有效時間管理法則

1、有效時刻治理法則第一卷 第1節(jié)：引子零(1) 字?jǐn)?shù):2197 家齊今年21歲，高中都沒畢業(yè)的他，白天在便利店打工，晚上在夜市擺地攤兒。目前，有專門多年輕人都像家齊一樣，工作自由，收入不菲。然而，假如問他們對今后如何樣打算，他們多半沒有答案。有些人也許會講：干嗎想那么多？打算趕不上變化。 打算趕不上變化是人們常掛在嘴邊的一句話。然而，反過來想一想，面對那么多變化，人們確實能夠沒有打算嗎？在多元化的社會，畢業(yè)后的莘莘學(xué)子，在高度競爭的情況下求生存，到底有多少存活下去的籌碼？面對全球化、信息時代的快速知識累積與淘汰，又有多少人能夠確實抱著過一天算一天的方法過下去？ 沒有打算，就等于沒有以后。唯有盤點

2、手上的資源，直面優(yōu)勝劣汰的事實，才可能在這充滿競爭挑戰(zhàn)的時代取得勝利。然而，擺在我們眼前的事實又是如何樣的呢？科技貴族打算45歲就退休，一般人若不是為了退休金，也可不能熬到60歲才離開工作崗位。真正退休以后，人們卻還要在沒有收入、沒有工作的情況下再生活30年左右。在這段時刻里，不管人們的健康狀況如何，假如在年輕時沒有合理的人生規(guī)劃，那么退休后的人生就會變得黯淡無光。 因此，我們必須及早進(jìn)行時刻治理和人生規(guī)劃。新觀念下的時刻治理，不只是計算一定的工作時刻能夠換取多少酬勞，而是計算一定的酬勞占用了我們多少時刻；同時要明白如此的時刻代價到底對我們的人生目標(biāo)和人生追求具有多少意義？或者講，我們要想一想

3、，自己到底追求什么，想要什么，或是有過什么夢想？工作難道只是為了賺鈔票或打發(fā)生活而已？ 人生最重要的轉(zhuǎn)變一般發(fā)生在下面三個時段：18歲22歲、28歲32歲和38歲42歲。在這三個時段前后差不多上平穩(wěn)進(jìn)展期，只有這三個時期才是變動最大的時段，必須好好把握。能夠掌握變化的時機(jī)，才能順應(yīng)天時，相時而動。一般情況下，在變動到來的前兩年，即在16歲、26歲和36歲的時候，就應(yīng)該開始預(yù)備，開始打算。 16歲時要打算什么？因此是打算上大學(xué)后讀哪個系，也確實是確定自己的興趣和志向。這時候能夠參考老師和家長們的意見。人生的定位往往跟那個時期有關(guān)。假如開始的時候作了錯誤的選擇，不僅白白白費(fèi)四年工夫，而且會阻礙自己

4、的一生?，F(xiàn)代的教育講究多元化，學(xué)生能夠多選修自己喜愛的科目，充實自己。因此學(xué)生在校時要充分利用時刻，用心學(xué)習(xí)。 26歲時要打算什么？因此是家庭和工作的取舍和平衡。現(xiàn)代許多曠男怨女，往往在適婚的年齡，夜以繼日地工作，忽略了感情與家庭。等到過了適婚年齡，就只好抱著獨身主義，成為單身貴族。殊不知到了中年以后，就會慢慢體會到家的重要性，到那時真是悔之晚矣。許多人工作時十分出色，然而私人生活專門貧乏，一旦拿掉工作的冠冕，就成了空心人。 36歲時要打算什么？因此是預(yù)備開始第二個職業(yè)生涯。不要懷疑，現(xiàn)代人必須具有多種技能，否則專門可能會提早被淘汰。假如等到38歲42歲再來預(yù)備，可能就晚了些，因為任何技能或者

5、興趣的培養(yǎng)都不可能是一蹴而就的，沒有兩三年的培養(yǎng)與醞釀，是不可能實現(xiàn)的。 寫下自己的打算后，要分析：我能做什么？我想做什么？我要做什么？我該做什么？如此才能確定你的希望和現(xiàn)實之間到底有多大差距。能夠做的未必是自己喜愛的；真正喜愛的，又未必是該做的。唯有交叉分析才能明白自己真真切切在想些什么。 打算分析完畢，再拿出一本明年的日歷，把自己所想要做的情況，一件件地填在各個月份里面。舉例來講，假如明年的財務(wù)規(guī)劃是要賺8萬，那么就將固定收入和固定支出都寫在日歷里面：每月5日發(fā)薪水，就在5日這一天寫上固定收入；每月20日繳房租，就在20日這一天寫上固定支出。假如有儲蓄，也要寫出來，如此能給自己增加一些成就

6、感。 接下來是確定優(yōu)先級，例如就讀的英文輔導(dǎo)班要進(jìn)行考試，同時還要做其他的情況：上班、帶小孩、做家務(wù)那就要把優(yōu)先級先列出來。假如同一時刻要做的情況多于三件，那么第四件事一定要去掉。 日常工作中最難的情況，是幸免干擾與拖延。上班族只要一進(jìn)辦公室，就會有永久做不完的情況。要想幸免有更多的情況困擾或打攪你，就要學(xué)會拒絕的藝術(shù)。有些情況一旦你做了，就永久是你的了。如何方法子把情況分擔(dān)給不同的人，同時顧及不人的面子，需要專門好的人際溝通能力，必須趁早學(xué)習(xí)。 日常工作的第二件難事，是加強(qiáng)差不多功。所謂差不多功是指個人的技能，譬如讀寫的能力、運(yùn)算的能力、計算機(jī)操作的能力或個人自我治理的能力。假如沒有相關(guān)的能

7、力，工作時就會比不人慢。同樣是寫報告，有人用三天就夠了，有人非要一個星期才能完成。 日常工作的第三件難事，是溝通協(xié)調(diào)能力不足。例如，接打電話處理問題的效率不高，開會時耗費(fèi)時刻，做營銷業(yè)務(wù)口才不行諸如此類差不多上溝通的問題。處理這些困擾，必須擷取前輩的經(jīng)驗和智慧；更重要的是，要不斷地學(xué)習(xí)溝通協(xié)調(diào)與化解沖突的方法，才能滿足自己與客戶的實時需求。 時刻治理事實上確實是自我治理，治理自己的一生。時刻是自己的，生命是值得期盼與追求的。時刻造就我們，也帶給我們壓力。時刻治理最重要的是要給自己一點掌聲、一點回饋、一點休閑和一點浪漫。如此，生活才能多姿多彩，生命才會更有意義。U書萌 X.oM 銓蚊吇版月讀第一

8、卷 第2節(jié)：引子零(2) 字?jǐn)?shù):1178 時刻治理法則之一，是化整為零，聚零為整，即依照不同的情況靈活采納集中式或分散式處理方式。 時刻治理法則之二，是從自我動身，把握現(xiàn)在。自我治理者必須先摒除不正確的時刻觀念，而且幸免變成工作狂。要切實把握現(xiàn)在，不要沉溺于過去和以后。 此外，提高效率和增加效能也是不可忽略的法則。提高效率是指找到做事的最好方法，而增加效能是指依照目標(biāo)來選擇適當(dāng)?shù)氖侄?。假如在日常工作中加入考慮推斷和制造力，就能夠逐漸提高效率。 化整為零、聚零為整 聚零為整的原則如下： 第一，同一類的情況最好集中處理，如此才能節(jié)約時刻。 第二，特不事件特不處理。盡可能地將日常工作安排在固定時刻、

