財經(jīng)應(yīng)用寫作（第二版）第02章行政公文

1、第二章 行政公文目錄第一節(jié) 概 說第二節(jié) 通 知第三節(jié) 通 報第四節(jié) 報 告第五節(jié) 請 示第六節(jié) 批 復第七節(jié) 函第八節(jié) 會議紀要思考與練習第一節(jié) 概 說一、公文廣義公文指國家機關(guān)、人民團體、企事業(yè)單位用來處理公務(wù)的具有特定格式的文件。它包括：1行政公文;2通用公文;3專用公文。狹義公文只指行政公文。二、公文的作用（一）記錄和傳達上級機關(guān)意圖;（二）強制遵循執(zhí)行;（三）工作依據(jù)和憑證;（四）聯(lián)系和知照;（五）教育和參考。三、公文的種類（一）按行文方向，分為下行、平行和上行文。下行公文有：（命令）令、決定、通告、通知、批復、意見、會議紀要等。平行公文有：函。上行公文有：報告、請示。（二）按公文的

2、特點和作用，公文可分為：規(guī)范性公文，如通知、決定。指揮性公文，如命令、決定、批復。報請性公文，如報告、請示。知照性公文，如通知、通報、通告、公告、函。記錄性公文，如會議紀要。四、公文的特點（一）政治性（二）權(quán)威性（三）實用性（四）時效性（五）規(guī)范性（六）莊重性五、公文的格式 公文格式，公文的外部組織形式，包括公文用紙、裝訂和公文的文面結(jié)構(gòu)。由文頭、主文和文尾三大部分組成。用紙一般16開型，左側(cè)裝訂。（一）文頭部分1文件名稱：即發(fā)文機關(guān)標識。由“發(fā)文機關(guān)稱謂+文件”組成。2發(fā)文字號：簡稱文號，指某件公文在發(fā)文機關(guān)一個年度內(nèi)發(fā)文總號中的實際順序號。如“中辦發(fā)19985號”。3份號：可稱印號。規(guī)定6

3、位數(shù)。4秘密等級：絕密、機密和秘密。標志為“*”?！?”前標密級，后標保密期限，如“機密*5年”。5緊急程度：“特急”和“急件”。在秘密等級下邊。6簽發(fā)人：指批準發(fā)出上行公文的機關(guān)領(lǐng)導人。在發(fā)文字號的右側(cè)，空兩格。（二）主文部分包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、印章和成文時間等項目。1標題： “發(fā)文機關(guān)+事由+文種”三要素。2. 主送機關(guān)：指負責處理、執(zhí)行公文的機關(guān)單位。3正文：公文的核心部分。包括原由、事項和結(jié)尾三部分。4附件說明：正件附屬材料名稱和件數(shù)的標注。正文左下側(cè)。5成文時間：公文生效的法定時間。 一是發(fā)出日期；二是簽發(fā)日期；三是通過日期。6印章：是公文效力最權(quán)威的憑信。除會議紀要外，

4、都應(yīng)該加蓋印章。壓蓋于成文時間之上。上沿不壓正文，下沿要騎年蓋月。（三）文尾部分附注、抄送機關(guān)、主題詞、印制部門、印發(fā)時間和印數(shù)組成。1附注：說明其他項目不便說明的事項。成文時間下方左側(cè)、抄送機關(guān)上方。2主題詞：指經(jīng)過規(guī)范處理的用來標引主題內(nèi)容的詞語。 作用：方便檢索和存儲。 位置：抄送機關(guān)上方。 選詞原則：最反映公文主題內(nèi)容的詞,不超過5個。 標注原則：誰辦文，誰標引。3抄送機關(guān)：除主送機關(guān)，需要執(zhí)行或了解公文內(nèi)容的機關(guān)。4印制部門和時間：抄送機關(guān)下方;在印制部門右邊。5印數(shù)：公文實際印制份數(shù)。印發(fā)時間正下方，向右不頂格。公文三大部分是以主文部分的正文為核心的有機統(tǒng)一體。格式簡圖六、行文規(guī)則

5、（一）行文關(guān)系（二）行文方向（三）行文方式（四）行文規(guī)則1行文根據(jù)規(guī)則。2政府各部門行文規(guī)則。3抄送規(guī)則。4協(xié)商一致規(guī)則。5聯(lián)合行文規(guī)則。6請示規(guī)則。7報告中不得夾帶請示。8在報刊上發(fā)表的行政法規(guī)、規(guī)章等應(yīng)視為正式公文。七、公文的寫作要求（一）總體輪廓（二）基本要素:言之有據(jù)，曉之以理，動之以情。（三）具體環(huán)節(jié)1觀點鮮明。2例證精當。3條理嚴密。4格式適當。5角度得體。6語言通暢。八、公文的語言概括為六點：通俗、簡明、準確、嚴密、莊重、質(zhì)樸。應(yīng)用能力訓練一、以下的公文標題中意思不明，請修改。省辦公廳嚴格控制會議費用的通知。教育部、財政部執(zhí)行出國攻讀學位研究生在國外學習期間生活待遇的規(guī)定的通知。

