工會財務軟件使用

1、工會軟件簡易使用說明、通用財會軟件安裝使用版本：通用財會軟件（工會版7.0 ）單機版（即ACCESS）。下載操作流程：打開IE地址：公告欄（更多）工會會計制度、培訓資料和報表下載安裝操作流程：全總新會計制度管理系統軟件ACCESSsetup.exe通用財會軟件（工會版7.0）、系統設置1、啟動單擊“開始”，指向“程序”，指向“通用財會軟件（工會版7.0 ）”，然后單擊“系統管理”即可運行系統管理子系統。2、用戶登錄啟動系統管理后，會顯示“用戶登錄”對話框，要求用戶登錄，ACCESS登錄界面ACCES版第一次登錄，直接點擊“確定”即可登錄系統。3、系統管理包括以下功能:賬套管理用戶管理數據管理日

2、志管理注意：第一次只能以系統管理員（dba）的身份進入系統，在“用戶登錄”對話框中，選 擇用戶名 “ dba”，密碼為空，然后單擊“確定”。（一）新建賬套新建賬套是為一個核算單位建立 財會核算的賬簿體系（數據文件）。在系統管理子系統的主窗口中，單擊賬套管理圖標打開賬套管理窗口，如圖n2在【編輯】菜單中選擇【新建賬套】，或按工具條上新建按鈕，打開增加賬套對話框,如圖n5:圖U 53.在“增加賬套”對話框中，輸入新的賬套信息。1)2)3)4)賬套代碼：以3位字母或數字標識一個賬套，且必須唯一。賬套名稱：賬套的名稱。最大長度為10個漢字。賬套類型：從下拉列表中選擇基層工會單位 會計科目代碼長度：科目

3、級數：科目總級數為10級，不能改變。代碼長度：設置每級科目的代碼長度，總長度不能超過碼長度 設定為3位，二至十級科目的代碼長度自行定義。用內置的會 計科目，所以代碼的長度不允許自行修改)是否使用內置會計科目：該復選項為強制必選項。5)其他設置：25位。本系統中，一級科目代注意：因為本系統強制使本位幣：設置本賬套的記賬本位幣的代碼和名稱。默認是RMB人民幣。會計年度/啟用月份：定義賬套啟用的會計年度和月份。2010年1月1日。-結賬截止日期：選本月底-會計期數：每個會計年所包括的會計期數目，本系統將每個自然月定義為一個會計期，共12 期。-部門級次：定義本賬套的部門編碼錄入時的級次規(guī)則。4S-V

4、S31 HrluUzZE 益鼻立立車CZ幣|e3 MR艮E 應止Ell何五士皚昭呂也肓5主4計a.l再Ii-CEAr | 注 2 a電抽d號IW*f操作：新建賬套001,如圖n 6:注：賬套建立后，除賬套名稱及單位信息外其它信息將不能再修改，如果發(fā)現設置有誤，只能在刪除后重新 建立一個賬套。（二）修改及刪除賬套修改賬套是根據需要修改賬套名稱和單位相關信息。具體操作：1 .選擇【編輯】菜單中的【修改賬套】或單擊工具欄中修改按鈕，彈出“修改賬套信息”對話框，在 對話框中修改賬套名稱。單擊“確定”按鈕，完成修改。如果錯誤地建立了一個賬套或該套賬已不再使用，可以刪除該賬套。具體操作：1 .選中要刪除的

5、賬套。2.選擇【編輯】菜單中的【刪除賬套】，或按工具條上的刪除。提示：是否 刪除xx賬套的xxxx年度數據。選擇“是”將刪除該年度賬，選擇“否”將放棄刪除操作。只有系統管理員才有刪除賬套的權限。刪除賬套是刪除所選賬套中某一年度的數據庫文件。如果所選賬套中只包括一個年度賬，將刪除整個賬套。（三）增加用戶1 .在系統管理子系統的主窗口中，單擊用戶管理圖標，屏幕上出現用戶管理窗口： 2.選擇【編輯】菜單中 的【增加用戶】，或單擊工具欄中的增加按鈕，窗口右邊“編輯區(qū)”清空。1 ）代碼：長度最長為8位，不能為空且唯一。2）名稱：最長為10位，不能為空。3）崗位：選擇新用戶的“崗位”信息。包括：系統管理、