9、以集中方式處理。譬如，固定時刻回復(fù)信函、固定時刻開會、固定時刻批閱公文、固定時刻處理勞資問題等。 第三，臨時問題集中處理。每天臨時發(fā)生的問題均應(yīng)采取集中式的處理方式，一次處理完畢，以免白費(fèi)時刻。 在集中處理情況的時候，必須提防他人的干擾。要想做到這一點，除了加強(qiáng)自我操縱外，在門外或桌上豎立請勿打攪的牌子，也是比較好的方法。 相反的，假如我們需要處理具有以下特點的事件，則需運(yùn)用化整為零的方法，也確實是按時刻分散化的原則來進(jìn)行。 主題太大 數(shù)量太多 性質(zhì)不同的事需同時進(jìn)行 時刻有限具體的處理方法有： 各個擊破法令人不愉快或令人困惑的事，最好分成若干步驟，逐一處理。 平衡表法這是一種書面分析法。在一

10、張紙上寫下情況被拖延的理由，然后列出辦妥此事之后有何好處。通常我們會發(fā)覺，拖延的借口專門少，而辦妥后獲得的好處卻專門多。 思維方法改變法假如你原來想著：那個任務(wù)必須完成，然而它令人不愉快，因此我將盡量予以拖延?，F(xiàn)在應(yīng)改為：這種任務(wù)是令人不愉快的，然而它必須被完成，因此我將立即做完它以便盡早忘掉它。 幸免過度追求完美完美沒有極限。假如想把情況做得完美無缺，就會花費(fèi)專門多時刻。 從自我動身、掌握現(xiàn)在 在一生中，最重要的，不是過去，不是以后，而是現(xiàn)在。想成功，不能依靠不人，要靠自己。 時刻無法積存，亦無法失而復(fù)得，因此，時刻治理應(yīng)該是針對時刻進(jìn)行的自我治理。 許多人并沒有研究過時刻治理，但抱著一種自

11、制自律的態(tài)度生活著，他們專門有效率，比較容易滿足，了解自己正在做什么，而且能夠快速地達(dá)到自己的目標(biāo)。這些人，確實是善于自我治理的人。U書盟 UuTCM 荃文字扳越鍍第一卷 第3節(jié)：引子零(3) 字?jǐn)?shù):1975 進(jìn)行自我治理，首先必須建立正確的時刻觀念。人類關(guān)于時刻的看法十分主觀，有時感受光陰似箭，有時感受度日如年。事實上，時刻的來臨和消逝，可不能因人而異。 臺灣聞名治理學(xué)者鄧東濱教授指出四種時刻觀念不清的人，分不是： 第一，視時刻為主宰的人：重形式而不重實質(zhì)。例如，有些人每天總在同一時刻起床，盡管有時他們需要多休息一下；有些人總是在固定的時刻處理某些情況而不愿稍加變動；有些人老是以時刻為核心而

12、忽視其他一切這些人只會聽從時刻的指揮而可不能靈活變通。他們最大的缺點是無條件地向時刻屈服。 第二，視時刻為敵人的人：重效率而不重效能。例如，有些人開車內(nèi)班，老是找快捷方式，以便刷新紀(jì)錄；有些人開會老是早到，只好等候其他與會者的來臨；有些人約會時遲到一兩分鐘便沮喪不已，看起來與時刻打仗失敗了這些人常將時刻當(dāng)做超越與打擊的對象。因為常處于與時刻競爭的狀態(tài)，因此難以充分體會到成就與喜悅。 第三，視時刻為奇妙物的人：昧于時刻所加諸的限制。例如，有些人經(jīng)常算命，以便看清自己以后的命運(yùn)；有些人求神問卜，以便找出自己所做的事的緣故及結(jié)果；有些人經(jīng)常去看大夫，以便找出軀體里本來不存在的疾病這些人認(rèn)為時刻是高深

13、莫測的，因此忽視時刻的重要性。 第四，視時刻為奴隸的人：長時刻沉溺于工作。例如，許多治理者差不多上工作狂，長時刻沉溺于工作這些長時刻沉溺于工作的人，可能會有三大不良后果： 每天工作若超過8小時，其效率將快速遞減。 長時刻工作足以令人養(yǎng)成拖延的壞適應(yīng)。 長時刻工作可能導(dǎo)致工作的失敗，同時犧牲了家庭。工作狂的養(yǎng)成，可能差不多上由下列因素所造成的： 一般人都會認(rèn)為勤能補(bǔ)拙，因此要舍命地工作。 欠缺安全感的人，會認(rèn)為愈是忙碌，愈有安全感。 欠缺時刻治理的技巧，自然而然地變成工作狂。 有些人在潛意識里希望受到工作的壓制。這幾種時刻觀念都有所偏頗。時刻應(yīng)被視為中性的資源，這將有助于把握現(xiàn)在，而可不能迷失于

14、過去或以后。過去有如一面鏡子，指導(dǎo)我們今后如何行動；以后是一切努力的結(jié)果；只有現(xiàn)在才是我們能夠采取行動的時期。 提高效率、增加效能 效率(Efficiency)，能夠講是一種投入產(chǎn)出的觀念。當(dāng)我們用較少的投入獲得等量的產(chǎn)出或以等量的投入獲得較多的產(chǎn)出，甚至以較少的投入獲得較多的產(chǎn)出時，確實是有效率。而效能(Effectiveness)，則是指治理者不僅能夠設(shè)定適當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，而且能夠選擇適當(dāng)?shù)氖侄?，以達(dá)到既定的目標(biāo)。 舉例來講，假如要召開一個會議，而必須用電話通知相關(guān)的人。若從效率的角度考慮，要分析什么時刻打電話最好，以什么方法傳遞信息最快，或與會者名單是否正確等。但若從效能的角度考慮，就要想想可

15、否用不的方法來通知，讓不人來通知，甚至考慮可否取消會議、減少人數(shù)、縮短會議時刻等。 有些產(chǎn)品的市場差不多飽和，而廠商還舍命投入生產(chǎn)，即使效率再高，也不可能提高效能，只是白費(fèi)自己的成本和時刻而已。因此，不管是效率依舊效能，其衡量的因素，確實是耗費(fèi)多少時刻。 那么，到底如何樣做才能真正地提高工作效率呢？要想提高效率，就要使工作程序化，再加上考慮、推斷及制造力，即 效率工作的程序化考慮推斷制造力 那個公式的右邊有兩段，前一段是指例行性工作。在例行性工作中，我們最容易忽略的確實是工作適應(yīng)。大部分的上班族每天到辦公室后，前半個小時一般都用來吃早點、看報紙、談天、整理儀容、翻翻舊卷宗、把飯盒放在茶水間、泡

