文件控制程序

1、ZS/CX/SB01 文件操縱程序，2003年9月26日生效0 目的對與集團(tuán)公司一體化治理體系有關(guān)的文件、資料進(jìn)行操縱，確保與一體化治理體系有關(guān)的場所使用有效的文件和資料。1 適用范圍適用于本集團(tuán)公司一體化治理體系有關(guān)的文件、資料操縱。2 術(shù)語和定義2.1 本程序中的術(shù)語采納GB/T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001-1996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001-2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語。文件持有者：經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用一體化治理體系文件的保管人員。2.3 格式文件：按HYPERLINK N:ZuoYeGongSiBanWenJianBianXie.doc文件編寫導(dǎo)則格式擬制的文件。3 職責(zé)3.1 文件批準(zhǔn)

2、3.1.1 一體化治理手冊的批準(zhǔn)由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé);3.1.2 一體化治理手冊的審核、程序文件的批準(zhǔn)由治理者代表負(fù)責(zé);3.1.3 格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)由分管公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，非格式作業(yè)文件的批準(zhǔn)依照需要由分管公司領(lǐng)導(dǎo)或者責(zé)任部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)；3.1.4 技術(shù)文件的批準(zhǔn)由公司總工程師負(fù)責(zé)。3.2 責(zé)任部門3.2.1 負(fù)責(zé)擬制職責(zé)范圍內(nèi)的程序文件、作業(yè)文件；3.2.2 負(fù)責(zé)分發(fā)非格式作業(yè)文件；3.2.3 公司辦另負(fù)責(zé)擬制本程序并督導(dǎo)實(shí)施,負(fù)責(zé)印制分發(fā)格式文件；3.2.4 企劃部另負(fù)責(zé)擬制一體化治理手冊，負(fù)責(zé)審核格式文件及其文件更改通知書與一體化治理手冊的一致性、協(xié)調(diào)性。3.3 文件持有者3.3.1 維護(hù)一體

3、化治理體系文件的規(guī)范性，督導(dǎo)有關(guān)人員履行文件內(nèi)容；3.3.2 按文件更改通知書及時(shí)更改文件內(nèi)容；集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)所持一體化治理體系的文件的更改，由公司辦安排辦理。3.3.3 發(fā)覺不妥之處向擬文部門提出修改意見；3.3.4 妥善保存一體化治理體系文件，防止破損及遺失；3.3.5 受控文件不準(zhǔn)復(fù)制（除表格外）和對外借閱；3.3.6 因故離崗時(shí)，將“有效文件清單”、“受控文件清單”及所列文件移交給繼任人員，或?qū)l(fā)文部門所發(fā)受控文件移交給發(fā)文部門。3.4 項(xiàng)目部3.4.1 負(fù)責(zé)對所在工程項(xiàng)目與一體化治理體系有關(guān)的文件和資料的操縱；3.4.2 負(fù)責(zé)依照工程項(xiàng)目實(shí)際制定落實(shí)集團(tuán)公司HYPERLINK ././

4、././楊荷紅/MS/ChengXu/WenJian.doc文件治理程序文件的實(shí)施性文件, 并定期對項(xiàng)目部及下屬各工區(qū)執(zhí)行該文件的情況進(jìn)行檢查,檢查結(jié)果書面報(bào)公司 辦。工作程序 文件擬制和審核4.1.1 一體化治理手冊由企劃部擬制，治理者代表審核;4.1.2 程序文件和作業(yè)文件由責(zé)任部門擬制,部門負(fù)責(zé)人審核,格式文件須送企劃部審核；4.1.3 程序文件擬制為格式文件，長期執(zhí)行的作業(yè)文件可擬制為格式文件;4.1.4 責(zé)任部門制定的作業(yè)文件必須與一體化治理手冊和程序文件相融;4.1.5 作業(yè)文件由責(zé)任部門提出文件發(fā)放范圍。4.1.6 文件需引用國標(biāo)、部標(biāo)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及政府法令、法規(guī)等有效資料，應(yīng)注明

5、出版社、版號、生效日期。4.2 文件批準(zhǔn)擬文部門將擬制后通過審核的一體化治理文件稿件按3款職責(zé)規(guī)定送交批準(zhǔn)。4.3 文件印制4.3.1 批準(zhǔn)后的文件由公司辦打出清樣，擬文部門負(fù)責(zé)校核。4.3.2 公司辦按照文件發(fā)放范圍印制，并蓋公司章和受控印章。提供給顧客的一體化治理體系文件不受控，應(yīng)在文件顯要處注明“非受控文件”，如有修改可不通知。4.3.3 格式文件注明擬制部門/審核人/批準(zhǔn)人，非格式文件需注明批準(zhǔn)人。4.3.4 受控文件應(yīng)加蓋受控印章，注明其受控號，格式文件的受控號與該套文件中一體化治理手冊受控號相同；一次發(fā)放多份格式文件時(shí)，由公司辦標(biāo)注第一份文件的受控號，其余文件由文件持有者標(biāo)注受控號

