合伙人秘書重點(diǎn)工作說明修改(第四次修改)

1、目 錄TOC o 1-4 h z u HYPERLINK l _Toc222725525 合伙人秘秘書工作作三大特特性 PAGEREF _Toc222725525 h 2 HYPERLINK l _Toc222725526 合伙人郵郵件收發(fā)發(fā)、整理理 PAGEREF _Toc222725526 h 4 HYPERLINK l _Toc222725527 一、郵箱箱的分類類 PAGEREF _Toc222725527 h 4 HYPERLINK l _Toc222725528 二、郵件件信息的的分類 PAGEREF _Toc222725528 h 44 HYPERLINK l _Toc22272

2、5529 三、電子子郵件的的整理 PAGEREF _Toc222725529 h 55 HYPERLINK l _Toc222725530 （一）、私人郵郵箱的整整理 PAGEREF _Toc222725530 h 5 HYPERLINK l _Toc222725531 （二）、工作郵郵箱的整整理 PAGEREF _Toc222725531 h 5 HYPERLINK l _Toc222725532 （三）、郵件存存檔文件件夾分類類 PAGEREF _Toc222725532 h 6 HYPERLINK l _Toc222725533 （五）、郵件信信息的處處理 PAGEREF _Toc222

3、725533 h 7 HYPERLINK l _Toc222725534 合伙人料料理計(jì)劃劃 PAGEREF _Toc222725534 h 8 HYPERLINK l _Toc222725535 一、日程程安排的的溝通 PAGEREF _Toc222725535 h 88 HYPERLINK l _Toc222725536 二、預(yù)約約機(jī)制 PAGEREF _Toc222725536 h 88 HYPERLINK l _Toc222725537 三、出差差行程料料理 PAGEREF _Toc222725537 h 9 HYPERLINK l _Toc222725538 四、會(huì)議議料理 PAGE

4、REF _Toc222725538 h 111 HYPERLINK l _Toc222725539 五、接待待料理 PAGEREF _Toc222725539 h 112 HYPERLINK l _Toc222725540 信函草擬擬 PAGEREF _Toc222725540 h 12 HYPERLINK l _Toc222725541 合伙人文文件底稿稿的整理理、歸檔檔 PAGEREF _Toc222725541 h 15 HYPERLINK l _Toc222725542 一、合伙伙人文件件底稿的的分類 PAGEREF _Toc222725542 h 115 HYPERLINK l _T

5、oc222725543 二、文件件的裝訂訂及歸檔檔 PAGEREF _Toc222725543 h 15 HYPERLINK l _Toc222725544 合伙人電電話及傳傳真處理理 PAGEREF _Toc222725544 h 17 HYPERLINK l _Toc222725545 一、電話話信息的的處理方方式 PAGEREF _Toc222725545 h 177 HYPERLINK l _Toc222725546 二、合伙伙人的移移動(dòng)電話話的管理理 PAGEREF _Toc222725546 h 17 HYPERLINK l _Toc222725547 三、合伙伙人傳真真管理 PA

6、GEREF _Toc222725547 h 118 HYPERLINK l _Toc222725548 合伙人簽簽字管理理 PAGEREF _Toc222725548 h 19 HYPERLINK l _Toc222725549 一、合伙伙人簽字字時(shí)間的的約定 PAGEREF _Toc222725549 h 119 HYPERLINK l _Toc222725550 二、各項(xiàng)項(xiàng)業(yè)務(wù)的的簽字規(guī)規(guī)定和流流程約定定 PAGEREF _Toc222725550 h 20 HYPERLINK l _Toc222725551 三、特殊殊情況合合伙人不不能簽字字的處理理方式 PAGEREF _Toc2227

7、25551 h 220 HYPERLINK l _Toc222725552 （一）、合伙人人不在公公司無法法簽字的的處理方方法 PAGEREF _Toc222725552 h 200 HYPERLINK l _Toc222725553 （二）、合伙人人參加會(huì)會(huì)議的處處理方式式 PAGEREF _Toc222725553 h 21 HYPERLINK l _Toc222725554 合伙人業(yè)業(yè)務(wù)料理理 PAGEREF _Toc222725554 h 22 HYPERLINK l _Toc222725555 一、業(yè)務(wù)務(wù)流程料料理 PAGEREF _Toc222725555 h 222 HYPERL

8、INK l _Toc222725556 二、項(xiàng)目目信息及及信息匯匯總上報(bào)報(bào) PAGEREF _Toc222725556 h 33 HYPERLINK l _Toc222725557 三、對(duì)項(xiàng)項(xiàng)目的跟跟蹤反饋饋 PAGEREF _Toc222725557 h 33合伙人秘秘書工作作三大特特性獨(dú)立性：秘書工作作是一項(xiàng)項(xiàng)服務(wù)工工作，其其工作的的內(nèi)容，特特別是在在業(yè)務(wù)工工作的內(nèi)內(nèi)容在某某種程度度上與其其服務(wù)對(duì)對(duì)象合伙人人的工作作內(nèi)容有有很大的的聯(lián)系。為此，秘秘書工作作范圍對(duì)對(duì)內(nèi)涉及及公司各各個(gè)層面面的人員員，對(duì)外外涉及與合合伙人相相關(guān)的客客戶的聯(lián)系系，聯(lián)系系廣泛，許許多工作作的開展展又必須須依賴于于其

