材料采購(gòu)管理手冊(cè)

1、深圳市亞太龍裝飾設(shè)計(jì)工程有限公司-工程項(xiàng)目管理文件 材料管理手冊(cè) 27 -工程項(xiàng)目管理文件材料采購(gòu)管理手冊(cè)（討論稿）編制：深圳市亞太龍裝飾設(shè)計(jì)工程有限公司二一三年五月材料采購(gòu)管理手冊(cè)目錄本文件適用范圍材料管理部門工作職責(zé)和制度工程部、項(xiàng)目部的材料管理職責(zé)財(cái)務(wù)部門的有關(guān)材料管理職責(zé)材料采購(gòu)的七比要求材料采購(gòu)管理工作程序項(xiàng)目材料采購(gòu)流程一覽表材料采購(gòu)部工作流程材料采購(gòu)員工作流程材料的出入庫(kù)及保管材料進(jìn)貨驗(yàn)貨指導(dǎo)材料款的申請(qǐng)、審批、支付程序材料加工開料要求小額采購(gòu)管理（含材料及施工班組的采購(gòu)）新材料推廣應(yīng)用管理工作程序附表：部分常用材料表格、合同模板本文件適用范圍本文件條款適用于深圳市亞太龍裝飾設(shè)計(jì)

2、工程有限公司管理的2013年7月1日起正式開工的所有工程項(xiàng)目。二、材料管理部門工作職責(zé)和制度目 錄一、材料采購(gòu)部經(jīng)理崗位職責(zé)二、采購(gòu)員崗位職責(zé)三、庫(kù)房保管員崗位職責(zé)四、材料采購(gòu)部管理制度五、庫(kù)房管理制度材料采購(gòu)部經(jīng)理崗位職責(zé)在公司總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，全面負(fù)責(zé)公司的材料采購(gòu)供應(yīng)的管理工作；認(rèn)真貫徹和執(zhí)行國(guó)家、企業(yè)有關(guān)的政策、法規(guī)。協(xié)助總經(jīng)理貫徹實(shí)施質(zhì)量方針及質(zhì)量目標(biāo)，參與建立和完善公司質(zhì)量保證體系，組織制定和完善材料采購(gòu)、合同管理、材料供應(yīng)和管理的各項(xiàng)管理文件，并組織實(shí)施。組織編制公司材料管理手冊(cè)。負(fù)責(zé)審核和批準(zhǔn)工程部和項(xiàng)目部的材料采購(gòu)工作計(jì)劃，并對(duì)實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。全面負(fù)責(zé)材料采購(gòu)部的工作，正

3、確指導(dǎo)和合理安排各項(xiàng)資源，以保證工作順利開展。并對(duì)主管工作負(fù)全面責(zé)任。領(lǐng)導(dǎo)材料采購(gòu)部積極開展市場(chǎng)調(diào)研，努力開拓市場(chǎng)，降低材料采購(gòu)成本，提高工程接洽的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力。領(lǐng)導(dǎo)材料采購(gòu)部認(rèn)真做好材料供應(yīng)商的選擇和評(píng)定工作，保證所采購(gòu)的材料價(jià)格合理、質(zhì)量?jī)?yōu)良、供應(yīng)及時(shí)，服務(wù)優(yōu)秀。采購(gòu)員崗位職責(zé)在公司材料采購(gòu)部、項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)工程材料的采購(gòu)工作，認(rèn)真執(zhí)行公司材料采購(gòu)的管理規(guī)定，并對(duì)所采購(gòu)材料的質(zhì)量和價(jià)格負(fù)責(zé)。嚴(yán)格執(zhí)行公司的財(cái)務(wù)制度和項(xiàng)目材料采購(gòu)的管理規(guī)定，認(rèn)真編制工程材料采購(gòu)計(jì)劃，按已審批的采購(gòu)計(jì)劃保質(zhì)保量、分期分批、按時(shí)完成采購(gòu)任務(wù)。積極進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查工作，收集材料供應(yīng)商、生產(chǎn)廠家的材料信息，做好供

4、應(yīng)商方的背景調(diào)查工作，為合格供應(yīng)商評(píng)定提供依據(jù)。嚴(yán)格按照“合格供應(yīng)商名錄”進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)的材料各項(xiàng)指標(biāo)均符合公司工程材料采購(gòu)的規(guī)定要求。嚴(yán)格按照公司制定的“材料采購(gòu)七比要求”進(jìn)行材料采購(gòu)工作。負(fù)責(zé)了解材料市場(chǎng)行情，熟悉所購(gòu)材料的規(guī)定、性能、標(biāo)準(zhǔn)、用途、用量和一般技術(shù)要求，不盲目購(gòu)進(jìn)。負(fù)責(zé)對(duì)購(gòu)入的主要材料、輔助材料及配件的生產(chǎn)廠家索要產(chǎn)品質(zhì)量保證文件，并建立合格供應(yīng)商的信息檔案。積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)任務(wù)。倉(cāng)庫(kù)保管員崗位職責(zé)1、在公司材料采購(gòu)部、項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)材料進(jìn)場(chǎng)的目測(cè)檢驗(yàn)、計(jì)量和保管，保證進(jìn)廠材料質(zhì)量合格，數(shù)量準(zhǔn)確。2、堅(jiān)守崗位，隨叫隨到，收料認(rèn)真負(fù)責(zé)，準(zhǔn)確及時(shí)。3、負(fù)責(zé)建立

