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文檔簡介
1、會計檔案管理制度 第一條 為加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整,根據(jù)中華人民共和國會計法財政部會計檔案管理辦法等財經(jīng)法規(guī),并結(jié)合我公司實際情況,制定本制度。第二條 會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),具體包括:(一)會計憑證類:原始憑證、記帳憑證、匯總憑證及其他憑證。 (二)會計賬簿類:總帳、明細帳、日記帳、結(jié)算帳表、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳及其他會計賬薄。 (三)財務(wù)報告類:月度、季度、年度財務(wù)報告及其他報告。 (四)其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單,其他應(yīng)當保存的會計核算專業(yè)資料,會計移交清冊,會計檔案保管清冊,會
2、計檔案銷毀清冊。第三條 檔案整理及歸檔(一)月度及年度終了,財務(wù)結(jié)算部安排專人及時整理、裝訂、各類會計憑證和會計報表,各類會計檔案的整理、裝訂要求如下: 1.會計憑證:應(yīng)將各種記帳憑證按時間和憑證號順序裝訂成本,做到附件齊全、折疊整齊、厚薄均勻、牢固美觀、不壓字跡,在封面完整填寫相關(guān)內(nèi)容。 2.會計帳簿:年度終了,應(yīng)將空白賬頁和賬皮抽掉,用線繩裝訂成本,然后逐頁編號、貼上封面、分類標號、標注清晰。 3.財務(wù)會計報告:應(yīng)將各類會計報表整理齊全、封面按規(guī)定填寫、蓋章。4.計算機存儲的會計信息需打印輸出為紙質(zhì)會計檔案進行保管,存儲會計信息的磁盤、光盤等介質(zhì)應(yīng)當定期拷貝、更換,以保證其安全性。 (二)
3、財務(wù)結(jié)算部安排專人負責會計檔案管理工作,檔案管理做到妥善保管、存放有序、查找方便,確保檔案存放安全及資料信息保密。第四條 檔案查閱和借用(一)各類會計檔案原則上只允許本公司財務(wù)人員查閱和使用。(二)本公司其他部門或外單位人員查閱會計檔案,需經(jīng)財務(wù)部門負責人批準,辦理查閱登記手續(xù)后,由檔案管理人員協(xié)同查閱,查閱僅限在會計檔案存放地查閱。(三)如因特殊原因需借用會計檔案,應(yīng)填寫會計檔案借用審批單,寫明借出檔案的名稱、時間、人員、事由及歸還日期等,經(jīng)財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理、董事長批準后,方可辦理。 第五條 檔案保管期限 會計檔案根據(jù)其特點在保管期限上分為永久和定期兩種。定期保管期限分為:3年、5年、10年
4、、15年、25年5類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。 會計檔案保管期限表編號會計檔案名稱保管期限備 注一會計憑證類 原始憑證15年 記帳憑證15年 匯總憑證15年二會計賬簿類 總帳15年 明細帳15年 日記帳15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年 固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理后5年 輔助賬簿15年三財務(wù)報告類 月、季度財務(wù)報告3年 年度財務(wù)報告永久四其他類 銀行存款余額調(diào)節(jié)表5年 銀行對帳單5年 會計移交清冊15年 會計檔案保管清冊永久 會計檔案銷毀清冊永久第六條 檔案銷毀 (一)會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由財務(wù)結(jié)算部提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,經(jīng)財務(wù)總監(jiān)批準、公司總經(jīng)理審查同意,報請董事會通過,董事長批復(fù)并簽字后,辦理實施。 (二)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及未了事項的原
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