9、他人人員對(duì)自自己工作作的支持持。但是是，這并并不意味味著秘書書工作就就應(yīng)該與與大家保保持一團(tuán)團(tuán)和氣，而而應(yīng)該保保持工作作的獨(dú)立立性：獨(dú)立思考考，具備備對(duì)負(fù)責(zé)責(zé)的各項(xiàng)項(xiàng)事宜有有獨(dú)立思思考和判判斷的能能力；獨(dú)立工作作，能獨(dú)獨(dú)立開展展各項(xiàng)工工作，有有效支持持合伙人人工作；獨(dú)立的人人際關(guān)系系，自己己的人際際關(guān)系應(yīng)應(yīng)保持相相對(duì)獨(dú)立立，不能能與其他他員工過過于密切切，使服服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)產(chǎn)生不不安全感感。 原則性：原則性是是指合伙伙人秘書書雖然以以合伙人人為中心心開展工工作，但但應(yīng)時(shí)刻刻謹(jǐn)記秘秘書是公公司的一一員，忠忠誠(chéng)于公公司就是是忠于工工作，忠忠于公司司的原則則就是忠忠誠(chéng)于自自己的原原則。因因此，服服務(wù)合伙

10、伙人時(shí)要要堅(jiān)持原原則，在在對(duì)其他他員工是是也要堅(jiān)堅(jiān)持原則則。以公司文文化導(dǎo)向向?yàn)樵瓌t則以公司制制度底線線為原則則以堅(jiān)持公公司利益益為原則則保密性：公司合伙伙人為公公司核心心層領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)，掌握握著公司司經(jīng)營(yíng)管管理中的的大量相相對(duì)秘密密的信息息和文件件。因此此作為合合伙人秘秘書就應(yīng)應(yīng)該具備備高度的的保密性性。重要信息息保密性性重要資料料保密性性客服信息息的保密密性不傳謠，不不造謠。合伙人郵郵件收發(fā)發(fā)、整理理一、郵箱箱的分類類合伙人郵郵箱分為為兩類：工作郵郵箱（OOA郵箱箱、對(duì)外外公眾郵郵箱）和和私人郵郵箱。工作郵箱箱：秘書書每天定定時(shí)收集集，對(duì)郵郵件進(jìn)行行篩選、整理，在在約定的的時(shí)間將將信息反反饋給合

11、合伙人，由由合伙人人審閱。私人郵箱箱：秘書書不能進(jìn)進(jìn)入查閱閱資料，主主要是合合伙人私私人信息息、工作作上不便便于秘書書知曉的的信息的的收發(fā)，由由合伙人人自行查查閱、處處理。秘秘書有責(zé)責(zé)任提醒醒合伙人人查看私私人郵箱箱。二、郵件件信息的的分類 根據(jù)郵郵箱的分分類，所所有郵件件信息應(yīng)應(yīng)該分為為兩類，即即保密信信息和公公開信息息。職能副總總郵件信信息分類類職能部門門郵件性質(zhì)質(zhì)事 項(xiàng)項(xiàng)主要內(nèi)容容分送郵箱箱計(jì)算機(jī)副副總公開工作匯報(bào)報(bào)工作計(jì)劃劃、戰(zhàn)略略O(shè)A郵箱箱財(cái)務(wù)部副副總公開一般工作作匯報(bào)工作計(jì)劃劃、戰(zhàn)略略（不涉涉及財(cái)務(wù)務(wù)的）OA郵箱箱保密與財(cái)務(wù)、工資相相關(guān)的郵郵件收款、協(xié)協(xié)作費(fèi)、工資私人郵箱箱人力資源

12、源部副總總公開工作匯報(bào)報(bào)工作計(jì)劃劃、戰(zhàn)略略（不涉涉及招聘聘、人員員、績(jī)效效的）OA郵箱箱保密工作匯報(bào)報(bào)招聘、人人員、績(jī)績(jī)效的私人郵箱箱行政部副副總公開工作匯報(bào)報(bào)工作計(jì)劃劃、戰(zhàn)略略、方案案OA郵箱箱客戶部副副總公開項(xiàng)目信息息入圍信息息、標(biāo)書書、客戶戶信息、客戶反反饋意見見OA郵箱箱保密報(bào)價(jià)報(bào)價(jià)信息息私人郵箱箱合伙人郵郵件信息息分類郵件性質(zhì)質(zhì)序號(hào)事項(xiàng)主要內(nèi)容容分送郵箱箱保密1職能口信信息a人力資資源部：招聘、人員、績(jī)效、征求意意見稿b內(nèi)審部部：檢視視結(jié)果c客戶部部：報(bào)價(jià)價(jià)私人郵箱箱2私人事項(xiàng)項(xiàng)所有有關(guān)關(guān)的私人人信息私人郵箱箱3其他保密密信息涉及公司司機(jī)密、員工隱隱私的私人郵箱箱公開1公告/通通知發(fā)