5、材料入庫(kù)登記臺(tái)帳，認(rèn)真辦理收料手續(xù)，確認(rèn)無誤后及時(shí)登記建帳。4、負(fù)責(zé)庫(kù)房管理工作，物資分類碼放整齊，做好標(biāo)識(shí)，防止混料，庫(kù)容整潔美觀。5、負(fù)責(zé)保管物資的收、發(fā)、存工作，出、入庫(kù)手續(xù)要完整、齊全，帳目要清楚，做到帳、物、卡、資金四相符。6、做到資料、帳卡、單據(jù)日清月結(jié)，裝訂成冊(cè)，妥善保管，及時(shí)準(zhǔn)確的報(bào)送規(guī)定的報(bào)表。負(fù)責(zé)貯存材料的維護(hù)工作，定期檢查材料貯存情況，防止材料混放、變質(zhì)和丟失。材料采購(gòu)部管理制度根據(jù)各項(xiàng)目部門上報(bào)的材料采購(gòu)計(jì)劃，按工程部門提供的時(shí)間、質(zhì)量、價(jià)格要求，由材料采購(gòu)部制定材料供應(yīng)方案。未經(jīng)材料采購(gòu)部同意，由經(jīng)理或主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它部門和個(gè)人無權(quán)自行采購(gòu)材料，否則材料采購(gòu)部有

6、權(quán)拒絕入庫(kù)，財(cái)務(wù)部門不予報(bào)銷。在保證生產(chǎn)需要合理供應(yīng)的原則下，定期核定各工地材料庫(kù)的材料儲(chǔ)備情況，同時(shí)核定物資的資金占用額并上報(bào)財(cái)務(wù)部，已利財(cái)務(wù)部門做好材料的資金計(jì)劃工作。對(duì)各工地材料的使用情況定期檢查分析，出現(xiàn)問題及時(shí)采取措施，保證生產(chǎn)所需材料的供應(yīng)及時(shí)，準(zhǔn)確。加速資金周轉(zhuǎn)，物盡其用，超過儲(chǔ)備定額積壓材料及時(shí)編制庫(kù)存計(jì)劃，報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)調(diào)劑處理。了解所購(gòu)材料的性能、規(guī)格及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，不符合技術(shù)要求的材料，采購(gòu)供應(yīng)部有權(quán)拒絕入庫(kù)。對(duì)所訂購(gòu)的材料項(xiàng)目，要認(rèn)真審查，防止差錯(cuò)，并依據(jù)合同供貨期進(jìn)行催交事宜。采購(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定的材料采購(gòu)流程和國(guó)家有關(guān)政策，按計(jì)劃要求采購(gòu)，凡因盲目采購(gòu)、錯(cuò)購(gòu)

7、、多購(gòu)等要查明原因，追究責(zé)任。庫(kù)房管理制度庫(kù)房管理是企業(yè)物資管理的重要環(huán)節(jié)，做好庫(kù)房管理工作，對(duì)保證及時(shí)供應(yīng)生產(chǎn)需用、合理儲(chǔ)備、加速資金周轉(zhuǎn)，節(jié)約使用物資，降低產(chǎn)品成本起著重要作用。庫(kù)房材料應(yīng)根據(jù)不同材料的物理、化學(xué)性能、材料規(guī)格、物資類別、性質(zhì)等科學(xué)地分區(qū)存放。凡入庫(kù)物資必須與到貨計(jì)劃核對(duì)，及時(shí)按單位、名稱、規(guī)格、數(shù)量詳細(xì)記錄登記入庫(kù)。同時(shí)應(yīng)將材料所需的相關(guān)證明資料文件收集整理齊備后交項(xiàng)目資料員登記保管。到庫(kù)如有數(shù)量、質(zhì)量不符或損壞，庫(kù)房管理員必須做好驗(yàn)收記錄，單獨(dú)存放，并通過經(jīng)辦人在半月之內(nèi)查清解決。庫(kù)房發(fā)料要嚴(yán)格手續(xù)，堅(jiān)持無審批不發(fā)，認(rèn)真填寫實(shí)發(fā)數(shù)，工程項(xiàng)目等內(nèi)容，并簽字負(fù)責(zé)，及時(shí)轉(zhuǎn)送領(lǐng)

8、料單。施工完成后，現(xiàn)場(chǎng)要及時(shí)清理多余的材料，由施工員負(fù)責(zé)一律退回庫(kù)房。辦理退料手續(xù)，以便正確核算材料成本。三、工程部、項(xiàng)目部的材料管理職責(zé)制定工程部及項(xiàng)目部的有關(guān)材料管理的各項(xiàng)制度；組織項(xiàng)目部實(shí)施材料管理；對(duì)項(xiàng)目部制定的材料采購(gòu)方案進(jìn)行復(fù)核；并會(huì)同項(xiàng)目部簽訂材料供應(yīng)合同；對(duì)項(xiàng)目部的材料供應(yīng)結(jié)算單進(jìn)行審核；對(duì)項(xiàng)目部及下包施工隊(duì)工程結(jié)算中的材料損耗進(jìn)行審核；對(duì)項(xiàng)目部的材料付款計(jì)劃進(jìn)行審核；對(duì)于用量大的工程材料會(huì)同項(xiàng)目部做好材料供應(yīng)的招投標(biāo)工作；會(huì)同建設(shè)單位材料員做好甲供材料的進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收工作。包括材料的數(shù)量和質(zhì)量。并對(duì)材料供應(yīng)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題于當(dāng)天以電話或書面形式發(fā)函甲方。材料數(shù)量的準(zhǔn)確性由項(xiàng)目部

