基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集

1、制度名稱基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集受控狀態(tài)受控編號執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門版本號修訂日期頁次修訂內(nèi)容第一章什么是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量大面廣，從不同角度可以有不同的分類， 如靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)、顯性數(shù)據(jù)和隱性數(shù)據(jù)、主數(shù)據(jù)和輔助數(shù)據(jù)。 靜態(tài)數(shù)據(jù)是不隨時間或其他數(shù)據(jù)變化而變化的數(shù)據(jù)，是企業(yè)公用的數(shù) 據(jù)，同時又是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)。靜態(tài)數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)設(shè)置所用到的數(shù)據(jù) 和系統(tǒng)運行實際業(yè)務(wù)所用到的數(shù)據(jù)，具體有會計科目、各種比率參數(shù)、 庫位和物料主文件、BOM表、供應(yīng)商主文件、客戶主文件、賬號及銀 行主文件等。動態(tài)數(shù)據(jù)是每筆具體業(yè)務(wù)發(fā)生時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，它隨時間 點不同而變動。動態(tài)數(shù)據(jù)按照時間點來分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和

2、日 常數(shù)據(jù)。期初數(shù)據(jù)包括系統(tǒng)上線切換時點的總賬余額、車間在制品余 額、庫存余額、未結(jié)三大訂單（CO、PO、MO）。從另一角度來說，物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶信息、會計科 目等屬于顯性數(shù)據(jù)，而系統(tǒng)配置的各種參數(shù)則是隱性數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù) 在業(yè)務(wù)中雖不可見，但卻能影響到系統(tǒng)運算的結(jié)果。對另一種劃分方 式而言，顯性數(shù)據(jù)如物料主文件、BOM、供應(yīng)商/客戶信息、會計科目 又被稱為主數(shù)據(jù)，而會計期間、貨幣和匯率、銀行主文件、工廠日歷、 付款方式、計量單位、結(jié)算方式、憑證類型等數(shù)據(jù)稱之為輔助數(shù)據(jù)。 ERP系統(tǒng)就是根據(jù)這些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，按照內(nèi)部邏輯經(jīng)過運算形成各種報 告報表，供管理者掌握生產(chǎn)經(jīng)營狀況，從而進行分

3、析和決策的。第2章如何整理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是實施過程頭緒最多、工作量最大、耗時最長、涉及面 最廣、最容易出錯的部分，是一項艱苦細(xì)致的工作。成立數(shù)據(jù)小組，確定工作進度。艱苦細(xì)致的工作要由踏實能干的團隊擔(dān)當(dāng)，嚴(yán)密的計劃和合理的 組織是完成這項艱巨工作的保證。數(shù)據(jù)小組成員一般從各個部門的業(yè) 務(wù)人員中抽調(diào)，由項目經(jīng)理或指定的專人負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)數(shù)據(jù)小組的工作。 數(shù)據(jù)小組的職責(zé)是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立ERP編碼體系，組織必 要的培訓(xùn)，制作數(shù)據(jù)搜集表格模板，監(jiān)督數(shù)據(jù)收集質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù) 的最終導(dǎo)入和使用。在工作執(zhí)行上，數(shù)據(jù)小組要根據(jù)ERP項目的實施 進度，制定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的時間表，安排好小組成員的分工，并定

4、期 召開小組會議，溝通問題，推進工作。數(shù)據(jù)整理自下而上、先易后難。任何工作都需要講究方式、方法，數(shù)據(jù)整理概莫能外。ERP基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)整理一般應(yīng)遵循先易后難的工作次序，容易整理的公共數(shù)據(jù)先行 整理，需要多次求精的局部數(shù)據(jù)后行整理。靜態(tài)數(shù)據(jù)相對固定，且花 費時間長，可以先開始整理，動態(tài)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)切換前整理即可。第一手資料和數(shù)據(jù)保存在生產(chǎn)第一線，要將這些散亂的數(shù)據(jù)加以 收集整理，很大程度上必須依賴企業(yè)的基層人員。因此，編碼小組應(yīng) 該在與一線人員充分溝通交流的基礎(chǔ)上設(shè)計出他們能夠理解和操作 的數(shù)據(jù)收集表格，系統(tǒng)所需的字段信息應(yīng)囊括在表格中，然后下發(fā)到 各個部門以供基層人員收集、記錄數(shù)據(jù)之用。其實在沒上系