13、文制度度、開會(huì)會(huì)通知、公司有有關(guān)事務(wù)務(wù)的通知知等OA郵箱箱2職能口信信息a客戶部部：入圍圍信息、標(biāo)書、客戶信信息、客客戶反饋饋意見b內(nèi)審：工作安安排、配配合、制制度c行政部部：調(diào)查查表OA郵箱箱3委員會(huì)信信息委員會(huì)相相關(guān)的資資料，會(huì)會(huì)議記要要等OA郵箱箱4項(xiàng)目管理理信息工程進(jìn)度度匯報(bào)、收款信信息、合合同、函函OA郵箱箱5人員管理理信息公司人員員信息OA郵箱箱6公司事務(wù)務(wù)性信息息工作流等等、發(fā)文文制度OA郵箱箱7公司外部部信息行業(yè)信息息、客戶戶信息工作郵箱箱注：1、秘書應(yīng)應(yīng)該與合合伙人溝溝通，明明確哪些些事項(xiàng)是是保密事事項(xiàng)。最最好以表表格讓領(lǐng)導(dǎo)做選擇題，而不是問答題的方方式進(jìn)行行。2、秘書書應(yīng)代

14、合合伙人草草擬一通通知信息分類完成后由秘書草擬書面通知告知全公司，保密信息和非保密信息怎么發(fā)，將將上述分分類及信信息的處處理要求求發(fā)給公公司員工工，讓他他們明確確哪些該該發(fā)私人人郵箱、哪些該該發(fā)工作作郵箱。三、電子子郵件的的整理（一）、私人郵郵箱的整整理1、合伙伙人私人人郵箱由由合伙人人負(fù)責(zé)整整理，原原則上合合伙人秘秘書不允允許參與與。2、特殊殊情況，經(jīng)經(jīng)合伙人人授權(quán)后后可幫助助整理。（二）、工作郵郵箱的整整理1、郵件件查收A、例行行收集每天天早上收收集（固固定時(shí)間間根據(jù)合合伙人的的工作習(xí)習(xí)慣進(jìn)行行安排，具具體時(shí)間間由合伙伙人秘書書自行掌掌握） B、非固定定時(shí)間收收集臨時(shí)時(shí)通知收收件。郵件清理

15、理將收件箱箱中的郵郵件清理理、過濾濾，該存存檔的存存檔，刪刪除不必必要的郵郵件。秘書對(duì)每每封郵件件應(yīng)先進(jìn)進(jìn)行存檔檔（垃圾圾郵件除除外），每每半月清清理一次次合伙人人郵箱及及合伙人人存檔郵郵件，可可列表進(jìn)進(jìn)行。郵件發(fā)送送人發(fā)送時(shí)間間郵件內(nèi)容容（概要要）刪除處理理意見僅刪除郵郵件 刪除郵件件及存檔檔 垃圾郵件件、廣告告、重復(fù)復(fù)發(fā)的郵郵件。直直接刪除除（三）、郵件存存檔文件件夾分類類根據(jù)合伙伙人郵件件的類型型建立相相應(yīng)的文文件夾。如下表表所示電子文檔檔分類表表（表四四）序號(hào)文件夾名名稱涉及內(nèi)容容存放位置置備注1合伙人工工作郵件件-項(xiàng)目目信息一切與項(xiàng)項(xiàng)目相關(guān)關(guān)的D盤-合合伙人料料理-合合伙人郵郵件料理

16、理2合伙人工工作郵件件-公司司管理合伙人會(huì)會(huì)議紀(jì)要要、管委委會(huì)郵件件、預(yù)算算會(huì)郵件件等D盤-合合伙人料料理-合合伙人郵郵件料理理3合伙人工工作郵件件-秘書書傳遞合伙人秘秘書向合合伙人發(fā)發(fā)送的郵郵件D盤-合合伙人料料理-合合伙人郵郵件料理理4合伙人工工作郵件件-公司司制度及及發(fā)文公司制度度及發(fā)文文D盤-合合伙人料料理-合合伙人郵郵件料理理5合伙人工工作郵件件-客戶戶郵件客戶發(fā)送送給合伙伙人的郵郵件D盤-合合伙人料料理-合合伙人郵郵件料理理合伙人工工作郵件件可按需需要暫保保存在秘秘書文件件夾，每每半月與合合伙人確確認(rèn)一次次郵件信信息保存存情況，確確認(rèn)哪些些郵件不不必保存存，可以以刪除，哪哪些郵件件

