商務(wù)英語寫作 2

1、商務(wù)英語寫作 2Meeting Agenda2. follow-up-letter11. Meeting AgendaPurposes:雖然有不少會議是因為參會者意見分歧過大導(dǎo)致無果而終，但會議失敗最主要的原因還是會前準(zhǔn)備不周，會議議程混亂。這篇主題的目的就是幫助設(shè)計一套富有效率的會議議程。2設(shè)計流程（1）設(shè)定會議目標(biāo)如有可能，告訴與會者每個議題最終需要取得怎樣的成果（或結(jié)論）如果議題太多， 可以考慮在每個步驟設(shè)置一個“指導(dǎo)性時間”，以確保不會因為一個問題影響整個會議進度。如果與會者很多，且發(fā)言人數(shù)很多，可以考慮限制每個人的最長發(fā)言時間。嚴(yán)格限制與會者人數(shù)- 安排是可將與會者分為“必選”，“可

2、選”，“排除”。一般只安排“必選” 名單的人員參會。 3設(shè)計流程 （2）6. 安排自由討論時間將“簽到時間”放入議程 簽到時間通常是正式開始前10-15分鐘。將“會議須知”放在議程之后 - 通常包括會場的路線圖，需要與會者準(zhǔn)備的物品和信息，會議主辦方聯(lián)系方式等等。會議時間不宜過緊 留有一定的休息時間，看似犧牲了時間，實際上換回的是效率。 提前分發(fā)會議資料 發(fā)出會議議程后的兩三天內(nèi)，聯(lián)系與會者以確認(rèn)其收到議程并能夠參會。4A Example of Meeting AgendaSee CopiedRevised 52. 與客戶會談后的跟進（follow up letter）商務(wù)談判后的郵件跟進（f

3、ollow up letter）的目的： 戰(zhàn)果確認(rèn) 戰(zhàn)場清理寫作過程： logic thinking fact oriented be constructive and practical 留有余地6follow up letter 的內(nèi)容(1)感謝對方出席先前的會議:It was a pleasure to meet you at (*) on (*). I appreciate your interest in (*) and our products.We are very interested in (*). The Senior Management of (*) is ready

4、to conduct any further negotiations regarding (*).7follow up letter 的內(nèi)容(2)完成上次會談中雙方?jīng)Q定由乙方隨后完成的事件：As per your request, please find attached, (*). Should you have any questions, or require additional information regarding (*), please feel free to contact me.Enclosed please see the8follow up letter 的內(nèi)容(3)確認(rèn)上次會談的成果和分歧：提出下一步的建議：期待再次會面：Thank you for your interest in (*) and we look forward to your favorable reply.9The function of follow-up-letter確認(rèn)先前談判過程中的主要共識 (common ground or consensus )確認(rèn)先前談判過程中的主要分歧 (difference or di