5、統(tǒng)前，很多數(shù)據(jù)雖然存在，但沒有量化，收集的過 程通常要根據(jù)數(shù)據(jù)的歷史經(jīng)驗值統(tǒng)計得出。數(shù)據(jù)也不會一次就能準(zhǔn)確， 所以要做好每次版本的更新和管理，數(shù)據(jù)不能亂而且要越來越精確。 基層將數(shù)據(jù)上報數(shù)據(jù)小組之前，部門應(yīng)召集業(yè)務(wù)骨干和有經(jīng)驗的師傅 對表格數(shù)據(jù)逐一討論和檢查，確保沒有遺漏、重復(fù)，也沒有過時、失 實的數(shù)據(jù)。把好數(shù)據(jù)錄入關(guān)。各部門報來的數(shù)據(jù)不是孤立無關(guān)的，數(shù)據(jù)小組在拿到基層報來的 數(shù)據(jù)后，必須做好各部門人員的溝通與協(xié)調(diào)工作，綜合平衡后再進行 統(tǒng)計匯總。然后，備份電子文檔和紙制文檔，并注明整理人員、完成 時間和最后版本，再由專人錄入系統(tǒng)。手工錄入是艱巨而枯燥的重復(fù) 工作，時間長了容易出錯，可以配合E

6、xcel表批量導(dǎo)入，有條件的也 可以編寫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序?qū)崿F(xiàn)更快速、更完美的錄入。為保障數(shù)據(jù)錄入 的質(zhì)量，可以建立相應(yīng)獎懲制度，一方面可以提高錄入人員的積極性， 同時也督促其在錄入的同時進行認(rèn)真的檢查。第3章基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理的工作重點基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理工作很繁雜，沒有捷徑，但有方法。對于新上ERP 的企業(yè)，在千頭萬緒的工作中，如果能夠抓住編碼這一主線，把握好 物料主文件、物料清單(BOM)和庫存數(shù)據(jù)三個重點，就可以提綱挈領(lǐng)、 一以貫之。1、編碼編碼是為了進行系統(tǒng)識別和檢索而對數(shù)據(jù)進行唯一的標(biāo)識。凡是 納入系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)均要對其進行編碼，包括物料編碼、供應(yīng)商編碼、 客戶編碼、庫位編碼、工作中心編碼、計劃員/采

7、購員編碼等。首先 確立統(tǒng)一的編碼原則。一個考慮周全、成熟的編碼體系需要結(jié)合行業(yè) 標(biāo)準(zhǔn)和企業(yè)特點,并且跨部門反復(fù)討論，尤其多聽取基層和系統(tǒng)使用 者的意見，確定最終方案。編碼工作中最重要的是物料編碼。而規(guī)范化是準(zhǔn)確性的前提，同 一物料叫法不同的現(xiàn)象在企業(yè)中比較常見，所以在編碼前要先規(guī)范物 料名稱及描述。物料描述應(yīng)先描述物料主要屬性，后描述物料次要屬 性，基本順序是名稱/型號或規(guī)格/尺寸/材料/顏色或表面處理/特殊 要求。先規(guī)范化之后再進行物料編碼，其中惟一性是最根本的要求。物 料的編碼如同人的身份證號碼，是一一對應(yīng)的，一物多碼或多物一碼 都會造成信息混亂和失真，后期返工修改的工作量巨大。要明確，不

8、 同的物料，那怕有極微小的區(qū)別也不能用同一個編碼。一般來說，只 要物料的物理狀態(tài)或化學(xué)性質(zhì)有變化，在制品在加工過程中需要入倉， 半成品作為配件對外銷售或用于售后服務(wù)，就必須為其指定一個編碼。在手工環(huán)境下，為了便于記憶和識別，人們喜歡有含義的編碼。 在如今計算機系統(tǒng)環(huán)境下，提倡編碼簡單化，盡可能使用無含義的編 碼體系，不要將圖號反應(yīng)在編碼中。不同的ERP系統(tǒng)，會有不同的編 碼要求?？傮w來說，建議物料編碼采用全數(shù)字編碼，如大類+分類+ 流水號，也可以采用數(shù)字和英文字母的組合，但不要使用特殊字符， 避免使用易與數(shù)字混淆的字母。編碼要考慮可擴展性，隨著企業(yè)的發(fā) 展，要為日后新增物料繼續(xù)按照原有的編碼規(guī)