17、需要轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)存至合合伙人電電腦。（詳詳細(xì)處理理方法見見：“郵件清清理”）（五）、郵件信信息的處處理1、工作作郵箱的的郵件分分為兩種種：“需合伙伙人回復(fù)復(fù)的郵件件”和“只需合合伙人知知曉的郵郵件”1）、需需合伙人人回復(fù)的的郵件a、秘書書通過電電話或短短信告知知合伙人人（若規(guī)規(guī)定了回復(fù)時(shí)時(shí)間的，要要在電話話和短信信中說明明）;b、請(qǐng)示示合伙人人回復(fù)方方式：由合伙伙人直接接回復(fù)郵郵件；由合伙伙人告知知秘書回回復(fù)內(nèi)容容，委托托秘書回回復(fù)郵件件。2）、只只需合伙伙人知曉曉的郵件件：將郵件件進(jìn)行列列表每天天送合伙伙人查閱閱，合伙人人根據(jù)自自己的判判斷選擇擇處理方方式，秘秘書按合合伙人要要求對(duì)郵郵件進(jìn)行行相應(yīng)處

18、處理。如如下表：發(fā)送人主題郵箱類型型合伙人意意見XXXXXXXXXXXXXOA郵箱箱刪除郵件件 存檔 XXXXXXXXXXXXX工作郵箱箱刪除郵件件 存檔 2、合伙伙人不在在公司時(shí)時(shí)，秘書書應(yīng)填制制“郵件收收件備忘忘錄”，避免秘秘書遺漏漏郵件信信息。收件時(shí)間間發(fā)件人主題需否回復(fù)復(fù)是否向合合伙人匯匯報(bào)合伙人料料理計(jì)劃劃如何就合合伙人工工作計(jì)劃劃進(jìn)行提提醒，可可以設(shè)計(jì)計(jì)工具由于現(xiàn)在在合伙人人本人沒沒有一個(gè)個(gè)全面的的計(jì)劃，所所以秘書書無整理理出合伙伙人料理理的計(jì)劃劃，但秘秘書要督督促、協(xié)協(xié)助合伙伙人梳理理工作，整整理出計(jì)計(jì)劃。此項(xiàng)待一、日程程安排的的溝通每周一上上午與合合伙人溝溝通本周周內(nèi)需提提醒事

19、項(xiàng)項(xiàng)；每個(gè)個(gè)工作日日早上99點(diǎn)與合合伙人溝溝通當(dāng)天天日程安安排或在在前一天天下班前前溝通次次日日程程安排，用用備忘本本記錄；秘書還還可在前前一天下下班的時(shí)時(shí)候，向向合伙人人詢問第第二天的的工作安安排。合合伙人不不在公司司，日程程中事項(xiàng)項(xiàng)或特殊殊情況除除外，秘秘書應(yīng)電電話或短短信聯(lián)系系，溝通通合伙人人的工作作安排。每天兩兩次工作作提醒：中午下下班前和和晚上下下班前。合伙人秘秘書與合合伙人定定時(shí)溝通通的目的的：1、秘書書要知曉曉合伙人人的工作作安排及及行程安排排。2、秘書書能及時(shí)時(shí)反饋出出合伙人人的動(dòng)態(tài)態(tài)信息。二、預(yù)約約機(jī)制根據(jù)與合合伙人的的約定進(jìn)進(jìn)行預(yù)約約：（大大多數(shù)合合伙人溝溝通后，具具體操作

20、作時(shí)由合合伙人秘秘書與合合伙人單單獨(dú)約定定并公告告）公司內(nèi)部部：秘書根據(jù)據(jù)合伙人人的時(shí)間間來安排來來約見，按按預(yù)約人人預(yù)約時(shí)時(shí)間先后后排序。緊急事項(xiàng)項(xiàng)秘書可可先向合合伙人請(qǐng)請(qǐng)示，合合伙人同同意后秘秘書安排排預(yù)約人人提前約約見。合伙人正正在預(yù)見見相關(guān)人人員，但但有特別別緊急事事宜時(shí)，合合伙人秘秘書應(yīng)電電話、短短信或紙紙條的方方式向合合伙人匯匯報(bào)，由由合伙人人安排是是否馬上上預(yù)見。公司外部部：接到客戶戶預(yù)約電話話（接聽聽時(shí)注意意禮儀）后，記錄下相關(guān)要素（客戶姓名、身份、來訪時(shí)間、會(huì)談內(nèi)容等），再根據(jù)合伙人目前狀態(tài)，當(dāng)面、電話、短信告知，并將合伙人確定的時(shí)間告知客戶。三、出差差行程料料理1、出差差前

