五、公司文書管理制度

1、五、公司司文書管管理制度度（一）總總則第一條 為確確保文書書事務(wù)正正常順利利進(jìn)行，促進(jìn)與與提高組組織管理理工作的的效率特特制定本本制度。 第二條 所謂謂“文書”是指業(yè)業(yè)務(wù)工作作上往來來公文、報(bào)告會(huì)會(huì)議決議議、規(guī)定定、合同同書、專專利許可可證書、電報(bào)、各種賬賬簿圖表表、參考考書等一一切業(yè)務(wù)務(wù)用書與與公文。第三條 全部部文書歸歸公司所所有并收收藏，任任何個(gè)人人不得私私自占有有。第四條 必須須嚴(yán)格保保守文書書的機(jī)密密。第五條 文書書按下列列要點(diǎn)處處置或辦辦理：1凡重重要事宜宜的指示示、請(qǐng)示示、匯報(bào)報(bào)、報(bào)告告、傳達(dá)達(dá)、答復(fù)復(fù)等等，一律以以“文書”的形式式進(jìn)行。所有文文書的處處置都必必須以“準(zhǔn)確”與“迅

2、速”為原則則，必須須明確責(zé)責(zé)任。2即使使在緊急急狀況下下以口頭頭或電話話形式處處置的事事項(xiàng)，事事后也必必須以文文書形式式記錄下下來。第六條 文書書的管理理原則規(guī)規(guī)定如下下：1文書書的收發(fā)發(fā)、領(lǐng)取取與寄送送，原則則上由總總公司總總務(wù)部負(fù)負(fù)責(zé)。2分公公司或分分支機(jī)構(gòu)構(gòu)的文書書管理，另有文文書管理理細(xì)則做做出規(guī)定定。（二）文文書的收收發(fā)第七條 到達(dá)達(dá)文書全全部由文文書主管管部門接接收，并并按下列列要點(diǎn)處處置：1一般般文書予予以啟封封，分送送各部門門。2私人人文書不不必開啟啟，直接接送收信信人。3分送送各部門門的文書書若有差差錯(cuò)，必必須立即即退回總總務(wù)部。（三）文文書的處處理第八條 文書書按機(jī)密密程度

3、可可分為以以下幾類類：1絕密密。指極極為重要要并且不不得向無無關(guān)人員員泄漏內(nèi)內(nèi)容的文文書。2秘密密。指次次重要并并且所涉涉及內(nèi)容容不能向向公司內(nèi)內(nèi)外無關(guān)關(guān)人員透透露的文文書。表23-7 表格登登記單圖 表名 稱聯(lián)數(shù)填制單位位移 送單 位功 能能內(nèi) 容容性質(zhì)印制日期期數(shù)量表格編號(hào)號(hào)每月用量量1產(chǎn)品品2經(jīng)理室自存、生生管部產(chǎn)品說明明產(chǎn)品說明明、規(guī)格訂定定各產(chǎn)品2工程程分析表表2工程分析析工程標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)3品檢檢標(biāo)準(zhǔn)2品檢組品檢標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)領(lǐng)退料名名稱、數(shù)量4領(lǐng)退退料單3領(lǐng)料人自存、會(huì)會(huì)計(jì)、生生管領(lǐng)料憑證證領(lǐng)退料名名稱、數(shù)量憑證5原物物料庫(kù)存存卡1倉(cāng)庫(kù)物料管理理原物料耗耗用狀況況賬卡6耗用用月報(bào)表表3自存、會(huì)會(huì)

4、計(jì)、生生管對(duì)賬、控制原物料耗耗用狀況況月報(bào)7庫(kù)存存月報(bào)表表3原物料庫(kù)庫(kù)存記錄錄8制造造通知單單7生管自存、業(yè)業(yè)務(wù)、生生產(chǎn)部派工用制造說明明、原物物料說明明發(fā)工用9生產(chǎn)產(chǎn)進(jìn)度表表7生產(chǎn)進(jìn)度度10生生產(chǎn)狀況況表1自存程序控制制用細(xì)步進(jìn)度度、產(chǎn)量控制制工作表11完完工報(bào)告告單2自存、經(jīng)經(jīng)理室計(jì)算成本本原物料工工時(shí)品質(zhì)質(zhì)記錄每批報(bào)告告12品品檢日?qǐng)?bào)報(bào)表2品管自存、生生管品檢狀況況各批品檢檢狀況日?qǐng)?bào)13品品檢記錄錄表1自存工作表3機(jī)密密。指不不宜向公公司以外外人員透透露內(nèi)容容的文書書。4普通通。指非非機(jī)密文文書。如如果附有有其他調(diào)調(diào)查問卷卷之類的的重要東東西，則則另當(dāng)別別論。5傳閱閱。指在在本公司司內(nèi)部