6、科技部高級專家離退休問題的函。科技部、外交部發(fā)布邀請國外科技專家來華短期工作的規(guī)定的通知.二、修改下面公文的標題。廠關(guān)于下半年建立中心實驗室需要增添部分儀器設(shè)備，請求批準從費用中開支的請示。國家人事局、國家勞動總局、教育部關(guān)于原是民辦教師或集體所有制企事業(yè)單位的正式職工考入高等學校和中等專業(yè)學校畢業(yè)后是否實行見習期問題的通知。大學關(guān)于請求從我校校區(qū)內(nèi)遷出居民住宅的請示。公司關(guān)于要求批準建造冷庫的請示。市人民政府對五個文明單位放松管理和教育，造成不良影響予以撤銷的處理決定。返回目錄第二節(jié) 通知一、通知概說通知是“批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)

7、單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”時使用的公文。通知是使用范圍最廣、使用頻率最高的公文。按使用功能和性質(zhì)分，有四種類型。（一）頒轉(zhuǎn)性通知（二）指示性通知（三）周知性通知（四）會議通知二、通知的格式與寫法一般通知由標題、正文、落款三部分組成。（1）標題。有三種形式。一種是由發(fā)文機關(guān)的名稱、事由和文種組成；一種是由事由和文種組成；最后一種是由文種“通知”直接作標題。（2）正文。在寫正文之前，要在標題之下、正文之上頂格寫出被通知對象的名稱，在名稱后加冒號，或?qū)⒚Q以“抄送”形式寫于最后一頁的最下方。通知正文包括因由和事項兩部分。因由部分要求簡要寫出發(fā)文的根據(jù)、原因和目的。（3）落款。寫出發(fā)文機關(guān)名稱

8、和年月日。三、通知的寫作要求（一）通知的事項要具體，要求和希望部分要有針對性。（二）通知的語言要精煉、準確。例文一 關(guān)于發(fā)布報刊刊載虛假、 失實報道處理辦法的通知中央、國務(wù)院各部委、各直屬機構(gòu)，各人民團體，解放軍總政治部，各省、自治區(qū)、直轄市新聞出版局： 為了維護出版秩序，保證報刊報道內(nèi)容的真實、準確、公正，現(xiàn)制定報刊刊載虛假、失實報道處理辦法， 自發(fā)布之日起執(zhí)行。 新聞出版暑 一九九九年七月八日例文二 關(guān)于啟用基建房產(chǎn)管理科印章的通知各單位： 鑒于公司已將原基建科、房管組撤銷，重新成立了基建房產(chǎn)管理科，故從 1990年8月1日起啟用新印章，印章全稱：基建房產(chǎn)管理科。原基建科印章同時作廢。 附

9、件：北京市第X市政工程公司基建房產(chǎn)管理科印章模式 北京市第市政工程公司 一九九八年月日返回目錄第三節(jié) 通 報一、通報概說“表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”時用的公文。（一）分類:(按內(nèi)容與性質(zhì)劃分)1表彰性通報。2批評性通報。3情況通報。（二）特點1典型性。2及時性。3周知性。4單一性。二、通報的格式與寫法（一）標題:由發(fā)文機關(guān)加事由加文種組成。（二）受文機關(guān):內(nèi)容在標題下面頂格書寫，受文機關(guān)之間用頓號隔開，最后用冒號。（三）正文（四）日期、落款:正文的右下方落款處寫明發(fā)文機關(guān)名稱及發(fā)文年月日。三、通報的寫作要求第一，事件要具有普遍意義，能反映出事物的本質(zhì)；第二，事實要準確；第三，敘

10、事要清楚明白；第四，寫作目的要明確。返回目錄第四節(jié) 報 告一、報告概說“向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復上級機關(guān)詢問”時使用的公文。（一）報告的分類1工作報告(1)綜合性報告。 (2)專題性報告。2情況報告(1)動態(tài)報告。 (2)檢查報告。 (3)問題報告3答復報告（二）報告的特點1匯報性。 2陳述性。 二、報告的格式與寫法（一）標題一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。（二）主送機關(guān)（三）正文1緣由。2事項。3意見。4結(jié)語。（四）落款落款處要寫明發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱，不能省略。三、報告的寫作要求（一）情況真實，敘述準確具體（二）內(nèi)容集中，結(jié)構(gòu)簡明扼要（三）報告不能夾帶請示事項（四）報告不能一