6、主管、出納、會計，可以為空。3.密碼： 輸入新用戶的初始密碼。為用戶設置密碼，以防止他人非法進入系統。用戶設置后，每次啟動系統時，都 要輸入用戶名和密碼，若不能正確輸入，將不允許進入系統。密碼最大長度為10位。密碼在屏幕上顯示為星號（*）。密碼也可以為空。4.單擊“保存”按 鈕，如果全部內容輸入正確，所設置的用戶信息將顯示在屏幕左側列表中。同時屏幕右側各欄位清空，可以繼續(xù)增加下一個用戶。系統中用戶的“代碼”必須唯一，不能重復。用戶使用后不允許刪除。用戶在使用系統的過程中，可隨時修改自己的密碼。用戶如果忘記了密碼，可與系統管理員聯系。操作演示：新增代碼為“ 001 ”、姓名為“錢江”，崗位為“會

7、計”的用戶。選擇【編輯】菜單中【增加用戶】命令或單擊工具條中增加圖標，激活編輯區(qū)，代碼輸入“ 001”，名稱錄入“錢江”，崗位選擇“會計”，密碼為“888888 ”，單擊“保存按鈕，在屏幕左側“用戶列表”中新增一條用戶錢江的記錄。如圖n7:一用戶列表圖n 7（四）設置用戶權限完成增加用戶后，要對用戶進行權限設置。選擇【權限】菜單中的【權限設置】，或單擊工具欄中的設置按鈕。打開“用戶權限”話框。如圖n &設置權限的方法:在“賬套及功能權限”列表中選擇某個賬套。勾選左邊選擇框，系統進行默認設置。設置列表中最右邊一欄的選擇框。如果選中，表示當前用戶可以使用該賬套；如果取消選擇，表示當前用戶對該賬套沒

8、有使用權限。如果要為當前用戶賦予所有的權限，可雙擊“功能權限”列表中“子系統名稱”列表頭。注意：不能為系 統管理員dba設置權限。系統管理員只具有系統管理模塊的操作權限。三、數據管理數據管理是為賬務數據提供各種保護功能。包括：數據備份、數據恢復、數據引入、數據引出、顯示 所有賬套以及自動維護。在“系統管理”主窗口中，單擊“數據管理”圖標，打開“數據管理”窗口，如圖n 一10:圖n 10（一）數據備份數據備份是將本系統存放在硬盤中的數據建立軟盤副本或硬盤文件副本，以便得到長期保存，同時 也可防備意外事故或操作造成的硬盤數據丟失；一旦硬盤數據被破壞，通過恢復功能能使系統數據得到盡 快恢復以保證業(yè)務

9、的正常進行。1在“數據管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進行數據備份的賬套。列表中列出了系統中所有的賬套。默認顯示最近操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進行備份的年度賬。3從【數據】菜單中選擇【數據備份】，或按工具條中的備份，彈出“數據備份”對話框，如圖n11 :圖n 11選擇要將數據備份到的驅動器及存放路徑。輸入“文件名”（系統默認以當前賬套數據文件名加后綴.bdb）。賬套數據較大時，可先單擊窗口右下方“壓縮”按鈕對數據進行壓縮處理后，再單擊“備份”，打開“備份文件信息”對話框，如圖n 12：圖n 12對話框中顯示出進行數據備份的用戶代碼以及要備份的賬套代碼、數據年度、備份時間等信息。7

10、在“備注”欄中輸入備份數據的附加說明。單擊“確定”，開始進行數據備份。如果備份文件已經存 在，系統將給出提示信息，確認是否覆蓋原來的文件。備份完畢，系統提示“備份成功”。進行軟盤備份時，要求軟盤為空盤，如果軟盤內有內容，將提示換盤。進行軟盤備份時，如果待備份的數據量比較大，則在備份過程中會提示換盤。（二）數據恢復數據的恢復是指當計算機發(fā)生故障或賬務處理系統軟件發(fā)生故障時，使當前的賬務數據遭到破壞而必 須對已備份的數據進行恢復處理，它將使當前的財會數據恢復到系統破壞前的狀態(tài)或最接近的狀態(tài)。1在“數據管理”窗口的“賬套”下拉列表中選擇要進行數據恢復的賬套。列表中列出了系統中所有的賬套。默認顯示最近