9、則進行編碼留足空間， 但另一方面編碼位數(shù)太長則錄入時易錯，增加工作量。編碼導(dǎo)入系統(tǒng) 后不要隨便修改，由于相互關(guān)聯(lián)性，一處編碼的修改可能會導(dǎo)致相關(guān) 聯(lián)的信息的紊亂。還要注意，即使某物料以后不再使用，其編碼也不 能重新分配給其他物料使用。2、物料主文件物料主文件就是物料的檔案，記錄著該物料的各種參數(shù)、屬性及 相關(guān)信息，如物料編碼、名稱、計量單位、物料類型（原材料、半成 品、成品）、來源類型（自制件/采購件）、損耗率/產(chǎn)出率、各種提前 期（運行、準(zhǔn)備、檢驗等、財務(wù)成本信息等等。所有要在系統(tǒng)里使用 的物料都必須先在物料主文件里建立記錄，有了物料主文件才能據(jù)此 建立其他相關(guān)的數(shù)據(jù)文件，所以設(shè)置物料主文件

10、是物料編碼完成后接 著要做的基礎(chǔ)性工作。ERP系統(tǒng)里提供了許多物料的描述參數(shù)，在實際應(yīng)用中不一定對 每個參數(shù)都要設(shè)置，只需設(shè)置那些系統(tǒng)運行時必需的以及企業(yè)對物料 管理時用到的參數(shù)。進行物料參數(shù)設(shè)置時，有些字段的內(nèi)容可以從系 統(tǒng)提供的選擇項中選擇，有些必須自己先定義才能選擇使用。3、物料清單（BOM）BOM表明一個產(chǎn)品由哪些原材料及零件構(gòu)成，以及他們之間的層 次隸屬關(guān)系。BOM表的結(jié)構(gòu)層次一定要清楚明了。一般來說，BOM包 括父項物料代碼、名稱，子項物料代碼、名稱、類型、數(shù)量、批號、 提前期偏置、損耗率、工作中心和工序號等字段。子項類型表明子項 是作為普通物料消耗在父項的制造過程中，還是作為工具

11、、圖紙、副 產(chǎn)品、關(guān)聯(lián)產(chǎn)品等存在。數(shù)量類型用來說明所給出的數(shù)量是用于一個 單位的父項還是一份訂單。多數(shù)情況下，子項數(shù)量類型是用于一個單 位父項的，但對于工具、圖紙以及生產(chǎn)過程的消耗品，其數(shù)量則應(yīng)是 用于一份訂單的。子項提前期偏置指出子項物料需求日可以退于父項 物料開工的天數(shù)。損耗率也稱為殘料率，指明生產(chǎn)過程中其損耗的程 度。BOM是制造型企業(yè)的核心文件，也是源頭文件，與每個部門都有 關(guān)系。圖號亂、圖紙錯、工程變更、圖紙修改、審批、發(fā)放的隨意性 在很多企業(yè)司空見慣。所以，管好研發(fā)源頭，整理BOM以達到更高的 準(zhǔn)確率，是避免一物多碼、避免日后影響生產(chǎn)交貨等一系列問題的關(guān) 鍵。BOM來自生產(chǎn)又指導(dǎo)生

