工程檔案管理規(guī)定(試行版)

1、PAGE PAGE - 6 -本文件未經(jīng)公司同意不得外傳 - -合生創(chuàng)展展集團(tuán)公公司工程檔案管理規(guī)定（試行版版）二一年十月1、目的的為了加強(qiáng)強(qiáng)對(duì)全集集團(tuán)工程程檔案管管理，規(guī)規(guī)范工作作流程，確確保工程程檔案的的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，有有效地保保護(hù)和利利用檔案案，使工工程檔案案資源更更好地服服務(wù)于公公司的改改革與發(fā)發(fā)展，特特制訂本本規(guī)定。2、適用用范圍本管理辦辦法適用用于集團(tuán)團(tuán)工程檔案案管理工工作。3、引用用標(biāo)準(zhǔn)和和相關(guān)文文件3.1 中華華人民共共和國(guó)檔檔案法3.2 建筑筑工程資資料管理理規(guī)程JJGJ/T1885-2200993.3 北京京市建筑筑工程資資料管理理規(guī)程DB111/T6995-22010

2、03.4集集團(tuán)下發(fā)發(fā)的工工程管理理辦法（220100-077修訂版版）4、定義義4.1 企業(yè)檔檔案：是是指企業(yè)業(yè)在生產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和和各項(xiàng)管管理活動(dòng)動(dòng)中形成成的對(duì)國(guó)國(guó)家、社社會(huì)和企企業(yè)具有有利用和和保存價(jià)價(jià)值的各各種形式式的文件件材料。4.2工工程檔案案：在工程程項(xiàng)目前前期立項(xiàng)項(xiàng)、施工工、竣工工過(guò)程中中形成的的具有保保存、查查考價(jià)值值，應(yīng)歸歸檔的各各種工程程資料。4.3 立卷歸歸檔：是是指將辦辦理完畢畢具有保保存價(jià)值值的文件件材料按按其形成成規(guī)律和和內(nèi)在聯(lián)聯(lián)系分門門別類進(jìn)進(jìn)行系統(tǒng)統(tǒng)整理、保存的的過(guò)程。4.4 歸檔文文件：是是指立檔檔單位在在其職能能活動(dòng)中中形成的的，辦理理完畢應(yīng)應(yīng)作為文文書檔案案保存

3、的的各種紙紙質(zhì)文件件材料。4.5 件：是是指歸檔檔文件的的整理單單位。一一般以每每份文件件為一件件，文件件正本與與定稿為為一件，正正文與附附件為一一件，轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)文與與被轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文為一一件，報(bào)報(bào)告與批批復(fù)為一一件。4.6 案卷：是由互互有聯(lián)系系的若干干文件材材料組合合而成的的檔案保保管單位位。4.7 電子文文件是指指能被計(jì)計(jì)算機(jī)系系統(tǒng)識(shí)別別、處理理，按一一定格式式存儲(chǔ)磁磁帶、磁磁盤或光光盤等介介質(zhì)上，并并可在網(wǎng)網(wǎng)上傳送送的數(shù)字字代碼序序列。4.8 電子檔檔案：是是指具有有保存價(jià)價(jià)值的已已歸檔的的電子文文件及相相應(yīng)的支支持產(chǎn)品品軟件、硬件說(shuō)說(shuō)明和相相關(guān)數(shù)據(jù)據(jù)。5、各級(jí)級(jí)公司工工程檔案案管理職職責(zé)5.1

