電子檔案管理中存在的不足及改善策略

1、電子檔案管理中存在的缺乏及改善策略電子檔案管理中存在的缺乏及改善策略進(jìn)入新世紀(jì)，電子信息技術(shù)的開展不可謂不迅猛，辦公自動(dòng)化程度快速進(jìn)步，對(duì)文件信息的管理形式也從原先的利用紙筆進(jìn)展記錄到如今通過電子檔案完成信息的處理和保管。目前，電子信息技術(shù)已經(jīng)深化到各行各業(yè)，國(guó)家在進(jìn)展一些大型水利工程建立時(shí)，需要進(jìn)展大量數(shù)據(jù)、信息的記錄、存儲(chǔ)、管理工作，顯然通過紙筆完成這方面工作已跟不上時(shí)代腳步，在一定程度上影響工程進(jìn)度，文檔的電子信息化勢(shì)在必行。不過電子文檔和傳統(tǒng)文檔一樣需要人工錄入，管理，處置，這三個(gè)步驟都不可剩檔案部門全權(quán)負(fù)責(zé)電子檔的管理工作，這就需要加快檔案部門進(jìn)展管理形式的改革，加快電子信息化，辦公

2、自動(dòng)化進(jìn)程。筆者就水利部門電子信息化中電子檔案的應(yīng)用現(xiàn)狀與問題以及進(jìn)一步改善策略進(jìn)展分析。1水利電子文件檔案管理的特點(diǎn)水利電子文檔是指在水利工作中，通過電腦等辦公設(shè)備創(chuàng)立并儲(chǔ)存的相關(guān)資料，包括電子文檔，電子表格，電子工程圖等，電子文檔管理有四大特點(diǎn)。第一，水利電子文檔并非通過傳統(tǒng)的紙筆進(jìn)展記錄，必須通過計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備才能進(jìn)展存儲(chǔ)、閱讀、刪改、使用。水利電子文檔只有在滿足根本條件的情況下數(shù)據(jù)庫錄入等，工作人員才可以通過鍵入檔案號(hào)，查詢到對(duì)應(yīng)的文檔進(jìn)展閱讀。第二，水利電子檔案管理操作直接在電腦等辦公設(shè)備上進(jìn)展。在進(jìn)展水利工程建立完成后，可以在電腦上進(jìn)展相關(guān)電子檔的歸檔操作，把不同的檔案、信息歸類

3、到不同的目錄下，并進(jìn)展檔案號(hào)標(biāo)記，設(shè)置幾級(jí)目錄，二級(jí)目本文由論文聯(lián)盟搜集整理錄在一級(jí)目錄之下，檔案號(hào)工程代號(hào)標(biāo)記在目錄之下方便工作人員進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，查找調(diào)閱。第三，水利電子檔案管理不受地域和時(shí)間的限制，可以實(shí)現(xiàn)共享。水利電子文檔具有共享的特性，假設(shè)檔案管理人員擁有一級(jí)管理權(quán)限，只需知道文件名稱，并進(jìn)展共享，那么同但凡在同一網(wǎng)段的電腦都可以進(jìn)展該文件的查詢，并對(duì)查找到與其相關(guān)的其他一些文件，檔案管理人員的工作量相應(yīng)也隨之減少。第四，水利電子文檔管理在理論上不需要很大的操作空間，只要可以放置下必須的辦公設(shè)備以及工作人員的辦公空間就可以，但對(duì)環(huán)境的其他方面要求比擬高，溫度、防磁等有一定標(biāo)準(zhǔn)。電腦、打印

