常用辦公軟件教學課件

1、常用辦公軟件內部交流會歡迎大家！常用辦公軟件課件目錄第一部分：word篇第二部分：excel篇第三部分：ppt篇Word篇啟動word軟件即新建word軟件Word工作界面介紹基本技巧在當前word文檔中插入或刪除空白word文檔使用查找和替換功能粘貼操作兩種異常情況處理使用自動編號和自動添加項目符號格式和樣式的應用（新建、修改、快速應用）Word文檔編輯（插入目錄）Word表格的基本操作插入批注組織結構圖的制作插入頁眉和頁腳突出顯示文本操作（文本邊框、顏色、下劃線）公文設置（紅頭文件、版尾）123456789101112131415啟動word軟件即新建word軟件主要有三種方式： 1、雙擊

2、桌面上的快捷方式 2、利用開始菜單啟動 3、在桌面上單擊右鍵，選擇新建word文檔 返回word目錄組織結構圖的制作1、操作要點技巧一：先插入一個，ctrl鍵拖動復制技巧二：shift 橫向 縱向 插入直線技巧三：shift鍵按一定的比例縮放 ctrl鍵以圖形中心為圓心縮放。技巧四：精確移動圖形 ，先選中，再按方向鍵精確移動。技巧五：在自選圖形中輸入文字。技巧六：記得要組合，即把所畫的組織結構圖，組合起來，使其連為一體，便于整體移動。2、例題 返回word目錄Word工作界面介紹1、word界面介紹2、有關界面的基本常識 大體上有五部分組成：標題欄、菜單欄、常用工具欄、文本編輯區(qū)、狀態(tài)欄 兩類

3、菜單： 菜單欄上的菜單 菜單欄上的菜單是功能最齊全的菜單，它由9個菜單組成，每一個菜單中都包含有一組命令，打開這些菜單，執(zhí)行其中的命令就可以完成一些操作了，快捷菜單 在Word中，鼠標右擊彈出的菜單，稱為快捷菜單?？旖莶藛巫畲蟮奶攸c就是使用起來很方便的，這里集合了用最為常用的功能。 工具欄： 為了加速排版操作，獲得高效的工作效率，通常用工具欄中的工具按鈕來執(zhí)行排版的功能，而不使用菜單中的命令，這是因為使用工具可以快速的執(zhí)行最常用的命令。如果工具欄子菜單中的命令前面標有鉤號，則表示該工具欄已經被打開了，反之就表示該工具欄被關閉。 返回word目錄返回word基本技巧1、拖動復制（ctrl鍵）2、

4、移動文本（摁住鼠標左鍵）3、選擇文本： 選擇連續(xù)文本： 方法一：按住鼠標左鍵不松拖動 方法二：光標放開始+shift+光標放末尾 方法三：全部選擇 ctrl+A組合鍵 選擇間隔文本： 利用ctrl功能鍵 選擇縱向矩形文本： 先按alt鍵+鼠標拖動 下頁繼續(xù)！4、格式刷的應用技巧： 運用流程：選擇目標格式文本+格式刷+待操作文本 單擊格式刷： 只能刷一次格式 雙擊格式刷： 可連續(xù)多細運用格式刷，來調整格式 5、常用快捷鍵： 復制、粘貼、剪切： ctrl+c ctrl+v ctrl+ x 撤銷、恢復操作： ctrl+z ctrl+Y 快速保存： ctrl+S快速定位到文檔的開頭、結尾：ctrl+h

5、ome ctrl+end下頁繼續(xù)！6、合理使用好Ctrl、Shift、Alt、window四個功能鍵： ctrl 鍵盤一個常用的鍵.全名為”control”,中文意思為”控制”.用途廣泛；Shift 盤上的“Shift”鍵大家再熟悉不過了，在Windows系統(tǒng)下重啟電腦或切換中文輸入法時都會用到它。其實“Shift”鍵在Windows系統(tǒng)中的作用可遠不止這些；Alt Alt是單詞“Alter”的縮寫,漢語意思為“改變”。在Windows操作平臺下,Alt鍵可謂是鍵盤之王。熟練運用該鍵,能極大提高工作效率。返回快速插入和刪除word空白頁1、快速插入word空白頁： 菜單法： 基本流程，插入空白