11、文數(shù)報例文 X X百貨商店1993年第3季度財務(wù)情況報告X X公司： 今年第3季度是市場淡季，各項主要財務(wù)指標實績與去年同期比較，商品銷售額為X X X萬元，只增長03。利潤總額為X X元，減少28，費用開支為X X X萬元，上升021，升幅為04，平均流動資金周期為X X天，減慢X X天，13季度累計利潤實績?yōu)閄 X X萬元，完成公司下達年度計劃任務(wù)的X X，情況很不理想。 (一)利潤完成情況(略) (二)資金運用情況(略) 以上報告，請核實。 X X百貨商店 一九九三年十月二十日返回目錄第五節(jié) 請 示一、請示概說“向上級機關(guān)請求指示、批準”時使用的公文。（一）分類1按性質(zhì)劃分（1）政策性請

12、示。 （2）工作請示。2按作用劃分（1）請求性請示。 （2）建議性請示兩類。（二）特點1請求性2單一性3期復性（三）請示和報告的區(qū)別1性質(zhì)、容量不同。報告系陳述性公文，內(nèi)容較為復雜；請示為請求性公文，內(nèi)容較為單一，必須一文一事。2目的、要求不同。報告一般不要求領(lǐng)導作出反應(yīng)，請示要求領(lǐng)導及時、明確地給予答復。3時限、構(gòu)成不同。報告可在事前、事中、事后行文，請示必須在事前行文。請示由請示緣由、請示事項、請示語構(gòu)成；報告由報告目的、報告內(nèi)容和報告結(jié)束語構(gòu)成。4內(nèi)容的緊迫性不同。請示的內(nèi)容是下級無權(quán)自行處理的重大原則問題或無法解決的困難。5處置的速度要求不同。6內(nèi)容權(quán)限的關(guān)系不同。陳述本機關(guān)職權(quán)范圍之

13、內(nèi)的事項，用報告；陳請超過本機關(guān)權(quán)限的事項，用請示。建議性報告，上級機關(guān)采納后，執(zhí)行的范圍和權(quán)限遠遠超過呈送報告的單位。二、請示的格式與寫法（一）標題發(fā)文機關(guān)、事由和文種三部分組成。（二）主送機關(guān)（三）正文一般可分為請示的緣由、事項、結(jié)語三個層次。三、請示的寫作要求（一）請示必須事先進行，絕不可先斬后奏。（二）正文應(yīng)當簡明扼要地陳述請示的起因、事項和請示語。（三）要一事一請示。（四）不要搞多頭主送。（五）不要越級請示。（六）聯(lián)合請示要搞好會簽。例文 關(guān)于購買冷凍機的請示瓦房店市工業(yè)局： 我廠職工食堂現(xiàn)有1000多人就餐，因無制冷設(shè)備，春、夏、秋三季食品不易保管。特別是到了夏季，食品經(jīng)常腐爛變質(zhì)

14、，不但造成浪費，影響食堂衛(wèi)生，而且也直接影響職工的身體健康。為了解決這一問題，擬購買一臺GH2型冷凍機，所需資金31萬元，從廠福利基金中開支。 以上請示，請予審批。 瓦房店市紡織廠 一九九九年九月一日返回目錄第六節(jié) 批 復一、批復概說二、批復的格式與寫法（一）標題：機關(guān)+事由+文種（二）受文機關(guān)（三）正文 1批復根據(jù)：批復的開頭要引述來文， 2批復意見 3批復希望（四）落款：寫清楚發(fā)文機關(guān)及發(fā)文時間。三、批復的寫作要求（一）態(tài)度明朗 （二）措辭莊重（三）批復的專語格式例文 中華人民共和國財政部 關(guān)于同意你校成立高等職業(yè)技術(shù)學院的批復 東北財經(jīng)大學： 你校關(guān)于成立東北財經(jīng)大學高等職業(yè)技術(shù)學院的請

15、示 (東北財大發(fā)11999177號)悉。經(jīng)研究并報部領(lǐng)導批準，同意你校成立“東北財經(jīng)大學高等職業(yè)技術(shù)學院”。該院為你校的二級學院，我部不再增加經(jīng)費。 特此批復。 一九九九年十一月十五日返回目錄第七節(jié) 函一、函的概說 函是“不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項壩”時使用的公文（一）使用范圍（二）函的分類 按格式和標記，函可分為公函和便函兩種。 從來往關(guān)系上，又可分為去函和復函。 按函的內(nèi)容和作用不同可分為： 1商洽函 2詢問函 3請批函 4催辦函 5告知函 6邀請函 7批復函（三）函的特點1往來性2靈便性二、函的格式與寫法（一）標題公文規(guī)范式標題和事由加文種式標題。便