4、 根據(jù)檔檔案法等等有關(guān)法法律、法法規(guī)和其其它政策策性文件件，集團(tuán)團(tuán)工程管管理中心心制定本本集團(tuán)工工程檔案案歸檔管管理制度度，并對(duì)各級(jí)工程程檔案管管理工作作進(jìn)行監(jiān)監(jiān)督、檢檢查和指指導(dǎo)。5.2 地區(qū)總總經(jīng)理為為地區(qū)檔檔案第一一負(fù)責(zé)人人，地區(qū)區(qū)工程管管理中心心總監(jiān)為為地區(qū)工工程檔案案第一負(fù)負(fù)責(zé)人，全全面負(fù)責(zé)責(zé)地區(qū)工工程檔案案管理工工作，對(duì)對(duì)項(xiàng)目工程程檔案管管理工作作進(jìn)行監(jiān)監(jiān)督、檢檢查和指指導(dǎo)，組組織互檢檢，并定期期指派工工程資料料管理人人員到所所屬項(xiàng)目目公司對(duì)對(duì)工程文文件立卷卷歸檔移移交情況況進(jìn)行巡巡檢，特特別是工工程文件件準(zhǔn)確性性、完整整性狀況況，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問(wèn)題及及時(shí)上報(bào)報(bào)并提出出整改意意見(jiàn)。5.3項(xiàng)

5、項(xiàng)目總經(jīng)經(jīng)理為項(xiàng)項(xiàng)目檔案案第一負(fù)負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目工程檔案第一負(fù)責(zé)人，全面負(fù)責(zé)項(xiàng)目工程檔案管理工作，嚴(yán)格加強(qiáng)本項(xiàng)目工程檔案管理，提升員工對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)，督促本項(xiàng)目檔案管理員及時(shí)進(jìn)行工程檔案歸檔及臺(tái)帳登記。5.4 地區(qū)公公司、項(xiàng)項(xiàng)目公司司工程檔檔案管理理人員必必須持證證上崗，并并定期參參加當(dāng)?shù)氐亟ㄔO(shè)部部門組織織的工程程資料培培訓(xùn)。5.5地地區(qū)公司司根據(jù)本本地區(qū)負(fù)負(fù)責(zé)參照照本管理理辦法建立立本地區(qū)區(qū)項(xiàng)目所所有工程程檔案的保保管、保保密、鑒鑒定、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)、借借閱等管管理制度度的細(xì)則則。5.6 地區(qū)公公司負(fù)責(zé)責(zé)驗(yàn)收并并接收項(xiàng)項(xiàng)目移交交的已竣工程檔案案，負(fù)責(zé)責(zé)長(zhǎng)期保管管、保密密、鑒定定、統(tǒng)計(jì)計(jì)

6、、借閱閱等工作作。5.7項(xiàng)項(xiàng)目公司司負(fù)責(zé)本本項(xiàng)目工工程全過(guò)過(guò)程檔案案的收集集、簽認(rèn)、整理、保管、保密、鑒定、統(tǒng)計(jì)和和提供利利用等工作，地地區(qū)公司司負(fù)責(zé)定定期檢查查跟蹤，并并形成記記錄。6、工程程檔案人員員配備及及崗位職職責(zé)6.1人人員配備備：地區(qū)區(qū)檔案室室配備具具備相應(yīng)應(yīng)資格的的專職檔檔案管理理人員，各項(xiàng)目檔案室根據(jù)文件材料形成、收集、整理和歸檔的需要配備專職檔案管理人員。6.2 崗位職職責(zé)：檔檔案工作作人員應(yīng)應(yīng)持證上上崗，熱熱愛(ài)檔案案工作，忠于職職守、遵遵紀(jì)守法法、嚴(yán)守守檔案機(jī)機(jī)密，具具有相應(yīng)應(yīng)的檔案案專業(yè)知知識(shí)和業(yè)業(yè)務(wù)能力力。7、檔案案工作的的基本內(nèi)內(nèi)容7.1 收集：7.1.1將項(xiàng)項(xiàng)目在各

7、各項(xiàng)管理理工作中中形成的的應(yīng)歸檔檔案文件件材料、資料收收集齊全全。7.2 整理7.2.1 分類類7.2.1.11 工程程檔案分分類原則則：以全全部檔案案為對(duì)象象，依據(jù)據(jù)企業(yè)管管理職能能，結(jié)合合檔案內(nèi)內(nèi)容及其其特點(diǎn)，保保持檔案案之間的的有機(jī)聯(lián)聯(lián)系，便便于科學(xué)學(xué)管理與與開(kāi)發(fā)利利用。7.2.1.22 工程程檔案設(shè)設(shè)置兩個(gè)個(gè)一級(jí)類類目即：建筑筑工程資資料管理理規(guī)程規(guī)規(guī)定的工工程資料料類和集團(tuán)內(nèi)內(nèi)部資料料類。詳見(jiàn)附附表工工程資料料歸檔范范圍和分分類表。7.2.1.33 工程程檔案分分類中的的二級(jí)類類目按照照企業(yè)管管理職能能和檔案案特點(diǎn)設(shè)設(shè)置。7.2.2 立立卷方法法：7.2.2.11歸檔文文件以件件為單