5、傳傳閱或傳傳達(dá)的文文書。第九條 普通通文書的的處理原原則如下下：1由部部門經(jīng)理理以上級(jí)級(jí)別的主主管，負(fù)負(fù)責(zé)對(duì)文文書進(jìn)行行審閱、回答、批辦以以及其他他必要的的處理，或者由由其指定定下屬對(duì)對(duì)文書進(jìn)進(jìn)行具體體處理。2如果果遇到重重要或異異常事項(xiàng)項(xiàng)，必須須及時(shí)與與上一級(jí)級(jí)主管取取得聯(lián)系系，按上上級(jí)指示示辦理。3各種種有關(guān)聯(lián)聯(lián)的事項(xiàng)項(xiàng)，必須須與各部部門商議議后方能能予以處處置。第十條 機(jī)密密文書的的處理原原則如下下：1機(jī)密密文書原原則上由由責(zé)任者者或當(dāng)事事者自行行處理。2指名名或親啟啟文書，原則上上應(yīng)在封封面上注注明文書書所涉及及事項(xiàng)的的要點(diǎn)和和發(fā)文者姓名名，并由由發(fā)文者者封緘。3到達(dá)達(dá)的指名名或親啟啟

6、文書，原則上上由信封封上所指指名的人人開啟，其他人人不得擅擅自啟封封。如果果某主管管在職務(wù)務(wù)上有權(quán)權(quán)替代來來件所指指名者，不受本本條規(guī)定定的約束束。第十一條條 文文書的閱閱覽原則則如下1某文文書被閱閱覽后，閱覽者者必須簽簽字，表表示已經(jīng)經(jīng)閱覽完完畢。如如有必要要，可在在文書的的空白處處填寫閱閱覽后的的意見，并轉(zhuǎn)給給或交還還文書的的主管。2有必必要在各各部門傳傳閱的文文書，必必須附上上“傳閱登登記簿”，按“傳閱登登記簿“規(guī)定定欄目填填寫，并并最終交交還文書書主管。第十二條條 與與各部門門有關(guān)的的文書，在處理理意見上上如果存存在分歧歧，則由由文書的的主管部部門出面面進(jìn)行協(xié)協(xié)商，如如果不能能協(xié)商一一

7、致，上上報(bào)或請(qǐng)請(qǐng)示上級(jí)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)級(jí)裁決。（四）請(qǐng)請(qǐng)示審批批第十三條條 請(qǐng)請(qǐng)示審批批是公司司經(jīng)營(yíng)的的一項(xiàng)重重要程序序，凡公公司經(jīng)營(yíng)營(yíng)重要事事項(xiàng)，都都必須經(jīng)經(jīng)請(qǐng)示，獲得董董事會(huì)、總裁和和常務(wù)董董事審查查、裁決決和公文文批復(fù)之之后，方方能實(shí)行行。第十四條條 須須請(qǐng)示審審批事項(xiàng)項(xiàng)如下：1職務(wù)務(wù)及重要要人事安安排；2各種種制度性性規(guī)定的的變更；3重要要契約的的締結(jié)、解除與與變更；4訴訟訟行為；5與政政府機(jī)構(gòu)構(gòu)有關(guān)的的各種重重要的請(qǐng)請(qǐng)示回執(zhí)執(zhí)、申請(qǐng)請(qǐng)等等；6土地地、建筑筑物以及及事務(wù)所所權(quán)利的的購(gòu)買與與轉(zhuǎn)讓；7大額額饋贈(zèng)、謝禮、以及宣宣傳廣告告費(fèi)用的的開支；8分支支機(jī)構(gòu)的的增減與與升降；9預(yù)算算與決算

8、算事宜；10借借款與貸貸款，以以及借貸貸銀行的的開設(shè)與與變更；11重重要或高高額物品品的采購(gòu)購(gòu)，不急急用或不不需要物物品的轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)讓或廉廉價(jià)出售售；12定定期或不不定期刊刊物發(fā)刊刊、修改改與廢除除，以及及費(fèi)用開開支的修修訂。13有有關(guān)公司司經(jīng)營(yíng)的的重要計(jì)計(jì)劃與企企劃；14其其他上述述未涉及及的重要要事項(xiàng)。第十五條條 請(qǐng)請(qǐng)示審批批者為分分公司經(jīng)經(jīng)理，以以及以此此為標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)確定的的主管。第十六條條 對(duì)對(duì)請(qǐng)示審審批的提提案文書書必須進(jìn)進(jìn)行仔細(xì)細(xì)斟酌，以便能能順利實(shí)實(shí)施。第十七條條 請(qǐng)請(qǐng)示審批批的事項(xiàng)項(xiàng)，必須須以提案案文書的的方式，經(jīng)主管管呈交總總部。如如果事情情緊急，允許直直接以非非文書形形式請(qǐng)示示，但事

