文檔一體化案例

1、申申卷199S*2000電齷督府豈地敢府上級圭宦*業(yè)畀往未J時旳舸出1TjOMA廠20EM疋価發(fā)文*宙件龜其他創(chuàng)內(nèi)郵文件出匸冋避黑文檔一體化20年前，3Hmis的前身，就是一個文檔一體化系統(tǒng)，可能還是我國第一個商品化的文檔一體化軟件產(chǎn)品。通過20余年的不斷改進(jìn)與提升，3Hmis已由一個文檔一體化軟件變身為綜合知識管理平臺，其最為基礎(chǔ)的、專業(yè)化與通用性極強的文檔一體化管理功能，仍然是其亮點之一。文件與檔案的分類對文件進(jìn)行分類，從不同的角度上觀察可以采用不同的標(biāo)準(zhǔn)，產(chǎn)生不同的分類結(jié)果。文書處理的客觀需要也不可能僅僅滿足于一種分類方法。分類方法的選擇，應(yīng)當(dāng)以分類的結(jié)果對實際工作是否具有指導(dǎo)意義來確定

2、。一般來說，文件分類的依據(jù)主要有文件的使用范圍、來源、行文關(guān)系、內(nèi)容與性質(zhì)、密級、實現(xiàn)要求等，如，按行文關(guān)系，可將文件分為上行文、平行文和下行文三種。按密級，又可分為保密文件和非保密文件。采用何種分類方法，應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況而定，亦可同時按幾種方法對文件進(jìn)行分類。為了維持管理方法的穩(wěn)定與一致性，文件分類方法已經(jīng)確定，就應(yīng)保持基本穩(wěn)定。右圖是某單位文件分類的基本架構(gòu)，實際上，其分類方法也適合于大部分機構(gòu)。在文件的分類架構(gòu)中，增加年度一層，既是管理的需要也有利于當(dāng)年對于年度文件的分類方法進(jìn)行微調(diào)，以體現(xiàn)文件管理的與時俱進(jìn)。檔案管理的分類方法，在上一個案例中已有詳細(xì)介紹，在此不再重復(fù)。文件流轉(zhuǎn)3

3、Hmis容許采用兩種方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)：一種是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的人工流轉(zhuǎn)方式，需要利用3Hmis保存電子文檔，打印相關(guān)人工流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)表格，流轉(zhuǎn)完成后，再將相關(guān)表格和最后定稿的文件掃描錄入系統(tǒng)。另一種則是現(xiàn)代化的無紙化網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)方式，由文件起草人提交文稿，再經(jīng)過校對、會簽、簽發(fā)、核稿、編號等程序最終形成正式文件，還可將封發(fā)、歸檔等程序加入流程中，讓文件的蓋印或加蓋電子印章、郵寄、歸檔等工作一氣呵成。有時，還需要混合采用兩種方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，比如說，首先采用無紙化的方式進(jìn)行文件流轉(zhuǎn)，以提高文件審批流程的效率，在文件正式定稿后，再以紙質(zhì)的方式交關(guān)鍵程序人員簽字確認(rèn)，以滿足管理與法律的需要。3Hmis還提供

4、了靈活方便的流程表單功能，表單的設(shè)計和處理符合中國機構(gòu)的制度與習(xí)慣。3Hmis也引入了手寫批注、手寫簽名等技術(shù)，以方便習(xí)慣于手寫操作的用戶批改文件，數(shù)字證書、電子印章等技術(shù)亦可用于文件的管理。在3Hmis中，流轉(zhuǎn)和處理信息將自動保存，任何人不能修改或刪除，并且，這些信息依附于對應(yīng)文件，歸檔時與文件同時歸檔保存。文件歸檔在文件管理階段，3Hmis提供了多種自動化的方式，將處理完畢的文件自動收集到檔案收集箱中，檔案管理人員可根據(jù)管理需要，及時將檔案收集箱中的待歸檔文件轉(zhuǎn)入相應(yīng)的檔案類目中，以形成檔案。對于沒有自動轉(zhuǎn)入檔案收集箱的文件，亦可采用多種方式進(jìn)行歸檔操作。文件的歸檔操作，可由文件持有者將文

