不容忽視的項(xiàng)目啟動(dòng)階段

1、不容忽視的工程啟動(dòng)階段小楊最近比擬煩朋友小楊在一家很不錯(cuò)的軟件公司工作了三年，一直都是 春風(fēng)得意，但是最近卻挺發(fā)愁的。公司老總剛簽了一個(gè)幾百 萬的訂單，對方也是老總的朋友。因?yàn)閮晌焕峡偠己苁煜ぃ?流程很簡單，但都希望工程盡快開工，簽約時(shí)也不會(huì)有正式 的簽約儀式等活動(dòng)。合同簽訂后，公司老板讓信任的小楊和 其他幾個(gè)員工組成了一個(gè)工程組，由小楊擔(dān)任工程經(jīng)理。老 板小楊被介紹給客戶老板，客戶老板馬上在自己公司安排了 一間辦公室給他們使用。一切似乎順利而迅速。小楊覺得這又是一次展示才華的機(jī)會(huì)。他會(huì)更加努力，及 時(shí)和客戶老板溝通。但是客戶老板很忙，經(jīng)常不在公司。小 楊去找了其他部門的負(fù)責(zé)人，他們沒有說做不

2、到，也就是說 和他沒有關(guān)系，有的甚至說根本不知道這件事。問題不及時(shí) 解決，很多手續(xù)都不會(huì)簽。工程內(nèi)部也有很多問題。有程序 員屢次越過小楊，向老板請示。幾個(gè)程序員編寫的軟件界面 不統(tǒng)一；工程的每一筆費(fèi)用，財(cái)務(wù)部都要求小楊和老板簽 字。于是小楊頻繁給老板打 ，還有人想，為什么小楊總 是利用老板壓人？后來，小楊和工程組的其他工作人員以及 財(cái)務(wù)部的工作人員發(fā)生了很多摩擦。小楊的老板也開始懷疑 小楊的工作能力。最近剛找他談過一次，小楊覺得特別委 屈。小楊的遭遇相信很多工程經(jīng)理都親身經(jīng)歷過，尤其是剛剛開 始做行業(yè)客戶的公司，往往是公司的老板和客戶單位的某個(gè) 主管關(guān)系不錯(cuò)或業(yè)務(wù)人員關(guān)系做得很到位，公司老板希

3、望趕 緊做完工程，因此，常常跳過工程啟動(dòng)環(huán)節(jié)，直接指令工程 經(jīng)理進(jìn)入實(shí)施階段。結(jié)果工程剛開始就麻煩不斷。正所謂“良好的開始是成功的一半”，做工程啟動(dòng)是為了形成一個(gè) 良好的溝通體系，讓所有與工程相關(guān)的人都理解工程的重要 性，同時(shí)形成一個(gè)由雙方老總、工程負(fù)責(zé)人和工程組成員所 構(gòu)成的三級(jí)溝通體系，確保工程管理的暢通。工程啟動(dòng)：小問題大學(xué)問啟動(dòng)是工程管理團(tuán)隊(duì)在工程開始階段的具體工作，包括項(xiàng) 目或工程階段的計(jì)劃、實(shí)施和控制。只有當(dāng)工程的可行性研 究結(jié)果說明工程是可行的，或工程階段的必要條件已經(jīng)成熟 或已經(jīng)具備時(shí)，工程才能開工。貿(mào)然啟動(dòng)這個(gè)工程是不可取 的。任命工程經(jīng)理和成立工程管理小組是工程啟動(dòng)完成的標(biāo)

4、 志之一。一般來說，應(yīng)該盡早選擇工程經(jīng)理并將其分配到項(xiàng) 目中。無論如何，在工程計(jì)劃實(shí)施之前，工程經(jīng)理都要值 班。但是，無論是工程經(jīng)理和工程管理團(tuán)隊(duì)接受他人委托， 管理客戶工程，還是選擇和發(fā)起自己的工程，都應(yīng)該高度重 視工程啟動(dòng)階段的工作，包括明確資金、權(quán)限、時(shí)間、要 求、雙方責(zé)任和廣泛溝通。啟動(dòng)階段是正式成認(rèn)新工程的存在，或允許現(xiàn)有工程在下一階段繼續(xù)工作的過程。工程經(jīng)理接受委托后，在開始工程 括范圍、本錢、時(shí)間、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、人力資源、溝通、采購 等等。這些不同的方面可以稱為工程變量、工程變量或工程 參數(shù)。有些工程發(fā)起人或客戶往往對工程的很多方面不是很 清楚，只是有一個(gè)模糊的概念，尤其是一些高科