16、函可以不加標題。（二）受文機關(guān)頂格寫明受文單位的名稱。（三）正文函的正文一般包括緣由、事項和結(jié)語三項內(nèi)容。（三）落款 正文下寫發(fā)函或復函機關(guān)名稱和日期，加蓋公章。便函可不蓋公章。三、函的寫作要求（一）態(tài)度要謙虛 （二）內(nèi)容要簡明例文X X省X X市統(tǒng)計局： 得悉你市將于近期舉辦統(tǒng)計工作人員講習班， 系統(tǒng)地培訓統(tǒng)計工作人員。國務(wù)院關(guān)于加強統(tǒng)計工作的決定下達以后，我們曾打算集訓我地區(qū)統(tǒng)計工作人員，但由于我們的力量不足，未能辦成?，F(xiàn)在你市決定辦講習班，我們擬派十名統(tǒng)計人員(地區(qū)二名，每縣一名)隨班學習，請你們代培。如蒙同意，將是對我地區(qū)統(tǒng)計工作的有力支持。代培所需費用由我們?nèi)鐢?shù)撥付。 盼予函復。 X

17、 X省X X地區(qū)統(tǒng)計局 一九X X年X月X日返回目錄第八節(jié) 會議紀要一、會議紀要概說特點：1紀要是正式的比較重要會議的產(chǎn)物，是對會議成果的記錄和整理。2紀要多是專題性的，但涉及的部門或地區(qū)往往較為廣泛，需要通過會議形式加以研究解決，求得共識，形成紀要。3紀要對涉及的工作事項，既有明顯的研究探討性質(zhì)，起著參謀或參考的作用，又應(yīng)當作出規(guī)定，提出措施，經(jīng)批準后，起指導和法規(guī)作用。二、會議紀要的格式與寫法標題：會議名稱+紀要 時間： X年X月x日正文：1會議概況。 2主體。 3結(jié)尾。其常見格式為：口口口口口口會議于口口口口年口口月口口日召開， (依據(jù))會議批準了口口口口口口的口口口口口口，并對口口口口

18、口口的口口口口口口表示滿意。(主旨)會議同意口口口口口口，會議贊成口口口口口口，會議認為口口口口口口，會議指出口口口口口口，會議強調(diào)口口口口口口，會議號召口口口口口口，(分旨)三、會議紀要的寫作要求（一）要正確、真實地反映會議精神。 （二）要突出會議的中心和要點。（三）要條理清晰，文字簡練。 （四）必須及時整理印發(fā)。返回目錄思考與練習一、簡答題1公文運行的各級機關(guān)之間的組織關(guān)系有哪幾種?2公文運行的行文規(guī)則主要體現(xiàn)在哪些方面?3請示和報告有哪些共同點和不同點?4批復根據(jù)如何引述來文7如何表明批復意見?5請求函與請示的區(qū)別是什么?6批復與復函的區(qū)別是什么?7會議紀要有何特點?如何寫好會議紀要?8

19、在什么情況下用“函”，函和其他文種在行文上有什么不同?二、下列公文語句均存在毛病，請予以修改。1事故發(fā)生之前，房門沒鎖。2小王革新了工作方法，許多人知道后紛紛效尤。3鑒于你縣拖拉機站虧損的實際情況，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，同意減免工：商稅。4經(jīng)研究，縣政府同意A鄉(xiāng)政府報告。5縣委給農(nóng)村中小學教師寫了一封慰問信。6虹隊打敗了藍隊奪得了冠軍。7簡報的詞語一定要簡潔明了，切忌不要冗長羅嗦。8我省的土地資源是全國最串富的地區(qū)之一。9到下級單位和基層一般情況下吃工作餐。10該廠庫存生鐵逐年減少，兩年內(nèi)減少了一倍。11報紙上宣傳了許多王廠長的先進事跡。12經(jīng)廠務(wù)會批準，廠內(nèi)一律禁止養(yǎng)雞鴨，如有違者，本月底捉送食堂殺13此事發(fā)生在國務(wù)院文件下達以后，這是違背有令不行、有禁不止的錯誤行為。14茲介紹同志去你局學習檔案管理經(jīng)驗，希予協(xié)助為要。三、病文修改（一）指出下面這篇請示中存在的問題，然后加以修改。 大連X X商店請示市一商局、物價局： 我商店新購-進的一批香煙和副食品，因質(zhì)次價高，造成嚴重滯銷。目前香煙大多數(shù)囚煙絲干