12、產(chǎn)，所以整理BOM不能過分依賴工程技術(shù) 部門，而必須由工程技術(shù)部門和生產(chǎn)制造部門密切配合，通過建立交 叉會審和訂單評審機制，確定準(zhǔn)確的BOM。BOM建立后，應(yīng)及時進行 備份，同時利用BOM導(dǎo)入模板批量導(dǎo)入系統(tǒng)。值得一提的是，根據(jù)不同的用途，BOM有許多種類，最常見的是 工程BOM和生產(chǎn)BOM，它們是不同的。工程BOM是供設(shè)計開發(fā)用的， 生產(chǎn)BOM是供批量生產(chǎn)用的，它是在工程BOM的基礎(chǔ)上根據(jù)工藝裝配 要求完善的。通常，工程BOM在確認(rèn)完成后可以直接晉級為生產(chǎn)BOM， 生產(chǎn)BOM也可以直接手工輸入。提高BOM的準(zhǔn)確性同樣是一個持續(xù)漸 進的過程，需要在實際的生產(chǎn)中驗證，并根據(jù)生產(chǎn)工藝和工程變更不

13、斷維護，持之以恒才能達到比較理想的水平。4、庫存數(shù)據(jù)庫存數(shù)據(jù)是動態(tài)數(shù)據(jù)，是ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源之一。系統(tǒng)的有效 運行離不開準(zhǔn)確的庫存數(shù)據(jù)支撐，整理庫存數(shù)據(jù)可以從以下幾方面著 手：一是建立健全倉庫管理制度，加強對箜員的培訓(xùn)、考核和激勵； 二是規(guī)范各項制度的執(zhí)行，物料收發(fā)、借退補換都要按流程操作；三 是下大力氣盤點庫存，對重點物料、薄弱環(huán)節(jié)重點檢查，分析差異原 因，提高賬物相符率。這些是基礎(chǔ)性工作，也是日常性工作。在ERP系統(tǒng)中要設(shè)置倉庫類型和庫區(qū)庫位。制造型企業(yè)倉庫類型 有：原材料庫、半成品庫、成品庫、副產(chǎn)品庫、廢品庫、配件庫等。 庫區(qū)的設(shè)置主要以物理方位進行，或者根據(jù)實地的劃分，按序號來分 區(qū)

14、。庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，庫位的設(shè)置要與實際情況對 應(yīng)和一致，便于對建庫、移庫和出入庫等常用操作實時反映?；A(chǔ)資料的維護數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)的生命，錯誤的數(shù)據(jù)不但沒有任何意義，而且干 擾生產(chǎn)。外界環(huán)境和生產(chǎn)情況在不斷變化，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度是個相對的概 念，目前數(shù)據(jù)準(zhǔn)確并不代表一直都準(zhǔn)確。所以對于靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù) 據(jù)都要不斷調(diào)整和優(yōu)化，這是長期的、無止境的。及時錄入是保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提。數(shù)據(jù)延遲錄入，會造成系統(tǒng)數(shù) 據(jù)與實際數(shù)據(jù)不一致，系統(tǒng)可信度和實用度降低。為了防止這種問題 的發(fā)生，要教育系統(tǒng)操作人員做到日事日畢，業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同 步進行，單據(jù)錄入不過夜，不搞積壓突擊錄入。持續(xù)維護是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量

15、的保證。不管如何努力，數(shù)據(jù)都不大可 能百分百的準(zhǔn)確，我們所談的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確是指數(shù)據(jù)的錯誤率控制在可以 接受的范圍之內(nèi)。所以，重要的是在具體工作中，通過系統(tǒng)運行結(jié)果 與實際進行校驗，不斷修正數(shù)據(jù)和參數(shù)，使其逐步貼近生產(chǎn)、符合實 際。毫無疑問，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理是個艱苦細(xì)致的工作，數(shù)據(jù)質(zhì)量的提高 是個漸進和求精的過程。實施ERP的企業(yè)一定要高度重視基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的 整理，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)達到了及時性、準(zhǔn)確性和完整性的要求，系統(tǒng)切 換上線只是水到渠成，ERP發(fā)揮效益也將近在咫尺。方法：分步實施分步準(zhǔn)備，先實施模塊的相關(guān)數(shù)據(jù)先 準(zhǔn)備；基本數(shù)據(jù)先準(zhǔn)備，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)中必須輸入的數(shù)據(jù)先準(zhǔn)備，參考數(shù) 據(jù)后補充。范圍：核算參數(shù)幣別計量