5、技工程。如 果工程由一個(gè)以上的人或組織發(fā)起，問題可能會(huì)更嚴(yán)重。在 大多數(shù)情況下，他們對工程的目的、內(nèi)容、范圍和行動(dòng)計(jì)劃 的理解是不一致的，甚至是矛盾的。因此，工程經(jīng)理必須在 工程啟動(dòng)時(shí)負(fù)責(zé)統(tǒng)一他們的認(rèn)識(shí)，有效防止缺乏共識(shí)和工程 驅(qū)動(dòng)力的風(fēng)險(xiǎn)。否那么無法順利開工，勉強(qiáng)開工，必然會(huì)在項(xiàng) 目的過程中造成麻煩。之前,必須明確工程涉及的各個(gè)方O工程有很多方面，包工程啟動(dòng)會(huì)：萬里長征第一步召開啟動(dòng)會(huì)，明確工程實(shí)施的意義，說明工程成功實(shí)施的 關(guān)鍵因素，確定雙方的責(zé)任，是一種有效的方式。工程啟動(dòng) 會(huì)可根據(jù)工程具體情況靈活選擇規(guī)模、方式和內(nèi)容，如工程 正式簽約儀式、工程發(fā)動(dòng)大會(huì)等。，類似于行軍打仗前的宣 誓活動(dòng)

6、。以軟件工程為例，現(xiàn)在很多工程都涉及到用戶業(yè)務(wù)應(yīng)用的軟 件開發(fā)，在實(shí)施中要跟用戶的各個(gè)層面打交道，但現(xiàn)實(shí)往往 是用戶單位的員工根本不了解IT公司在給自己的企業(yè)做什 么，因此，簽合同時(shí)有必要召開一個(gè)正式的儀式，向雙方員 工傳遞工程的信息，激發(fā)公司全體員工對工程的熱情。IT公 司老總、工程負(fù)責(zé)人、開發(fā)人員、施工人員和用戶方的領(lǐng) 導(dǎo)、工程協(xié)調(diào)人、相關(guān)部門人員聚在一起，讓大家知道雙方 的合作正式開始。儀式上，雙方領(lǐng)導(dǎo)要講話，特別是用戶方 的領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)調(diào)工程的意義。聯(lián)想集團(tuán)公司在上ERP工程時(shí)就 專門召開了全體員工誓師大會(huì)，柳傳志親自到會(huì)講話，把ERP 工程擺到關(guān)乎企業(yè)生死存亡的高度，并親手將一面大旗授予

7、 ERP工程的負(fù)責(zé)人。柳傳志還在會(huì)上說，有人說現(xiàn)在上ERP是 找死，但現(xiàn)在不上那就是等死，我們與其在這里等死，為什 么不去拼搏一把呢？后來的事實(shí)證明，這不僅極大地鼓舞了 工程組成員的斗志，同時(shí)也使全體員工明白這不僅僅是信息 部門的事，而是公司從上到下都要關(guān)心的事。通過這個(gè)儀 式，雙方要組成工程管理班子，成立工程指揮部或工程管理 委員會(huì)等機(jī)構(gòu)，由雙方總經(jīng)理牽頭，工程負(fù)責(zé)人為執(zhí)行人， 日常聯(lián)系由雙方指定人員。在簽合同時(shí)，利用雙方人員到齊 的機(jī)會(huì)，IT公司要把軟件功能用通用、專業(yè)的語言和用戶方 的領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行最后確認(rèn)，因?yàn)榇藭r(shí)有 分歧改正的本錢不大。同時(shí)，還可使雙方人員彼此認(rèn)識(shí)，清

8、 楚各個(gè)層次的接口，大家混個(gè)臉熟，以后打交道就會(huì)更通物 O工程簽約儀式可以在用戶單位舉行，可以節(jié)省用戶的時(shí) 間，也可以在酒店舉行。但需要注意的是，簽約儀式要精心 組織，場地要大一些，通過各種方式為雙方的溝通創(chuàng)造良好 的環(huán)境。會(huì)前，各模塊負(fù)責(zé)人要明確自己的客戶界面，找機(jī) 會(huì)單獨(dú)和對方聊天，拉近彼此的距離。此外，會(huì)場雙方大佬 的融洽氣氛也會(huì)對工程的實(shí)施產(chǎn)生有效的威懾作用。公司內(nèi)部會(huì)議：領(lǐng)取“尚方寶劍”工程啟動(dòng)將是一個(gè)外部情況。在公司內(nèi)部，也要營造一個(gè) 內(nèi)部的情境，讓各部門都知道這個(gè)工程能為公司創(chuàng)造什么經(jīng) 濟(jì)效益，明確工程組人員和工程負(fù)責(zé)人，確定工程負(fù)責(zé)人的 權(quán)限。公司、采購、人事、技術(shù)、銷售等部門

9、都要參與進(jìn) 來，這樣才能打造一個(gè)良好的內(nèi)部服務(wù)體系，讓工程團(tuán)隊(duì)專 注于服務(wù)用戶。公司主要召開工程組成立大會(huì)。會(huì)上最重要 的是宣布工程的內(nèi)容，工程負(fù)責(zé)人的權(quán)限，工程組成員，項(xiàng) 目時(shí)間段，工程需要的設(shè)備和資金等。對工程管理給予充分 授權(quán)，工程經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)與本工程相關(guān)的事宜。這樣就不需 要為了工程組的人員調(diào)動(dòng)，根據(jù)工程進(jìn)度購買設(shè)備，工程發(fā) 生的財(cái)務(wù)費(fèi)用等一次又一次的找總經(jīng)理。只要在規(guī)定范圍 內(nèi)，工程經(jīng)理簽字即可。工程授權(quán)書必須由總經(jīng)理簽字，并在會(huì)上宣讀。為了增強(qiáng) 團(tuán)隊(duì)凝聚力，可以在會(huì)上進(jìn)行工程團(tuán)隊(duì)的宣誓或誓詞宣言, 形成高度集中、統(tǒng)一、合作的團(tuán)隊(duì)精神。內(nèi)部宣傳既能讓各 個(gè)部門了解工程，創(chuàng)造條件為工程