6、。4.4 文件收發(fā)4.4.1 依照批準(zhǔn)的發(fā)放范圍，公司辦分發(fā)格式文件，其它文件由擬文部門分發(fā)。4.4.2 發(fā)文操縱a)配發(fā)給機(jī)關(guān)相關(guān)崗位的文件，公司辦/擬文部門填寫“發(fā)文登記表”，文件持有崗位人員簽字領(lǐng)取并負(fù)責(zé)保管；配發(fā)給機(jī)關(guān)部門的文件，部門指派人員簽字領(lǐng)取并負(fù)責(zé)保管。b)凡是通過郵寄的文件，公司辦/擬文部門應(yīng)在“發(fā)文登記表”上記錄清晰，對受控文件隨同文件發(fā)出“收文回執(zhí)”，收文單位/部門收到文件后，填寫收文回執(zhí)寄回或傳真發(fā)文部門；非受控文件能夠其它適當(dāng)方式確認(rèn)收文。4.4.3 收到內(nèi)、外部文件后，填寫收文登記表。對外部文件，需轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的，即轉(zhuǎn)化為內(nèi)部文件，按有關(guān)規(guī)定辦理；不轉(zhuǎn)發(fā)而直接執(zhí)行該文件

7、的，該文件在使用上應(yīng)受控，在文件的適當(dāng)位置加蓋受控印章，注明受控號。4.5 文件更改4.5.1 原文件擬制部門擬制更改內(nèi)容，講明更改緣故，注明更改標(biāo)記和生效日期，對技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、政策條文還應(yīng)附有充分依據(jù)，填寫“文件更改通知書”，按所更改文件原審核、批準(zhǔn)程序執(zhí)行。4.5.2 更改應(yīng)由文件資料的原審批崗位進(jìn)行審批。因?qū)ｉT緣故，更改由非原審批崗位審批時(shí)，文件原擬制部門應(yīng)提供審批所需的有關(guān)背景資料。文件更改時(shí)應(yīng)注意與之相關(guān)的文件也應(yīng)做相應(yīng)更改。4.5.3 更改批準(zhǔn)后，擬制部門將“文件更改通知書”送公司辦印制，公司辦/擬文部門按原文發(fā)放范圍發(fā)放一份文件通知書至文件持有者，并填寫“發(fā)文登記表”。4.5.4 文

8、件持有者收到“文件更改通知書”后，作好收文登記，及時(shí)對文件進(jìn)行更改和/或換頁，按文件更改時(shí)刻順序保存好“文件更改通知書”。手冊的更改，須采納換頁方式，并填寫“文件更改狀態(tài)記錄”。4.5.5 文件通過多次更改或需進(jìn)行大幅度修改時(shí)要進(jìn)行換版，重新執(zhí)行本程序。4.5.6 文件更改標(biāo)識為：在被更改文件的條款前面注明：第一次更改為，第二次更改為依次類推。對文件的附表作更改時(shí)，更改標(biāo)識為在被更改的附表代號后加“/”、“/”，依次類推。4.6 文件、資料治理4.6.1 蓋公司章的文件底稿由公司辦統(tǒng)一保存，擬文部門將文件底稿交公司辦，其它文件底稿由責(zé)任部門保存。4.6.2 需要摘抄使用文件資料時(shí)，摘抄人應(yīng)將文

9、件標(biāo)題、文件編號、生效日期摘錄清晰。文件持有者負(fù)責(zé)填寫“摘抄文件記錄”。當(dāng)摘抄的文件內(nèi)容更改時(shí)，文件持有者應(yīng)同時(shí)通知摘抄人對摘抄的文件內(nèi)容進(jìn)行更改。4.6.3 格式文件破損需領(lǐng)用文件，填寫“文件領(lǐng)用申請表”，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到公司辦以破損文件換取，受控號按原文標(biāo)注。公司辦填寫發(fā)文登記，并銷毀破損文件。4.6.4 格式文件增加使用范圍或文件丟失，應(yīng)講明緣故，填寫“文件領(lǐng)用申請表”，經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到公司辦領(lǐng)取，確定新的發(fā)文受控號。4.6.5 文件持有者收到文件新?lián)Q版本或文件作廢通知后，原版本即告作廢，應(yīng)及時(shí)將作廢文件撤出，自行銷毀，并做好銷毀記錄，記錄清晰銷毀文件理由，日期，文件名稱，編