9、的材料保管員負(fù)責(zé)，材料質(zhì)量的驗(yàn)收意見由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)提出，同時(shí)做好甲供材料的保管和管理工作。根據(jù)材料供應(yīng)合同和外協(xié)加工合同配合現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施。并組織對(duì)外協(xié)加工件的驗(yàn)收事項(xiàng)。負(fù)責(zé)材料的施工現(xiàn)場(chǎng)庫(kù)房管理。負(fù)責(zé)督促管理施工現(xiàn)場(chǎng)的成品保護(hù)工作。對(duì)于外加工的材料提供現(xiàn)場(chǎng)的準(zhǔn)確尺寸。并對(duì)于外加工廠家到現(xiàn)場(chǎng)度量尺寸時(shí)作好技術(shù)交底工作。對(duì)于各施工隊(duì)做好技術(shù)交底工作。包括材料的使用部位、材料的損耗要求、材料的合理開栽要求、材料的使用方法等。對(duì)材料供應(yīng)合同負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)段的工作實(shí)施。如復(fù)查材料的供應(yīng)合同是否與材料的采購(gòu)計(jì)劃一致、供應(yīng)商供應(yīng)的材料是否與封樣一致、供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明書等有關(guān)手續(xù)是否齊全等。外協(xié)件的供應(yīng)商與現(xiàn)場(chǎng)施工隊(duì)

10、的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)問題的處理。對(duì)材料供應(yīng)合同實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督管理。四、財(cái)務(wù)部門的有關(guān)材料管理職責(zé)（僅供財(cái)務(wù)參考）嚴(yán)格按照公司的財(cái)務(wù)制度、材料管理制度進(jìn)行材料采購(gòu)的合同、資金管理。根據(jù)公司的資金周轉(zhuǎn)情況合理分配好各方需使用資金的安排。根據(jù)各項(xiàng)目部的資金使用計(jì)劃合理安排好材料的使用資金。及時(shí)做好材料采購(gòu)合同的辦理、收發(fā)工作。會(huì)同材料部、工程部對(duì)材料采購(gòu)合同進(jìn)行審查、監(jiān)督管理。各項(xiàng)目的材料費(fèi)用仔細(xì)核對(duì)后按各項(xiàng)目分類費(fèi)用入帳。對(duì)項(xiàng)目申請(qǐng)的材料款支付手續(xù)予以核對(duì)、發(fā)放。定期組織材料部、工程部、材料員、庫(kù)房保管員等有關(guān)人員進(jìn)行對(duì)帳。項(xiàng)目完成后編制項(xiàng)目材料管理臺(tái)賬，經(jīng)與其他有關(guān)部門核對(duì)無誤后報(bào)公司總經(jīng)理過目。五、材料采

11、購(gòu) 七比要求材料采購(gòu)七比要求的前提：主要材料及大宗材料的采購(gòu)必須選定3-5家合格的材料供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)對(duì)比，較小金額的材料采購(gòu)必須選定2-4家合格的材料供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)對(duì)比，選擇材料商時(shí)以（公司合格供應(yīng)商名錄）內(nèi)的材料供應(yīng)商優(yōu)先。七比內(nèi)容：比材料質(zhì)量比材料價(jià)格比供貨時(shí)間比付款條件比服務(wù)質(zhì)量比企業(yè)實(shí)力比以往合作成績(jī)情況在材料采購(gòu)計(jì)劃表中要求列出材料供應(yīng)商的單位全稱，聯(lián)系人，聯(lián)系電話，以便日后有關(guān)部門備查。材料的采購(gòu)方案只適用于主體材料 。六、材料采購(gòu)管理工作程序1.目的：1.1確保采購(gòu)材料（設(shè)備）100符合有關(guān)國(guó)家規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)。1.2確保采購(gòu)材料（設(shè)備）嚴(yán)格按合同要求進(jìn)場(chǎng)，保證工程按質(zhì)按期完成。1.3

12、嚴(yán)格按采購(gòu)合同要求支付材料（設(shè)備）款，做到付款進(jìn)度不超前于材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)進(jìn)度。2.范圍：2.1項(xiàng)目工程中的自購(gòu)材料（設(shè)備）。3.職責(zé)：3.1工程部、項(xiàng)目部設(shè)計(jì)人員、技術(shù)人員從裝飾設(shè)計(jì)角度考慮，提出采購(gòu)材料（設(shè)備）在美觀及使用功能等方面的要求，并編制提供自購(gòu)材料清單及驗(yàn)收規(guī)范。3.2項(xiàng)目部負(fù)責(zé)協(xié)助材料采購(gòu)部、材料員等進(jìn)行自購(gòu)材料（設(shè)備）的采購(gòu)資料準(zhǔn)備、采購(gòu)實(shí)施、組織驗(yàn)收以及檢查采購(gòu)材料（設(shè)備）是否按合同要求進(jìn)場(chǎng)。3.3財(cái)務(wù)部、預(yù)算部負(fù)責(zé)控制采購(gòu)材料（設(shè)備）的付款方式以及付款進(jìn)度。4.程序：4.1材料采購(gòu)部按公司制定的材料管理工作要求進(jìn)行自購(gòu)材料（設(shè)備）的采購(gòu)管理。4.2項(xiàng)目部協(xié)助材料采購(gòu)部擬定

13、材料采購(gòu)項(xiàng)目控購(gòu)申報(bào)表文件、材料采購(gòu)合同報(bào)請(qǐng)公司審批。4.3材料采購(gòu)部按經(jīng)審批的材料采購(gòu)項(xiàng)目控購(gòu)申報(bào)表要求組織項(xiàng)目部有關(guān)人員進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)，并積極做好監(jiān)督跟蹤管理。4.4甲方材料樣板審批后2天內(nèi)，材料采購(gòu)部應(yīng)要求項(xiàng)目部上交材料設(shè)備使用計(jì)劃，同時(shí)考慮生產(chǎn)周期，由項(xiàng)目經(jīng)理審批XX項(xiàng)目材料采購(gòu)進(jìn)場(chǎng)時(shí)間計(jì)劃表，作為材料采購(gòu)的依據(jù)之一。4.5所有自購(gòu)材料須在施工進(jìn)度計(jì)劃表要求的時(shí)間內(nèi)簽訂合同，在簽訂合同時(shí)須預(yù)留3-7天的合同審批時(shí)間。4.6材料采購(gòu)部會(huì)同預(yù)算部人員實(shí)施材料采購(gòu)的供貨商確認(rèn)。4.7項(xiàng)目部材料員、材料采購(gòu)部按已確認(rèn)的供貨商結(jié)果，與供貨廠商簽訂采購(gòu)合同并報(bào)請(qǐng)審批。5.自購(gòu)材料（設(shè)備）進(jìn)場(chǎng)管理工作