10、組服務(wù)，又能給工程組成 員壓力和動(dòng)力，讓他們認(rèn)識(shí)到工程的意義和團(tuán)隊(duì)精神的重要 性，這是工程經(jīng)理的一把利劍。內(nèi)外部有利環(huán)境的營造，項(xiàng) 目的啟動(dòng)是水到渠成的事情，工程組成員可以專心執(zhí)行。項(xiàng) 目的成功也更有保障，不會(huì)因?yàn)槭Э囟艽?。工程的成功啟?dòng)絕不取決于工程團(tuán)隊(duì)或工程經(jīng)理。它必須同時(shí)具備內(nèi)部和外部條件。所以雙方高層都應(yīng)該高度重視, 劍，用戶端的主管也需要。尤其是在中目前的企業(yè)文化環(huán)境下。工程經(jīng)理需要一把工程小組首次會(huì)議：為成功奠基在現(xiàn)代企業(yè)中，工程經(jīng)理在組織中的工作，遇到的最大障礙 就是人的障礙，真正的工程經(jīng)理往往將80%以上甚至是90% 的時(shí)間用在了溝通和合作上，大局部有經(jīng)驗(yàn)的工程經(jīng)理都會(huì) 認(rèn)為

11、工程經(jīng)理最重要的是做人的工作，和所有工程相關(guān)者能 夠達(dá)成共識(shí)。因此，工程團(tuán)隊(duì)在工程開始時(shí)的第一次會(huì)議是非常重要和 關(guān)鍵的。工程團(tuán)隊(duì)的第一次會(huì)議決定了團(tuán)隊(duì)在工程各個(gè)階段 的運(yùn)作績效，確保團(tuán)隊(duì)有一個(gè)良好的開端是每個(gè)成員的責(zé) 任。在工程開始之前，或者說在工程的啟動(dòng)階段，多做工 作，踏實(shí)做，是非常必要的，也是提前防范一些可預(yù)見風(fēng)險(xiǎn) 的有效手段。缺乏共識(shí)是工程中最常見的風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)帶來各種 后果。通過召開工程團(tuán)隊(duì)的第一次會(huì)議，我們可以初步了解不同 人的經(jīng)歷和特長，確定誰可以或愿意執(zhí)行不同的工程任務(wù)， 增加團(tuán)隊(duì)成員實(shí)際接受這些任務(wù)的可能性。其次，團(tuán)隊(duì)成員 的個(gè)人目標(biāo)、日常工作目標(biāo)和工程團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)要統(tǒng)一，讓

12、團(tuán)隊(duì)成員真正參與到團(tuán)隊(duì)工作中來。第三，讓成員有機(jī)會(huì)互 相了解，建立信任，這也是一個(gè)成功團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)。最后，盡 可能消除工程組成員的疑慮，讓大家知道自己從事的是什么 樣的工作，能帶來什么樣的價(jià)值。因此，工程組的第一次會(huì) 議可以說是工程成功的一個(gè)基石。做好工程啟開工作，把握成功風(fēng)向標(biāo)俗話說，“磨刀不誤砍柴工”，工程的啟開工作在整個(gè)工程 生命周期內(nèi)看似很不起眼，很多人認(rèn)為微缺乏道，甚至可以 越過或草草了事，豈不知會(huì)為以后的工作留下種種隱患。在 進(jìn)入工程實(shí)施前，工程范圍的明晰和工程計(jì)劃落實(shí)等固然非 常重要，然而僅僅這些措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的?！肮こ滩皇窃诮Y(jié) 束時(shí)失敗，而是在開始時(shí)失敗“，做過工程的人大概都會(huì)對 這句話感觸良深。對于一個(gè)工程來說，工程組內(nèi)部、企業(yè)內(nèi) 部、企業(yè)與客戶之間能就關(guān)鍵問題到達(dá)共識(shí)，顯得至關(guān)重 要。有一句話是這么概括的，在一個(gè)解決方案上達(dá)成共識(shí)比 這個(gè)解決方案本身的先進(jìn)性重要得多。工程管理專家們經(jīng)常 討論信息化建設(shè)，常常會(huì)說信息化建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)很大，然而最難 以預(yù)測和掌握的是人的因素，技術(shù)上的問題總是會(huì)有解決方 案的，而達(dá)成共識(shí)其實(shí)就是解決人的問題，減輕或者降低項(xiàng) 目實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的、由于人而引起的不必要的阻