4、機(jī)等硬件設(shè)備對(duì)環(huán)境有一定的要求，例如，溫度應(yīng)該盡量不低于17，不高于20，而濕度那么最好不要低于35，也不要高于40，另外，還要有比擬好的防塵和防火措施，以保障水利電子文檔能得到妥善保管不被遺失。2水利電子檔案管理在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析筆者就如今的情況進(jìn)展了研究調(diào)查，發(fā)現(xiàn)水利電子檔案管理上有以下一些缺陷和缺乏之處。2.1硬件與軟件設(shè)施的缺乏由于電子檔案受到硬件設(shè)備的影響，并且可隨時(shí)進(jìn)展更改，所以，必須做好電子文檔的備份。想要做好電子文檔備份必須做好兩方面工作，一是每份文件在建立時(shí)就做好備份，一式多份，保存在不同的硬件設(shè)備中；二是電腦、硬盤這些存儲(chǔ)設(shè)備容易損壞。電子文檔和傳統(tǒng)通過紙筆記錄的檔案相

5、比查閱受到硬件設(shè)備的限制，不可以直接進(jìn)展閱讀，必須借助電腦等辦公設(shè)備，否那么不能進(jìn)展閱讀、閱讀、查找、整理。2.2電子文檔管理人才的缺乏電子檔案管理工作過程中，管理人員不僅要在檔案管理上有一定的素養(yǎng)，對(duì)信息足夠敏銳，還要對(duì)電腦操作足夠熟悉。就筆者調(diào)查理解的情況而言，水利電子檔案管理人員中，具備專業(yè)素質(zhì)的人才還是不夠多，很多管理人員只具備其中的一項(xiàng)才能。一些檔案管理部門在進(jìn)展信息化建立的過程中，已經(jīng)增添了電腦等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，但管理人員卻無法在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)辦公設(shè)備操作的學(xué)習(xí)，使這些資源浪費(fèi)了。2.3存在一定的平安隱患由于電子檔案的信息資源是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)展共享和傳輸?shù)模W(wǎng)絡(luò)的受眾面非常廣，任何

6、人都可能通過網(wǎng)絡(luò)手段竊取信息甚至篡改，網(wǎng)絡(luò)本身也存在不穩(wěn)定因素。而電子文檔在傳輸、歸檔時(shí)，也可能遭到病毒或黑客的攻擊，導(dǎo)致電子文檔中的重要內(nèi)容保密性、穩(wěn)定性受到質(zhì)疑。這些是目前電子檔案管理過程中存在的一些主要平安問題。2.4出現(xiàn)虛假信息在水利檔案管理部門信息化過程中，需要將過去的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，在進(jìn)展電腦操作輸入時(shí)，由于工作人員的忽略，容易出現(xiàn)信息的錯(cuò)漏，檔案的信息就在不經(jīng)意間被篡改，而且由于電子文檔在修改歸檔時(shí)不會(huì)留下操作痕跡，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤修改，而又找不到原版文件的情況，電子檔案的真實(shí)性方面就得不到保障。電子文檔原始性上也存在一些問題，主要是傳統(tǒng)紙筆記錄的文檔原始性可以從字跡、圖、

7、印章等方面去表達(dá)，某種內(nèi)容往往對(duì)應(yīng)一種表達(dá)形式，例如，某項(xiàng)申請(qǐng)，可以通過字跡上判斷出是這份申請(qǐng)是申請(qǐng)人自己撰寫的還是其別人代寫的，而電子文檔形式和內(nèi)容卻沒有關(guān)聯(lián)，檔案檢測(cè)部門很難在進(jìn)展檢測(cè)時(shí)判斷其原始情況。另外，電子文檔往往會(huì)在不同部門不同工作人員之間進(jìn)展傳閱，修改，在這期間很容易發(fā)生信息喪失或刪改，而電子文檔保存的形式種類也很多，在使用不同硬件設(shè)備，以不同格式進(jìn)展存儲(chǔ)時(shí)也會(huì)發(fā)生信息的缺損，所以，電子文檔的完好性也難以保證。3進(jìn)步單位電子文件檔案瞥理程度的對(duì)策電子文檔的歸檔整理保存是水利電子檔案信息化的根底，每個(gè)檔案管理人員應(yīng)養(yǎng)成這樣的習(xí)慣。加強(qiáng)單位電子文檔管理工作，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)。3.1加強(qiáng)

