民國檔案專題目錄與檔案館既有民國檔案目錄體系的融合

1、民國檔案專題目錄與檔案館既有民國檔案目錄體系的交融民國檔案專題目錄與檔案館既有民國檔案目錄體系的交融隨著民國檔案開放?利用?宣傳等工作的深化展開，社會各界對民國檔案價值的認(rèn)識也在不斷進(jìn)步，使得民國檔案的開放利用工作進(jìn)入了蓬勃開展期。如今除了個人到檔案館查檔利用在繼續(xù)，更增加了以某個地區(qū)或某個單位檔案機(jī)構(gòu)為豐富?擴(kuò)大館藏為目的，要求對某方面特定內(nèi)容的檔案進(jìn)展系列性查閱利用的情況，檔案館在為這些利用者效勞的同時，便形成了相應(yīng)的民國檔案專題目錄。隨著時間的推移，檔案館的民國檔案專題目錄還會不斷增加。制作一套民國檔案專題目錄，從題目確實定到條目的詳細(xì)編制?排列，需要消耗相當(dāng)?shù)娜肆εc時間，不過，對它的利

2、用卻往往是一次性的，隨著交付給定制者，該專題目錄的使用壽命根本上也就完畢了，很少有再次使用的時機(jī)，這無疑造成了人力?物力的浪費。其實，檔案目錄種類的數(shù)量和質(zhì)量都是不斷開展變化的，各種檔案目錄之間是互相補充?互相協(xié)調(diào)的關(guān)系，正是各種檔案目錄的有機(jī)結(jié)合才構(gòu)成了檔案目錄體系的總體。隨著計算機(jī)技術(shù)在檔案館的應(yīng)用，我們完全可以對民國檔案專題目錄做到一次開發(fā)制作，屢次復(fù)合利用，亦即延續(xù)?進(jìn)步其使用價值的最正確途徑便是將之融入檔案館的既有民國檔案目錄體系中。一?遵循建立既有館藏民國檔案目錄體系時的相關(guān)規(guī)那么民國檔案專題目錄不是一種獨立于館藏民國檔案目錄體系之外的檢索手段，它應(yīng)該浸透貫穿于整個利用過程，假如我

3、們擁有一個在標(biāo)準(zhǔn)化體系下建立起來的民國檔案專題目錄，將會使我們獲得相應(yīng)的最正確工作秩序和工作效益，因為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作現(xiàn)代化的前提和主要內(nèi)容，沒有標(biāo)準(zhǔn)化就沒有專業(yè)化，就沒有高質(zhì)量?高速度。從檢索語言角度分析，專題目錄是介于分類目錄和主題目錄之間的一種目錄，其特點是選題的靈敏性和專題構(gòu)造的系統(tǒng)性，它集中了有關(guān)某一專題的全部檔案線索，不受年代?全宗的限制。它的條目著錄單位，既可以選擇文件級，也可以選擇案卷級。檔案館民國檔案專題目錄便是系統(tǒng)收錄了相應(yīng)專題的?以當(dāng)時才能能搜集到的全部館藏檔案線索，同時還具備了跨全宗?跨著錄單位級次的特點。顯然，它和分類目錄很相似，而分類目錄是建立在案卷目錄根底

4、上的，因此，今天我們在編制民國檔案專題目錄時，便應(yīng)該嚴(yán)格遵循當(dāng)初制作案卷目錄和分類目錄時的相關(guān)規(guī)那么，這些規(guī)那么包括?民國檔案整理編目工作細(xì)那么?民國檔案著錄細(xì)那么?民國檔案分類標(biāo)引細(xì)那么?等，其中所涉?中國檔案分類法?中的?民國檔案分類表?應(yīng)以1997年版作為工具使用。不過，事物總是在開展中前進(jìn)的，在檔案館目錄體系建立過程中亦如此。各級檔案館如今根本上未就民國檔案開展文件級整理工作，因此，檔案館目錄數(shù)據(jù)庫多由案卷級的檢索條目構(gòu)成，而在民國檔案專題目錄制作過程中卻并不完全是案卷級目錄，由于利用者的要求有粗有細(xì)，檔案館對檔案利用也有劃控要求，因此出現(xiàn)文件級目錄也就缺乏為奇。而兩種不同級次的目錄制

5、作是有差異的，案卷級目錄是針對已成固定卷的一個單位對象進(jìn)展，文件級目錄的工作對象單位卻要在工作中隨機(jī)確定，而這是以往的工作規(guī)那么中所沒有涉及的，等等。諸如此類的問題，使我們在民國檔案專題目錄制作過程中，會遭遇到原規(guī)那么中所沒有涉及到的問題，對此，我們應(yīng)首先探索論證新的工作規(guī)那么，待成熟后，補充進(jìn)原有規(guī)那么中，作為下一步開展相關(guān)工作的根據(jù)，即在民國檔案專題目錄制作的理論過程中，還應(yīng)補充檔案館建立既有館藏民國檔案目錄體系時的原有規(guī)那么，使之在不斷循環(huán)?螺旋式上升的運動過程中得到進(jìn)步?完善。編制民國檔案專題目錄，嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)那么，可以獲得最正確工作秩序，同時還能獲得最正確工作效益。隨著電腦技術(shù)在檔