6、頁 快捷鍵法： 即，ctrl+enter組合鍵 在當前頁的開始單擊，則加在其前面 在當前頁的末尾單擊，則加在其后面2、快速刪除word空白頁： 菜單法：光標定位到待刪除空白頁，操作流程：格式段落行距設為固定值一磅即可刪除。 快捷鍵法1： ctrl+backplace （回格鍵） 快捷鍵法2：將光標定位至待刪除空白頁的前一頁的最后，單擊delete鍵即可刪除。返回word目錄快速查找和替換操作1、簡單替換：啟動查找和替換對話框基本方法：菜單法，編輯查找 快捷鍵法：ctrl+f 2、舉例說明： 快速查找和替換例題返回word目錄粘貼操作異常情況處理 復制、粘貼之后字符和格式十分雜亂：這時候，我們可

7、以使用選擇性粘貼，操作流程是： 粘貼粘貼選項僅保留文本。 實例文章 返回word目錄Word表格的基本操作1、插入表格（菜單法插入、常用工具欄插入）2、選擇表格和單元格3、表格和單元格的對齊方式（橫向、縱向） 4、插入斜線表頭5、合并、插入行、列操作；拆分單元格操作6、表格的邊框和底紋7、會使用表格屬性和自動調整功能8、表格數據的復制 表格的基本操作 返回word目錄Word篇這節(jié)課就到這了同學們還有什么問題嗎？小組間相互討論5分鐘，把問題總結下來，可以討論結束后提問老師。還有問題的同學，可以課下提問老師。這節(jié)課就到這里了，謝謝！Excel篇啟動excel軟件即新建excel表格文檔excel

8、2003工作界面介紹基本技巧Excel表格的選擇、插入工作表操作Excel表格的復制、重命名操作工作表的隱藏、取消隱藏和標簽顏色設置excel表格中數據的插入、刪除及修改操作Excel表格中單元格的插入、刪除操作Excel表格的移動和復制操作Excel表格中行高和列寬的設置Excel單元格格式操作在excel表格中快速輸入數據利用excel 表格自動提取身份證信息Excel函數的應用簡介Excel表格中的選擇性粘貼操作123456789101112131415啟動excel軟件即新建excel表格文檔主要有三種方式： 1、雙擊桌面上的快捷方式 2、利用開始菜單啟動 3、在桌面上單擊右鍵，選擇新

9、建excel文檔 返回excel目錄excel2003工作界面介紹1、excel工作界面2、每個excel表格默認有三個工作表3、excel表格的描述 一般描述規(guī)律，先說列、后說行，如B2單元格返回excel目錄標題欄常用工具欄標題欄菜單欄常用工具欄工作表編輯區(qū)Excel2003的基本技巧1、撤銷與恢復操作（ctrl+z ctrl+y）2、清楚多個單元格內容 編輯清除清除內容3、在excel表格的工作表中拖動、移動單元格時要注意等出校四個箭頭向外的圖標時再操作。4、格式刷的運用（同word）5、利用輸入法來輸入特殊符號6、自動篩選功能返回excel目錄Excel表格的選擇、插入工作表操作1、選

10、擇單元格操作 類型： 選擇整個表格、選擇單個單元格（直接單擊）、連續(xù)的單元格、不連續(xù)的單元格。 方法： 法一：連續(xù) 鼠標拖動 、 shift ； 法二：不連續(xù) ctrl 。2、插入工作表操作 可以插入1個或多個工作表；不用再反復地建新的excel表格。3、例題返回excel目錄Excel表格的復制、重命名操作1、Excel表格的復制操作 整體復制 局部復制2、重命名工作表3、例題返回excel目錄excel表格中數據的插入、刪除及修改操作1、在excel單元格中插入數據 法一：單擊選中，直接輸入； 法二：在excel表格的編輯欄中輸入數據2、在excel單元格中刪除數據 兩種方法：直接刪除或單