16、單位輔助資料備注資料公司機構(gòu)會計科目客戶資料供應(yīng)商資料供應(yīng)商供貨信息倉庫資料部門資料物料資料BOM資料倉庫期初數(shù)據(jù)要求：準(zhǔn)備好的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以書面方式提交，并經(jīng)相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽 字。備注： 建議將以上各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，將準(zhǔn)備的數(shù) 據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫中，并校對正確，在初始化前通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換一次性進入 K/3系統(tǒng)，以縮短實施周期。 指導(dǎo)書所要求準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)可分為必要信息、有用信息和預(yù)留 項。其中必要信息為運行系統(tǒng)所必須的數(shù)據(jù)，有用信息是對系統(tǒng)有用 但不是必須的數(shù)據(jù)，預(yù)留項是系統(tǒng)目前還沒有用到，將在以后的版本 中予以擴充使用的數(shù)據(jù)。詳見表后的說明。 各基礎(chǔ)資料的技術(shù)指標(biāo)參見系統(tǒng)使用說明書。核算參數(shù)(

17、2)此表所有數(shù)據(jù)項均為必要信息。說明：（1）屬性：指物料是外購、委外加工、虛擬件還是自制件；來源：指物料是外購、委外加工時的供應(yīng)商名稱；訂貨方法：包括按需訂貨、按固定批量訂貨、按固定時區(qū)訂貨。（2）物料代碼、物料名稱、屬性、計量單位、數(shù)量精度、計價方法、存貨科目代碼、 銷售科目代碼、成本科目代碼、材料成本差異科目代碼為必要信息。（3）規(guī)格、最低庫存、最高庫存、缺省倉庫、來源、安全庫存、采購負(fù)責(zé)人、銷售單 價為有用信息。（4）提前期、訂貨方法、訂貨/生產(chǎn)批量為預(yù)留項。（5）在實際成本法下，計劃價和材料成本差異科目是有用數(shù)據(jù)，在計劃成本法下則是 必要數(shù)據(jù)。物料清單信息BOM單編號父物料 代碼單位數(shù)

18、量成品率狀態(tài)子項目 編碼單位用量損耗率說明：（1）狀態(tài)：包括使用和未使用。（2）BOM單編號、父物料代碼、單位、數(shù)量、狀態(tài)、子項目編碼、單位、用量為必 要信息。（3）成品率、損耗率為有用信息。供應(yīng)商信息供應(yīng)商代業(yè)供應(yīng)商名 稱簡稱地址狀態(tài)區(qū)域行 業(yè)聯(lián)系 人電 話傳真郵編郵件 地址結(jié)算 幣種結(jié)算 方式開戶銀行及賬號稅務(wù)登記號信用額度說明：（1）狀態(tài)：包括使用、未使用和凍結(jié)。（2）供應(yīng)商代碼、供應(yīng)商名稱為必要信息。（3）簡稱、地址、狀態(tài)、區(qū)域、行業(yè)、聯(lián)系人、電話、傳真、郵編、郵件地址、結(jié)算 幣種、開戶銀行及賬號、稅務(wù)登記號、信用額度為有用信息。說明：（1）供應(yīng)商代碼、供應(yīng)商名稱、物料號、物料名稱、單位、訂貨量、報價、幣別為必 要信息。（2）折扣、訂貨提前期為有用信息?？蛻粜畔⒖蛻舸a客戶 名 稱客戶簡稱地址狀態(tài)區(qū)域行 業(yè)聯(lián)系 人電 話傳真郵編郵 件 地 址結(jié) 算 幣 種結(jié)算 方式開戶銀行及賬 號稅務(wù)登記號信 用 額 度海關(guān)代碼銷售模式說明：（1）狀態(tài)：包括使用、未使用和凍結(jié)；（2）銷售模式：包括內(nèi)銷、外銷。（2）客戶代碼、客戶名稱為必要信息。（3）客戶簡稱、地址、狀態(tài)、區(qū)域、行業(yè)、聯(lián)系人、電話、傳真、郵編、郵件地址、 結(jié)算幣種、結(jié)算方式、開戶銀行及賬號、稅務(wù)登記號、信用額度、海關(guān)代碼、銷售模式為有用信息。倉庫資料說明：（1）倉庫屬性：包括良品、不良品和