11、操作的賬套。2在“年度賬”列表中選擇進行恢復的年度賬。3從【數據】菜單中選擇【數據恢復】，或按工具條中的恢復，彈出“數據恢復”對話框，如圖n13,在對話框中顯示出賬套代碼、數據年度及賬套數據文件名稱和位置。圖U 13選擇數據備份文件所在的驅動器及存放路徑。在文件列表中選擇（或直接輸入）備份的文件名。單擊“恢復”，打開“恢復文件信息”對話框。7.單擊“確定，開始進行數據恢復。進行數據恢復時，將覆蓋現有的賬套數據，所以應根據系統提示，確認是否恢復數據。如果數據格式錯誤，或與現有賬套不是同一賬套數據，則不予恢復。如果數據備份到多張軟盤上，恢復數據過程中，系統會按順序提示換盤。已刪除數據的恢復：恢復已

12、刪除數據是對已刪除的年度賬進行恢復。1在【數據】菜單中選擇【顯示所有賬套】，在“年度賬”列表中將列出當前所選賬套中的所有年度及其數據文件信息，包括已經刪除的年度賬。2.按照“數據恢復”過程進行數據恢復。三、帳務處理賬務處理是整個通用財會軟件的主體和核心部分， 包括期初建賬、日常賬務處理、結賬和年 月末 末結賬。（一）基礎設置會計科目設置會計科目增加窗口：科目代碼 可輸入會計科目的代碼。輸入的代碼必須符合設定的科目分級結構，建立科目要按科目級別順序定義，如先建二級，再建三級。科目簡碼 填寫科目的字符簡稱?？颇棵Q 填寫科目的漢字或外文名稱?？颇款悇e 科目類別共分為五大類，根據具體的科目類型而定。

13、科目分組 科目的分組包括：一般科目、現金、銀行、應收、應付、固定資產。對科目進行分組是為了在系 統內處理其他功能時，能夠縮小科目查找范圍，如在現金日記 賬中選擇科目時，彈出的 科目將只限為科目分組中的現金科目。下級科目分組 應與上級科目分組一致。外幣核算該欄目確定是否需要外幣核算。單擊選上“核算外幣”，則當以后有外幣核算要求的科目有業(yè)務 發(fā)生時，系統提供輸入所有外幣和匯率的窗口并自動提供外幣和記賬本位幣的換算功能。幣別 選擇外幣幣種。幣種已在貨幣設置中設定。期末調匯 期末核算外幣時，由于匯率的變動，產生匯兌損益，因此對某些科目進行匯兌調整，這里設定需 要進行期末匯兌損益調整的科目。核算現金流量

14、對某些會計科目的現金流量進行核算。輔助核算指對會計科目按部門、職工、職工類別、項目、工會單位核算類別進行的輔助核算。如果一個科 目的多個明細科目中設置的下級明細科目是相同的，有必要將這些明細科目與系統內各種編 碼表建立聯系，如部門、職工核算類等，以便于進行反向統計和生成輔助核算賬。科目與核 算類別間的聯系，應首先選擇一種核算類別，并從該核算類別中選擇一個具體的核算項。核算類輔助核算的類別，包括部門、職工等系統內置核算類以及用戶自定義的核算類。本系統中設置了 六級輔助核算供用戶選擇。經費核算系統中內置了 402撥繳經費收入科目進行“經費核算”，且核算類設置為“工會單位”。后邊 的經費收繳方式下拉

15、選項，如不選，則在錄入經費時對繳費方式進 行確定。如選擇，則固 定為自主繳費、稅務代收、財政劃撥三種繳費方式選中的一種。用戶在錄入402撥繳經費收 入科目后，系統根據不同的繳費方式自動生成憑證分錄，并將相應的經費金額自動登記在“經費管理”模塊的相應賬簿中。數量核算某些科目需要核算數量，則在此進行設置，并輸入計量單位。憑證中涉及到這類科目時將要求輸入業(yè)務發(fā)生的數量和單價。數量輔助核算即選上該項，則進行數量輔助核算。計量單位 按數量和金額核算時，該科目的計量單位?？颇坑囝~方向選擇科目余額方向在借方或貸方。保存 將錄入的科目進行保存。保存后繼續(xù)新科目的錄入。關閉關閉該界面，進入上一級畫面。如果該科目

