秘書理論與實務課件

1、第一章 秘書工作概述學習目標：知識目標： 通過本章的學習，能了解秘書的概念、類別和職業(yè)特征，掌握秘書工作的內容、性質和作用，以及秘書工作機構的性質、地位和職能等有關知識點。技能目標： 通過訓練，能初步掌握如何對秘書工作進行績效管理等技能。 案例導入 陳玲是香港某家上市公司董事局主席的秘書。當初她由獵頭公司的推薦，通過了公司的初試、復試和面試后，接到了大老板的預約通知。見面后，大老板和她簡單地聊了幾句之后，忽然微笑著問道：“陳小姐，您知道，香港有多少只老鼠嗎？”面對著這突如其來的問題，陳玲有些茫然和緊張，她表面在微笑，但腦子里面卻迅速地琢磨：他為什么會問這個問題？這個問題的點在哪里？正確的解題思

2、路應該怎樣？是回答一個準確數(shù)字還是回答一個解題方式？陳玲稍加思索，氣定神閑地說出了自己憑經(jīng)驗和直覺得到的想法：“我想應該是有N只吧！在香港，哪些地方會有老鼠，這些地方又可以分為哪幾大類，每個大類中，衛(wèi)生狀況不同的家庭或地區(qū)平均會有多少只老鼠，我們不可能挨家挨戶地去核實老鼠的具體數(shù)量，唯一可行的是在每個大類的區(qū)域抽取家庭樣本，從而得出不同區(qū)域中家庭的平均老鼠密度，再乘以這個區(qū)域的家庭總數(shù)，最終獲得一個大致的數(shù)目。為了驗證這個結果是否準確，還可以采用其它方式，例如找衛(wèi)生管理委員會查閱有關研究報告，或者找賣老鼠藥的行業(yè)協(xié)會了解其銷售情況，或者找有關專業(yè)人士做一份抽樣調查?！标惲岚l(fā)現(xiàn)，她這樣有條有理地

3、說話時，對方雖然不動聲色，但他的眼神卻是越來越多欣賞和贊許的意思，以致到最后，他也終于忍不住點頭笑道：“你的回答相當專業(yè)，我很滿意?！钡谝还?jié) 秘書的概念、類別與職業(yè)特征一、秘書與秘書工作的概念 我國勞動和社會保障部制定的秘書國家職業(yè)標準中明確指出，秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。 秘書工作則是秘書及秘書機構以領導者和領導機關為對象，開展的一系列近身綜合輔助和公務服務活動，其目的在于通過近身綜合輔助和公務服務，減輕領導的事務負擔以便集中精力處理決策大計，協(xié)助領導提高工作效率和優(yōu)化工作效果。二、秘書的類別與層次 （一）從服務對象上分1公務秘書 公

4、務秘書是指為各級黨政機關、軍隊、國有或集體企事業(yè)單位、群眾團體服務，由組織和人事部門選調任命，從國家機關或企事業(yè)單位領取薪酬，在編制上屬于該機關、該單位的秘書人員。2私人秘書 私人秘書是指為私營企業(yè)、民辦企業(yè)、個體經(jīng)營者、外資企業(yè)及個人服務，由個人聘用，并由雇主本人支付薪酬，不在國家編制之內的秘書人員。 （二）從工作性質上分1黨政秘書 黨政秘書是指輔助黨政機關領導人和領導集體實施決策與管理，保障機關各項工作正常運轉的秘書。2企業(yè)秘書 企業(yè)秘書是指在公司企業(yè)中專門為企業(yè)領導統(tǒng)籌公司的各項事務而服務的秘書。3商務秘書 商務秘書是指在公司企業(yè)的經(jīng)營活動中，專門輔助領導處理各類商業(yè)性事務的秘書。（三）

5、從業(yè)務內容上分1行政秘書 行政秘書是指協(xié)助領導處理公務、實施管理的秘書，具有較強的協(xié)調能力和組織能力，是領導的重要助手。2文字秘書 文字秘書是指專職從事以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書，具有較強的口頭與文字表達能力，俗稱“筆桿子”。3事務秘書 事務秘書是指以辦理文書、籌辦會議、接待來賓以及處理單位日常事務為主要工作的秘書。4機要秘書 機要秘書是指處理機關機密文件的秘書，主要負責領導辦公室的保密工作和管理領導的文電材料，承辦領導交辦的機密事項，為領導提供必要的幫助和服務。5會議秘書 會議秘書是指專門從事會議策劃、組織、安排、協(xié)調等工作的秘書。 另外，對秘書除了可以進行橫向分類外，還可以進行縱向分