9、事后必須須盡快撰撰寫請(qǐng)示示提案文文書上報(bào)報(bào)。第十八條條 請(qǐng)請(qǐng)示提案案文書的的內(nèi)容包包括標(biāo)題題、正文文、理由由、說明明和附錄錄。提案案文書應(yīng)應(yīng)一式多多份，分分送有關(guān)關(guān)部門如如業(yè)務(wù)部部門、出出版部門門、總務(wù)務(wù)部門和和財(cái)務(wù)部部門等等等。第十九條條 請(qǐng)請(qǐng)示提案案文書必必須編號(hào)號(hào)，注明明起草者者或請(qǐng)示示者，所所屬分支支機(jī)構(gòu)及及部門，并簽名名蓋章。第二十條條 請(qǐng)請(qǐng)示審批批內(nèi)容一一旦被上上級(jí)認(rèn)可可并做出出決定，則以請(qǐng)請(qǐng)示提案案書（副副本）替替代批復(fù)復(fù)返回，并請(qǐng)示示部門予予以執(zhí)行行。第二十一一條 請(qǐng)示提提案原本本由總務(wù)務(wù)部保管管。（五）文文書的制制作第二十二二條 文書制制度要領(lǐng)領(lǐng)如下：1文書書必須簡(jiǎn)簡(jiǎn)明扼要要

10、，一事事一議，語(yǔ)言措措辭力求求準(zhǔn)確規(guī)規(guī)范。2起草草文書的的理由包包括起因因，以及及中間交交涉過程程，加以以證明必必須做出出交代，必要時(shí)時(shí)附上相相關(guān)資料料與文件件。3必須須明確起起草文書書的責(zé)任任者，并并署上請(qǐng)請(qǐng)示審批批提案者者姓名。4對(duì)請(qǐng)請(qǐng)示提案案文書進(jìn)進(jìn)行修改改時(shí)，修修改者必必須認(rèn)真真審閱原原件，修修改后必必須署名名。第二十三三條 文書的的起草必必須征得得主管同同意，并并且在主主管有了了明確的的決定之之后進(jìn)行行。文書書起草只只是一個(gè)個(gè)“文書化化”的過程程與結(jié)果果。文書書的草案案必須予以保存存。第二十四四條 重要文文書，必必須經(jīng)過過公證，并且在在正式文文書形成成前，掌掌握并附附上具有有價(jià)值的的

11、證據(jù)或或證明文文件。第二十五五條 文文書的署署名按下下列規(guī)定定進(jìn)行：1公司司內(nèi)文書書，如果果是一般般往來文文書，只只需主管管署名；如果是是單純的的上報(bào)文文書，或或者不涉涉及各部部門且內(nèi)內(nèi)容不重重要的文文書，只只需部門門署名；如果是是重要文文書，按按責(zé)任范范圍由總總裁、副副總裁、常務(wù)董董事署名名，或者者署有關(guān)關(guān)部門的的主管姓姓名與職職務(wù)2對(duì)外外文書，如合同同書、責(zé)責(zé)任狀、政府許許可申請(qǐng)請(qǐng)書、回回執(zhí)公告告等重要要文書，一律署署總裁職職務(wù)與姓姓名。如如果是總總裁委托托事項(xiàng)可可由指名名責(zé)任者者署名。上列規(guī)規(guī)定以外外的文書書，也可可署分公公司或分分支機(jī)構(gòu)構(gòu)主管的的職務(wù)與與姓名。第二十六六條 文書的的蓋章

12、按按下列要要點(diǎn)進(jìn)行行：1在正正本上必必須加蓋蓋文書署署名者的的印章，副本可可以加蓋蓋署名者者或所在在部門印印章。2如果果文書署署名者不不在，可可加蓋職職務(wù)或代代理者印印章，并并加蓋具具體執(zhí)行行者印章章替代。但在這這種情況況下，文文書存檔檔前必須須加蓋署署名者印印章。3以部部門或公公司名義義起草的的文書，在旁側(cè)側(cè)加蓋有有關(guān)責(zé)任任者印章章。第二十七七條 總裁與與公司印印章按下下列原則則使用：1在有有必要加加蓋總裁裁公司印印章時(shí)，必須填填寫委托托申請(qǐng)書書，經(jīng)所所屬部門門主管認(rèn)認(rèn)可并且且加蓋印印章之后后，向總總務(wù)部門門提出。2總務(wù)務(wù)部主管管經(jīng)審核核，簽名名蓋章，批準(zhǔn)申申請(qǐng)。如如有必要要?jiǎng)t需請(qǐng)請(qǐng)示總裁裁