16、沒有保存，系統會提示是否將該科目進行保存，選“是”則進行保存，選“否”則放棄保存。保存后的科目可以進行修改，修改的 操作方法同錄入。注：科目代碼、科目名稱必須錄入。在增加科目時，如果某一科目在本年度已有余額或發(fā)生額，本系統允許增加下級科目，處理方法是將該科目的余額或發(fā)生額移到第一個增加的下級明細科目中（憑證中的科目代碼也同時 改為這個下級明細科目），如果用戶需要對原科目余額或發(fā)生額在增加的下級明細科目間進 行分配調整，則可以通過制作轉賬憑證進行記賬調整，沒有上級科目不允許增加下級科目。不允許增加一級科目。（二）錄入初始賬初次使用本系統，必須設置初始余額及累計發(fā)生額，把賬上各明細科目的年初余額或

17、初始借貸方累計發(fā)生額輸入系統。一旦正式運行，有關余額及發(fā)生額將由系統自動結轉，不必 TOC o 1-5 h z 每月另行輸入。如果建賬月份為元月，則只需輸入年初余額；如果用戶不是從年初使用本系統，不但要輸入 年初余額，還要輸入建賬年度年初到建賬月度月初為止的借貸方累計發(fā)生額。這樣年末才能獲得全年完整資 料（生成年報報表）。操作：建立001 xx區(qū)總工會會計賬的初始賬 1 單擊初始賬按鈕，打開賬務處理初始賬窗口，單擊初始賬圖標。圖山一19jIs+JKl:s= 4IS Ns rWvASh q/EVJI|Lif11r-c*M*11 1*?n嚀r t dNHpiM# :二 + * 十工- =2在表中，

18、“科目代碼”、“科目名稱”、“幣另欄目的內容由系統自動列出，其中的內容是用戶在設置 會計科目時輸入的。在科目101的“年初余額”的“本幣借方”處輸入“4575.29 ”，“本幣貸方”為空。按照上述方法依次往下輸入。輸入完畢，單擊“余額校驗”按鈕生成初始科目匯總表。關閉初始數據窗口。操作：錄入帶輔助核算科目的初始賬單擊初始賬按鈕，打開賬務處理初始賬窗口，單擊初始賬圖標，進入初始賬錄入窗口。2在表中帶輔助核算的科目顯示為藍色，如圖川一20中“121借出款”科目按“職工輔助核算”。3雙擊“121借出款”分錄處，彈出輔助核算初始數錄入窗口，錄入年初余額及借、貸方累計數，并退出。各欄目說明：年初余額這里

19、是該科目建賬年度的年初余額，只需直接輸入明細科目的余額，非明細科目由系統自動計算產生，輔助核算雙擊該分錄進入窗口錄入。本年累計如果建賬月度為元月，不必輸入。如果為其它月度，這里輸入該科目從建賬年度年初開始到月度月初為止的借貸方累計發(fā)生額。期初余額指啟用月月初的余額，系統根據年初余額與累計發(fā)生額自動計算生成。（二）生成初始科目匯總表用于對初始建賬中各科目的各項金額按照會計等式進行平衡校驗。如果輸入的初始余額不平衡，系統將給予提示，用戶需要進一步去校核，直到試算平衡方能生成初始科目匯總表。初始數據錄 入完畢，按校驗按鈕，屏幕上顯示“初始數據平衡”，如下圖川一 23:圖山一 23賬套啟用后，開始日常

20、賬務的處理，在第一個月結賬前，如果發(fā)現初始余額錄入有錯，還可對初始數 據進行修改，月末結賬后，初始數據不可修改。注：初始數據錄入完成后，最好做一次數據備份。至此，通用財會軟件中最基礎的工作一一期初建賬過程結束。下一節(jié)我們將介紹日常賬務以及結賬工作。（四）憑證錄入和修改操作：打開憑證錄入窗口1.單擊憑證按鈕，屏幕彈出賬務處理憑證的窗口，單擊憑證錄入圖標，其屏幕格式如圖川24 :圖山一 24從窗口中可以看到，憑證格式與手工狀態(tài)基本一致?，F在，我們可以輸入憑證。在錄入憑證之前，首先 對憑證錄入屏幕格式進行說明。憑證錄入窗口是典型的WINDOWS風格的窗口，如上圖所示，該窗口中有菜單、工具欄、工作區(qū)，