16、茶等，這些差不多上上班的前置動作，也確實是工作適應(yīng)。工作適應(yīng)，對其工作本身而言，是一種必須，非如此不可，否則就達(dá)不到目的。然而，假如每做一件事都要花費(fèi)大量時刻做預(yù)備工作，確實是沒有效率，是壞的工作適應(yīng)。 第二段的考慮、推斷及制造力，是至關(guān)重要的。假如我們每天工作都如同機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)一般，那么工作本身就無法得到改善。因此，在進(jìn)行每一個例行性步驟的同時，我們都應(yīng)該加上一點巧思，問問自己，是否有更好的方法。 因此，提高工作效率的方法，不外乎是設(shè)法將工作程序化，而前提是必須建立好的工作適應(yīng)。如此才算智能型上班族，才能夠逐漸提高自己的工作效率。 人的一生，不管長短，要想活得充實，必須及早規(guī)劃。有了規(guī)劃，按部就

17、班去做，才能提早實現(xiàn)生活的目標(biāo)。以時刻治理的角度而言，制定規(guī)劃才能充分地運(yùn)用自己的時刻。u優(yōu)書盟 UCO 荃汶自板越鍍第一卷 第4節(jié)：引子一(1) 字?jǐn)?shù):1578 引子 今天是星期一，天又下起雨來。敏感的我一醒來就明白，大概又要遲到了。不急，運(yùn)用我的時刻治理大法，不慌不忙地解決上班的第一道難題不遲到。 先打開窗，呼吸一下新奇空氣，促使頭腦清醒。洗臉、刷牙、梳頭等事要在五分鐘內(nèi)完成。既然時刻不夠，穿著愈簡單愈好，昨晚若沒有預(yù)備好，那么，女士最好穿洋裝，免除搭配的苦惱，男士最好穿一件不必打領(lǐng)帶的襯衫。 早餐？預(yù)備速溶咖啡及三明治就能夠了，放進(jìn)微波爐里加熱30秒就能夠帶走。來不及化妝的話，也要搽一下

18、口紅，如此每個人都會以為你化了妝。臨走之前，不忘了關(guān)窗、關(guān)爐火，這幾分鐘不能省。屋內(nèi)太亂的話，也不要管它，晚上回來再收拾吧。 上車后趕快打開收音機(jī)了解路況，你明白繞遠(yuǎn)路也許會到得更早嗎？假如不是自己開車的話，專門可能遇到公共汽車久候不至、打車又打不到的情況，那就向附近鄰居或跟附近的同事打聲招呼吧！苦惱他們順道載你一程。 時刻確實是生命，時刻確實是成本，時刻問題確實是治理問題，時刻治理也確實是自我治理。彼得德魯克講過：“時刻是最為稀少的資源，除非時刻被妥善治理，否則任何其他事物皆無法被妥善治理?！比羯习嘧逶谝淮笤缇透械綍r刻的壓力，就會阻礙這一天的心情及工作效率。 一般情況下，人們在上班路上會打算

19、一下當(dāng)天的工作，但是，一進(jìn)辦公室，就會感到各種情況撲面而來，正應(yīng)了“打算沒有變化快”的俗語。 “哎呀，老張，你如何現(xiàn)在才來？” “董事長剛才來電，叫你立即回電話?！?“我是總機(jī)，有您的電話，是上海打來的” “嗨！我是快遞，請你快簽一下，你們那個地點好難找！” “請問你確實是張主任吧，我和你約9：00見面，你還記得嗎？” “這是我的名片” “咦！桌上如何會有這么多東西？” “天呀！紐約股市大跌500點，簡直是黑色星期一！” 遇到來自四面八方的人、事、物，你早就把自己要做的事忘得一干二凈。先不急，你能夠： “請坐一下，陳秘書，苦惱你倒杯茶好嗎？我立即就來?！?“上海總部嗎？這件事我正在辦，星期三下

20、午會把結(jié)果用E?mail發(fā)給你。” “喂！陶經(jīng)理，拜托一下，不忘了上個星期的事要跟進(jìn)一下?！?“董事長，您剛才找我？我這有個客戶，一談完立即就過來。” “陳先生，待會兒請通知李經(jīng)理14：45到我辦公室。” 辦公室里的事紛繁復(fù)雜，然而有專門多方法能夠提高工作效率。 打電話比接電話優(yōu)先； 打電話要分出優(yōu)先級； 電話號碼必須放在眼前； 表格不要設(shè)計得太復(fù)雜； 經(jīng)常整理、丟掉不用的東西； 減少會議； 學(xué)會更好的溝通技巧，明白得拒絕； 積極幸免干擾，幸免遲到； 隨時預(yù)備零鈔票； 上午頭腦清晰，應(yīng)該處理些需要動腦筋的事，如作重要決策、寫公文或打算書。中午用來與客戶聯(lián)誼，但不要吃得太飽，以免消化食物時阻礙大

21、腦供血而使自己昏昏欲睡。下午能夠開短暫的會議，60分鐘即可。下班后，不必再想工作。 此外還要盡量養(yǎng)成記錄的適應(yīng)，訓(xùn)練口才，并練習(xí)速讀的方法；學(xué)習(xí)新的技能，掌握新技術(shù)，少看無益身心的信息，如此就會更有效率。幽書擝 uT.C 詮文吇版粵讀第一卷 第5節(jié)：引子一(2) 字?jǐn)?shù):3490 電話的時刻治理 “小王，快一點，你的電話！” “喔，小王他正在接另一個電話。” “你要找小王?他正在接電話，你可不能夠等一下再打來！” “小王，快一點，這是老總的電話。” 假如你是小王，一定有許多人專門討厭你，因為他們每天都要幫你接電話、記留言；也有少數(shù)人會艷羨你，專門多人打電話找你，講明你專門重要。但是認(rèn)真想來，小王

22、倒不一定是辦公室里最重要的人，只只是他的電話最多罷了。這可能表示他的工作有專門多聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)的內(nèi)容，不一定重要，然而緊急。小王本人也許無可奈何，因為電話多，自己要做的情況老是被打斷，無法投入地工作，工作效率專門低。 因此，公司的主管都會配一名行政助理，幫自己接聽電話，以便他能夠安心地做重要的事。而那些沒有助理幫忙的人，就必須學(xué)習(xí)電話處理技巧： 第一，電話愈少愈好； 第二，電話愈短愈好； 第三，不要隨時接電話； 第四，最好每隔一段時刻回一次電話。電話是一種治理工具，它是用來聯(lián)絡(luò)、溝通的，不是用來寒暄的，職場人士假如不能有效治理電話，將會降低自己的辦公效率。據(jù)統(tǒng)計，一個上班族上一天班，打電話的時刻大

23、概是整個工作時刻的1/3到3/5，也確實是講，一天只只是打了幾個電話就下班了。因此，想要提高工作效率，就要提高電話處理能力，電話處理能力也是考核基層人職員作能力的重要指標(biāo)之一。 要想提高電話處理能力，應(yīng)該做到以下幾點： 第一，打電話和接電話是兩回事，要以不同的態(tài)度對待：打電話是自己主動的，比較重要；接電話是不人找你，你是被動的。打電話時，你能夠操縱時刻，一般時刻較短；接電話時，是滿足他人的要求，可能時刻較長。因此，打電話要優(yōu)先處理，接(回)電話次要處理。也確實是講，假如你要打三個電話，又要回三個電話，你應(yīng)該先打電話，后回電話。 第二，不管是打電話依舊接電話，都要一次處理完畢，不要重復(fù)。重復(fù)的緣