14、程序：5.1嚴(yán)格按公司制定的“材料進(jìn)貨驗(yàn)貨指導(dǎo)”進(jìn)行材料進(jìn)場(chǎng)的管理工作。5.2如供貨商要求延時(shí)交貨，應(yīng)提交書面申請(qǐng)。5.3公司內(nèi)部相關(guān)環(huán)節(jié)影響工期時(shí)，主辦人應(yīng)書面通知相關(guān)人員可能發(fā)生的費(fèi)用損失。5.4項(xiàng)目結(jié)束后，項(xiàng)目主管匯總自購(gòu)材料（設(shè)備）的供貨質(zhì)量、交貨期、配合情況，填寫材料（設(shè)備）供貨單位考核情況評(píng)分表，報(bào)工程部經(jīng)理審批。6. 相關(guān)表單6.1XX項(xiàng)目材料采購(gòu)進(jìn)場(chǎng)時(shí)間計(jì)劃表6.2材料采購(gòu)項(xiàng)目控購(gòu)申報(bào)表6.3材料采購(gòu)方案對(duì)比表 、材料采購(gòu)七比內(nèi)容評(píng)分表6.4 材料采購(gòu)詢價(jià)報(bào)價(jià)明細(xì)表、6.5材料采購(gòu)成本控制表 、材料采購(gòu)清單 、材料采購(gòu)合同6.6材料商入圍資格報(bào)審表6.7 xx項(xiàng)目材料（設(shè)備）供

15、應(yīng)商考核情況評(píng)分表七、項(xiàng)目材料采購(gòu)流程一覽表后期管理段材料審批段材料計(jì)劃段2、各項(xiàng)目編制材料控購(gòu)申報(bào)表上報(bào)1、各項(xiàng)目制定材料采購(gòu)計(jì)劃表材料采購(gòu)段3-7天內(nèi)完成48小時(shí)內(nèi)完成按進(jìn)度計(jì)劃要求完成按進(jìn)度計(jì)劃要求完成13、采購(gòu)信息記錄12、財(cái)務(wù)核對(duì)未付款、記賬、結(jié)算11、付款、登記入賬10、材料員、倉(cāng)管員驗(yàn)料入庫(kù)9、材料供貨進(jìn)場(chǎng)8、簽訂材料采購(gòu)合同7、公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字6、部門經(jīng)理審核簽字5、項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字4、材料員詢價(jià)、比價(jià)并填表報(bào)審3、材料部審批下發(fā)材料控購(gòu)申報(bào)表收貨單據(jù)預(yù)算人員后期管理段材料審批段材料計(jì)劃段2、各項(xiàng)目編制材料控購(gòu)申報(bào)表上報(bào)1、各項(xiàng)目制定材料采購(gòu)計(jì)劃表材料采購(gòu)段3-7天內(nèi)完成48小

16、時(shí)內(nèi)完成按進(jìn)度計(jì)劃要求完成按進(jìn)度計(jì)劃要求完成13、采購(gòu)信息記錄12、財(cái)務(wù)核對(duì)未付款、記賬、結(jié)算11、付款、登記入賬10、材料員、倉(cāng)管員驗(yàn)料入庫(kù)9、材料供貨進(jìn)場(chǎng)8、簽訂材料采購(gòu)合同7、公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽字6、部門經(jīng)理審核簽字5、項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字4、材料員詢價(jià)、比價(jià)并填表報(bào)審3、材料部審批下發(fā)材料控購(gòu)申報(bào)表收貨單據(jù)預(yù)算人員八、材料采購(gòu)部工作流程總則:為使公司各項(xiàng)規(guī)章制度的為有效實(shí)施，各業(yè)務(wù)部門之間業(yè)務(wù)流程有效銜接，提高工作效率， 確保工程材料采購(gòu)工作的順利進(jìn)行，多、快、好、省的完成工程材料采購(gòu)任務(wù)，特制定本程序。制定依據(jù)：根據(jù)公司現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程結(jié)合項(xiàng)目工程建設(shè)的實(shí)際需要而制訂。 適用范圍：本工作流程適

17、用于公司在工程建設(shè)中工程材料采購(gòu)的全過程。流程及要求 ：（一）采購(gòu)計(jì)劃單的接收與要求1、材料采購(gòu)部負(fù)責(zé)接收由項(xiàng)目部編制，經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理審核批準(zhǔn)的項(xiàng)目工程材料采（控）購(gòu)計(jì)劃表，經(jīng)材料采購(gòu)部、工程部、財(cái)務(wù)部、成本部、總經(jīng)辦等針對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行審核簽字后轉(zhuǎn)交采購(gòu)員實(shí)施市場(chǎng)調(diào)查，并完成詢價(jià)報(bào)批工作。 2、要求；（1）采購(gòu)計(jì)劃單的內(nèi)容要求完整，清晰，便于采購(gòu)，成本分析和結(jié)算。 （2）對(duì)內(nèi)容不全，無法采購(gòu)的計(jì)劃予以退回，待補(bǔ)充完善后再實(shí)施下一步工作。(二)詢價(jià)、報(bào)批1、采購(gòu)人員接到計(jì)劃后，立即進(jìn)入市場(chǎng)詢價(jià)工作，并將價(jià)格報(bào)審計(jì)部門批準(zhǔn)后方可采購(gòu)。2、同品種同規(guī)格的材料，采購(gòu)金額超過萬元的，由材料采購(gòu)部組織召