21、的準(zhǔn)準(zhǔn)備a、合伙伙人要出出差或者者外出參參會(huì)時(shí)，秘秘書應(yīng)該該主動(dòng)與與合伙人人溝通相相關(guān)事項(xiàng)項(xiàng)要素，如如出差地地點(diǎn)、停停留時(shí)間間、對(duì)方方單位、主要工工作、會(huì)議內(nèi)內(nèi)容、費(fèi)費(fèi)用承擔(dān)擔(dān)情況等等，根據(jù)據(jù)這些要要素制定定計(jì)劃；b、秘書書應(yīng)該注注意將合合伙人出出差或外外地開會(huì)會(huì)的聯(lián)系系人、聯(lián)聯(lián)系電話話隨身攜攜帶，最最好存入入手機(jī)，有有任何情情況，隨隨時(shí)保持持聯(lián)系c、如外外出會(huì)議議時(shí)間長(zhǎng)長(zhǎng)或是需需要繳納納較大費(fèi)費(fèi)用時(shí)，秘秘書要提提前做好好財(cái)務(wù)借借款手續(xù)續(xù)。d、秘書書知曉合合伙人出出差日程程后，應(yīng)應(yīng)在其出出差前一一天發(fā)出出公告。如：合伙人楊楊平即將將參加在在北京舉舉辦的全全國(guó)優(yōu)秀秀工程造造價(jià)咨詢?cè)兤髽I(yè)評(píng)評(píng)選會(huì)，

22、在在明確各各要素后后指定計(jì)計(jì)劃如下下：出差地：北京主要工作作內(nèi)容：全國(guó)優(yōu)優(yōu)秀工程程造價(jià)咨咨詢企業(yè)業(yè)評(píng)選會(huì)會(huì)會(huì)議時(shí)間間：200日下午午14：00-23日日上午111點(diǎn)整整主辦方：建設(shè)部部費(fèi)用承擔(dān)擔(dān)情況：建設(shè)咨咨詢公司司再按照以以上情況況，列出出詳細(xì)工工作計(jì)劃劃，可參參見下表表：日期摘要秘書工作作備注19日收集會(huì)議議信息預(yù)訂往返返機(jī)票，安安排司機(jī)機(jī)送機(jī)，具具體約定定早上幾幾點(diǎn)到楊楊總家接接人送到到機(jī)場(chǎng)確定所有有楊總攜攜帶文件件材料全全部備齊齊，與主主辦方確確定就餐餐、酒店店等安排排，將航航班信息息再次發(fā)發(fā)送到楊楊總手機(jī)機(jī)以提醒醒20日上午8點(diǎn)點(diǎn)航班，理理論抵達(dá)達(dá)時(shí)間110點(diǎn)整整，中午午14點(diǎn)點(diǎn)整開

23、始始會(huì)議，當(dāng)當(dāng)晚下榻榻主辦方方安排的的酒店與司機(jī)聯(lián)聯(lián)系，確確認(rèn)楊總總順利登登機(jī)；理理論抵達(dá)達(dá)時(shí)間給給楊總發(fā)發(fā)短信確確定平安安到達(dá)，并并提醒下下午安排排21日全天會(huì)議議、在建建設(shè)部XX樓主辦方安安排午餐餐、晚餐餐等22日全天會(huì)議議、在建建設(shè)部XX樓主辦方安安排午餐餐、晚餐餐等23日上午111點(diǎn)繼續(xù)續(xù)會(huì)議，下下午155：000航班返返回成都都安排司機(jī)機(jī)接機(jī)，與與司機(jī)保保持聯(lián)系系，關(guān)注注楊總是是否順利利回蓉2、出差差途中在合伙人人出差途途中，秘秘書應(yīng)和和合伙人人保持聯(lián)聯(lián)系，隨隨時(shí)反饋饋工作信信息。3、返程程后的工工作A、報(bào)銷銷合伙人返返程后應(yīng)應(yīng)秘書盡快快（七天天內(nèi)）將將票據(jù)整整理好，報(bào)報(bào)銷差旅旅費(fèi)等

24、。B、文件件的整理理合伙人返返程后，秘秘書應(yīng)將將相關(guān)的的資料歸歸類存放放。四、會(huì)議議料理（一）、合伙人人參加會(huì)會(huì)議：1、收到到會(huì)議通通知后，明明確合伙伙人參會(huì)會(huì)時(shí)間、會(huì)議主主題、主主持人、是否需需要準(zhǔn)備備相關(guān)材材料等2、秘書書應(yīng)第一一時(shí)間告告知合伙伙人會(huì)議議安排（如如日常安安排有其其他重要要事項(xiàng)時(shí)時(shí)，秘書書應(yīng)及時(shí)時(shí)提醒），如如合伙人人告知不不能參會(huì)會(huì)時(shí)，應(yīng)應(yīng)立刻告告知會(huì)議議組織者者或?qū)で蟮诘诙鉀Q決方案。、合伙人人組織會(huì)會(huì)議：首先，與與合伙人人溝通會(huì)會(huì)議組織織的幾大大要素：主題、會(huì)議時(shí)時(shí)間、會(huì)會(huì)議地點(diǎn)點(diǎn)、參會(huì)會(huì)人員、物資準(zhǔn)準(zhǔn)備要求求、可否否請(qǐng)假等等。根據(jù)要求求，發(fā)出出會(huì)議通通知，并并將反饋饋信