21、下面分別進行說明。在工作區(qū)，各欄目的含義如下：字、號：字即憑證類型，是選擇項。系統根據建賬時所設定的憑證類型提供相應的選擇項，如果建賬時分為一類，則不需要考慮本項功能。號即憑證號，憑證號由系統自動生成的。本系統中按不同的類型和月份對憑證編號，因此 同種憑證在一個月度內不會重復，這樣可確保憑證號的連續(xù)和唯一。年 月曰輸入憑證的日期，系統默認為登錄日期，“年”必須為賬套的年度。附單據張輸入所附原始單據張數，系統默認設置為1。摘要選擇相應的漢字輸入方法輸入分錄項的摘要，最多可輸入20個漢字。當增加一新的分錄項時，系統自動將上一分錄項摘要帶下來，常常只需稍做修改，即可成為新分錄項的摘要。如果用戶整張憑

22、證都使用一個摘要，可直接進入科目代碼的輸入。 另外，系統為用戶提供了 “常用摘要”的功能，即在“工具”菜單中的命令“常用摘 要F3”，其中F3是輸入常用摘要的功能熱鍵，或在摘要錄入項中單擊”放大鏡”按 鈕，用戶在輸入時，可從常用摘要里選擇所需的摘要，避免錄入漢字之苦。 自定義摘要用戶還可以自己定義本單位常用的摘要。操作：編輯常用摘要用戶按F3鍵，彈出“常用摘要”窗口，或在摘要錄入項中單擊”放大鏡”按鈕。單擊“增加類別”按鈕，屏幕彈出增加摘要類別窗口，錄入摘要類別為“會計用語”，單擊“保存”按鈕，在摘要類別中新增“會計用語”，并回到上級畫面。彈出增加摘要內容窗口，錄入摘要內容為“提現”，單擊“保

23、存”按鈕，在摘要內容欄新增“提現”，繼續(xù)錄入摘要內容為“報銷”，摘要內容欄新增“報銷”，單擊“關 閉”回到上一級畫面。單擊“確定”按鈕，關閉憑證摘要窗口。操作：使用常用摘要輸入“提現”摘要輸1.將鼠標光標移到“摘要”欄。入方法2.用戶按F3鍵，屏幕彈出常用摘要窗口，或單擊”放大鏡”按鈕。3.單擊摘要類別中的“會計用語”，然后單擊“摘要內容”中的“提現”。單擊“確定”按鈕或按回車鍵，系統自動返回輸入憑證狀態(tài)，并把用戶選擇的摘要自動填寫在該分錄“摘要”欄?？颇枯斎胂鄳咒涰椀哪┘壝骷毧颇?。可在科目欄直接輸入科目名、代碼或簡碼，按回車鍵后，系 統自動顯示對應的會計科目，或單擊放大鏡”圖標，進入會計科

24、目選擇窗口對會計科目進 行選擇，本系統還提供了科目代碼的熱鍵輸入法，在“工具”菜單中的命令“科目代碼 F2 ”顯示輸入科目代碼的功能熱鍵為F2。操作：利用功能鍵輸入科目銀行存款/建設銀行將鼠標光標移到“科目”欄，按F2鍵，或單擊“放大鏡”圖標，屏幕彈出選擇科目窗口。單擊“按科目代碼查找”，在科目代碼欄輸入“101”，單擊按鈕或按回車，光標指向該科目?；蛏舷吕瓌訚L動條查找，用鼠標在所選擇的科目上單擊一下。單擊“選擇”按鈕（或雙擊該科目），系統自動返回輸入憑證狀態(tài)，并把用戶選擇的科目自動填寫在該分錄“科目”欄。如果錄入的科目設置了輔助核算，在錄入完科目回車時，系統會自動彈出輔助核算信息供用戶選擇。