18、集各部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，必要時(shí)請(qǐng)有關(guān)專業(yè)人員參加，實(shí)施大宗材料招標(biāo)控購(gòu)。3、零星材料、需現(xiàn)場(chǎng)采購(gòu)的材料，采購(gòu)金額不超過萬元的，由材料采購(gòu)部審批后返回項(xiàng)目部門自行采購(gòu)。4、采購(gòu)價(jià)格表經(jīng)審批后應(yīng)制作一式六份，工程門、材料采購(gòu)部、預(yù)算（成本）部、財(cái)務(wù)部，庫(kù)管員、采購(gòu)員各持一份。（三）合同簽訂及付款1、采購(gòu)合同由采購(gòu)員負(fù)責(zé)簽訂，由材料采購(gòu)部審核，如不需簽合同的可直接采購(gòu)。2、已簽訂的合同由采購(gòu)員將合同轉(zhuǎn)交給材料部，由材料部核算員按計(jì)劃單及合同要求辦理合同和請(qǐng)款單的會(huì)簽，并到財(cái)務(wù)部門辦理請(qǐng)款事宜（含未簽合同，直接采購(gòu)部分）。（四）材料到貨交接程序1、采購(gòu)員是材料到貨第一知曉人，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)通知保管員，共同到現(xiàn)

19、場(chǎng)接貨，并將隨貨到場(chǎng)的文件資料移交給保管員統(tǒng)一保管，同時(shí)通知有關(guān)部門到場(chǎng)對(duì)材料質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證，須過磅計(jì)量的通知保管過磅驗(yàn)量。如批量較大的要提前通知保管和工程部做好起重設(shè)備和人員的準(zhǔn)備。2、到貨材料的質(zhì)量經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)合格后由質(zhì)檢部門簽字確認(rèn)數(shù)量由保管人員簽字確認(rèn)。3、到貨材料不符時(shí)由采購(gòu)員負(fù)責(zé)與供方聯(lián)系提出解決方案。（五）到貨材料的入庫(kù)，報(bào)銷及善后處理。材料采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)審計(jì)部門批準(zhǔn)的價(jià)格是保管員辦理暫估入庫(kù)的依據(jù)，發(fā)票到后由采購(gòu)員負(fù)責(zé)將發(fā)票轉(zhuǎn)交給保管員，做最終完善確認(rèn)后由保管員轉(zhuǎn)交給核算員，由核算員到財(cái)務(wù)部門完成對(duì)賬報(bào)銷處理。如有貨款多退少補(bǔ)時(shí)，余款由采購(gòu)員負(fù)責(zé)催收，欠款由核算員根據(jù)合同規(guī)定或欠款

20、情況與財(cái)務(wù)聯(lián)系辦理。核算員負(fù)責(zé)辦理部分：根據(jù)我司具體情況，我司暫設(shè)核算員一職，經(jīng)審批確認(rèn)的訂貨合同和技術(shù)協(xié)議，由采購(gòu)部在合同中簽字，并由核算員負(fù)責(zé)辦理如下業(yè)務(wù)。1、合同會(huì)簽直至加蓋合同章及技術(shù)協(xié)議加蓋合同章的辦理。2、由核算員負(fù)責(zé)辦理合同中規(guī)定的各項(xiàng)分期付款事宜。3、核算員負(fù)責(zé)蓋章后合同及技術(shù)協(xié)議的移交和寄發(fā)。九、材料采購(gòu)員工作流程目 錄 采購(gòu)員采購(gòu)流程1、基礎(chǔ)知識(shí)1.1宗旨1.2采購(gòu)員基本知識(shí)2、工程施工 2.1在新工地開工之前的工作 2.2新工地施工期間的工作采購(gòu)員的報(bào)賬流程1、采購(gòu)根據(jù)清單打電腦單2、根據(jù)清單和電腦單制報(bào)銷單3、根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷單簽字報(bào)賬4、報(bào)賬注意事項(xiàng)采購(gòu)員采購(gòu)流程基礎(chǔ)知識(shí)

21、1.1宗旨認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司各項(xiàng)管理規(guī)定和流程，遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。確保公司設(shè)備，材料財(cái)產(chǎn)安全和現(xiàn)金、票據(jù)安全。 1.2采購(gòu)員基本知識(shí)：1.1.1采購(gòu)員要熟悉各種材料，以及材料的質(zhì)量，規(guī)格，價(jià)格及用途。1.1.2 材料分類板材類（細(xì)木工板、歐松板、澳松板、多層板、飾面板，鋁塑板） 不應(yīng)有起鼓、起皮、裂紋、缺角、翹曲、污垢和圖案不完整等缺陷。不應(yīng)有脫膠、變色和腐蝕。細(xì)木工板中間拼縫不應(yīng)大于1.5mm。單板無異味表面平整，邊緣應(yīng)整齊，色澤一致。木線用料不得有死節(jié)、蟲眼和裂縫，且順直、均勻。電工電料類（電線，穿線管，下線盒，電線） 所用管和電線、下線盒必須符合載荷和設(shè)計(jì)要求，有出廠合格和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，符合國(guó)