11、擊清楚內容3、修改excel單元格中的數據 法一：全部修改單擊選中、局部修改雙擊定位； 法二： 在excel單元格的編輯欄中編輯修改全部或者局部數據。4、 例題返回excel目錄Excel表格中單元格的插入、刪除操作1、Excel表格插入和刪除操作 其一：插入或刪除單個單元格 其二：插入或刪除整行整列單元格2、例題返回excel目錄Excel表格的移動和復制操作 1、 Excel單元格的移動與復制 本質上是單元格內數據的移動與復制。 法一：移動時鼠標拖動法、復制是加上（ctrl） 法二： 剪貼板法（復制或者剪切 、 粘貼）2、 例題返回excel目錄Excel表格中行高和列寬的設置 1、Exc

12、el表格行高和列寬的設置操作 法一：鼠標推動法 法二：菜單法（格式- 行高） 法三：自動調整行高和列寬2、例題返回excel目錄Excel單元格格式操作 1、操作對象： 可以對一個單元格或同時多個單元格操作。2、設置字符格式：本質：也就是所謂的設置字符的字形、字號等操作。方法：可以通過菜單法、常用工具欄法、單擊右鍵這三種方法來設置，具體操作流程和word一樣。 3、設置單元格的對齊方式： 法一：單元格工具欄設置； 法二： 單元格格式對話框設置；4、設置文本方向： 兩種方向：單元格格式對話框設置法和常用工具欄法。下頁繼續(xù)！5、設置文本控制： 有三種文本控制方式： 自動換行 excel表格默認的是

13、非自動換行（單元格格式對話框設置） 縮小字體以填充（單元格格式對話框設置） 根據內容自動調整 （通過格式菜單或常用工具欄來設置） 6、設置數字格式： 本質：也就是設置excel單元格內顯示什么類型的數據。 方法： 單元格格式對話框設置。下頁繼續(xù)！7、添加邊框： 類型：（邊框粗細、顏色） 方法：法一：單元格格式對話框設置；法二：格式工具欄上的繪圖邊框線工具 原因：excel表格中的網格線在打印時是不顯示的，打印出來是空白的。8、設置excel表格的工作表背景 格式工作表背景（excel2003） 頁面布局 背景（excel2007）下頁繼續(xù)！9、添加底紋和圖案： 目的： 也就是為特定區(qū)域上色或添

14、加圖案使其更加美觀。 方法：單元格格式對話框設置底紋和圖案。10、設置工作表保護： 目的：防止數據被修改！ 方法：工具保護工作表保護 提示：如果只想保護特定數據，選中、單元格格式對話框、勾選選定、在工作表處于受保護狀態(tài)時，可以修改未鎖定的數據。11、使用條件格式： 目的：突出顯示滿足特定 條件的數據。 方法： 格式 條件格式 設定條件 顯示樣式 返回excel目錄在excel表格中快速輸入數據快速輸入數據一般分為一下幾種情況：1、在多個單元格中快速輸入相同的數據： 選擇數據域 在最后一個區(qū)域中的一個單元格中輸入數據，然后按ctrl+enter鍵完成輸入。 連續(xù)多個單元格輸入，先在第一個輸入，鼠

15、標拖動，完成輸入。 Ctrl鍵拖動完成輸入（本質上是拖動復制，每次只能復制1個）。2、記憶式鍵入法：先輸入一個，下次在輸入時候，自動填入（默認針對列成規(guī)律?。南吕斜碇羞x擇數據（默認針對列成規(guī)律！） 下頁繼續(xù)！3、自動輸入有變化規(guī)律的數據： 使用前提：至少輸入兩個，先預設規(guī)律，讓系統(tǒng)識別規(guī)律； 使用方法：出現填充柄時，按住鼠標左鍵拖動。4、使用序列對話框創(chuàng)建序列： 在選定區(qū)域中創(chuàng)建序列：編輯 - 填充 - 序列創(chuàng)建對話框。 有終止值確定序列結束位置：編輯 - 填充 - 序列創(chuàng)建對話框。5、創(chuàng)建自定義填充序列： Office2003： 工具 - 選項- 自定義序列 Office2007：off