24、故，因此是忘了講完，或者是要找的人不在。因此我們必須用千方百計、無孔不入的原則，一次完成。留話請對方回電，詢問對方的手機(jī)、傳真、E?mail等，差不多上能夠采取的方法，千萬不能聽到對方不在，就“感謝，再見”，那這通電話就等于白打了。 第三，假如要打出去的電話專門多，就要先排好順序，例如要找三個人，第一個經(jīng)常不在，第二個間或在，第三個一定在。那我們就先打那個經(jīng)常不在的，再打那個間或在的，最后才打那個一定在的。因為，凡事先從最困難處著手，其余的就會迎刃而解。 第四，假如可能的話，盡量一次做完打電話及回電話的事，不要分批處理。例如，現(xiàn)在要通知五個人下午來開會，就一次把這五個人的電話打完，而不要先打一

25、兩個，等有空再打一兩個，直到全部通知完為止。這是因為分不處理要比統(tǒng)一處理花費(fèi)的時刻要長，因此我們盡可能一次做完?；仉娫捯惨粯?，等手邊的事告一段落再一次性回復(fù)，要比一會兒打一個節(jié)約時刻。 第五，假如能夠，請不人在某一時段打來電話，如此會更有效率。例如，上午要用心考慮，最好少接電話，主動告知不人你下午才接電話，久而久之，不人就可不能隨時打來電話了。也許你會擔(dān)心萬一有緊急的電話如何辦，依照80/20法則，在十個電話里，八個差不多上瑣碎的，只有兩個才是重要的?！耙苍S”、“可能”、“大概”差不多上我們的推測，為了推測而耽擱正事是劃不來的。 80/20法則是在19世紀(jì)末、20世紀(jì)初，由意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家與社

26、會學(xué)家帕累托所提出的。 帕累托認(rèn)為，在任何團(tuán)體中，比較有意義或比較重要的分子，通常只占少數(shù)，而不重要的分子則占多數(shù)。換言之，任何一組對象或任何一個團(tuán)體中，都有不可或缺的“少數(shù)”，以及可有可無的“多數(shù)”。只要能操縱具有重要性的少數(shù)分子，就能操縱全局，這項原理也確實是當(dāng)今治理學(xué)界所通稱的80/20法則即80%的價值是來自20%的因子，其余20%的價值則是來自于80%的因子。第5節(jié)：引子一(2) 電話的時刻治理 “小王，快一點，你的電話！” “喔，小王他正在接另一個電話。” “你要找小王?他正在接電話，你可不能夠等一下再打來！” “小王，快一點，這是老總的電話。” 假如你是小王，一定有許多人專門討厭

27、你，因為他們每天都要幫你接電話、記留言；也有少數(shù)人會艷羨你，專門多人打電話找你，講明你專門重要。但是認(rèn)真想來，小王倒不一定是辦公室里最重要的人，只只是他的電話最多罷了。這可能表示他的工作有專門多聯(lián)絡(luò)及協(xié)調(diào)的內(nèi)容，不一定重要，然而緊急。小王本人也許無可奈何，因為電話多，自己要做的情況老是被打斷，無法投入地工作，工作效率專門低。 因此，公司的主管都會配一名行政助理，幫自己接聽電話，以便他能夠安心地做重要的事。而那些沒有助理幫忙的人，就必須學(xué)習(xí)電話處理技巧： 第一，電話愈少愈好； 第二，電話愈短愈好； 第三，不要隨時接電話； 第四，最好每隔一段時刻回一次電話。電話是一種治理工具，它是用來聯(lián)絡(luò)、溝通的

28、，不是用來寒暄的，職場人士假如不能有效治理電話，將會降低自己的辦公效率。據(jù)統(tǒng)計，一個上班族上一天班，打電話的時刻大概是整個工作時刻的1/3到3/5，也確實是講，一天只只是打了幾個電話就下班了。因此，想要提高工作效率，就要提高電話處理能力，電話處理能力也是考核基層人職員作能力的重要指標(biāo)之一。 要想提高電話處理能力，應(yīng)該做到以下幾點： 第一，打電話和接電話是兩回事，要以不同的態(tài)度對待：打電話是自己主動的，比較重要；接電話是不人找你，你是被動的。打電話時，你能夠操縱時刻，一般時刻較短；接電話時，是滿足他人的要求，可能時刻較長。因此，打電話要優(yōu)先處理，接(回)電話次要處理。也確實是講，假如你要打三個電

29、話，又要回三個電話，你應(yīng)該先打電話，后回電話。 第二，不管是打電話依舊接電話，都要一次處理完畢，不要重復(fù)。重復(fù)的緣故，因此是忘了講完，或者是要找的人不在。因此我們必須用千方百計、無孔不入的原則，一次完成。留話請對方回電，詢問對方的手機(jī)、傳真、E?mail等，差不多上能夠采取的方法，千萬不能聽到對方不在，就“感謝，再見”，那這通電話就等于白打了。 第三，假如要打出去的電話專門多，就要先排好順序，例如要找三個人，第一個經(jīng)常不在，第二個間或在，第三個一定在。那我們就先打那個經(jīng)常不在的，再打那個間或在的，最后才打那個一定在的。因為，凡事先從最困難處著手，其余的就會迎刃而解。 第四，假如可能的話，盡量一

30、次做完打電話及回電話的事，不要分批處理。例如，現(xiàn)在要通知五個人下午來開會，就一次把這五個人的電話打完，而不要先打一兩個，等有空再打一兩個，直到全部通知完為止。這是因為分不處理要比統(tǒng)一處理花費(fèi)的時刻要長，因此我們盡可能一次做完?；仉娫捯惨粯?，等手邊的事告一段落再一次性回復(fù)，要比一會兒打一個節(jié)約時刻。 第五，假如能夠，請不人在某一時段打來電話，如此會更有效率。例如，上午要用心考慮，最好少接電話，主動告知不人你下午才接電話，久而久之，不人就可不能隨時打來電話了。也許你會擔(dān)心萬一有緊急的電話如何辦，依照80/20法則，在十個電話里，八個差不多上瑣碎的，只有兩個才是重要的?！耙苍S”、“可能”、“大概”差

31、不多上我們的推測，為了推測而耽擱正事是劃不來的。 80/20法則是在19世紀(jì)末、20世紀(jì)初，由意大利的經(jīng)濟(jì)學(xué)家與社會學(xué)家帕累托所提出的。 帕累托認(rèn)為，在任何團(tuán)體中，比較有意義或比較重要的分子，通常只占少數(shù)，而不重要的分子則占多數(shù)。換言之，任何一組對象或任何一個團(tuán)體中，都有不可或缺的“少數(shù)”，以及可有可無的“多數(shù)”。只要能操縱具有重要性的少數(shù)分子，就能操縱全局，這項原理也確實是當(dāng)今治理學(xué)界所通稱的80/20法則即80%的價值是來自20%的因子，其余20%的價值則是來自于80%的因子。幽優(yōu)書盟 UxTco 詮紋子版閱讀第一卷 第6節(jié)：引子一(3) 字?jǐn)?shù):1802 在時刻治理的運(yùn)用上，80/20法則