22、家標(biāo)準(zhǔn)。下線盒必須采用國(guó)際金屬盒或硬塑盒。穿線管必須采用國(guó)標(biāo)硬塑管。埋于地下受力較大處的硬塑料管，宜使用比一般硬塑料管壁厚的重型管,符合國(guó)標(biāo)準(zhǔn)。金屬電線保護(hù)管的管壁、管口及接線盒穿線孔應(yīng)平滑無毛刺，外形不應(yīng)有壓扁和裂縫。吊頂材料（石膏板，輕鋼龍骨，吊絲）輕鋼龍骨有正規(guī)廠家生產(chǎn)出廠合格證，無翹曲、無磕碰，厚度1.2mm,符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),表面平整。石膏板規(guī)格尺寸一致，沒有起泡，受潮，無掉角無毛邊，符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)無色差，花紋順暢。吊頂?shù)踅z要使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)8厘，用千分尺卡。防水材料 必須采用國(guó)標(biāo)環(huán)保型材料，檢驗(yàn)出廠合格證和環(huán)保標(biāo)志認(rèn)證,符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)。E. 漆膠類（乳膠漆，木器漆，防銹漆） a）必須采用國(guó)標(biāo)環(huán)

23、保型材料，檢驗(yàn)出廠合格證和環(huán)保標(biāo)志認(rèn)證,符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn).F. 鋼材類（方管，角鐵，鋼筋）a）使用的規(guī)格型號(hào)必須達(dá)到工程使用標(biāo)準(zhǔn)，用千分尺卡。B）大批量的鋼材按實(shí)際噸價(jià)進(jìn)行稱量購(gòu)買。1.1.3工程工種用材料分類：A. 木工用材料B. 油漆工用材料C. 電工用材料D. 電焊工用材料E. 泥工用材料F. 水工用材料G. 勤雜工用材料工程施工2.1.在新工地開工之前工作:2.1.1整理好上一個(gè)工地剩余材料，并登記造冊(cè)。2.1.2統(tǒng)計(jì)出各個(gè)材料的規(guī)格，數(shù)量并登記備查。2.1.3提前溝通好各個(gè)部門和供應(yīng)商。2.2.新工地施工期間工作： 2.2.1首先和新項(xiàng)目有關(guān)人員溝通各種材料的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，熟悉圖紙、招投

24、標(biāo)文件內(nèi)的材料有關(guān)文件。和倉(cāng)庫(kù)管理員，施工員溝通材料及倉(cāng)庫(kù)的安排工作。2.2.2 根據(jù)已有的合作供應(yīng)商和材料價(jià)格、規(guī)格型號(hào)等先做市場(chǎng)調(diào)研，貨比三家，做好材料市場(chǎng)的摸底調(diào)查工作。2.2.3工人施工需使用材料時(shí)，必須填寫工程材料申購(gòu)單，其中材料名稱，規(guī)格，數(shù)量，材料申報(bào)人，申報(bào)人聯(lián)系方式必須填寫清楚，附下表:工 程 材 料 申 購(gòu) 單班組名稱：年月日序號(hào)材料名稱單位數(shù)量規(guī)格進(jìn)場(chǎng)時(shí)間備注班組申報(bào)人：材料采購(gòu)員：審 批 人：2.2.4在施工期間根據(jù)接收到的工程施工用料單，首先查看整理的上一個(gè)工地剩余材料，首先使用。2.2.5 根據(jù)施工用料單購(gòu)買材料，購(gòu)買的材料要開具清單，并注明：日期，名稱，數(shù)量，單價(jià)

25、，金額，供應(yīng)商地址，供應(yīng)商電話。采購(gòu)員要核實(shí)并確保材料的規(guī)格和質(zhì)量。2.2.6購(gòu)買的材料運(yùn)到工地后，首先，讓驗(yàn)貨員驗(yàn)貨入庫(kù)，簽字確認(rèn)。采購(gòu)員要配合驗(yàn)貨員點(diǎn)清材料的數(shù)量，驗(yàn)貨員要在材料來貨登記本中進(jìn)行登記，寫清，材料名稱，數(shù)量，單價(jià)，金額。2.2.7 購(gòu)買的小件材料在采購(gòu)員未到現(xiàn)場(chǎng)的情況下，電話提前通知倉(cāng)管，讓其準(zhǔn)備接貨和卸貨并通知用料工人，材料已到，及時(shí)施工。在遇到快下班時(shí)，材料未配完的情況下，提前通知倉(cāng)管大約幾點(diǎn)到貨，讓其提前做好準(zhǔn)備工作。2.2.8 采購(gòu)員要和倉(cāng)庫(kù)管理員溝通事項(xiàng)：溝通運(yùn)回的材料是何工種用料，分別放置，以確保工人領(lǐng)料時(shí)能夠快速找到，以防混亂。材料到庫(kù)后倉(cāng)管員第一時(shí)間通知相應(yīng)報(bào)

26、料工種材料已到，及時(shí)施工。確保易破易損材料的防損放置（如玻璃，燈具，陶瓷衛(wèi)浴等）。確保貴重材料的防盜放置（如電線、電纜、五金、設(shè)備等）。對(duì)已入庫(kù)的材料認(rèn)真做好防火，防盜，防水，防霉，防銹、防散、防亂等措施，搞好倉(cāng)庫(kù)的分區(qū)、隔離、清潔衛(wèi)生工作。低值易耗品需節(jié)約領(lǐng)用。2.2.9在購(gòu)買材料時(shí)根據(jù)工程用料單，首先查看工地倉(cāng)庫(kù)中是否有貨，后再購(gòu)買。2.2.10在施工期間要配合和檢查倉(cāng)庫(kù)管理員，工地保安員的材料防盜工作。以防止材料的丟失。2.2.11工程完工后及時(shí)整理剩余材料。采購(gòu)員的報(bào)賬流程1.根據(jù)采購(gòu)清單，票據(jù)打電腦單。2. 根據(jù)清單和電腦單填制報(bào)銷單。3. 根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷單簽字報(bào)賬。3.1 先讓庫(kù)管員