5、件移交給檔案管理人員后，再由檔案管理人員予以歸檔，亦可由檔案管理員授權(quán)文件持有的部門或人員直接進(jìn)行歸檔操作，歸檔完成后，經(jīng)檔案管理員驗收，再入庫保管。3Hmis提供了一個非常專業(yè)化且功能全面的歸檔編輯界面，所有的歸檔操作，幾乎可在同一界面內(nèi)完成，給用戶提供了便利。檔案管理3Hmis所提供的檔案管理功能包括授權(quán)、借閱與歸還、數(shù)量統(tǒng)計、注冊與取消注冊、檔案注銷、表格打印以及復(fù)制、剪切和刪除等，可滿足日常管理的各種需要。對于借閱與歸還，3Hmis還提供了到期提醒功能，可通過內(nèi)部郵件或短信提醒管理者和借閱者按時歸還外借的文檔與資料。文件與檔案的搜索利用3Hmis提供的搜索平臺，可按權(quán)限搜索文件與檔案，

6、具備閱讀權(quán)的操作者，可直接閱讀電子文檔，沒有網(wǎng)上直接閱讀權(quán)的操作者，亦可提交借閱申請，申請在線閱讀電子文檔或預(yù)約去檔案室借閱文檔的時間。應(yīng)用舉例某大型商業(yè)銀行分行，下屬72個一級和二級支行，最遠(yuǎn)距離的支行距總部超過100公里，以往，文件的傳遞采用專用的快遞通道，檔案的借閱與利用則必須來到分行的綜合檔案室，利用不便，效率偏低，成本也很高。為了實現(xiàn)文件管理與傳遞的無紙化以及檔案管理的數(shù)字化，該分行采用3Hmis按服務(wù)器授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)版來實現(xiàn)文檔一體化數(shù)字化管理，管理思路如下：1、由分行辦公室對文件與檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，文檔服務(wù)器存放于信息中心機房，由信息科技部進(jìn)行技術(shù)維護(hù)與管理，辦公室進(jìn)行應(yīng)用管理。

7、2、分行與各支行之間，已全部采用專用高速網(wǎng)絡(luò)相連，文檔一體化系統(tǒng)可借助于該網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，不必另行投資網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。3、原則上將文件分為收文、發(fā)文、簽報和其他文件四大類，這四大類的下位類均為年度，年度下面，再根據(jù)文種的性質(zhì)和當(dāng)年的管理需要進(jìn)行分類。4、收文由辦公室文件管理員統(tǒng)一錄入，紙質(zhì)文件掃描錄入，電子文檔則直接引入，并提交辦公室主管主任提出擬辦意見，然后，再根據(jù)擬辦意見進(jìn)行無紙化流轉(zhuǎn)，需領(lǐng)導(dǎo)批示的，領(lǐng)導(dǎo)批示后再按批示處理。5、發(fā)文由部門的擬稿人直接提交，并經(jīng)本部門主管復(fù)核，相關(guān)部門會簽，辦公室核稿后，呈主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后，再由辦公室校對、編號、蓋印、封發(fā)和歸檔。6、對于發(fā)文，一般管理性的內(nèi)部發(fā)文不再

8、采用紙質(zhì)，即一律采用電子文檔進(jìn)行網(wǎng)上辦理，對外發(fā)文或重要的內(nèi)部文件，則首先采用無紙化流程完成文件的定稿，然后，再打印輸出交關(guān)鍵程序上的人員簽字確認(rèn)。7、簽報屬于內(nèi)部文件，用于內(nèi)部事務(wù)性工作的請示與審批。由申請人直接提交，并按相應(yīng)簽報所涉及的職能提交相關(guān)部門與人員審核、會簽和審批，由于簽報一般都涉及到某一具體事務(wù)的處理，簽報的流程最好與實際事務(wù)的處理同步，簽報完成后，需要歸檔的，應(yīng)在流程中增加歸檔步驟，或處理完畢后及時提交辦公室歸檔。8、無法歸入收文、發(fā)文和簽報的，則為其他文件，處理方法根據(jù)文件性質(zhì)靈活掌握。9、充分利用文檔一體化系統(tǒng)的特點，文件處理完畢，即自動轉(zhuǎn)入檔案收集箱，或及時提交給檔案管理員進(jìn)行歸檔，以改善管理，提高利用效能。10、分行和各分支機構(gòu)，視為一個整體，統(tǒng)一管理和處理文件與檔案，并且，除非制度與法律需要，內(nèi)部管理一律以數(shù)字化信息為準(zhǔn)。11、文件與檔案的管理與利用授權(quán)，根據(jù)員