時間管理培訓(華為內(nèi)部)精選

1、時間管理中研秘書處培訓膠片目錄一、時間管理的概念和誤區(qū).時間和“時間管理”？.時間管理的誤區(qū)二、時間管理的原則.時間管理的五項基本原則.目標原則目標刺激我們奮勇向上如何制定目標.20/80原則.時間管理四象限.有序原則.對象原則三、時間管理的方法和技巧.了解自己使用時間的方式和狀況.做好工作計劃.縮短別人干擾的時間.不要拖延.第一次就把事情做好.例外事務例行化，例行事務規(guī)范化.時間的判斷應有彈性如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天內(nèi)可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何規(guī)定。條件只有一個：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，

2、第二天你又有8.64萬元。請問你如何花掉這些錢呢？案例234151261098117？無法蓄積無法取代不能再生時間與時間管理一、時間的四個特性毫無彈性請算算你的小時價值有幾何？時間與時間管理2、什么是時間管理“時間管理”所探索的是如何避免時間浪費，以便有效地完成既定目標。時間的浪費，是指對實現(xiàn)目標毫無貢獻的時間消耗?！皶r間管理”不是指以時間為對象而進行的管理；它是指面對時間而進行的“自管理者的管理”。如工作任務、工作習慣和生活習慣、生活方式等，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。時間與時間管理3、時間管理的重要性“時間管理”一直是個重要的問題，但從沒像今天這么重要過，為什么？* 尋求

3、事業(yè)、家庭與社會生活平衡的需要；* 信息爆炸、競爭的壓力；* 消費者你的客戶對品質的要求。時間與時間管理案例有人曾經(jīng)粗略統(tǒng)計過一個活到72歲的美國人對時間是怎么花的：睡覺工作個人衛(wèi)生吃飯旅行排隊學習開會打電話21年14年7年6年6年5年4年3年2年找東西其他1年3年人的一生時間與時間管理案例：波特的故事時間與時間管理延誤原因1、沒有以第一時間把報告做好2、打算做報告的當天下屬生病，代出席會議上司緊急命令一些電話3、下班回家4、看電視5、放棄工作6、賴床7、沒有帶一些文件回家8、上班拖延，沒有界定緩急先后突發(fā)事件緊急事件被打擾交通堵塞不能自我約束不能自我約束不能自我約束善忘交通堵塞時間與時間管理

4、波特的問題分析1、工作缺乏計劃2、組織工作不當3、時間控制不夠4、整理整頓不足5、進取意識不強時間管理的誤區(qū)1、先撿那些有興趣的事做。2、先做容易的事再做困難的事3、先做緊急的事，再做重要的事。4、按事情發(fā)生的先后順序處理它們。5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不齊全的事。時間管理的誤區(qū)時間管理的誤區(qū)之一：工作缺乏計劃如果缺乏計劃，將導致如下惡果：目標不明確沒有進行工作歸類的習慣缺乏做事輕重緩急的順序沒有時間分配的原則如何制定計劃？詳見計劃管理部分內(nèi)容時間管理的誤區(qū)之二：組織工作不當組織工作不當主要體現(xiàn)在以下幾個方面：職責權限不清，工作內(nèi)容重復“事必躬親，親力而為”溝通不良工作時斷時續(xù)怎么

5、辦？天哪，究竟聽誰的？學會如何接受請托學會利用資源時間管理的誤區(qū)之三：時間控制不夠在時間控制上容易陷入的陷井：習慣性拖延時間不擅處理不速之客的打擾不擅處理無端電話的打擾泛濫的“會議病”困擾小測試時間管理的誤區(qū)之四：整理整頓不足文件堆積定律：文件的堆積將被擴展，以便填滿可供堆積的空間小測試時間管理的誤區(qū)之五：進取意識不強主要表現(xiàn)：個人的消極態(tài)度做事拖拉，找借口不干工作唏噓不已，做白日夢工作中閑聊1、目標原則2、20/80原則3、時間管理四象限4、有序原則5、對象原則時間管理的基本原則1、目標原則正確目標的價值A、目標刺激我們奮勇向上B、有目標才會有結果C、目標引導我們發(fā)揮潛能時間管理的基本原則之

6、一目標的金字塔人生終極目標人生總體目標長期目標中期目標短期目標每日目標時間管理的基本原則之一制訂目標的SMART原則:S：具體的（Specific）指導計劃的執(zhí)行，最好是明確的、固定的。M：可衡量的（Measurable）作為評價的依據(jù)，計劃的完成情況要進行測評A：可達到的（Attainable）可達成性和挑戰(zhàn)性并存，跳一跳，夠得到。R：相關的（Relevant）本著現(xiàn)狀，跟組織的目標一致，設立和理解目標T：基于時間的（Time-based）以時間為橫軸時間管理的基本原則之一例：以下的目標SMART化了嗎?1、提高下游環(huán)節(jié)客戶的滿意度；2、加強文檔的規(guī)范建設；3、2000年的發(fā)貨投訴率要比98