27、簽字證明3.2再到項(xiàng)目經(jīng)理簽字審核3.3 再到材料部審核簽字。3.4后到財(cái)務(wù)處簽字、對(duì)賬、報(bào)賬。4. 報(bào)賬注意事項(xiàng)4.1在出納處報(bào)賬時(shí)，注意大額材料盡量匯款或轉(zhuǎn)賬，盡量不要攜帶大量現(xiàn)金。4.2日常工作中及時(shí)報(bào)賬（根據(jù)采購(gòu)量的大小、多少確定清帳時(shí)間，以13天為限），以防止積累過多造成單據(jù)混亂而錯(cuò)賬。4.3定期盤點(diǎn)自己的賬目金額，確保不錯(cuò)款。4.4工程完工后及時(shí)處理未清理的單據(jù)。4.5工地完工時(shí)未支付完畢的材料款要編制詳細(xì)的表格說明情況并移交財(cái)務(wù)。十、材料的出入庫(kù)及保管材料入庫(kù)：做好材料數(shù)量的清點(diǎn)，并通知現(xiàn)場(chǎng)裝修工程師對(duì)入庫(kù)材料的質(zhì)量一同進(jìn)行檢查驗(yàn)收；辦理有效的材料入庫(kù)單；對(duì)于在材料入庫(kù)過程中發(fā)現(xiàn)

28、的材料數(shù)量和質(zhì)量、單據(jù)計(jì)算等問題及時(shí)通知項(xiàng)目部進(jìn)行處理。入庫(kù)單要根據(jù)合同材料采購(gòu)合同或送貨單中的內(nèi)容進(jìn)行填寫，對(duì)于不同的材料供應(yīng)合同的不同的材料送貨單要分別填寫。入庫(kù)時(shí)對(duì)材料的數(shù)量規(guī)格型號(hào)品牌入庫(kù)時(shí)間包裝情況材料合同號(hào)或材料送貨單號(hào)作好記錄。特別是數(shù)量要以材料合同或材料送貨單的規(guī)范數(shù)量進(jìn)行登記。對(duì)于材料的退貨也要辦理材料的入庫(kù)手續(xù)，但用紅筆填寫。材料保管員根據(jù)入庫(kù)單填制材料明細(xì)帳。A、填寫入庫(kù)單要求：入庫(kù)單在材料質(zhì)量驗(yàn)收合格后填寫；分別由材料保管員和材料采購(gòu)員及送貨經(jīng)手人簽字。材料的入庫(kù)單要根據(jù)不同的材料訂購(gòu)合同和不同材料送貨單分列填寫；材料入庫(kù)單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號(hào)價(jià)格到貨日期材料訂購(gòu)

29、合同號(hào)或送貨單號(hào)；其填寫內(nèi)容要與材料訂購(gòu)合同或材料的送貨單要一致。材料入庫(kù)單的編號(hào)要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號(hào)。材料的入庫(kù)單一式四聯(lián)：一聯(lián)結(jié)帳聯(lián)（供應(yīng)商憑此聯(lián)及材料的發(fā)票與公司結(jié)帳）；二聯(lián)庫(kù)房存根；三聯(lián)為送貨人留存聯(lián)；四聯(lián)為項(xiàng)目部核對(duì)聯(lián)。材料出庫(kù)：根據(jù)項(xiàng)目部材料員審批的材料領(lǐng)用計(jì)劃辦理材料的出庫(kù)手續(xù)。同時(shí)核查班組領(lǐng)用的材料是否在施工合同中規(guī)定的提供材料范圍內(nèi)。出庫(kù)時(shí)對(duì)材料出庫(kù)的數(shù)量規(guī)格型號(hào)品牌出庫(kù)時(shí)間領(lǐng)料人施工隊(duì)合同號(hào)作好記錄。對(duì)于施工隊(duì)的退貨也辦理出庫(kù)手續(xù)，但用紅筆填寫。每月將材料的出入庫(kù)報(bào)表報(bào)及復(fù)印件一套報(bào)工程部備查。B、填寫出庫(kù)單要求：出庫(kù)單在材料出庫(kù)時(shí)填寫；分別由現(xiàn)場(chǎng)材料保管員和現(xiàn)場(chǎng)材料

30、采購(gòu)員（對(duì)于重要材料）及領(lǐng)貨經(jīng)手人簽字。材料的出庫(kù)單要根據(jù)不同的班組分列填寫；材料出庫(kù)單中要反映材料的數(shù)量規(guī)格型號(hào)價(jià)格出貨日期施工隊(duì)工程承包人；其填寫內(nèi)容要與材料入庫(kù)單的內(nèi)容一致。材料出庫(kù)單的編號(hào)要反映該項(xiàng)工程第幾本第幾號(hào)。出庫(kù)單的單位一定要填寫清楚，如平方米，米，對(duì)于論個(gè)桶捆扎/箱的材料一定要標(biāo)明其規(guī)格，以便項(xiàng)目管理公司進(jìn)行考查。材料的出庫(kù)單一式四聯(lián)：一聯(lián)為財(cái)務(wù)部成本考核聯(lián)；二聯(lián)工程部考核聯(lián)；三聯(lián)庫(kù)房存根；四聯(lián)為領(lǐng)料人留存聯(lián)。 材料保管：做好入庫(kù)材料的分類保管工作：做好入庫(kù)材料的防霉、防水、防銹、防蛀、防散、防盜、防火工作；對(duì)于貴重材料要入箱裝鎖。進(jìn)庫(kù)材料必須按倉(cāng)庫(kù)消防條例規(guī)定碼放，符合安全