6、級，即把秘書分為初級秘書、中級秘書和高級秘書三個層次。（一）初級秘書 初級秘書主要從事操作性的服務工作，幫助領導處理一些日常程序性的瑣事和雜務，如核對打印文稿、整理保管資料、操作電腦、接聽電話等。（二）中級秘書 中級秘書主要從事輔助管理事務和部分操作性事務，消除領導在決策與管理過程中的各種技術障礙，如籌辦會議、安排日程、撰擬文稿、協(xié)調關系等。（三）高級秘書 高級秘書是指秘書部門的負責人、助理、首腦機關的專職秘書等，他們主要是在高層領導身邊從事高級參謀和助手的工作，主要是在智能上輔助領導，如分析研究信息、提供決策方案、擬訂重要文件、參與對外談判等。第二節(jié) 秘書工作的內容、性質與作用一、秘書工作的

7、內容 （一）政務性工作 1參謀輔助 2協(xié)調工作 3調查研究 4信息工作 5督查工作（二）業(yè)務性工作 1文稿撰寫 2文書處理 3檔案管理 4會務工作 5信訪工作 6保密工作 7公關工作（三）事務性工作 1接待工作 2日常事務 3通信聯(lián)絡 4隨從工作 第三節(jié) 秘書工作機構的性質、地位和職能一、秘書工作機構的設置 （一）單一式 秘書機構的單一式，又稱作“集中式”，是指只具備一名專職或兼職的秘書人員直接為領導人員或業(yè)務部門提供綜合服務的一種組織結構模式。 這種機構設置常見于級別較低的機關或企事業(yè)單位，它的優(yōu)點是任務清楚，權責分明，行動迅速，便于調遣。缺點是由于任務過多，負荷過重，易使秘書人員精力分散，

8、因工作忙亂而出錯。 領導層秘 書文書信息督查信訪會務|（二）分設式 秘書機構的分設式，又稱為“分理式”，是指根據(jù)領導人員和領導機構的工作實際和需要，在設置辦公室的同時，又設置若干與辦公室平級的其它秘書部門，以適應秘書機構職能分工的需要的一種組織結構模式。 這種結構模式比較適宜于大中型機關或單位，它的優(yōu)點是有利于秘書人員發(fā)揮個人業(yè)務專長，有利于規(guī)范化和科學化管理，提高工作效率。缺點是不便于直接為領導者服務，協(xié)調不力會造成工作失調，業(yè)務易重復交叉，易生混亂。 領導層辦公室研究室文檔處信息處信訪處|（三）綜合式 秘書機構的綜合式，又稱作“綜理式”，是指根據(jù)機關或單位的整體需要，只設置一個辦文、辦事、

9、辦會等秘書事務均歸口管理的綜合辦公部門，而在它的下面再根據(jù)專業(yè)化分工和分級管理的原則設置一些派出機構或不同專業(yè)、層次的內設機構的一種組織結構模式。 這種結構模式適宜于地、市、縣級以上的機關，它的優(yōu)點是因實行專業(yè)分工，而使工作效率明顯提高，利于統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)調，信息反饋迅速，工作程序簡化，節(jié)省人力物力。缺點是辦公室負責人的事務繁多，責任重大，因而難于整體協(xié)調。另外，如果分工不細，不精，員工的工作也容易產(chǎn)生交叉和重復現(xiàn)象。 二、秘書工作機構的性質 （一）從所處地位看，是一種從屬性機關 （二）從活動內容看，是一種綜合性機關 （三）從工作性質看，是一種輔助性機關 三、秘書工作機構的地位 （一）秘書機構是