8、位位進(jìn)行裝裝訂、分分類、編編目、裝裝盒，使使之有序序化，裝裝訂時(shí)使使用不銹銹鋼釘書書針。文文件左側(cè)側(cè)、下側(cè)側(cè)對(duì)齊。正本在在前，定定稿在后后；正文文在前，附附件在后后；轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)文在前前，被轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)文在后后；批復(fù)復(fù)在前，報(bào)報(bào)告（請(qǐng)請(qǐng)示）在在后。頁(yè)頁(yè)數(shù)的計(jì)計(jì)算為正正本與定定稿的合合計(jì)，以以次類推推。7.2.2.22工程資資料組卷卷，詳見(jiàn)建筑筑工程資資料管理理規(guī)程JGJJ/T1185-20009，以以各地區(qū)區(qū)現(xiàn)行標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)準(zhǔn)。7.2.2.33特殊載載體檔案案按年度度分榮譽(yù)譽(yù)檔案、聲像檔檔案、電電子檔案案和印章章檔案以以件為單單位立卷卷。7.3 保管7.3.1 保保存檔案案必須有有專門庫(kù)庫(kù)房和專專用柜架架，各

9、種種門類檔檔案相對(duì)對(duì)集中存存放，案案卷的排排列科學(xué)學(xué)有序，自自左向右右、自上上而下地地進(jìn)行。柜、架架應(yīng)注明明標(biāo)識(shí)，方方便利用用、便于于存取。7.3.2施工工設(shè)計(jì)圖圖紙存放放應(yīng)平放放或卷放放。7.3.3 保保存檔案案的庫(kù)房房應(yīng)具備備良好的的衛(wèi)生環(huán)環(huán)境，應(yīng)應(yīng)采取有有效措施施對(duì)檔案案進(jìn)行安安全保管管。7.3.3.11 庫(kù)房房安放溫溫濕度記記錄儀表表，每天天監(jiān)控記記錄登記記，安裝裝必備的的設(shè)備，掌掌握變化化情況，隨隨時(shí)采取取相應(yīng)措措施。7.3.3.22 溫濕濕度儀表表每年檢檢測(cè)一次次，以確確保其準(zhǔn)準(zhǔn)確性。7.3.3.33 庫(kù)房房溫濕度度應(yīng)盡可可能地控控制在11424C和44560%之間。7.3.3.4

10、4 做好好檔案的的防火、防盜、防蟲、防塵等等工作，并并在每年年的五月月底之前前擦拭所所有的檔檔案柜架架，投放放防蟲藥藥物，發(fā)發(fā)現(xiàn)蟲霉霉及時(shí)處處理。7.3.3.55 每年年對(duì)檔案案庫(kù)房進(jìn)進(jìn)行檢查查，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問(wèn)題及及時(shí)報(bào)告告并采取取措施予予以處理理，以確確保檔案案庫(kù)房安安全。7.3.3.66 當(dāng)遭遭遇火災(zāi)災(zāi)、水災(zāi)災(zāi)等不可可預(yù)見(jiàn)的的特殊災(zāi)災(zāi)害時(shí)，應(yīng)應(yīng)對(duì)貼有有紅色標(biāo)標(biāo)識(shí)的永永久保管管檔案進(jìn)進(jìn)行搶救救。7.3.3.77 非檔檔案管理理人員禁禁止進(jìn)入入庫(kù)房，庫(kù)庫(kù)房無(wú)人人時(shí)，必必須關(guān)燈燈、關(guān)門門、切斷斷電源。7.4 統(tǒng)計(jì)7.4.1 檔檔案統(tǒng)計(jì)計(jì)數(shù)據(jù)以以原始記記錄為依依據(jù)，做做到準(zhǔn)確確、可靠靠、及時(shí)時(shí)填報(bào)檔檔案