25、息整整理后交交合伙人人處。同同時(shí)，準(zhǔn)準(zhǔn)備會(huì)議議室、會(huì)會(huì)議簽到到表、會(huì)會(huì)議物品品資料（PPPT、文件資資料、板板擦、白白板筆）等等，確保保會(huì)前一一個(gè)小時(shí)時(shí)所有物物資準(zhǔn)備備到位。會(huì)前半小小時(shí)進(jìn)行行參會(huì)提提醒和確確認(rèn)，反反饋給合合伙人（若是重重要的會(huì)會(huì)議因增增加提醒醒的頻率率）如需秘書書作會(huì)議議記錄的，會(huì)會(huì)議開始始后進(jìn)行行記錄，并在規(guī)規(guī)定時(shí)間間內(nèi)完成成會(huì)議紀(jì)紀(jì)要，提提交合伙伙人審批批。不需會(huì)議議紀(jì)要的的，會(huì)議議開始后后確定所所有物品品無差，退退出會(huì)場(chǎng)場(chǎng)并按會(huì)會(huì)議需要要安排好好訂餐等等服務(wù)。備注：外外部會(huì)議議流程參參照“出差”。五、接待待料理（一）、客戶來來訪，合合伙人確確認(rèn)接見見后，應(yīng)應(yīng)將客戶戶帶到

26、合合伙人辦辦公室或或者其他他洽談室室，或通通知前臺(tái)臺(tái)安排好好洽談室室，如帶帶入合伙伙人辦公公室的，秘秘書應(yīng)該該立刻泡泡茶端入入合伙人人辦公室室，并隨隨時(shí)注意意合伙人人與客戶戶會(huì)談時(shí)時(shí)有無其其他需求求。、需要安安排客戶戶就餐的的接待：應(yīng)與合伙伙人溝通通接待的的檔次規(guī)規(guī)格、選選擇中餐餐或者其其他餐點(diǎn)點(diǎn)，是否否安排菜菜品等等等，根據(jù)據(jù)要求訂訂座、點(diǎn)點(diǎn)菜等。如需住住宿的，根根據(jù)合伙伙人確定定的檔次次預(yù)訂賓賓館，辦辦好相關(guān)關(guān)手續(xù)。如有招待待費(fèi)用產(chǎn)產(chǎn)生，秘秘書應(yīng)預(yù)預(yù)先將“接待授授權(quán)單”交由合合伙人填填寫，并并時(shí)候提提醒合伙伙人及時(shí)時(shí)報(bào)銷。信函草擬擬包括對(duì)內(nèi)內(nèi)下發(fā)的的文件、對(duì)內(nèi)上上傳的報(bào)報(bào)告請(qǐng)示示、對(duì)外外發(fā)

27、送的的函等。秘書接到到任務(wù)后后，首先先明確性性質(zhì)，即即屬于以以上三種種中的哪哪一種，分分別按流流程處理理：A、對(duì)內(nèi)內(nèi)下發(fā)的的文件：根據(jù)合伙伙人的指指示，明明確下發(fā)發(fā)文件的的主題、相關(guān)背背景等撰撰寫草稿稿。草稿稿完成后后，立刻刻交合伙伙人審核核，根據(jù)據(jù)合伙人人意見調(diào)調(diào)整修改改，直至至合伙人人滿意，簽簽字后，才才能下發(fā)發(fā)。B、對(duì)內(nèi)內(nèi)上傳的的報(bào)告請(qǐng)請(qǐng)示：根據(jù)合伙伙人的指指示，明明確對(duì)內(nèi)內(nèi)上傳文文件的背背景、目目的、主主要內(nèi)容容等撰寫寫草稿。草稿完完成后，立立刻交合合伙人審審核，根根據(jù)合伙伙人意見見調(diào)整修修改，直直至合伙伙人滿意意，簽字字后，傳傳到上級(jí)級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的的秘書處處，并注注意交接接手續(xù)，跟跟進(jìn)情況