25、單擊退出按鈕，取消以上的操作。注：在手工會計中，原始憑證中使用的是末級明細科目，登記明細賬時可參照所附原始憑證所登的明細賬目；在電算化會計中，錄入的是記賬憑證，所以必須要求分錄項中的科目為末級明細科 目，才能確定明細賬戶?？颇枯o助信息分別輸入銀行、往來、數量輔助核算及外幣核算的有關信息，例如，當輸入銀行類科目時，如為現金支票或轉賬支票時可輸入支票號以便出納員進行支票管理，如為 其他結算方式應輸入收付日期等標記，以便為執(zhí)行銀行自動對賬功能提供方便。參見 憑證錄入舉例。借方金額、輸入分錄項的借貸方金額。在同一分錄中，系統不允許分錄借貸方金額同時存在.如果在借方代七浙、金額處輸入一非零值時，貸方金額

26、欄不再允許輸入金額，反之亦然。貸方金額在借、貸方金額不平的情況下，輸入第三條分錄時，在借或貸方金額欄中金額補平輸入“二”號，可顯示補平金額。憑證記賬。參見憑證記賬。記 賬系統自動填入審核該憑證的用戶名。此項功能在審核憑證審核時才顯示。系統自動填入錄制該憑證的操作員的用戶名。制 單憑證錄入窗口中，用鼠標指向任一個按鈕，在鼠標指針下面會出現一個提示框，說明該按鈕的功能。本窗口中各按鈕的含義如下：新增一張憑證。增加憑證刪刪除當前憑證。除憑證插入在當前分錄項前插入一空分錄項。分錄 刪除分除當前分錄項。錄刪經費如果該憑證是處理工會經費，則點擊可調出經費錄入的窗口。其右側有兩個下拉選項“生成對應分錄”和“

27、經費科目設置”。生成對應分錄是自動按照經費錄入的數據和設置的經費科目對應關系生成憑證。經費科目設置是設置生成憑證分錄時經費項目和會計科目的對應關系，如圖川一 25。如果有多個直接上級，可在會計科目中對221應付上級經費科目設置多個對應的應付上 級經費的子科目，然后點擊增行進行對應設置，如圖川一26,生成憑證分錄時，系統將按照預先設置好的多個應付上級經費科目的比例（該比例設置詳見經費管理中的本級經費比例設置），自動生成對應的多個上級的分錄。按單位生成憑證分錄的選項，在選中時，如果進行經費錄入時選擇了連續(xù)錄入，那么在生成憑證時，系統將按照繳費單位生成多條對應的分 錄。不選擇，則在生成憑證時，系統將

28、自動生成一條對應的分錄。圖山一 25圖山一 26憑證查詢對本系統已輸入的所有憑證按一定條件進行檢索，并將檢索出的憑證顯示在屏幕上。具體操作參見憑證查詢。上張、首張、下張、末張憑證：保存將當前憑證存盤在存入憑證時，系統對每張存入的憑證自動進行平衡檢查：有借必有貸，借貸必相等。此外，還要進行科目是否為最明細科目的檢查。檢查通過才正式存入憑證，否則要求用戶 繼續(xù)修改。取消編輯取消對當前憑證所做的最新操作。打印將憑證輸出到打印機。退出結束憑證錄入。憑證修改在本軟件中，憑證修改也在憑證錄入窗口中進行，通過查詢憑證”找到要修改的憑證，然后進行修改。憑證修改用于修改已經錄入但尚未審核、記賬的憑證，已記賬的憑證不能修改，如有錯誤，只能通過紅字憑證沖銷。若在當前會計期內則可以通過反記賬、取消審核，再進行修改。（五）憑證審核憑證必須經過審核才能進行記賬。審核憑證和修改憑證的屏幕格式基本一樣。憑證審核的過程：找到要審核的憑證。憑證錄入與審核不能為同一人。.對憑證進行審核。操作：對1月份所有的憑證進行審核。單擊憑證處理窗口中的憑證審核圖標，打開憑證審核窗口。單擊“憑證查詢”按鈕，出現未記賬憑證查詢條件對話框，如圖川一33。圖山一 333.單擊“按會計期查詢”，在“會計期”輸入“01，單擊“確定”按鈕，系統將01月的所有未記賬憑證提取出來，當前憑證是01月的第一張憑