怎樣召開高效會議

1、怎樣召開高效會議怎樣召開高效會議一、會議培訓綱要會議的定義、功能、目的、種類、頻率會議成本計算低效會議的表現及案例分析高效會議的特征高效會議的“八不”原則會議主持與會議達成的技巧制造型工廠的一般會議如何進行會議通知、記錄、紀要的規(guī)范運用一、會議培訓綱要會議的定義、功能、目的、種類、頻率會議的理解人多的會議不重要，重要的會議人不多；解決小問題開大會，解決大問題開小會。解決關鍵問題不開會，不解決問題老是開會。會而必議，議而必決，決而必行，行必有果！會議的理解人多的會議不重要，會而必議，議而必決，決而必行，行一、會議的定義所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，圍繞一個共同的主題，進行信息交流或

2、聚會、商討的活動 ，并能達成共識與不共識的形式。二、會議的功能1、信息發(fā)布與搜集 2、 解決問題3、開發(fā)創(chuàng)意 4、 激勵士氣5、監(jiān)督工作進展 6、 協(xié)調矛盾 一、會議的定義所謂會議，是指人們懷著各自相同或不同的目的，三、會議的目的開展有效的溝通會議是一種多項交流，可以集思廣益，實現有效溝通是會議的一個主要目的。傳達資訊通過會議可以向員工通報一些決定及新決策監(jiān)督員工、協(xié)調矛盾許多公司或部門的常規(guī)會議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對工作任務的執(zhí)行情況，了解員工的工作進度；同時，借助會議這種“集合”的、“面對面”的形式，來有效協(xié)調上下級以及員工之間的矛盾。達成協(xié)議與解決問題 解決問題一般要經歷以下5

3、個步驟，通過這5個步驟，最終實現協(xié)議的產生和問題的解決。三、會議的目的開展有效的溝通解決問題的五個步驟研究對策了解分析問題檢討 與持續(xù)改進監(jiān)督執(zhí)行商討達成共識解決問題的五個步驟研究了解分檢討監(jiān)督商討三、會議的目的資源共享利用開會匯集資源，以期相互幫助，共同進步。開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意的會議目的通過舉行會議，形成新的構思，并且論證新構思，使其具有可行性。激勵士氣 年初或年底的會議通常具有這一目的性。這種會議是為了使公司上下團結一心，朝著一個方向共同努力。鞏固主管地位經理或主管為了體現自身的存在價值，更為了鞏固自己的地位，經常會召開一些上下協(xié)調會議，以此來強化自己的地位。三、會議的目的資源共享利用開會匯

4、集資源，以期相互幫助，共四、會議的種類1、按形式分： 專題會議、例會2、按類型分：告知性、建設性、立法性、執(zhí)行性3、按實質性分：政策性研究會、執(zhí)行性協(xié)調會四、會議的種類1、按形式分：五、會議的頻率1、定期：日（早）會、周會、月度會、年終會2、不定期：臨時會議、專題研究會議、培訓會五、會議的頻率1、定期：六、會議的計算成本據日本效率協(xié)會研究并計算得出：會議成本=6A*B*T其中：A：每小時平均工資（6倍是因為勞動產值總高于職工工資）；B：參加會議人數；T：會議時間。與本次會議可以產生的效益（折算現金流量）比較，即可確定會議當天成本。 六、會議的計算成本據日本效率協(xié)會研究并計算得出：六、會議的計算

5、成本舉例：如有15名部門主管參加2小時的會議，假設他們的平均工資是RMB：2500元，每月工作28天，每天工作8小時的話，本次會議的成本是： 6（2500288）152 2008.9286元 特別提醒 據日本效率協(xié)會統(tǒng)計,科長以上的人員僅開會的時間就占整個工作時間的40%以上,并且由于開會而花去的費用也越來越高.日本旭化成公司的一家設備工廠,1980年統(tǒng)計,在辦公業(yè)務時間中會議時間占去28%以上,折算成本10億元.由此可見提高會議效率的重要性.六、會議的計算成本舉例：如有15名部門主管參加2小時的會議，七、低效會議的表現1、會議前欠缺目標、目標不明確；欠缺議程、參會人選不當(與會者太多或與會者

6、太少)會議時間不當、開會通知時間不當(太早通知開會或太晚通知開會)開會通知內容欠周詳、會議地點不當、會議場地設備欠佳參會者無準備而來未訂明會議終止時間或每一議案時間分配不當會議不能準時開始、會議太多，致使與會者一聽說要開會，無不感覺厭煩、向來很少開會，致使每次會議議案堆積過多。 七、低效會議的表現1、會議前七、低效會議的表現2、會議中外界干擾參會者發(fā)言離題讓沒有必要留在會場的人員留在會場資料不充足，卻貿然決策少數人壟斷會議參會者不表明真正感受或意見參會者之間爭論、與會者與主持人爭論會議超出預定時間主持人未能總結會議成果。七、低效會議的表現2、會議中七、低效會議的表現3、會議后欠缺會議記錄不能對