28、況和結(jié)果果，及時(shí)時(shí)反饋到到合伙人人處。C、對(duì)外外發(fā)送的的函：根據(jù)合伙伙人的指指示，明明確函件件主題、相關(guān)背背景等撰撰寫草稿稿。草稿稿完成后后，立刻刻交合伙伙人審核核，根據(jù)據(jù)合伙人人意見調(diào)調(diào)整修改改，直至至合伙人人滿意，簽簽字后，交交由總經(jīng)經(jīng)理秘書書傳遞總總經(jīng)理，總總經(jīng)理簽簽字同意意后，方方能外發(fā)發(fā)。不論哪種種性質(zhì)的的函件都都必須做做好復(fù)印印備份工工作，特特殊要求求不能復(fù)復(fù)印保存存的除外外。秘書書應(yīng)單獨(dú)獨(dú)設(shè)計(jì)文文件夾保保存相關(guān)關(guān)文字材材料。如：告 知 函XXXXX： 您好！在_過程中中，出現(xiàn)現(xiàn)_情況況。為了了加強(qiáng)_管理，避避免風(fēng)險(xiǎn)險(xiǎn)，請(qǐng)您您：12此致 敬禮年 月 日合伙人文文件底稿稿的整理理、歸

29、檔檔一、合伙伙人文件件底稿的的分類文件類別別事項(xiàng)（建建立文件件夾）文件的收收集文件的整整理保密類績(jī)效資料料（員工工及支持持口），合合伙人及及經(jīng)理績(jī)績(jī)效資料料、財(cái)務(wù)務(wù)資料、人員管管理資料料。合伙人收收集，或或其他員員工提供供。原則上由由合伙人人自行收收置，秘秘書在為為合伙人人整理資資料時(shí)，如如發(fā)現(xiàn)有有此類文文件沒有有歸置，應(yīng)應(yīng)替合伙伙人歸置置，如合合伙人保保密類文文件夾是是放在檔檔案柜時(shí)時(shí)，此類類資料應(yīng)應(yīng)反面向向上，并并提醒合合伙人及及時(shí)收置置。公開類合伙人工工作計(jì)劃劃，營(yíng)運(yùn)運(yùn)計(jì)劃，戰(zhàn)戰(zhàn)略，會(huì)會(huì)議紀(jì)要要（公司司例會(huì)及及其它重重要會(huì)議議），管管委會(huì)資資料，工工作交流流傳遞表表，公司司發(fā)文及及制度，

30、公公司性管管理文件件，預(yù)算算資料、重要項(xiàng)項(xiàng)目相關(guān)關(guān)資料。由合伙人人收集，或或其他員員工提供供秘書在為為合伙人人整理資資料時(shí)，應(yīng)應(yīng)及時(shí)將將資料分分類歸放放。卷內(nèi)文件件目錄：目 錄編號(hào)內(nèi)容備注二、文件件的裝訂訂及歸檔檔A、年度度性資料料，如：合伙人人工作計(jì)計(jì)劃，營(yíng)營(yíng)運(yùn)計(jì)劃劃，戰(zhàn)略略，績(jī)效效資料（員員工及支支持口），合合伙人及及經(jīng)理績(jī)績(jī)效資料料，會(huì)議議紀(jì)要（公公司例會(huì)會(huì)及其它它重要會(huì)會(huì)議），預(yù)預(yù)算資料料，可以以在本年年度結(jié)束束后2個(gè)個(gè)月后進(jìn)進(jìn)行歸檔檔，如009年度度（088.7.1-009.66.300）資料料，可在在09.8.331前歸歸檔。B、非年年度性資資料，如如：管委委會(huì)資料料，工作作交流傳

31、傳遞表，公公司發(fā)文文及制度度，財(cái)務(wù)務(wù)資料，公公司性管管理文件件，人員員管理資資料?？煽梢砸荒昴隁w檔一一次，于于次年22月前進(jìn)進(jìn)行歸檔檔。如008資料料（088.1.1-008.112.331），可可以在009年22.288前歸檔檔。C、重要要項(xiàng)目相相關(guān)資料料。項(xiàng)目目完畢后后，根據(jù)據(jù)需要?dú)w歸入項(xiàng)目目檔案，或或銷毀。D、合伙伙人資料料歸檔時(shí)時(shí)，秘書書應(yīng)先用用檔案夾夾將需要要?dú)w檔的的資料裝裝訂，并并向合伙伙人確認(rèn)認(rèn)以下資資料可否否歸檔，或或是延后后歸檔。具體檔案案編號(hào)辦辦法見 合伙人電電話及傳傳真處理理一、電話話信息的的處理方方式 電電話信息息的處理理方式可可分為兩兩種：合合伙人可可接電話話和合伙伙