32、講明的是，任何情況的處理，都要找出其關(guān)鍵，也確實是何者為“20”。第六，電話時刻盡可能縮短在1分35秒內(nèi)結(jié)束，長話短講。 第七，電話的內(nèi)容不外乎是人、事、時、地、物，重要的數(shù)字及地點都要重復(fù)講明，例如幾月幾號、門牌號碼、電話號碼、幾點幾分等，必須重復(fù)一次，以免記錯。 第八，選擇比較好的時段通電話，通常是下班前。因為那個時候大伙兒預(yù)備收拾書包，沒人情愿與你講廢話。公事與私事并不一樣，用不著閑扯，幸免題外話，能夠節(jié)約時刻。 會議的時刻治理 “喂！不忘了改日早上9點的會！”相信任何一個上班族聽到“開會”那個詞都不免皺眉頭：“唉！又開會！” 只要有三個人以上，有議程，就能夠開會。而且，一開確實是一個上

33、午或者一個下午。怪不得中國人常講：“會無好會、宴無好宴?！睍h泛濫，只會增加公司成本。行政效率愈高的組織，會議愈少；行政溝通愈不良的組織，會議愈多。 嚴(yán)格地講，只有兩種情形之下，需要開會：其一，有重大決議需要傳達(dá)或重大事件需要宣布時，一般由總經(jīng)理主持會議；其二，要開展動腦性質(zhì)的業(yè)務(wù)或制訂企業(yè)打算時，由單位或部門主管主持。其他的會議，幾乎差不多上白費(fèi)時刻的，而時刻確實是金鈔票，白費(fèi)時刻就等于白費(fèi)了金鈔票。 在行政溝通的分類中，“會議”屬于平行溝通。平行溝通，顧名思義，是指平等雙方之間的溝通，溝通雙方平起平坐。惋惜，中國式的會議多半請一個“高級領(lǐng)導(dǎo)”當(dāng)主席，因此會議經(jīng)常流于“聽報告”、“聽訓(xùn)”等形

34、式，而沒有真正的溝通。這類會議通常是333模式。 何謂333模式？有兩種解釋：其一，會議前，情況已決定了1/3；會議后再決定1/3；其余的1/3在會上解決。其二，會議開始后的1/3的時刻，用來聽“主席報告”，現(xiàn)在大伙兒尚在暖場，并未進(jìn)入狀態(tài)；中間的1/3時刻，叫做“議案討論”，這時與議題相關(guān)的人會專門清醒，其他的人則仍不明就里；直到最后1/3的時刻，是“議案表決”時刻，這時大伙兒才快馬加鞭地讓“大事化小”、“小事化無”，也確實是到了最后那個“1/3”時刻，才會有個“雖不中意，但可同意”的結(jié)論。了解這類會議的模式之后，我們應(yīng)該明白：開會時，“時刻久”、“人數(shù)多”并沒有多大的意義，或許“時刻愈短”

35、、“人數(shù)愈少”反而更能達(dá)成共識。至于如何做到有效地治理會議的時刻，下列幾點能夠作為考慮的依據(jù)。 會議安排在下午比上午好 緣故是，上午是黃金時段，需要做比較細(xì)致的工作。會議本來確實是一種低效率的治理行為，因此，千萬不要在高效率時段做低效率的事，這是種極大的白費(fèi)。每周一的下午及周五的下午是治理的黑暗期，不適合作任何決定，最好也不要用來開會，幸免“議而不決，決而不行”。 會議時刻以60至90分鐘最為恰當(dāng) 重要會議不要超過90分鐘；一般會議不要超過60分鐘。 采納分點而非整點開會 時刻有遞延效果，例如，早上9：00開會，一般會開到12：00，10：00開會，一般也會開到12：00。因此，我們?nèi)魪?：4

36、5開到11：00，或從15：30到16：30，那么會前、會后就有更多時刻進(jìn)行預(yù)備和溝通。 與會者要面對大門 與會者面對大門，會使遲到的人心生恐懼而減少遲到。遲到的人永久有遲到的適應(yīng)，不是因為專門的緣故。假如能幸免遲到，會議就能幸免常常中斷，也能夠節(jié)約時刻。 會議的人數(shù)愈少愈好 不要因為這件事與某人只有一點點相關(guān)，就找他來開會，只要會后把結(jié)果告訴那個人就行了。 盡可能采納電話會議或電視會議 現(xiàn)在許多的企事業(yè)單位都會邀請外部的人參加會議，但假如用電視會議系統(tǒng)，能夠減少專門多差旅、招待費(fèi)用。 會議主席需通過議事議程訓(xùn)練 許多會議主席本身就不明白如何主持會議。主席的職責(zé)是確保議事議程順利進(jìn)行，以及時刻

37、操縱得當(dāng)，而不是來訓(xùn)話或是做裁判的，否則，為必開會？只要主席指示即可，不必白費(fèi)大伙兒的時刻。u滺書萌 Ut.O 銓文子版閱讀第一卷 第7節(jié)：引子一(4) 字?jǐn)?shù):1861 會議幸免例行性 參與會議的人會有個適應(yīng)，假如每周三開會，則待議的事都會到周二才進(jìn)行協(xié)調(diào)或預(yù)備。假如是每周必開的例會，能夠安排在每周二或周四下午。 會議室不可太過舒適 安逸的環(huán)境會延緩會議的進(jìn)行，尤其不可預(yù)備電話、茶點或有扶手靠背的沙發(fā)，如此的環(huán)境會讓人覺得是來休息的，而不是來解決問題的。會議中不可有任何干擾，包括送資料、茶水或接電話差不多上禁忌。 會議記錄應(yīng)于72小時內(nèi)送交與會人員 會議記錄需經(jīng)與會人員簽字，及主席確定內(nèi)文無誤

38、之后再傳交與會人員。每個決議事項都要有完成的時限，因為“時限”代表“實現(xiàn)”。 會議資料及設(shè)備需先備妥 常聽見有的人走到會議室門口還在問：“今天開什么會？”為了幸免這種情況的發(fā)生，在會議議程中最好寫清晰：討論的主題是什么，主席報告幾分鐘，每項議題討論多長時刻。這在標(biāo)準(zhǔn)的國際會議議程中都會明確標(biāo)明，而一般性的會議往往忽略了這些細(xì)節(jié)。 簡單地講，我認(rèn)為會議并不是專門好的治理方式，而是時刻治理和辦公效率的一大殺手，假如能不開會就盡量幸免，非開不可的會要減少人數(shù)、減少時刻。今后，移動辦公室大行其道，會議都將在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，如此就會大大提高辦公效率了。文件、檔案的時刻治理 在全面信息化時代尚未到來之時，文件