8、對(duì)電子文件檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，進(jìn)步檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理人員中具備高技術(shù)、高素質(zhì)的人才比擬少，尤其是同時(shí)具備檔案管理知識(shí)又懂得電腦等硬件設(shè)備操作的人才非常少，很多檔案管理工作者對(duì)自動(dòng)化辦公設(shè)備操作不純熟，這方面的進(jìn)步迫在眉睫。檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)工作人員這方面的培訓(xùn)，可以安排檔案管理人員到其他先進(jìn)單位學(xué)習(xí)交流，增加工作經(jīng)歷，進(jìn)步技能程度，掌握現(xiàn)代化檔案管理手段。3.2加大對(duì)電子文件軟件、硬件設(shè)施管理與完善水利電子檔案管理信息化建立對(duì)硬件設(shè)備和軟件設(shè)備方面都有極高的要求，必須加強(qiáng)硬件、軟件建立，并做好信息搜集等方面的工作。其一，在硬件方面加大投入，從最重要的部門和環(huán)節(jié)開場(chǎng)，增添

9、自動(dòng)化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)硬件設(shè)備的統(tǒng)一管理，包括電腦、硬盤、掃描儀、打印機(jī)、照相攝像設(shè)備等，硬件設(shè)備是水利電子檔案建立的根底，加強(qiáng)硬件設(shè)施能促進(jìn)水利部門檔案信息化建立。其二，在軟件方面加大投入，重點(diǎn)在于軟件的開發(fā)和應(yīng)用方面，保障同網(wǎng)段的電腦可以實(shí)現(xiàn)資源共享，使檔案管理部門、人員能便捷的進(jìn)展檔案的閱讀、查詢、整理。我國(guó)水資源豐富，大型水利工程工程多南水北調(diào)等，在工程方案、施行、完畢、整改正程中都會(huì)有大量水利方面的信息資料需要保存、進(jìn)入檔案庫中，這些信息資料非常重要，數(shù)據(jù)量也非常龐大，進(jìn)展相關(guān)電子文檔建立、保存，方便以后閱讀查詢使用。3.3必須確保檔案管理部門的嚴(yán)肅性和權(quán)威性檔案管理工作必須嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)

10、的進(jìn)展，必須有一套健全的完好的管理制度，并對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)展細(xì)致劃分，并要求工作人員明確自己的工作內(nèi)容和職責(zé)；并透明化水利電子檔案管理工作，加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)管力度，進(jìn)步工作效率以及管理程度；對(duì)工作中加強(qiáng)電子檔案?jìng)鏖啞⒉樵冞^程中的監(jiān)管，把責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保電子檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)肅執(zhí)行。3.4加強(qiáng)平安方面的法律保障在理論工作中，電子檔案要保障其平安保管和應(yīng)有的法律效力。第一是要將相關(guān)的法律條文制定完備，尤其是要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟電子檔案開展趨勢(shì)和現(xiàn)實(shí)狀況及時(shí)補(bǔ)充所需法律；第二就是要嚴(yán)格執(zhí)法，強(qiáng)有力地打擊電子檔案為主體的犯罪行為，對(duì)出現(xiàn)問題的部門責(zé)任人施行強(qiáng)力處分。3.5確保真實(shí)性與原始性電子檔案的真實(shí)性和原始性是后期管理的根底，所以說電子檔案的兩種驗(yàn)證手續(xù)，其中之一就是經(jīng)由身份驗(yàn)證，先由用戶根據(jù)自己的信息進(jìn)展加密，輸入個(gè)人信息，并且使用電子檔案的調(diào)閱口令來限定其別人對(duì)用戶信息的訪問權(quán)。要保證電子檔案的原始性和完好性時(shí)，要嚴(yán)防相關(guān)人員弄虛作假和以權(quán)謀私，歸檔時(shí)要有負(fù)責(zé)人簽字和在載體