32、人不可可接電話話。1、合伙伙人可接接電話時(shí)時(shí)先轉(zhuǎn)接接到合伙伙人辦公公室，進(jìn)進(jìn)行告知知，合伙伙人同意意接電后后，由秘秘書轉(zhuǎn)入入。2、合伙伙人不可可接電話話時(shí)先詢?cè)儐枌?duì)方方可否由由負(fù)責(zé)經(jīng)經(jīng)理或其其他人接接電，如如不行，秘秘書要告告知對(duì)方方會(huì)立即即轉(zhuǎn)告合合伙人進(jìn)進(jìn)行回電電，需要要記錄：來電人人、來電電時(shí)間、來電內(nèi)內(nèi)容、反反饋時(shí)間間。此時(shí)時(shí)立即短短信聯(lián)系系合伙人人，告知知來電信信息，并并提醒立立即回電電二、合伙伙人的移移動(dòng)電話話的管理理合伙人參參加重要要會(huì)議，無無法接聽聽任何電電話時(shí)，通通常會(huì)將將手機(jī)交交由秘書書保管，秘書在保管手機(jī)時(shí)應(yīng)向合伙人確認(rèn)來電是否可以接聽。若需要秘秘書接聽聽來電，秘秘書需要要

33、對(duì)所有有來電進(jìn)進(jìn)行登記記，告知知對(duì)方合合伙人現(xiàn)現(xiàn)在的狀狀況，并并告知對(duì)對(duì)方在適適當(dāng)?shù)臅r(shí)時(shí)候（如如中場(chǎng)休休息、吃吃飯時(shí)間間）時(shí)進(jìn)進(jìn)行回電電。來電需要要記錄時(shí)時(shí)，需要要填寫來來電記錄錄表：來電時(shí)間間來電人（單單位）來電號(hào)碼碼來電內(nèi)容容需要反饋饋時(shí)間三、合伙伙人傳真真管理1、秘書書每天應(yīng)應(yīng)關(guān)注合合伙人傳傳真收發(fā)發(fā)狀況。2、收到到傳真后后，仔細(xì)細(xì)查看傳傳真類型型，分別別處理：項(xiàng)目資料料：匯報(bào)報(bào)合伙人人后，傳傳遞到負(fù)負(fù)責(zé)經(jīng)理理處，重重要資料料備份。會(huì)議、培培訓(xùn)通知知：匯報(bào)報(bào)合伙人人后，按按合伙人人指示傳傳遞到相相關(guān)部門門或人員員處。其他資料料：匯報(bào)報(bào)合伙人人后，按按合伙人人指示傳傳遞到相相關(guān)部門門或人員

34、員處。合伙人簽簽字管理理一、合伙伙人簽字字時(shí)間的的約定合伙人簽簽字時(shí)間間約定表表簽字周期期簽字事項(xiàng)項(xiàng)建議處理理時(shí)間合伙人意意見（如不同同意，請(qǐng)請(qǐng)建議處處理時(shí)間間）每天1、項(xiàng)目目資料2、緊急急的公司司管理性性資料早上100：000下午144：300、166：300每周1、公司司管理性性資料（工工作交流流傳遞表表、征詢?cè)円庖?，及及其它需需要合伙伙人簽字字的與公公司管理理有關(guān)的的文件）2、人事事方面資資料3、需要要合伙人人補(bǔ)簽字字資料周二、周周四上午午10：00每月1、合伙伙人收、支帳2、員工工月考勤勤3、人員員名單確確認(rèn)1、收入入支出確確認(rèn)：財(cái)務(wù)出出具后，第第二個(gè)工工作日上上午100：0002、考

35、勤勤確認(rèn)：每月226日早早上100：0003、人員員名單確確認(rèn)：每月225日早早上100：000備注：突突發(fā)緊急急事項(xiàng)可可優(yōu)先辦辦理，但但需提醒醒對(duì)方在在今后需需要減少少此類事事項(xiàng)的發(fā)發(fā)生。簽字交接接表簽 字 交 接接 表日期內(nèi)容交接人接收人備注備注：報(bào)報(bào)銷單、接受的的重要文文件必須須簽字交交接。二、各項(xiàng)項(xiàng)業(yè)務(wù)的的簽字規(guī)規(guī)定和流流程約定定業(yè)務(wù)秘書蓋章完畢后交給項(xiàng)目人員總經(jīng)理秘書交給總經(jīng)理簽字后，轉(zhuǎn)交業(yè)務(wù)秘書辦理合伙人秘書將簽署好的文件交到總經(jīng)理，秘書處合伙人秘書初審后給合伙人簽字項(xiàng)目人員將經(jīng)理簽字后的文件教導(dǎo)合伙人秘書處項(xiàng)目人員填寫蓋章申請(qǐng)表，交經(jīng)理審核簽字項(xiàng)目資料料需要合合伙人簽簽字批準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)應(yīng)首先由由經(jīng)理先先批準(zhǔn)，而而后合伙伙人秘書書經(jīng)過檢檢查后，再再在以上上約定的的時(shí)間交交給合伙伙人簽字字，簽字字后交給給總經(jīng)理理秘書，總總經(jīng)理簽簽完字后后，由總總經(jīng)理秘秘書交由由業(yè)務(wù)秘秘書進(jìn)行行辦理。 三、特殊殊情況合合伙人不不能簽字字