7、年改善20。時間管理的基本原則之一巴列特定律（20/80法則）80%的財富掌握在20%的人手中80%的總產(chǎn)量來自于20%的產(chǎn)品80%的電話來源于20%的朋友2、“20/80”原則時間管理的基本原則之二穆爾于1939年大學畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務員的工作。當時的月薪是160美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業(yè)績來自哪些客戶。他發(fā)現(xiàn)，80%的業(yè)績都來自于20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小，他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。于是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36個客戶退回公

8、司，然后全力服務其余20%的客戶。結果如何？第一年，他就實現(xiàn)了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數(shù)一數(shù)二的油漆制造商。最后還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-Moore PaintCompany)的董事長。案例時間管理的基本原則之二急迫不急迫重要不重要時間管理的基本原則之三3、時間管理四象限*影響的范圍影響的層面時間管理的基本原則之三分清工作的輕重緩急輕重有非常重要的工作，也有相對不重要的工作，但是并不是所有的工作都同等重要。緩辦不辦時間管理的基本原則之三分清工作的輕重緩急緩急有急待處理的工作，也有可以暫緩的工作，但是對于暫可以緩辦的工作，也必須有一個截止的

9、期限。急迫不急迫緊急狀況準備工作重要不重要迫切的問題限期完成的會議或工作造成干擾的事、電話信件、報告會議許多迫在眉睫的急事符合別人期望的事預防措施 價值觀的澄清計劃人際關系的建立真正的再創(chuàng)造力增進自己的能力忙碌瑣碎的事廣告函件電話浪費時間逃避性活動時間管理的基本原則之三3、時間管理四象限表面的重要性與真正的重要性時間管理的基本原則之三時間管理的基本原則之三一.改善人際關系二.改善事先準備工作三.更周詳?shù)匾?guī)劃與組織四.善待自己五.抓住機會六.充實自我七.增進能力您的答案呢？排列訂整理計劃處理分類時間管理的基本原則之四4、有序原則1、將有聯(lián)系的工作分類整理2、按20/80原則對工作進行排序3、必須

10、最先解決需要對方答復的文件有組織、有計劃進行工作時間管理的基本原則之四如何制定計劃？PADC效管理的開端時間管理的基本原則之四有制定目標與計劃任務展開，組織實施對過程中的關鍵點和最終結果進行檢查，設置控制點。糾正偏差，對成果進行標準化，并確定新的目標，制定下一輪計劃PlanDoCheckAction時間管理的基本原則之四時間管理的基本原則之四事先應了解：所在部門的業(yè)務定位所在崗位的業(yè)務定位上級主管的業(yè)務目標上級主管對你的期望和要求與其他相關崗位的業(yè)務接口關系5W2HWhat要做什么Why為什么要做When何時去做Where在何地做Who由誰來做How如何做How much需多大代價SMARTS

11、pecific具體的Measurable可衡量的Attainable可達到的Relevant相關的Time-based基于時間的SWOT自身資源：S：Superiority 優(yōu)勢W：Weakness 劣勢外部環(huán)境：O：Opportunity 機會T：Threat威脅自身資源WS外部環(huán)境OT策略如：工作要點注：有所為，有所不為。將資源花在“刀刃” 上計劃界定主要的任務明確任務的先后次序和相互關系分解任務安排每項任務的責任人、輸出結果、應完成的時間注：任務具體、明確，目標可衡量。責權到位時間管理的基本原則之四如何制定計劃？時間管理的基本原則之四WBS（Work Breakdown Structur

12、e）：某零件材料的更換確定侯選材料信息查詢 A聯(lián)系供應商 B決定替代材料材料分析 I項目報告 L材料試驗設計試驗方案 C獲得材料訂購材料 D供應商交付材料 E加工試驗樣件 F安排設備/試驗日程 G進行試驗 H時間管理的基本原則之四WBS分解原則將主體目標逐步細化分解，最底層的任務活動可直接分派到個人完成每個任務原則上要求分解到不能再細分為止WBS分解步驟：階段步驟任務活動階段步 驟任活務動實用的計劃方法每日工作計劃個人工作日志不要考驗自己的記性。待辦計劃表應簡單明了定期檢查計劃表限制計劃表上的項目在計劃項目旁注明完成的時間時間管理的基本原則之四實用的計劃方法滾動計劃計劃按一定的周期（如：月、周

