XX電氣技術(shù)有限公司行政管理制度

1、XX電氣技術(shù)有限公司行政管理制度第一節(jié) 文件資料管理一、目的為使公司的各類文件存放得當(dāng)、有序，各階段的資料均保存齊全，確保公司的商業(yè)機(jī)密不外泄，對(duì)本公司文件和資料進(jìn)行控制，統(tǒng)一文件模板，保證程序與制度文件標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，確保各工作場(chǎng)所使用的文件和資料為有效版本。二、適用范圍適用于本公司總部及各項(xiàng)目組的管理體系及其相關(guān)文件和資料的控制。三、定義1、文件和資料：管理體系文件、技術(shù)類文件和外來文件的合稱。管理體系文件包括管理手冊(cè)、程序/制度文件、第三層次文件和質(zhì)量記錄；技術(shù)類文件包括文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、工藝文件、檢驗(yàn)文件等；外來文件指政府相關(guān)部門的有關(guān)文件。2、文件要素：指文件必須具備的基本信息如：標(biāo)題

2、、文件編碼、生效日期、版本號(hào)、擬制人、審秕人，以及內(nèi)容組成、版面格式等。3、受控文件：發(fā)放范圍有限制，更改、回收受到追溯并有機(jī)密等級(jí)的文件。4、參考文件：僅供借鑒、學(xué)習(xí)之用的外來文件。5、標(biāo)準(zhǔn)化審核：對(duì)文件的版面格式的審核。如：模板的符合性、標(biāo)題的正確性、文件編碼的規(guī)則性、正文內(nèi)容組成部分的規(guī)范性，以及版本標(biāo)識(shí)、生效日期、擬制、審批、會(huì)簽人員的正確性等。四、職責(zé)及管理程序：1、公司需頒發(fā)的各類文件、制定的各項(xiàng)規(guī)章制度，均須授權(quán)人審批簽字后方能公布發(fā)行。2、各部門的文件按照公司的文檔模板統(tǒng)一格式，以求規(guī)范化。3、行政文員對(duì)各部交來的文件，按“完整、有序”原則對(duì)文件整理，分門別類立卷，整齊存在文件

3、柜內(nèi)，并及時(shí)更新文件目錄。4、公司個(gè)人不得保存公司公文，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。5、對(duì)入柜保存的文檔，任何人需借閱時(shí)，需征得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在借閱表上簽名方可借出。外借的文件資料在規(guī)定的日期歸還，若要延后，必須征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并知會(huì)檔案員，否則視其為私自保存公文。6、行政文員務(wù)必對(duì)文檔存放熟悉，在公司需要時(shí)以最快捷的方式準(zhǔn)確查找。7、對(duì)公司標(biāo)有機(jī)密等級(jí)的文件，需遵循保密的程度進(jìn)行管理，不得隨意外借。第二節(jié) 辦公設(shè)備管理為規(guī)范公司辦公設(shè)備的管理和使用，特制定本制度。一、電腦（包括打印機(jī)等配套設(shè)備）的使用和管理規(guī)定1、凡配有電腦的辦公室，必須指定專人進(jìn)行使用和管理，其他無關(guān)人員一律不準(zhǔn)開

4、啟和使用電腦。嚴(yán)禁用電腦辦私事、干私活或貯存?zhèn)€人信息資料、上網(wǎng)查閱與工作無關(guān)的內(nèi)容。2、使用和管理電腦的專職人員，必須在保持電腦整潔干凈的基礎(chǔ)上，對(duì)電腦實(shí)行規(guī)范操作，并注重電腦日常使用的維護(hù)與保養(yǎng)。同時(shí)，為了防止重要數(shù)據(jù)及資料丟失，必須做資料備份，確保電腦使用的安全性和保密性。禁止未經(jīng)批準(zhǔn)隨意調(diào)看有關(guān)公司的重要信息和資料。3、對(duì)違反上述相關(guān)規(guī)定的人員，屬一般違規(guī)行為者，給予罰款。屬泄漏機(jī)密、丟失資料、損壞設(shè)備的責(zé)任人，給公司造成嚴(yán)重?fù)p失，除承擔(dān)經(jīng)濟(jì)和法律責(zé)任外，一律作開除處理。二、辦公電話的使用和管理規(guī)定1、辦公電話是專門為辦理公務(wù)而配備的通訊工具。嚴(yán)禁使用公司電話打長(zhǎng)途說私話、辦私事、干私活