10、號，版號，銷毀人，監(jiān)銷人。4.6.6 需保留作廢文件時(shí)，做“作廢保留”標(biāo)識，注明作廢范圍，與有效文件分離存放。4.6.7 當(dāng)執(zhí)行內(nèi)、外部文件新?lián)Q版本后，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)將新?lián)Q版本、出版社以書面形式發(fā)至文件持有者。集團(tuán)公司未提供的文件，文件使用單位自行配置，用“收文登記表”記錄清晰配制日期。4.6.8 責(zé)任部分/項(xiàng)目部應(yīng)對所發(fā)文件和執(zhí)行的有關(guān)外部文件進(jìn)行定期評審，并公布“有效文件清單”。每年元月底，責(zé)任部門/項(xiàng)目部公布前一年“有效文件清單”發(fā)往文件持有者，公司領(lǐng)導(dǎo)可不發(fā)。項(xiàng)目部的“有效文件清單”要緊內(nèi)容是項(xiàng)目部發(fā)文和轉(zhuǎn)錄/摘抄甲方（業(yè)主）、設(shè)計(jì)、監(jiān)理的文件和資料。每次公布/收到“有效文件清單”后，

11、上次公布/收到的“有效文件清單”即告作廢，及時(shí)自行銷毀。使用單位/崗位當(dāng)獲得外部文件換版信息后，及時(shí)與相應(yīng)責(zé)任部門確認(rèn)有效性。4.6.9 責(zé)任部門、項(xiàng)目部應(yīng)建立“受控文件清單”。4.6.10公司訂購的與一體化治理體系有關(guān)的書籍按4.6.7辦理。4.6.11手冊、程序文件和格式作業(yè)文件的底稿及其所有的文件更改通知書的底稿都由公司辦負(fù)責(zé)歸檔到公司辦檔案科。每三年歸檔一次，即與認(rèn)證周期同步，在認(rèn)證（換證）后的6個(gè)月內(nèi)，將前一個(gè)周期三年內(nèi)的以上文件和資料歸檔。4.6.12本程序所附發(fā)文編號表專為發(fā)文部門發(fā)文編號用；發(fā)文登記表分兩種表樣，代號為S/CX/SB01-2表適合于收文單位較少時(shí)的發(fā)文，代號為S

12、/CX/SB01-3表適合于收文單位較多時(shí)的發(fā)文。相關(guān)/支持性文件5.1 HYPERLINK N:ZuoYeGongSiBanWenJianBianXie.doc文件編寫導(dǎo)則（ZS/ZY/SB01）5.2 HYPERLINK N:ZuoYeGongSiBanJiLuBianHao.doc記錄操縱程序（ZS/CX/SB02）6 記錄6.1 發(fā)文登記（二級）6.2 收文登記（二級）文件更改通知（二級） 文件領(lǐng)用申請（二級） 受控文件清單（一級） 有效文件清單（二級） 摘抄文件記錄（二級）收文回執(zhí)（二級） 文件銷毀記錄（二級）附表/附錄7.1 發(fā)文編號表7.2 發(fā)文登記表（兩種表樣）7.3 收文登記

13、表7.4 文件更改通知書7.5 文件領(lǐng)用申請表7.6 有效文件清單7.7 受控文件清單7.8 摘抄文件記錄表收文回執(zhí)7.10 文件銷毀記錄表 HYPERLINK N:MS MuLu.doc S/CX/SB01-1發(fā) 文 編 號 表 年發(fā)文日期序號收文單位文件編號版號受控號份數(shù)文 件 名 稱附件批準(zhǔn)人備注月日月日月日月日月日 S/CX/SB01-2發(fā) 文 登 記 表 年發(fā)文日期收 文 單 位文件編號版號受控號份數(shù)文 件 名 稱收文人簽字 S/CX/SB01-4收 文 登 記 表 年收文日期序號發(fā) 文單 位文件編號份數(shù)版號受控號文 件 名 稱附件辦復(fù)情況歸入檔案備 注月日月日月日月日月日S/CX/

14、SB01-7有 效 文 件 清 單 編號：公布單位日 期文件持有者文 件 狀 況序號文 件 名 稱編 號版號發(fā) 文 部 門備 注 第 頁 S/CX/SB01-8受 控 文 件 清 單 建立單位文 件 狀 況序號文 件 名 稱編 號版號受控號發(fā)文部門建立時(shí)刻 第 頁S/CX/SB01-3發(fā) 文 登 記 表 年 月 日文件編號文件名稱掛號收文單位份數(shù)簽章掛號收文單位份數(shù)簽章掛號收文單位份數(shù)簽章掛號收文單位份數(shù)簽章 S/CX/SB01-5 文 件 更 改 通 知 書 編號： 更改文件名稱文 件 編 號責(zé)任部門更改理由：更改內(nèi)容：更改文件人： 年 月 日更 改 方 式手改囗/換頁囗更改狀態(tài)部 門 初 審日 期企劃部審核日 期批 準(zhǔn)日 期生 效 日 期 第 頁 S/CX/SB01-6文 件 領(lǐng) 用 申 請 表 編號： 領(lǐng)用文件申請人文件持有者日期申 請 理 由申 請 領(lǐng) 用 文 件 名 稱文件編號版號份數(shù)管 理 者 代 表 批 示日 期領(lǐng) 用 文 件 人 簽 字日