39、、檔案無疑仍是時刻治理的一大難題。有些資料我們要先填寫，再打印和復(fù)印，通過修改后交付上級領(lǐng)導(dǎo)審核，然后分發(fā)執(zhí)行并存檔這一連串的動作，要花費(fèi)許多時刻。因此，除了有關(guān)財務(wù)及法律憑證的文件資料外，我們并不鼓舞保留其他的紙質(zhì)材料。 檔案包括公文、信函、報表、賬冊、證明、獎狀、史料、照片、圖樣、印刷品等。 凡是要成為檔案的材料，必須依照檔案治理制度及方法整理保存，否則時刻一長，就免不了雜亂無章，愈積愈多，仿佛垃圾一般令人苦惱。 為了讓文件、檔案不成為累贅，以下的建議可供大伙兒參考： 盡量不用紙張 時刻等于空間。能用電子文檔取代的表格、公文、報告等，就盡可能地不使用紙張，能夠用磁盤等儲存。 盡量定期整理

40、每隔三個月要將辦公室大清理一次，以便把平常我們隨手一塞的東西翻出來，不要的就扔掉，要保留的就立即歸檔，如此做至少能把1/5的東西扔掉了。要保持充足空間，不斷“汰舊換新”，否則，只會在搜尋資料上白費(fèi)時刻。 盡量制定標(biāo)準(zhǔn)化的格式 不管書信、公文都應(yīng)采納最簡單的格式，讓人填寫的東西愈少愈好，審核程序也以不超過三步為宜，以便爭取時效。 制定檔案時效 一般檔案分為永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四種。辦公室里80%的檔案都只保存一年即可。 善用檔案治理人才 許多機(jī)關(guān)單位都會安排新進(jìn)的人員或立即退休的年長者，擔(dān)當(dāng)檔案治理工作。這種做法有一個缺點，確實是他們可能對組織不夠了解，或者把檔案治理當(dāng)成一件打

41、發(fā)時刻的無聊工作。檔案治理特不重要，假如能善用檔案治理人才，會使許多工作事半功倍。 采納中央式治理 中央檔案系統(tǒng)是指將組織的各種檔案交由檔案室或資料室統(tǒng)一治理，而非各部門自己治理，如此才能有效率地歸類，而非“各人一把號，各吹各的調(diào)”。 采納正確分類 假如我們有足夠的專業(yè)知識，就能夠選用正確的分類法，如日期法、地域法、部首法、顏色法。沒有專業(yè)檔案治理經(jīng)驗的人，專門可能在一開始就弄得亂七八糟，以后再想改正就不容易了。 善用檔案治理工具 例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夾，依舊名片簿？假如用檔案夾，要用哪一種，用硬殼的依舊軟式的？用懸吊式的依舊滾筒式的？如此都可依情況而定。 注意汰舊換新 這是

42、指要隨時更新資料。新的資料來了，就要與舊的對比一下，以確定是否取代舊的資料。但需要考慮：是否要將每份新文件都與舊的對比，是否要將每張名片注明獲得的日期及地點，以便收存整理。還有舊的雜志、過期的報紙，不要堆積如山，要盡快處理。憂優(yōu)書盟 uTXt.M 銓文自扳越牘第一卷 第8節(jié)：引子一(5) 字?jǐn)?shù):1730 注意檔案名稱 假如沒有專門的人員治理檔案，專門容易讓檔案雜亂無章，使人找不到。現(xiàn)在我們用計算機(jī)存檔時更要注意設(shè)置正確的文件名，以方便不人查找。 注意存盤方式 這是指假如用計算機(jī)儲存檔案，則必須有能夠共享的空間，使他人可通過局域網(wǎng)查詢?，F(xiàn)在一定要注意將資料檔案備份，以免不人誤操作刪除了重要的資料

43、，那就無法彌補(bǔ)了。 注意調(diào)卷、調(diào)案程序 一般來講，事業(yè)單位的檔案治理比較正規(guī)，調(diào)卷及調(diào)案的程序都特不嚴(yán)謹(jǐn)。想借閱一些資料，要填寫借閱單，要簽名，要依時限交還。而一般的企業(yè)里，這項工作就做得比較馬虎，同事之間拍拍肩膀就能夠借調(diào)，借完大伙兒就會忘掉。 電話、會議及找文件能夠講是在辦公室里最耗費(fèi)時刻的三件事。對我們來講，假如上班時，不必開會，不必打電話、接電話，也永久不必看到任何文件，那就看起來沒干工作一樣。因此，文件、資料治理也是考核一般人績效的憑據(jù)，因此，不要為圖方便什么資料也不儲存。 文件、資料治理與時刻治理的關(guān)系因此十分緊密，不管你職位高低，都得注意它的存在。假如處理不當(dāng)，它就會成為治理的絆

44、腳石，治理者不得不慎。 小馬今年得了一個“最佳秩序獎”，緣故是公司評選桌面及環(huán)境最糟糕的人時，大伙兒都選了他。 小馬是負(fù)責(zé)公關(guān)的，早就養(yǎng)成只要資料一來就往旁邊一扔的個性。他的座位四周擺滿了文件、報紙、照片這座“文件山”堆滿了，他又堆一座，因此遠(yuǎn)遠(yuǎn)一看，全然看不見小馬在哪里，只看到高高的“文件山”。 每當(dāng)同事問小馬：“你如何又在和文件大戰(zhàn)啦？”他都義正詞嚴(yán)地講：“你明白什么，我這是亂中有序！” 好一個“亂中有序”！大伙兒給他的公文也好、資料也好、圖片也好，不管重不重要，只要到他手上就可能再也找不到了！ 有一天，領(lǐng)導(dǎo)交給他一本重要的資料，讓他去辦一項登記。隔了三天，他就宣布：完了！又不見了。碰到如

45、此的人，如何辦？ 解決方法：事實上，一般人要想提高效率，應(yīng)該遵守“一次只處理一件事，絕不重復(fù)處理同一事件”的時刻治理原則。 文件或公文應(yīng)分為待閱、已閱及暫緩三個類不，使自己和不人都能一目了然。若是太忙，或工作時刻不固定，也該運(yùn)用特定時刻用心處理文件。今日事，今日畢，不人才能配合你的工作。 能用電話解決的情況，就不要用文件，使用傳真也能夠省時省力。 要寫打算及報告時，必須選在一天內(nèi)頭腦清醒的時刻，到了下午昏昏沉沉的，再做這些事效果就差些。 文件不管放在哪兒，都要讓不人也能輕易找到。假如能夠做到定期整理環(huán)境更好，公司的總務(wù)部門能夠硬性要求職員每三個月清倉倒柜一次，以便把所有該扔的都扔掉。因此，在這

46、往常，所有檔案的期限都要標(biāo)示清晰。溝通的時刻治理 許多主管在進(jìn)行時刻治理時，都會碰到與溝通有關(guān)的問題，例如： 將大量時刻耗費(fèi)在服務(wù)重大客戶上，相比之下，花在治理及制定策略上的時刻就少多了。 團(tuán)隊中效率步調(diào)落差過大，如何界定“不適任”？如何克服“人情”上的包袱？如何使團(tuán)隊步調(diào)一致？ 如何授權(quán)才能幸免事必躬親？ 如何加強(qiáng)訪問顧客時的時刻治理？顧客來訪時，如何掌握交談的時刻較為妥當(dāng)？ 制訂的打算常被其他突如其來的情況阻礙，該如何處理？ 溝通與時刻治理緊密相關(guān)。首先，溝通屬于人際關(guān)系的一部分，人際關(guān)系位于優(yōu)先級治理的第二象限重要但并不急迫，是會阻礙以后的事。在一天的工作中，能夠用10%左右的時刻來處理