13、。3在需需要總裁裁簽字的的情況下下，手續(xù)續(xù)同前。4經(jīng)總總務(wù)部批批準(zhǔn)后，去印章章保管員員處加蓋蓋公司印印章。5一些些帶有公公司字樣樣或總裁裁職務(wù)字字樣的印印章，須須經(jīng)主管管同意，直接向向印章保保管員申申請(qǐng)加蓋蓋。（六）文文書的發(fā)發(fā)送第二十八八條 一些需需要郵寄寄或?qū)Ｈ巳诉f交的的文書，按下列列要點(diǎn)進(jìn)進(jìn)行發(fā)送送，必要要時(shí)還須須給文秘秘室以回回復(fù)或回回執(zhí)。調(diào)調(diào)查報(bào)告告不受本本條規(guī)定定限制。1文書書封面必必須明確確寫清發(fā)發(fā)送或接接收單位位、單位位地址以以及收件件人姓名名，并且且注明“快遞”、“郵寄”、“面呈”或“轉(zhuǎn)交”等字樣樣。2公司司內(nèi)部文文書原則則上不作作封緘。第二十九九條 各部門門的郵寄寄文書，必

14、須于于發(fā)送前前在“發(fā)信登登記本”與郵資資明細(xì)賬賬”上做好好登記并并填寫。表23-8 表格格請(qǐng)印申申請(qǐng)單請(qǐng)印單位位表格名稱稱用途聯(lián)數(shù)及分分送單位位式 聯(lián)，第第1聯(lián)：第2聯(lián)第3聯(lián)請(qǐng)印日期期需要日期期表格編號(hào)號(hào)表格格式式依舊格式式印刷品品 依附附樣印刷刷現(xiàn)有存量量請(qǐng)印數(shù)量量每月耗量量使用年度度需校對(duì)否否需 否否（七）文文書的整整理與保保存第三十條條 文文書按內(nèi)內(nèi)容進(jìn)行行整理后后，分為為兩類保保管，一一類是尚尚未完結(jié)結(jié)的文書書，另一一類是可可以歸檔檔的文書書。 第三十一一條 全部完完結(jié)的文文書，分分別按所所屬部門門、文件件機(jī)密程程度、整整理編號(hào)號(hào)和保存存年限進(jìn)進(jìn)行整理理與編輯輯，并在在“文書保保存簿”

15、上做好好登記，歸檔保保存。第三十二二條 制度規(guī)規(guī)定、不不動(dòng)產(chǎn)權(quán)權(quán)利書、合同書書、往來來公文與與特許專專利等特特別重要要的文書書，由總總務(wù)部填填寫“重要文文書目錄錄”后，予予以保存存。第三十三三條 分公司司或分支支機(jī)構(gòu)的的文書分分為兩類類，一類類是特別別重要的的文書，直接歸歸主管保保存，另另一類是是一般的的文書，留存各各部門保保管。第三十四四條 文書的的保存年年限如下下：1永久久保存文文書，包包括章程程、股東東大會(huì)及及董事會(huì)會(huì)議事記記錄、重重要的制制度性規(guī)規(guī)定；重重要的契契約書、協(xié)議書書、登記記注冊(cè)文文書；股股票關(guān)系系書類；重要的的訴訟關(guān)關(guān)系文書書；重要要的政府府許可證證書；有有關(guān)公司司歷史的的文書；決算書書和其他他重要的的文書。2保存存十年文文書，包包括請(qǐng)求求審批提提案文書書，人事事任命文文書，獎(jiǎng)獎(jiǎng)金工資資與津貼貼有關(guān)文文書，財(cái)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)計(jì)賬簿、傳票與與會(huì)計(jì)分分析報(bào)表表，以及及永久保保存以外外的重要要文書。3保存存五年文文書，指指不需要要保存十十年的次次重要文文書。4保存存一年文文書，指指無關(guān)緊緊要或者者臨時(shí)性性文書。如果是是調(diào)查報(bào)報(bào)告原件件，則由由所在部部門主管管負(fù)責(zé)確確定保存存年限。第三十五五條 全部重重要的機(jī)機(jī)密文書書，一律律存放在在保險(xiǎn)柜柜或帶鎖鎖的文件件柜中。第三十六六條 保存期期滿以及及沒必要