7、決議事項進行追蹤不能對會議成敗得失進行檢討低效會議案例七、低效會議的表現3、會議后一堂不平靜的會議 依據某公司規(guī)定，每周六下午15：00-16：30召開管理周例會，會議由某公司副總主持召開。某周六下午15：00分，居然有五名經理沒有到，由于當日會議事關其中兩名經理，副總決定會議延遲等你待他們，并安排辦公室主任電話通知，15分鐘過去了，五位經理陸陸續(xù)續(xù)到達會議室。一堂不平靜的會議 依據某公司規(guī)定，每周六下午15：00一堂不平靜的會議 人員到達后，辦公室主任宣布會議紀錄，并口頭通報了這五位經理依據公司決定要處罰每人10元，宣布以后銷售部的陳經理站起來，拍起桌子，大喊到：“你憑什么要罰我，你沒有看見

8、我在辦公室做一份資料嗎？”辦公室主任也拍起桌子說：“憑什么，就憑公司的規(guī)章制度”，陳經理一看更火起來：“你小子行呀，好，那這樣我銷售部經理不干了，由你來擔、”，“我擔就我擔，誰怕誰呀、”，這時副總進行勸阻，花了九牛二虎之力好不容易調解了他們。一堂不平靜的會議 人員到達后，辦公室主任宣布會議紀錄，并 15：45分，副總宣布正式開會，會議中因采購部一個材料沒有及時到位，而影響了生產進度，生產部經理說沒有材料我無法保證產品的交貨，這時副總對采購部王經理說：“王經理，怎么這個材料還沒有到，上次會議上就提到這個問題了，現在還沒有解決？”王經理回答：“老總呀，你不要待在辦公室空調吹著，說話不費力，你根本不

9、了解外面的行情，這個材料我花了好長時間才找到供應商的，人家做不出來，我有什么辦法，況且人家說你款不到不發(fā)貨、”一堂不平靜的會議 15：45分，副總宣布正式開會，會議中因采購部一個一堂不平靜的會議 副總大聲斥責：“我不管你這樣那樣的問題，你現在告訴我什么時候到貨”，“不知道，要不你去跟催、”“不知道，你就不要擔這個經理了！”“呵，你嚇唬我呀，不擔就不擔”、16：10分在爭吵中副總宣布散會。一堂不平靜的會議 副總大聲斥責：“我不管你這樣那樣的八、高效會議的特征1、只有在必要時才召集-嘗試取消或減少不必要的會議2、好好籌劃過-清晰的目標、明確的議題、 合適的參與者、得力的主持人3、擬定和分發(fā)了議程表

10、-使與會者事先得到通知并有備而來4、遵守時間-會議的提前通知期、會議的起止時間控制。5、一切按部就班-按事先的議程控制會議的進程，避免臨時性議題成為主角八、高效會議的特征1、只有在必要時才召集-嘗試取消或減八、高效會議的特征6、讓最有經驗和才能的人出席-確保參與者能夠深入地交流信息和針對性地解決問題7、進行點評和總結-通過點評闡明“提倡什么和反對什么”的立場，通過總結提煉有價值的觀點和結論8、記錄所有決定、建議和負責人-會議的溝通和決策職能需要通過正式的會議紀要發(fā)揮“法律”效力 高效會議的案例八、高效會議的特征6、讓最有經驗和才能的人出席-確保參九、高效會議的“八不”原則1、不開無目的的會議，

11、必須事先確定本次會議目的，否則寧可不開；2、不開多議題的會議，每次會議只解決一個中心議題；3、不開無準備的會議，會前必須有充分的準備；4、可開可不開的會議就不開，只召開非開不可的會議；5、 不要無關的人參加會議，會議參加者必須與會議議題有關；6、不做離題的討論，開會時必須圍繞會議的中心議題發(fā)言；7、 不能重復別人已經講過的觀點，表達觀點應簡潔明了；8、不開議而不決的會議，會而有議，議而有決。 九、高效會議的“八不”原則1、不開無目的的會議，必須事先確定十、會議主持的技巧1、慎說-不唱獨角戲、以參會者接受的方式引導會議進程。2、傾聽-眼到、心到、腦到。3、巧答-選擇性回答、通過其他參與者回答、清

12、晰地正面作答。4、善勢-主流原則、目標原則、親和原則、凝聚原則。十、會議主持的技巧1、慎說十一、會議達成目的七點技巧 一、假想對方的反對意見二、選擇最佳時機召開三、注意人際關系四、正面發(fā)言五、提出并強調問題六、鼓勵積極的發(fā)言七、克服脾氣十一、會議達成目的七點技巧 一、假想對方的反對意見水的啟發(fā) 萬物皆有靈氣！“水，我討厭你，你這個壞蛋，你不是個東西、”“水，我愛你，你是人類的好朋友，你太偉大了，你真棒、水的啟發(fā) 萬物皆有靈氣！“水，我討厭你，你這個壞十二、制造型工廠的一般會議定期會議：管理周例會：周一下午公司管理干部早會：周一早上生產系統(tǒng)協(xié)調會：每天一次，每次20-30分鐘中基層月度會：月初510日左右全體職工年度總結、表彰大會： 次年的第一個月中旬部門例會：依據