47、溝通事件。假如在溝通上耗時較多，則人際關(guān)系摩擦就減少。第一象限(第一優(yōu)先)：重要而又急迫的事； 第二象限(第二優(yōu)先)：重要而不急迫的事； 第三象限(第三優(yōu)先)：急迫而不重要的事；憂幽書擝 tX。cm 銓紋子坂閱鍍第一卷 第9節(jié)：引子一(6) 字?jǐn)?shù):1765 第四象限(第四優(yōu)先)：不急迫也不重要的事。 圖1-1優(yōu)先級象限圖換句話講，優(yōu)先級的四大象限確實是： 第一象限是指危機(jī)、意外及有時限的事； 第二象限是指現(xiàn)在發(fā)生的會阻礙到以后的事； 第三象限是經(jīng)常發(fā)生的事； 第四象限是每天例行的事。第二象限要緊是指： 公司的產(chǎn)品研發(fā)與個人的人際關(guān)系； 公司的職員訓(xùn)練與個人的公共關(guān)系； 公司的策略規(guī)劃與個人的休

48、閑活動； 公司的CIS與個人的自我成長； 公司的新市場與個人的生涯規(guī)劃。了解了這一層面之后，還要了解中國式溝通的幾個問題。 首先，是面子問題。中國式的人際關(guān)系，最重要的是面子問題，要給不人面子，就要多主動關(guān)懷對方，我們稱之為服務(wù)。服務(wù)顧客不一定是有業(yè)務(wù)上的需要，而是顧全對方的面子而已。溝通分為正式溝通與非正式溝通，親自訪問確實是面對面的正式溝通，而打電話確實是非正式的溝通了。 安排訪問的時刻，要考慮交通的因素。交通在時刻治理中屬于意外事件，也確實是難以掌握的，因此，涉及交通的事件都必須設(shè)定寬松的時限。如非必要，盡可能地減少難以操縱時刻的活動，運(yùn)用電話聯(lián)絡(luò)，能夠解決許多問題，在第一次訪問時，就可

49、先禮貌告知，以后將通過電話聯(lián)絡(luò)。 守時是一種適應(yīng)。專門多人在第一次不守時之后，發(fā)覺遲到也沒有什么，因此臉皮就會愈來愈厚，甚至覺得自己遲到，才表示自己最忙，而且自己來了之后大伙兒才能開始，豈不是最佳抵達(dá)時刻？因此，我們一定要給不守時的人一定的懲處，讓他明白遲到是白費(fèi)大伙兒的時刻，如此他才會逐漸改掉遲到的毛病。假如我們縱容不人遲到，就等于相對減少自己的時刻資源，是得不償失的。 “面子”之外的另一個中國式的溝通問題，確實是“人情”。為了“人情”，我們不行意思將內(nèi)心的抱怨及不滿講出來。在那個地點，我們得學(xué)會拒絕的藝術(shù)。 什么緣故要拒絕？因為許多情況，一旦適應(yīng)了就成自然，在日常工作中也是一樣，許多工作范

50、圍不明確的瑣事，一旦你做了，以后這些事就成了你的固定工作了。因此，我們必須學(xué)會拒絕，推掉一些工作職責(zé)之外的事。 要想做到有效溝通，還應(yīng)該注意以下幾點： 幸免干擾 我們常因為工作被打攪而苦惱，例如正在接待訪客，主管要你去一趟；正在批公文，電話鈴聲不斷；正在開會，有人突然打斷會議的進(jìn)行關(guān)于如此的干擾，要積極幸免。因為一件事做了一半被打斷了，得花比原來可能還長的時刻來處理，因此，我們盡可能地不去打斷不人正在進(jìn)行的事，也盡可能地防止不人干擾自己正在進(jìn)行的工作。開會時要高掛“會議”的字樣，會議室不能有電話干擾，請不人代接電話等差不多上杜絕干擾的方法。 總經(jīng)理正在考慮年底調(diào)薪的問題，望著人事部送來的統(tǒng)計數(shù)

51、據(jù)，不禁蹙著眉頭，心急如焚。差不多連續(xù)三年虧損，若是再發(fā)年終獎金，可能年底會有現(xiàn)金周轉(zhuǎn)不開的問題。 正當(dāng)他一籌莫展的時候，門突然被推開了，張助理搖搖晃晃地走進(jìn)來，才下午兩點半，他就大概有些酒意，劈頭就問：“總經(jīng)理，聽講今年我們不打算調(diào)薪，這是如何搞的，公司的人都快亂了，你知不明白？” 張助理是董事長的遠(yuǎn)親，就憑這層關(guān)系，他進(jìn)來從不敲門，也不管有人沒人，總是來去自如，更不提他一坐下來就打開話匣子天南地北講個不停了。 碰到這種人，你講如何辦？ 解決方法：事實上，公司的高層主管，絕對不能采納門戶開放政策。職員想要與主管見面，都要通過選擇和安排。主管若擔(dān)心不夠親民愛民，而要體恤職員，大能夠采取走動治理

52、及定期會談兩種方式來面對職員，而不是像玻璃缸里的金魚一樣，讓大伙兒都明白你在做什么。 客人依約而來，也要在客套寒暄之初就告訴他有多少時刻可會談。生人能夠由助理人員先行告知；熟人則由主人當(dāng)面講清晰即可，以免閑話比正事還多。因此，聰慧的客人更應(yīng)該先問清晰，或講明所需要的時刻。悠書擝 uTxT. 詮紋吇扳閱牘第一卷 第10節(jié)：引子一(7) 字?jǐn)?shù):1697 對那些還沒來得及長驅(qū)直入的不速之客，在他到達(dá)門口往常就應(yīng)該擋駕，主人能夠移尊就教，不必請他進(jìn)自己的辦公室，而帶他去一般的會客室會談；假如是來意不善的人，更應(yīng)該選擇偏僻的場所來接待。 假如確實擋不住對方且他差不多走進(jìn)來，那也只有急中生智，拿出一個公文

53、夾，裝做匆匆出門的模樣，告訴對方只能站著談兩分鐘，而不請他坐下，如此一來，客人總不行意思自己坐下吧。 因此，也有些人自以為是，不顧禮貌地硬闖進(jìn)來。若是常碰上如此的人，那總經(jīng)理或高層主管在作重要決策時，最好躲在辦公室以外的地點，以免被經(jīng)常性的意外所干擾。 依照統(tǒng)計，治理層面的人，在每日工作中，每隔五分鐘就會被干擾一次，若是能巧妙地運(yùn)用一些法則，避開這些不速之客，也是減少時刻白費(fèi)的好方法之一。 傳達(dá)技巧 在溝通中有一點是主管不能忽視的，那確實是傳達(dá)的技巧。傳達(dá)的效果通常是遞減的，這專門正常，因為每個人適應(yīng)于只接收自己認(rèn)為重要的那一部分信息，因此一件事一旦通過二手傳播，就與原意大相徑庭。 聰慧的主管

