用，特制定本制度。但必須做到?？顚Ｓ?，專人專賬管理，不得挪用和貪污，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)嚴(yán)肅處理。范圍是各部門人員用作日常辦公用品開支、項(xiàng)目管理及實(shí)施、差旅費(fèi)、搬運(yùn)、貨運(yùn)、臨時網(wǎng)費(fèi)及日常性費(fèi)用之類的借用款項(xiàng)。 職責(zé)由財(cái)務(wù)中心門負(fù)責(zé)備用金的審核、發(fā)放和收回；由各有關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)備用金發(fā)放的初審及協(xié)助備用金的收回；由總經(jīng)理負(fù)責(zé)備用金的審批。備用金分類 為保證日常臨零支付而單獨(dú)儲備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備用金三種： 定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉(zhuǎn)的現(xiàn)金，具有時

2、間長、比較固定的特點(diǎn)； 臨時備用金是指因公司業(yè)務(wù)需要而暫時借支的現(xiàn)金， 具有一次性、時間較短的特點(diǎn)；出納備用金是指因結(jié)算需要而準(zhǔn)備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉(zhuǎn)快的特點(diǎn)，一般不超過規(guī)定限額。管理要求：備用金帳戶由專人負(fù)責(zé)，實(shí)行專帳管理。各部門需將備用金帳戶管理人員的情況報(bào)財(cái)務(wù)中心備案；備用金管理員及時做好備用金帳戶的收支記錄，備用金帳戶按季度結(jié)清，備用金管理員應(yīng)于每季度10號前將收支情況以電子報(bào)表形式報(bào)公司財(cái)務(wù)中心；公司財(cái)務(wù)中心有權(quán)對各部門的備用金帳戶進(jìn)行不定期清查，備用金的支出要嚴(yán)格遵守公司的制度，不得出現(xiàn)白條抵帳，未經(jīng)同意任何人無權(quán)轉(zhuǎn)借備用金；定額備用金每年為一次周轉(zhuǎn)期，即年底收回備用金，

3、備用金歸還后如需要繼續(xù)借用，其借款審批手續(xù)需重新辦理。備用金的使用程序：定額備用金和臨時備用金的使用： 借款部門填寫備用金申請表部門經(jīng)理簽字中心負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)中心核簽備用金額度總經(jīng)理審批會計(jì)記帳出納審核付款；各部門內(nèi)部使用備用金，備用金專管員應(yīng)查閱“備用金”臺賬，查明報(bào)銷人員原借款金額，對報(bào)銷的超支款項(xiàng)應(yīng)及時付現(xiàn)退還本人，對報(bào)銷后低于備用金金額款項(xiàng)的，應(yīng)讓其退回余額以結(jié)清原借款單所借賬款； 備用金專管員必須妥善保存支付備用金的收據(jù)、發(fā)票以及各種報(bào)銷憑證，并設(shè)備用金登記簿，記錄各種零星支出,每季度10號前備用金專管員匯總清理備用金帳戶，并將備用金帳戶的收支情況報(bào)財(cái)務(wù)中心備查； 借用備用金的人員應(yīng)

4、及時沖賬，對無故拖延者，備用金專管員發(fā)出催辦通知后還不辦理者，備用金專管員可通知財(cái)務(wù)中心將從下月起直接從借款人工資中抵扣。 定額備用金配備表：備用金配備部門備用金限額（元）已提取但未報(bào)銷之備用金累計(jì)上限（元）出納備用金的使用：出納填寫備用金申請表財(cái)務(wù)經(jīng)理審核總經(jīng)理審核執(zhí)行董事審批，填寫基本戶銀行支票（或網(wǎng)上銀行轉(zhuǎn)帳提現(xiàn)）會計(jì)根據(jù)相關(guān)票據(jù)記帳。出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險(xiǎn)柜存放現(xiàn)金，并且存放地點(diǎn)符合公安、公司安全管理原則。保險(xiǎn)柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況下的大額存放，必須及時向財(cái)務(wù)經(jīng)理報(bào)告，以便采取相應(yīng)的安全措施。 出納備用金必須日清月結(jié)，每天核對帳實(shí)數(shù)據(jù)。 出納備用

5、金的直接責(zé)任人為當(dāng)事現(xiàn)金出納員，財(cái)務(wù)中心經(jīng)理負(fù)管理責(zé)任。因人員調(diào)動或離職等原因造成定額備用金責(zé)任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方法采用借還兩條線，即原責(zé)任人辦理還款，新責(zé)任人辦理借款。備用金的申請必須嚴(yán)格遵守公司的管理制度，由部門提出申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)中心核準(zhǔn)，公司總經(jīng)理審批后，方能劃入指定帳戶或領(lǐng)取現(xiàn)金；上年度備用金帳戶沒有結(jié)清的，不能申請下年度的備用金。其他相關(guān)規(guī)定：從事工作未滿一年其出差借款不作為備用金，僅作為暫借款，在結(jié)算時由財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)收回；備用金借款的員工一旦離開公司或調(diào)離崗位，應(yīng)在離開或調(diào)離之前還清備用金。部門負(fù)責(zé)人有義務(wù)及時通知財(cái)務(wù)中心清帳，否則，造成的

6、損失由相關(guān)部門負(fù)責(zé)。若無法歸還且造成經(jīng)濟(jì)損失的，借款人承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任；使用備用金人員應(yīng)及時辦理結(jié)算手續(xù)，公司將不定期地對備用金私用現(xiàn)象進(jìn)行檢查，促使備用金處于正常狀態(tài)。懲罰出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴(yán)重者直接除名并追究其法律責(zé)任；到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報(bào)告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對出納扣罰100元；對于超過周轉(zhuǎn)期還不能足額歸還備用金的，財(cái)務(wù)中心有權(quán)在工資中扣除，并對未歸還部分按月利率1%計(jì)算利息，計(jì)息日期從借款之日起計(jì)算；因長期出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報(bào)告，并經(jīng)中心負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后

7、免于罰息，提交財(cái)務(wù)中心備案；財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對備用金定期盤點(diǎn)（一個月不少于一次），對因未及時盤點(diǎn)而出現(xiàn)的損失承擔(dān)連帶責(zé)任；備用金盤點(diǎn)損失，一律由責(zé)任人賠償； 若借款人拒不歸還（超過歸還時間一個星期），由出納提出申請經(jīng)批準(zhǔn)后，告知人力行政中心相關(guān)人員在工資獎金中扣收借款額和逾期利息。如人力行政中心未作扣款處理，每次處罰100元，造成損失的，由責(zé)任人承擔(dān)； 財(cái)務(wù)中心對借款人的借款信用進(jìn)行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員，嚴(yán)格控制以后借款，甚至取消借款資格；附則本管理制度解釋權(quán)、修訂權(quán)歸人力行政中心。本管理制度自2014年10月01日起執(zhí)行。批準(zhǔn)制表及審核部 門姓 名簽 名日 期制表人審核人審批備用金申請單填表日期： 年 月