5、，市話私事盡量長(zhǎng)話短說。2、對(duì)重要的公務(wù)來電應(yīng)做好“來電記錄”，以備查驗(yàn)。同時(shí)，對(duì)于事關(guān)重大、時(shí)間緊急、必須馬上組織辦理的重要來電，接電人必須盡快向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，以便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)決策。3、使用電話時(shí)，不管是主叫還是被叫，都必須使用公司規(guī)定的文明用語(yǔ)，杜絕臭話、臟話等不文明用語(yǔ)。三、傳真機(jī)的使用和管理規(guī)定1、傳真機(jī)必須用于公務(wù)，嚴(yán)禁私人事情收發(fā)傳真，違者給予罰款。2、收到傳真資料，必須及時(shí)交給收件人。對(duì)收到的急件、密件必須及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報(bào)，不得延誤。四、空調(diào)和微波爐的使用和管理規(guī)定1、空調(diào)和微波爐必須有第一責(zé)任人，對(duì)空調(diào)機(jī)的使用及安全負(fù)責(zé)。2、使用空調(diào)和微波爐的時(shí)候，要嚴(yán)格按操作程序開啟使用

6、，人員離開或下班時(shí)，必須關(guān)機(jī)，以免浪費(fèi)。3、保持空調(diào)和微波爐的整潔干凈，注重設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)，發(fā)現(xiàn)機(jī)器故障及時(shí)通知維修。五、辦公用品的使用和管理1、所有員工對(duì)辦公用品必須愛護(hù)，勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，禁止貪污，努力降低消耗、費(fèi)用。2、購(gòu)置日常辦公用品或報(bào)銷正常辦公費(fèi)用，由部門主管和財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，購(gòu)置大宗、高級(jí)辦公用品，必須按財(cái)務(wù)管理規(guī)定報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)置。第三節(jié) 合同管理為加強(qiáng)合同管理工作，避免爭(zhēng)議和損失，制定本辦法。本辦法適用于公司簽定的下列各類合同： （一）買賣合同；（二）供水、供電合同；（三）建筑、修繕、工程合同；（四）委托、服務(wù)合同；（五）租賃合同，房地產(chǎn)權(quán)合同；（六）借款合同；（七）

7、債權(quán)債務(wù)的清償合同；（八）其他具有合同性質(zhì)的意向書、協(xié)議書等。二訂立合同應(yīng)當(dāng)遵守平等互利、協(xié)商一致的原則。根據(jù)合同法的規(guī)定，合同一般應(yīng)具備下列主要條款：（一）當(dāng)事人的名稱；（二）標(biāo)的；（三）數(shù)量、質(zhì)量；（四）價(jià)款、酬金及結(jié)算方式；（五）履行的期限、地點(diǎn)、方式；（六）根據(jù)法律和合同的性質(zhì)，以及當(dāng)事人一方要求必須訂立的條款；（七）違約責(zé)任；（八）解除合同條件；（九）合同簽訂的時(shí)間、地點(diǎn)；（十）約定合同爭(zhēng)議的管轄地。三、合同的擬訂訂立合同應(yīng)盡量使用國(guó)家或地方政府部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，沒有規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)文本的，合同格式應(yīng)符合有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的規(guī)定。制訂合同應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)文本的規(guī)定填寫，制訂合同的內(nèi)容不能

8、滿足的，應(yīng)訂立相應(yīng)的補(bǔ)充協(xié)議。法律、法規(guī)規(guī)定或公司認(rèn)為需要公證的合同，合同簽訂后應(yīng)辦理公證手續(xù)。需要對(duì)外簽訂合同的相關(guān)部門為合同的承辦部門，并負(fù)責(zé)組織招標(biāo)、投標(biāo)等有關(guān)事項(xiàng)。承辦部門在簽訂合同時(shí)，必須嚴(yán)格審查下列事項(xiàng)：（一）對(duì)方當(dāng)事人主體資格審查1是否具有法人資格；2經(jīng)營(yíng)范圍；3履約能力；4資信情況；5委托代理權(quán)限。（二）合同內(nèi)容的審查1. 合法性；2. 可行性；3. 嚴(yán)密性；4. 規(guī)范性。簽訂合同必須遵守合同法和國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)，必須采用書面形式。任何單位和個(gè)人不得以口頭形式達(dá)成各類合同。合同承辦人員在工作中，必須堅(jiān)持原則，遵紀(jì)守法，杜絕各種不正之風(fēng)，維護(hù)公司的利益。三、合同的審查1、合同審