10、輔助服務機構 （二）秘書機構是綜合辦事機構 （三）秘書機構是協(xié)調溝通機構 （四）秘書機構是要害中樞機構 四、秘書工作機構的職能 （一）綜合辦事職能 （二）樞紐協(xié)調職能 （三）信息管理職能 （四）助手參謀職能 （五）督促檢查職能 （六）后勤保障職能 （七）“不管部”職能 3請示報告制度 一般情況下，以下問題必須加強請示報告：1）涉及大政方針的問題；2）貫徹重大部署的問題；3）無章可循的新情況、新問題；4）對外行文和召開會議答復重要問題；5）改變機關、單位原有規(guī)章制度和長期形成的傳統(tǒng)慣例；6）領導交辦、批辦的事項；7）重要客人的接待；8）重要物資設備的購置處理；9）企事業(yè)單位發(fā)生的事故等。 4調查

11、研究制度 秘書部門應當建立和完善調查研究的制度和辦法，積極采取定時、定人、定點深入基層的調查研究，建立蹲點輪換、下放等制度。并要建立信訪、督查、信息等工作與調查研究相結合的制度。 5專業(yè)領域制度 秘書部門的專業(yè)領域制度主要有文書工作制度、檔案管理制度、會議工作制度、信訪工作制度、信息管理制度、保密工作制度、印信管理制度、值班工作制度等等。 （二）秘書的績效管理 績效是指一個組織的成員完成某項任務以及完成該任務的效率與效能。秘書的績效管理包括崗位績效目標的設立、績效測評方法的選擇、績效測評標準的制定以及績效測評的實施等，下面簡要介紹一下績效測評方法。 常用的績效測評方法有等級評定法、強迫分布法、

12、關鍵事件法等，其中，等級評定法是最容易操作和最普遍應用的評定方法。 等級評定法的操作形式是，給出不同等級的定義和描述，然后針對每一個評價要素或者績效的指標，按照給定的等級進行評估，最后再做出總的評價。 等級評定法的最后評估等級一般設為以下五個：A級卓越；B級優(yōu)秀；C級良好；D級需改進；E級不足。 任務實例 實例描述： 秘書小白從行政機關調任為新組建的某公司任辦公室主任。新公司的負責人讓小白盡快草擬一套日常辦公制度和管理辦法，供領導班子討論、通過，使工作走上正軌。小白未當過領導，一時不知從何著手。解決方案： 小白向原辦公室主任請教，終于明白了制度的管理辦法都要根據(jù)組織目標、職能分工、工作需要和組

13、織規(guī)范來制定。于是，她找來組建新公司的審批文件，及有關業(yè)務內容、內部分工、工作要求等，并參照有關行業(yè)管理的標準，花了整整兩周的時間，制定了一套日常辦公制度和管理辦法。操作過程： 依據(jù)上述做法和方案，應制定如下制度和辦法： 1、目標管理制度2、崗位責任制度3、請示報告制度 4、調查研究制度5、專業(yè)領域制度本章小結本章從秘書的概念、類別、職業(yè)特征，和秘書工作的內容、性質、作用，以及秘書工作機構的性質、地位、職能等方面做了全面系統(tǒng)地介紹。秘書：秘書是從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。秘書的職業(yè)特征：工作的依存性、服務的全面性、角色的差異性、才能的復合性。秘

14、書工作的內容：政務性工作、業(yè)務性工作、事務性工作。秘書工作的性質：工作位置的政策性、工作形式的事務性、工作內容的綜合性、工作作用的輔助性、工作職能的服務性、工作范圍的機密性、工作效果的潛隱性。秘書工作的作用：助手作用、參謀作用、橋梁作用、信息作用、督查作用、窗口作用。秘書工作機構的設置：單一式、分設式、綜合式。秘書工作機構的性質：從屬性機關、綜合性機關、輔助性機關。秘書工作機構的地位：輔助服務機構、綜合辦事機構、協(xié)調溝通機構、要害中樞機構。秘書工作機構的職能：綜合辦事職能、樞紐協(xié)調職能、信息管理職能、助手參謀職能、督促檢查職能、后勤保障職能、“不管部”職能。 技能題：1、通過各種途徑收集有關國際秘書節(jié)的資料，理解秘書對社會發(fā)展做出的貢獻及其社會地位。2、收集各類招聘秘書的啟事，認真分析招聘條件，體會社會對秘書的新要求。 案例題：分析下面案例，談談秘書的績效管理的重要性。 小劉由銷售部調到辦公室當秘書。開始他很不習慣，工作無硬指標的數(shù)