6、案館的應(yīng)用，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)?標(biāo)準(zhǔn)操作所獲得的民國檔案專題目錄可以在輸入電腦后，和檔案館相關(guān)目錄數(shù)據(jù)實行對接，資源共享，以便查找利用工作的進(jìn)一步晉級或細(xì)化。二?專題目錄應(yīng)有科學(xué)的構(gòu)造并能與既有民國檔案目錄體系實行互動?參照民國檔案專題目錄的構(gòu)造可以分為著錄構(gòu)造和目錄組織構(gòu)造兩個層次，下面再細(xì)分假設(shè)干詳細(xì)構(gòu)造，它們的擬定是決定該套目錄質(zhì)量好壞?功能能否實現(xiàn)及與既有館民國檔案目錄體系能否交融的關(guān)鍵，因此應(yīng)力求科學(xué)合理。民國檔案專題目錄和館藏目錄不同，后者是按館藏檔案的一定規(guī)律逐一完成的，如按全宗序列編制了全宗目錄或以全宗為單位，按案卷序號編制了案卷目錄，而前者那么往往是應(yīng)利用者之約進(jìn)展的，帶有一定的隨機(jī)

7、性，專題所涉內(nèi)涵也會因時間的不同而有或大或小的差異，涉及全宗?著錄級次也會有不同。筆者以為，民國檔案專題目錄的構(gòu)造構(gòu)成中應(yīng)包含前言或序，以講述該專題目錄產(chǎn)生的背景?闡釋專題內(nèi)涵?列明所涉全宗及著錄級次等事宜，前言或序言不一定或只將局部內(nèi)容提供應(yīng)利用者，其作用主要還是留館以作今后工作參考。民國檔案專題目錄的制作應(yīng)嚴(yán)格遵循當(dāng)初制作案卷目錄和分類目錄時的相關(guān)規(guī)那么，據(jù)此，檔案館在實際操作中對民國檔案專題目錄的條目構(gòu)造選定一般為:檔號?題名?時間?分類號?頁數(shù)?備注等項，保證了條目和檔案實體的一一對應(yīng)關(guān)系，提醒了檔案內(nèi)容，并使利用者能按類檢索，從條目中便能大致理解該著錄單元對應(yīng)的檔案實體的多少?保存狀

8、態(tài)的優(yōu)劣等等信息，從而根本上能滿足專題目錄為利用者提供的效勞功能。民國檔案專題目錄是檔案館既有民國檔案目錄體系的構(gòu)成局部，在其制作過程中二者進(jìn)展互動?參照是必需也是可行的，因此，在制作過程中應(yīng)注意以下幾點。1?充分利用原基矗在檔案館既有民國檔案目錄體系中，已有案卷目錄和案卷級分類目錄，因此，當(dāng)制作的專題目錄條目是案卷級時可以借用原有成果，從而進(jìn)步工作效率。當(dāng)然，每一個后面的工作環(huán)節(jié)也往往是前面工作環(huán)節(jié)的檢驗者，假如此時發(fā)現(xiàn)原有目錄有錯，應(yīng)加以糾正，同時相應(yīng)地也要對既有目錄作出修改調(diào)整，進(jìn)展互動干預(yù)，以保證檢索工具與檔案實體的一一對應(yīng)關(guān)系。2?文件級民國檔案專題目錄應(yīng)和原有案卷目錄互作參照。由于

9、前文分析的原因，民國檔案專題目錄中會出現(xiàn)文件級專題目錄，一個卷下可派生出一個以上的文件級條目，從邏輯關(guān)系上看，它們和原卷的案卷目錄具有母子關(guān)系，在檔案內(nèi)容提醒上是一種深層次的延伸，因此我們可以將二者互作參照，以便于利用者的選擇利用。當(dāng)然，這是在檔案館未建有全引目錄的前提下進(jìn)展的。3?將專題題名列入每一專題條目中。既然我們的目的是要將專題目錄融入館民國檔案目錄體系中，要和館相關(guān)目錄數(shù)據(jù)實行對接，我們在擬寫專題目錄條目題名時，就應(yīng)將專題題名列入其中，以便實行計算機(jī)自動檢索。三?民國檔案專題目錄應(yīng)實行歸口管理民國檔案專題目錄一般是應(yīng)利用者之約而制作的，社會各界利用者和檔案館的接觸并非單一的，利用?匯

10、編?保管?整理編目部門及辦公室等等都會是接觸點。作為彌補經(jīng)費缺乏的方法，檔案館創(chuàng)收在現(xiàn)階段還在運行操作中，承攬編制民國檔案專題目錄是各部門創(chuàng)收的方式之一，因此，專題目錄的制作也就絕非只由檔案館承當(dāng)編目職能的部門進(jìn)展，既然這種情況的出現(xiàn)有其必然性，那么我們就只能順勢而為，對操作過程和操作結(jié)果實行歸口管理，以保證民國檔案專題目錄的標(biāo)準(zhǔn)化，從而實現(xiàn)與既有民國檔案目錄體系的交融。1?對操作過程的歸口管理，應(yīng)由檔案館專司編目職能的部門承當(dāng)。假如我們把編制民國檔案專題目錄比作一場游戲，參與者就應(yīng)該熟知游戲規(guī)那么，編目職能部門應(yīng)該幫助其他部門操作者理解?熟悉?運用編制民國檔案專題目錄應(yīng)遵循的相關(guān)規(guī)那么，對遇到規(guī)那么無法涵蓋的問題，共同討論協(xié)商解決方法。畢竟，規(guī)那么再多?再好，假如在理論中未予嚴(yán)格執(zhí)行，也就失去了意義，方案將民國檔案專題目錄融入檔案館民國檔案目錄體系的初衷也就無法實現(xiàn)。2?對操作結(jié)果的歸口管理，仍應(yīng)由檔案館專司編目職能的部門承當(dāng)。編目部門應(yīng)負(fù)責(zé)對館內(nèi)所有專題目錄(可以是原件，也可以是備份)實行統(tǒng)一管