16、ice圖標 - excel選項 - 常用 - 編輯自定義返回excel目錄利用excel 表格自動提取身份證信息1、身份證包含信息：行政地域、生日、年齡、性別 。2、提取方法：使用excel函數提取。3、優(yōu)點：根據身份證號快速輸入相關信心。4、所用函數：性別提?。?IF(ISODD(MID(RIGHT(A1,2),1,1)=TRUE,男,女)生日提取：=MID(A1,7,4)&-&MID(A1,11,2)&-&MID(A1,13,2)年齡提?。?DATEDIF(TEXT(MID(B2,7,8),0000-00-00),TODAY(),y)5、例題返回excel目錄Excel函數的應用簡介1、自

17、動套用2、自定義四則運算函數 加 =SUM(A2:F2) 或者直接寫 =A2+B2+C2+D2+E2+F2減 同理乘 同理除 =AVERAGE(A2:F2) 或者直接寫=( A2+B2+C2+D2+E2+F2)/6混合運算 如 a*4b+c*3+d = a*4b+c*3+d3、Excel常用函數簡介=left(test,n) 提取test字符序列最左邊的n個字符=Mid(test,a,n) 提取test字符序列中間從字符a開始的n個字符=right（test，n）提取test字符序列最右邊的n個字符=date(year,month,day) 顯示日期格式為“年月日”=datedif(start

18、_date,end_date,unit) 返回兩個日期之間的間隔數，即求年齡4、例題返回excel目錄Excel表格中的選擇性粘貼操作選擇性粘貼操作有三個方面的應用：1、選擇性粘貼2、數據的四項計算（即加減乘除?。┯嬎?、行列轉置4、例題返回excel目錄Powerpoint篇啟動ppt軟件即新建ppt文檔ppt工作界面介紹圖片操作的基本技巧三招學會ppt幻燈片的基本操作插入藝術字、表格操作自定義ppt動畫在ppt中插入超鏈接使用設置ppt背景和插入自選圖形來美化幻燈片自定義幻燈片母板樣式12345678910啟動ppt軟件即新建ppt文檔主要有三種方式： 1、雙擊桌面上的快捷方式 2、利用開

19、始菜單啟動 3、在桌面上單擊右鍵，選擇新建powerpoint文檔 返回ppt目錄ppt工作界面介紹1、ppt2003工作界面2、ppt2003介紹 powerpoint簡稱ppt、俗稱幻燈片、課件。 四部分：標題欄、菜單欄、工具欄、幻燈片編輯區(qū)（視圖切換欄、幻燈片窗格）。 返回ppt目錄標題欄圖片操作的基本技巧自選圖形，畫橢圓時按住shift鍵可畫正圓。按住shift鍵通過圖片四周的控制柄放縮圖片時，可按比例放縮，保證圖片不變形。按住ctrl鍵通過控制柄放縮圖片時，可以該圖片的中心為中心放縮圖片。返回ppt目錄三招學會ppt1、啟動ppt軟件和新建幻燈片。2、學會用一個菜單-設計菜單，簡單設計一下幻燈片背景樣式。3、在幻燈片中輸入內容。返回ppt目錄幻燈片的基本操作1、插入幻燈片：單擊工具欄上的新幻燈片工具按鈕選中幻燈片后，按enter快捷鍵法在幻燈片或者大綱視圖中右擊選擇新建幻燈片在制定位置插入幻燈片（將光標定位在兩個幻燈片之間，右擊選擇新建幻燈片，即可在兩張幻燈片之間插入一個新的幻燈片）2、復制幻燈片： 在目標幻燈片上右擊選擇復制幻燈片即可。3、調節(jié)幻燈片順序：調節(jié)單張幻燈片順序：單擊鼠標左鍵選中目標幻燈片，按住鼠標左鍵不松手，將其拖至插入點即可。調節(jié)多張幻燈片順序：打擊鼠標左鍵選中