11、工作作基本情情況統(tǒng)計(jì)計(jì)年報(bào)。7.4.2 建建立檔案案數(shù)量的的統(tǒng)計(jì)與與基本情情況統(tǒng)計(jì)計(jì)臺(tái)帳、檔案利利用效果果統(tǒng)計(jì)臺(tái)臺(tái)帳。7.5 利用7.5.1 公公司重要要檔案設(shè)設(shè)專人、專庫(kù)保保管。利利用重要要檔案需需經(jīng)公司司主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)同意意。7.5.2 為為維護(hù)公公司自身身利益，確確保檔案案的安全全，檔案案室保存存的各種種門類檔檔案原件件不得借借出本公公司。如如確因特特殊工作作需要借借出檔案案原件的的，經(jīng)公公司主管管領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)方可可借出，并并辦理借借閱手續(xù)續(xù)，登記記文件件借閱記記錄表；7.5.3 職職工因工工作查考考需要借借閱、查查閱或復(fù)復(fù)制檔案案內(nèi)容的的，需經(jīng)經(jīng)本單位位（部門門）領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)同意，并并辦理相相關(guān)手

12、續(xù)續(xù)。7.5.4 借借出的檔檔案原件件，一周周內(nèi)歸還還。7.5.5 利利用者應(yīng)應(yīng)對(duì)所借借檔案負(fù)負(fù)責(zé)，必必須妥善善保管，任任何人不不得私自自拆裝、撕頁(yè)、涂改、杠畫、污損、摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄密、丟失檔檔案。7.5.6 員員工調(diào)出出單位時(shí)時(shí)，應(yīng)及及時(shí)到檔檔案室歸歸還所借借檔案。7.6 鑒定7.6.1 成成立由地地區(qū)公司司有關(guān)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)、有有關(guān)專業(yè)業(yè)人員和和檔案人人員組成成的檔案案鑒定小小組，負(fù)負(fù)責(zé)檔案案鑒定銷銷毀工作作。7.6.2工程程檔案的的保管期期限分為為永久、長(zhǎng)期（11550年年），根根據(jù)檔案案的實(shí)際際價(jià)值和和有關(guān)規(guī)規(guī)定準(zhǔn)確確劃分各各類檔案案的保管管期限。對(duì)于保保管期限限已滿的的的檔案案，應(yīng)進(jìn)進(jìn)

13、行二次次鑒定，經(jīng)經(jīng)鑒定仍仍存在利利用價(jià)值值的應(yīng)暫暫緩銷毀毀，對(duì)不不存在利利用價(jià)值值的組織織銷毀。8、歸檔檔要求與與歸檔范范圍8.1 歸檔要要求8.1.1 各各類文件件資料歸歸檔時(shí)，由由歸檔者者按工程資資料歸檔檔范圍和和分類表表規(guī)定類別別建立臺(tái)臺(tái)帳，整理完完成后統(tǒng)統(tǒng)一編寫寫目錄（參參照各地地區(qū)工程程資料管管理規(guī)程程和集團(tuán)團(tuán)相關(guān)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行行），經(jīng)檔案案室核對(duì)對(duì)后歸檔檔。8.1.2各項(xiàng)目檔檔案管理理員負(fù)責(zé)責(zé)本項(xiàng)目目文件的的保管，檔案管理員要經(jīng)常檢查書面文件及電子文件的有效性、完整性，建立文件借閱臺(tái)帳，杜絕文件的丟失、誤用現(xiàn)象的發(fā)生。文件保存時(shí)應(yīng)確保文件清晰，并容易識(shí)別和檢索；8.1.4各項(xiàng)項(xiàng)目公司司