9、查采取聯(lián)審制，采用書面形式，由合同經(jīng)辦人擬草，經(jīng)相關(guān)制度規(guī)定的部門審查。2、審查人員應(yīng)當(dāng)用文字形式提出同意或修改意見。3、聯(lián)審?fù)戤吅?，合同?jīng)辦人員應(yīng)當(dāng)按審查意見，對(duì)合同進(jìn)行修改。如遇到問題，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)與提出審查意見的人員聯(lián)系，作出解釋或達(dá)成共識(shí)后，方可確立合同條款。四、合同的簽訂簽訂合同的主體應(yīng)具備法人資格或有公司書面授權(quán)或有制度規(guī)定的人，公司各職能部門和內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以公司名義對(duì)外簽訂合同。不得以自身的名義對(duì)外簽訂合同、變更合同和解除合同。五、合同的履行履行合同時(shí)應(yīng)注意下列事項(xiàng)：（一）合同訂立后，相關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格依照合同約定，全面履行合同，維護(hù)公司的合法權(quán)益和信譽(yù)。（二）

10、對(duì)標(biāo)的物的數(shù)量和質(zhì)量應(yīng)當(dāng)先驗(yàn)收，后按約定付款。（三）訂金和預(yù)付款的支付，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照約定執(zhí)行。（四）合同變更或解除應(yīng)當(dāng)由承辦部門提出，經(jīng)上級(jí)審核，送原審批領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。（五）經(jīng)過公證的合同，在雙方達(dá)成變更或解除協(xié)議后，應(yīng)報(bào)原公證機(jī)關(guān)備案。（六）我方接到對(duì)方當(dāng)事人提出的變更或解除合同建議后，應(yīng)在3日以內(nèi)答復(fù)（法律、法規(guī)及合同另有約定的除外），逾期答復(fù)，造成本單位利益損害的，具體責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（七）變更或解除合同的建議或答復(fù)，一律采用書面形式，并將能證明雙方函電往來及內(nèi)容的憑證歸檔存查。（八）合同執(zhí)行的進(jìn)度由承辦（簽定）部門監(jiān)督統(tǒng)籌，執(zhí)行狀況的責(zé)任單位是承辦（簽定）部門。六、合同糾紛的

11、處理合同發(fā)生糾紛，能協(xié)商一致的，應(yīng)當(dāng)訂立書面補(bǔ)充協(xié)議，協(xié)商不成的，應(yīng)當(dāng)在法定的訴訟期內(nèi)，向人民法院起訴，或根據(jù)合同的約定，向合同仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁。合同糾紛處理完畢，應(yīng)及時(shí)將有關(guān)材料歸檔存查。七、各責(zé)任單位的職責(zé)合同審核人員的職責(zé)是：對(duì)合同涉及的國(guó)家政策、法律、法規(guī)及國(guó)家財(cái)務(wù)計(jì)劃的適用等條款的合法性、嚴(yán)密性、可行性進(jìn)行審查，并監(jiān)督實(shí)施，填報(bào)重大合同報(bào)告表，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)有關(guān)法律、法規(guī)。承辦合同部門的職責(zé)是：負(fù)責(zé)合同對(duì)方資信情況、履約能力的調(diào)查，并提供相應(yīng)資料；具體負(fù)責(zé)所承辦合同的談判；簽訂合同前擬寫可行性研究報(bào)告與合同文本，保證合同的可行性、合法性和有效性。經(jīng)批準(zhǔn)合同依法簽訂后負(fù)責(zé)整個(gè)合同的履行，在履行期間發(fā)生合同糾紛要及時(shí)向合同管理部門匯報(bào)，避免發(fā)生損失。管理本部門的合同檔案并及時(shí)歸檔。監(jiān)督統(tǒng)籌其他執(zhí)行部門是否嚴(yán)格履行合同。八、違反國(guó)家法律、法規(guī)和有關(guān)合同管理制度，在簽訂、履行合同中失職、瀆職或以權(quán)謀私，損害國(guó)家和公司利益的，應(yīng)視情節(jié)輕重，依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任