54、在宣布重要的事件時，必須召集所有人員到場，而不是只告訴一兩個人，再請他們轉(zhuǎn)告，因為，轉(zhuǎn)告途中是極有可能扭曲原意的。因此，盡管要授權(quán)，但也要讓不人了解自己真正的意圖是什么。 授權(quán)治理 最后來談授權(quán)。所謂治理，確實是找適當(dāng)?shù)娜俗鍪?，這也確實是選才的重要性所在。主管授權(quán)前要先明白那個人是否有能力執(zhí)行任務(wù)，這又牽涉到主管本身是否教導(dǎo)他并使其能夠完成任務(wù)。許多主管所謂的授權(quán)，確實是莫名其妙地丟一堆東西讓不人做，或沒有解釋清晰該如何做，而讓不人自己去摸索，既容易犯錯誤又白費(fèi)時刻，因此就不是好的授權(quán)方式。交通的時刻治理 關(guān)于交通與時刻治理，能夠參考一下日本的聞名學(xué)者黑川康正的方法，在其24小時最高效率活用法

55、一書中，有一段講坐公交車族的時刻運(yùn)用，并詳細(xì)地描述了他坐公交車的心得：“一般上班族一早出門，常因塞車搞得氣急敗壞，既費(fèi)時，又阻礙工作情緒。因此，倘若距離上班地點不遠(yuǎn)，不妨以步當(dāng)車；否則，就該為自己擬訂一方案，充分利用這段坐車時刻?！?黑川康正的家離最近的車站步行只用十分鐘，他每天差不多上步行到車站。然而上車之后，需兩個小時才能抵達(dá)辦公室，因此他大力倡導(dǎo)“時差坐車法”，也確實是避開塞車的高峰期，比正常情況下提早一個小時出門。 出門之后，一般人都會選擇用時最短的路線，然而，黑川康正卻認(rèn)為，假如能充分利用車內(nèi)的時刻，也能夠獲得較好的效果。 每次上車后，黑川康正通常選擇一個人較少的角落，以便能夠集中注

56、意力，安靜地看報紙或讀書。 由于在車內(nèi)有時要寫點東西，他經(jīng)常把筆記本當(dāng)做墊板使用。事實上，黑川康正的許多著作差不多上在坐公交車時完成的，他的步驟如下： 第一，搭車時若有座位，立即取出筆和本子，預(yù)備寫稿。 第二，將所有想到的情況一字不漏地寫下來，下車后再整理。 第三，一邊走，一邊用錄音機(jī)將腦海中出現(xiàn)的文章錄下來。抵達(dá)公司后交給秘書整理，在下班路上自己再加以潤飾、修改。 此外，確認(rèn)當(dāng)日的工作流程，考慮對下屬指示的要事，也差不多上在上班乘車時完成。下班乘車的時刻，就用來檢討今天未完成的工作及打算改日的流程。 為了幸免因太過專注，而誤了下車，黑川康正會事先設(shè)置鬧鈴，如此一來即使犯困，也能夠安心打個瞌睡

57、。戴手表時，則將表面轉(zhuǎn)向手腕的內(nèi)側(cè)，抬頭一瞥就能夠明白時刻，或是與顧客洽談情況時，也不至于因看時刻而感到尷尬。 假如要在路上看書，最好先把書本解體，也確實是拆成許多小冊子，如此使用起來更加便利；體積龐大的書籍，比如，精裝書，要去其封面。他還建議，需要迅速詳讀的書，一下買三本，家里、辦公室以及公文包里各放一本，只要一有時刻便可閱讀此書。悠滺書盟 tXt. 荃紋自扳閱牘第一卷 第11節(jié)：引子一(8) 字?jǐn)?shù):1762 至于雜志，他先將雜志的騎馬釘拆下，選擇有用的部分交給秘書做成檔案，其余的則舍棄不要。 自己開車時，如何進(jìn)行時刻治理呢？ 第一，利用一點時刻，如周三及周四清晨路況較好的時候，查找是否有較

58、好、較快的行車路線。想想“出租車法則”，為何出租車司機(jī)明白走哪條路線最快？因為他們路熟，明白哪條路最堵、紅綠燈最多、紅燈的時刻最長，明白哪個巷子繞過去最簡單，假如我們也能照樣去查找，因此會更有效率。 第二，一上車，就打開收音機(jī)收聽路況信息，這是絕對有必要的，能夠避開塞車的路段。因此，假如汽車裝有衛(wèi)星定位系統(tǒng)，就不必這么苦惱了，計算機(jī)會指示前面的路段是否可行。 第三，關(guān)于不了解的路線，先查查地圖和打相關(guān)的電話咨詢一下。在地圖上必須標(biāo)明交通要道的名稱以及是否為單行道等，而且愈詳細(xì)愈好。地圖中要指出理想的停車地點，否則即使到了目的地也要為了找停車位而大傷腦筋。 第四，開車的速度在50公里/小時左右最

59、適合。開得再快也得等紅綠燈，超車更是毫無意義，只是早等晚等而已，倒不如在紅綠燈前等車，還能夠利用等綠燈的時刻做一點事。應(yīng)酬的時刻治理 每到歲末時，每個人的應(yīng)酬就多了起來，如結(jié)婚、搬家、升官、慶祝新年等。這些應(yīng)酬，有些是能夠幸免的，但多數(shù)是躲不掉的。有確定的時刻還算好，偏偏有許多是臨時才被通知的，那就不容易操縱時刻了。 除了少數(shù)人以外，相信大多數(shù)人都不喜愛應(yīng)酬，要緊緣故是要講專門多應(yīng)酬的話，還要陪吃、陪喝、陪笑，賠上自己的時刻。因此，應(yīng)酬與時刻治理脫不了干系。要想減少因應(yīng)酬而白費(fèi)的時刻，我們也能夠試著運(yùn)用以下一些方法，加以改善。 盡量用中午時刻應(yīng)酬 時刻治理專家建議，中午時刻是最佳的應(yīng)酬時刻。想

60、想看，上午在辦公室坐久了，有些沉悶，應(yīng)該出來走走。中午休息時刻較短，若進(jìn)行商務(wù)應(yīng)酬較為容易達(dá)成協(xié)議，可減少晚間應(yīng)酬的苦惱。 事前預(yù)訂座位 假如邀請客人用餐，應(yīng)先預(yù)訂座位，再將時刻、地點通知客人，如此能夠幸免等候。假如是在中午時分，大可錯開用餐高峰，設(shè)定在11：45，或12：45開始用餐比較好。 斟酌參加人數(shù) 東方人喜愛高朋滿座的情景，西方人就可不能如此呼朋引伴，因為他們覺得要當(dāng)成功的主人，就必須十分慎重地選擇客人。應(yīng)酬只是一種會餐的形式，不要追求喧鬧，而且人多時要互相等，如此就會耽擱時刻。 主客一來就開宴 遲到看起來是某些人的專利，大概不遲到就顯不出自己的身份及派頭。參加應(yīng)酬大概以規(guī)定時刻前后