大學(xué)基建處工程檔案管理細(xì)則

1、 - 5 -XX大學(xué)基建處工程檔案管理細(xì)則第一章 總則第一條 為加強(qiáng)基建工程文件檔案資料的管理，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范（GB/T50328-20XX）、XX市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定以及學(xué)校XX大學(xué)基本建設(shè)管理辦法和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合基建處工作實(shí)際，制定本細(xì)則。第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料，反映學(xué)?；窘ㄔO(shè)工作的真實(shí)歷史紀(jì)錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分，是工程項(xiàng)目建成投入使用后，管理、維修、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。第三條 制定本細(xì)則是為了加強(qiáng)和規(guī)范工程檔案管理，提高工程檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，更好地為學(xué)校教學(xué)、科研工作服務(wù)。第二章 工程檔案的管理體

2、制第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)校檔案館的業(yè)務(wù)管理和XX市城建檔案館的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級(jí)管理、部門(mén)立卷的管理體制。綜合科工程檔案管理員負(fù)責(zé)工程檔案資料的管理工作。第五條 工程檔案管理員的職責(zé)（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家及自治區(qū)檔案法規(guī)和學(xué)校檔案管理的相關(guān)規(guī)定，努力學(xué)習(xí)檔案工作專(zhuān)業(yè)知識(shí)，忠于職守，認(rèn)真做好工程的檔案管理工作；（二）嚴(yán)格按城建檔案的規(guī)定，認(rèn)真落實(shí)檔案的收集、整理、立卷、保管、利用五個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作；（三）每項(xiàng)工程竣工后，完成該項(xiàng)工程的立卷歸檔工作，向?qū)W校檔案館移交；（四）負(fù)責(zé)基建處工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用等工作；（五）定期檢查檔案資料的保管情況，確保檔案資料的

3、完好；第六條 工程檔案管理作為基建工程管理的重要組成部分，納入基建管理工作計(jì)劃和工作業(yè)績(jī)考核。處長(zhǎng)為檔案管理工作第一責(zé)任人，各科室負(fù)責(zé)人為本科室的檔案管理工作責(zé)任人，其職責(zé)是按本細(xì)則的規(guī)定和分工做好所在科室歸檔材料的收集、整理等相關(guān)工作。第三章 工程檔案的收集第七條 工程檔案歸檔材料的收集是基建處各職能科室和全體工作人員的共同責(zé)任，必須提高檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到工程檔案的重要性，齊心協(xié)力地將歸檔材料收集齊全。第八條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)，工程檔案資料應(yīng)隨工程進(jìn)度及時(shí)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)收集和整理，并應(yīng)按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)，認(rèn)真書(shū)寫(xiě)，字跡清楚，項(xiàng)目齊全，真實(shí)完整。第九條 規(guī)劃設(shè)計(jì)科負(fù)責(zé)收集的歸檔資

4、料有：工程立項(xiàng)文件、工程設(shè)計(jì)文件、工程招投標(biāo)文件、工程結(jié)算文件等，以上資料在工作完成后向綜合科檔案室移交，分管處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。第十條 工程科負(fù)責(zé)收集的歸檔資料有：全套施工資料（含檢測(cè)、驗(yàn)收及竣工資料），以上資料在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后向綜合科檔案室移交，分管處領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實(shí)。第十一條 工程科負(fù)責(zé)督促總承包單位，在工程竣工驗(yàn)收備案后（3月內(nèi)）將全套工程資料移交XX市城建檔案館并將檔案接收單交至綜合科檔案室，若以上工作未完成將不予支付工程尾款。第十二條 綜合科工程檔案管理員必須及時(shí)督促各科室負(fù)責(zé)人收集歸檔材料并及時(shí)移交，定期向本科室負(fù)責(zé)人報(bào)告各工程項(xiàng)目歸檔材料的收集情況，問(wèn)題突出的應(yīng)及時(shí)向處長(zhǎng)匯

5、報(bào)以便協(xié)調(diào)解決。第十三條 綜合科工程檔案管理員在接收歸檔材料時(shí)，必須認(rèn)真填寫(xiě)工程檔案歸檔材料收集登記表。第四章 工程檔案的整理與立卷第十四條 工程檔案的整理是工程檔案管理的重要組成部分，必須認(rèn)真篩選，注意保持工程項(xiàng)目建設(shè)的自然規(guī)律和完整性，保證材料的系統(tǒng)性和不同特點(diǎn)。第十五條 工程項(xiàng)目的建設(shè)是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，因此收到歸檔材料后必須隨時(shí)整理、分類(lèi)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，避免出現(xiàn)時(shí)間拖延、問(wèn)題成堆、難于糾正等現(xiàn)象。第十六條 歸檔材料應(yīng)使用專(zhuān)用的裝具，注明工程項(xiàng)目名稱，存放在專(zhuān)用的檔案柜里，建立歸檔材料檢索，取放方便。第十七條 工程項(xiàng)目竣工交付使用后，工程檔案管理員必須及時(shí)將整理好的歸檔材料立卷。第五章

6、 工程檔案的保管與利用第十八條 保管工程檔案的目的是為了有效利用，在遵守工程檔案管理規(guī)定的前提下鼓勵(lì)利用。第十九條 處內(nèi)工作人員查閱或復(fù)印工程檔案，須認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后，在工程檔案室內(nèi)進(jìn)行。查閱人必須遵守保密制度，不翻閱與所查內(nèi)容無(wú)關(guān)的案卷，嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。第二十條 校內(nèi)單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案，須經(jīng)處長(zhǎng)批準(zhǔn)，按第十九條規(guī)定辦理執(zhí)行。第二十一條 校外單位、個(gè)人查閱或復(fù)印工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信或本人身份證，按第十九條、第二十條規(guī)定辦理執(zhí)行。第二十二條 工程檔案的原件原則不外借，確因工作需要借出的，校內(nèi)外單位、個(gè)人要出具書(shū)面借條，經(jīng)處長(zhǎng)批準(zhǔn)后方可借出。借出時(shí)間原則不超過(guò)3天，確需延長(zhǎng)的，續(xù)借時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)7天。第二十三條 綜合科工程檔案管理員要堅(jiān)持每月清理檔案借閱情況，到期未還的，及時(shí)催還；問(wèn)題突出的，應(yīng)及時(shí)向處長(zhǎng)報(bào)告。第六章 罰則與附則第二十四條 發(fā)生下列情況之一者，依據(jù)學(xué)校檔案管理相關(guān)規(guī)定給予處罰：（一