31、防火要求。倉(cāng)庫(kù)產(chǎn)品管理在產(chǎn)品入庫(kù)發(fā)放倒運(yùn)，碼放等工作中要嚴(yán)格按品種，規(guī)格、型號(hào)、分類存放整齊，產(chǎn)品附件，資料由保管該產(chǎn)品人員統(tǒng)一管理，便于掌握該產(chǎn)品全面情況。保管人員要建立材料臺(tái)帳，包括產(chǎn)品規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量，做到帳帳相符，帳實(shí)相符，并與材料采購(gòu)員不定期地核對(duì)帳目，編制報(bào)表。保管工作人員要經(jīng)常到庫(kù)核對(duì)檢查或盤點(diǎn)所管物資，發(fā)現(xiàn)盈虧損壞，查明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)帳。材料月報(bào)：每月三日前將上月的材料的出入庫(kù)情況，庫(kù)存情況書面報(bào)公司材料采購(gòu)部、工程部、財(cái)務(wù)部。 材料盤點(diǎn)：定期做好已入庫(kù)材料的盤點(diǎn)工作，仔細(xì)核對(duì)出庫(kù)、入庫(kù)及庫(kù)存材料的有關(guān)數(shù)據(jù)，認(rèn)真檢查材料的放置位置、七防問題，發(fā)現(xiàn)不符要及時(shí)追查或上報(bào)項(xiàng)目經(jīng)

32、理處理。十一、材料進(jìn)貨驗(yàn)貨指導(dǎo)檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）供貨廠商的法人、地址、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、準(zhǔn)用證、合格證、檢測(cè)報(bào)告等資料是否相符及齊全。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的數(shù)量是否符合合同要求及供貨計(jì)劃時(shí)間要求。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的單價(jià)、小計(jì)、總計(jì)等金額是否符合合同要求。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的色澤及材質(zhì)（指材料）、外觀等是否符合設(shè)計(jì)及合同要求。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的尺寸、規(guī)格、型號(hào)等是否符合設(shè)計(jì)及合同要求。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的品牌是否符合合同要求。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）是否符合出廠標(biāo)準(zhǔn)或有關(guān)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合同要求需達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）與“產(chǎn)品封樣”是否相符。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）合同要求的配

33、件等是否齊全正確（主要指設(shè)備）。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的產(chǎn)品保護(hù)措施是否到位。檢查進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的存貯及堆放是否符合要求。以上進(jìn)場(chǎng)材料（設(shè)備）的檢查，檢驗(yàn)必須做到100，由項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理、材料員、庫(kù)管員負(fù)責(zé)會(huì)同監(jiān)理公司，甲方工程部及設(shè)計(jì)部等有關(guān)單位人員共同參與進(jìn)行。十二、材料款的申請(qǐng)、審批、支付程序（由財(cái)務(wù)編制）十三、材料加工開料要求一、裝飾材料：材料采購(gòu)計(jì)劃要列明材料規(guī)格型號(hào)，質(zhì)量要求，材料的使用部位，材料的到貨時(shí)間要求。對(duì)于地毯，軟包布的數(shù)量計(jì)劃要附有材料的開栽圖。對(duì)于墻紙布料地毯的材料計(jì)劃要考慮門幅和拼花裁邊的要求。對(duì)于五金，燈具，潔具等件要附有設(shè)計(jì)要求（如圖紙，文字，圖片）。二、裝飾用

34、外加工件：除了第1項(xiàng)裝飾材料的要求外，還必須附有設(shè)計(jì)師出具的詳細(xì)的明確的加工技術(shù)要求和質(zhì)量要求圖紙和文字。部分材料的采購(gòu)計(jì)劃要附有設(shè)計(jì)說明（圖紙、文字、圖片、技術(shù)要求等）三、材料加工損耗：各種材料的外加工及現(xiàn)場(chǎng)加工，如材料的加工規(guī)格損耗較大的，必須由專業(yè)的工程師出具合理的材料開料圖紙，經(jīng)詳細(xì)的多方討論（包括材料商）后方可開料施工。甚至可以通過向甲方反映損耗的情況，爭(zhēng)取甲方的諒解，適當(dāng)改變施工方案。十四、小額采購(gòu)（含材料及施工班組的采購(gòu)）目的：確保廉潔高效地選擇到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供貨商廠家，簡(jiǎn)化材料采購(gòu)工作程序，提高工作效率，確保第一時(shí)間正確解決問題。范圍：A、適用于總投資不超過元（含元）人民幣的工程

35、項(xiàng)目及材料設(shè)備。B、材料采購(gòu)項(xiàng)目控購(gòu)申報(bào)表審批后同意由項(xiàng)目部采購(gòu)的工程材料。職責(zé)3.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)組織施工隊(duì)伍和材料供應(yīng)廠家的選擇工作。3.2預(yù)算部負(fù)責(zé)采購(gòu)價(jià)格的審核。3.3小額材料的采購(gòu)原則上由項(xiàng)目部獨(dú)立組織采購(gòu)，由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)審核監(jiān)督。技術(shù)員、采購(gòu)員負(fù)責(zé)推薦、尋找材料供應(yīng)廠家、材料和設(shè)備選型。程序4.1施工隊(duì)伍的選擇。4.1.1項(xiàng)目經(jīng)理初選不少于三家施工隊(duì)伍，如做不到應(yīng)說明理由。4.1.2工程部經(jīng)理對(duì)初選隊(duì)伍進(jìn)行審定、取舍和補(bǔ)充。4.1.3工程部經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理向入選隊(duì)伍分發(fā)工程報(bào)價(jià)文件，各班組進(jìn)行競(jìng)標(biāo)報(bào)價(jià)。4.1.4項(xiàng)目經(jīng)理組織工程部經(jīng)理、預(yù)算部（由部門經(jīng)理決定人選）進(jìn)行議標(biāo)后選點(diǎn)中標(biāo)人。4.1.5項(xiàng)目經(jīng)理按合同申報(bào)管理程序負(fù)責(zé)