13、）有頻率地向前滾動調整。將中、短期計劃緊密結合。使計劃更符合實際，提高計劃質量。不斷檢查計劃，確保計劃的實現(xiàn)。時間管理的基本原則之四甘特圖(GANTT圖)GANTT圖又稱為“橫道圖”、“條形圖”。1、它直觀、簡單、明了、容易繪制、應用方便，便于實施情況與計劃進行比較等優(yōu)點。2、主要適用于簡單、小型計劃等項目中。時間管理的基本原則之四實用的計劃方法1D任務名天數(shù)開始日期結束日期負責人2345678910111211.11.2233.13.2中試準備總體進度中試計劃表轉中試試驗和試生產(chǎn)試生產(chǎn)加工波形測試5d2d3d2d4d2d2d1月2日1月2日1月4日1月7日1月9日1月9日1月11日1月6日1

14、月3日1月6日1月8日1月12日1月10日1月12日曹建輝曹建輝曹建輝盧東張志強張志強張志強時間管理的基本原則之四舉列：CC07MPU中試Gannt圖PERT圖（網(wǎng)絡計劃評審技術- ProgramEvaluation and Review Technique）1、識別完成項目必須進行的每一項重要活動。2、決定這些活動的先后次序。3、將活動流程從開始到結束的過程描繪成圖形。4、估計和計算完成每項活動所需的時間。5、利用網(wǎng)絡圖決定每項活動的開始和結束日期以及制定整個項目的進度計劃。時間管理的基本原則之四實用的計劃方法：事件描述A：審查設計和批準動工B：挖地基C：立屋架和砌墻D：建造樓板E：安裝窗戶

15、F：搭屋頂G：室內(nèi)布線H：安裝電梯I：鋪地板和嵌墻板J：安裝門和內(nèi)部裝飾K：驗收和交接期望時間（周）1061463355431緊前事件-ABCCCD、E、FGDI、HJ開始ABGJDHDEF1061436C355545331KPERT網(wǎng)絡圖時間管理的基本原則之四舉例：建筑辦公樓的PERT網(wǎng)絡5、對象原則時間管理的基本原則之五1、了解自己使用時間的方式和狀況2、做好工作計劃3、縮短別人干擾的時間4、不要拖延5、第一次就把事情做好6、例外事務例行化，例行事務規(guī)范化7、時間的判斷應有彈性時間管理的方法和技巧了解自己使用時間的方法和狀況時間使用清單一星期時間日志與簡略分析請寫下您以下列問題的答案：1、

16、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發(fā)生？3、哪些活動我現(xiàn)在可以減少、不予考慮或交給別人做？4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話，是什么方法？5、我做的哪些事既重要又緊急？6、我做的哪些事對我的目標很重要？7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？如果有，是哪些事？1.今天有哪些事情是在適當?shù)臅r間內(nèi)完成的？2.今天有哪些事情是在不適當?shù)臅r間內(nèi)做的？為什么要在不適當?shù)臅r間內(nèi)完成這些事情？3.今天在哪一段時間里著手進行最重要的工作？為何在這段時間進行這一種工作？這

17、一種工作有無可能提早一些進行？4.今天最具工作效率的是哪一段時間？為什么在這段時間最有工作效率？5.今天最不具工作效率的是哪一段時間？為什么在這段時間里無工作效率？6.今天工作過程中最大的干擾是什么？7.今天最嚴重的三個時間使用誤區(qū)是什么？以后有沒有可能克服這些誤區(qū)？如何克服它們？了解自己使用時間的方法和狀況了解自己使用時間的方法和狀況8.今天做了哪些不必要做的事？9.今天做了哪些不需要親自動手的事？這些事可以授權給誰去做？10今天花費了多少時間做重要的事？11今天花費了多少時間做不重要的事？12今天有哪些事情本來應花費更多的時間去做？13今天有哪些事情本來可以花費較少的時間去做？14從明天開

18、始，應該怎樣做才能改進時間的使用？A：工作表上的重大問題B：做創(chuàng)造性的思考C：討論并制訂重要事情的工作計劃高效率狀態(tài)：了解自己使用時間的方法和狀況A：與同事或其它人員交換意見B：做處理回信及備忘錄事情C：做細部的工作計劃和行程安排中效率狀態(tài)：了解自己使用時間的方法和狀況A：基本的工作分類及研究來信B：接待訪客或例行性工作事務C：電話聯(lián)絡一些事情低效率狀態(tài)：了解自己使用時間的方法和狀況期望活動時間的計算公式Te=(To+4Tm+Tp)6To：樂觀時間（理想條件）Tm：最可能時間（正常情況）Tp：悲觀時間（最差條件）了解自己使用時間的方法和狀況3、縮短別人干擾的時間打擾也是你的工作不要成為電話的犧牲品，在固定的時間打電話找出電話干擾的時間、干擾的規(guī)律每天或每周召開例會，減少干擾時間管理的方法和技巧4、不要拖延拖延的表現(xiàn)：當你必須著手于一篇重要的報告時，你卻在不停地整理桌子上的東西。不替一位潛在的大客戶準備簡報，