14、編制和和管理的的工程文文件和技技術(shù)資料料按國(guó)家家、行業(yè)業(yè)和施工工工程所所在地資資料和管管理規(guī)定定執(zhí)行；8.1.5 歸歸檔的文文件材料料必須準(zhǔn)準(zhǔn)確地反反映公司司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等等各項(xiàng)活活動(dòng)的真真實(shí)內(nèi)容容和歷史史過(guò)程；8.1.6 歸歸檔的文文件資料料必須齊齊全、完完整、真真實(shí)、有有效、層層次分明明符合其其形成規(guī)規(guī)律，保保證其具具有可追追溯性；8.1.7 歸歸檔文件件的載體體和書寫寫材料應(yīng)應(yīng)符合耐耐久性要要求。不不能有熱熱敏紙，不不能有鉛鉛筆、圓圓珠筆，紅紅墨水、純藍(lán)墨墨水、復(fù)復(fù)寫紙字字跡；8.1.8 文文件材料料文跡清清楚、圖圖樣清晰晰、圖表表整潔、簽字蓋蓋章手續(xù)續(xù)完備；8.1.9 文文件材料料幅面尺

15、尺寸規(guī)格格及裝訂訂按照資資料管理理規(guī)程要要求；8.1.110 凡凡歸檔文文件材料料必須是是原始件件，只能能是復(fù)印印件的須須在簽章章處加蓋蓋紅章，機(jī)機(jī)打文件件材料需需簽字的的必須手手工簽名名；8.1.11 在“無(wú)紙化化”辦公或或事務(wù)處處理系統(tǒng)統(tǒng)中產(chǎn)生生的電子子文件，應(yīng)應(yīng)采取更更嚴(yán)格的的安全措措施。保保證電子子文件不不被非正正常改動(dòng)動(dòng)。同時(shí)時(shí)必須隨隨時(shí)備份份、存儲(chǔ)儲(chǔ)于能夠夠脫機(jī)保保存的載載體上，并并對(duì)有長(zhǎng)長(zhǎng)期或永永久保存存價(jià)值的的電子文文件制成成紙質(zhì)文文件一并并歸檔保保存；8.1.12電電子文件件形成部部門應(yīng)指指定專人人負(fù)責(zé)電電子文件件的形成成、收集集、積累累和歸檔檔工作，并并及時(shí)建建立完整整可查

16、的的臺(tái)帳。8.2 歸檔范范圍8.2.1建建筑工程程資料管管理規(guī)程程規(guī)定定的工程程資料包包括：AA類基建建文件、B類監(jiān)理理資料、C類施工工資料、D類竣工工圖。8.2.2集團(tuán)團(tuán)內(nèi)部資資料包括括：工程程立項(xiàng)資資料、招標(biāo)資資料、設(shè)計(jì)資資料、合約資資料、內(nèi)部工工程管理理資料、結(jié)算資資料和行政類類資料。8.2.3 以以上分類類詳見(jiàn)附附表工程資資料歸檔檔范圍和和分類表表。9、移交交9.1項(xiàng)項(xiàng)目公司司將已竣竣工期區(qū)區(qū)的工程程檔案，整整理完畢畢后，移移交地區(qū)區(qū)公司。9.2 交接雙雙方依據(jù)據(jù)工程程資料歸歸檔范圍圍和分類類表檢檢查應(yīng)歸歸檔內(nèi)容容是否齊全全，驗(yàn)收收合格后后將案卷卷裝訂成成冊(cè)。9.3工工程檔案案于項(xiàng)目目期區(qū)工工程竣工工后三個(gè)個(gè)月內(nèi)向向所屬地地區(qū)公司司移交。9.4工工程資料料形成項(xiàng)項(xiàng)目編制制工程檔檔案審核核備考表表、工程程檔案移移交書和和工程檔檔案移交交目錄，一一式份份，交接接雙方逐逐項(xiàng)核對(duì)對(duì)后簽字字認(rèn)可，各各留一份份備查。10、其其它10.11各項(xiàng)目可根根據(jù)工程程檔案形形成特點(diǎn)點(diǎn)按不同同階段、不同內(nèi)內(nèi)容適當(dāng)當(dāng)調(diào)整移移交時(shí)間間。