外貿(mào)英語函電

1、English Correspondence For International Trade外貿(mào)英語函電Introduction of this course 課程介紹外貿(mào)英語函電是商務(wù)英語與應(yīng)用英語專業(yè)的一門專業(yè)主干課程，是融國際貿(mào)易業(yè)務(wù)知識(shí)與英語于一體的、理論性與實(shí)踐性并重的實(shí)用英語課程。本課程注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，注重培養(yǎng)既有洽談業(yè)務(wù)的能力，又會(huì)閱讀和撰寫商務(wù)英語信函的外貿(mào)人才。在具體的外貿(mào)業(yè)務(wù)中，外貿(mào)英語函電是國際貿(mào)易買賣雙方最經(jīng)常采用的聯(lián)系方式。本課程的主要任務(wù)是使學(xué)生能夠?qū)W會(huì)運(yùn)用外貿(mào)流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的專業(yè)詞匯，基本句型和常見表達(dá)方法，熟悉在外貿(mào)業(yè)務(wù)中可能適用到的各種函電的寫法，包括信

2、件的寫作原則，信件的格式，進(jìn)出口雙方在磋商業(yè)務(wù)中使用的詢價(jià)，報(bào)盤，還盤到最后的銷售確認(rèn)書和合同，以及同運(yùn)輸商聯(lián)系運(yùn)輸事宜和同銀行聯(lián)系付款方式的信件的寫作，撰寫符合格式和內(nèi)容準(zhǔn)確的外貿(mào)英語函件和有關(guān)的業(yè)務(wù)合約和協(xié)議。Writing Principles of Business English Letters外貿(mào)函電的寫作原則 7 “C”s （7“C”原則）1) Clearness 清楚(準(zhǔn)確表達(dá)自己意思并確保對(duì)方準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)) （一）避免用詞錯(cuò)誤：（二）注意詞語所放的位置：（三）注意句子的結(jié)構(gòu)： 2) Conciseness 簡(jiǎn)潔(開門見山，直入主題) （一）避免廢話連篇 （二）避免不必要的重復(fù) （

3、三）短句、單詞的運(yùn)用3) Courtesy 禮貌 語言要有禮且謙虛，及時(shí)地回信也是禮貌的表現(xiàn)。4) Consideration 體諒 寫信時(shí)要處處從對(duì)方的角度去考慮有什么需求，而不是從自身出發(fā)，語氣上更尊重對(duì)方。5) Completeness 完整 商務(wù)函電應(yīng)完整表達(dá)所要表達(dá)內(nèi)容和意思，何人、何時(shí)、何地、何事、何種原因、何種方式等。 6) Concreteness 具體 內(nèi)容當(dāng)然要具體而且明確，尤其是要求對(duì)方答復(fù)或者對(duì)之后的交往產(chǎn)生影響的函電。 7) Correctness 正確 表達(dá)的用詞用語及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)正確無誤，因?yàn)樯虅?wù)函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權(quán)利、義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯(cuò)勢(shì)必

4、會(huì)造成不必要的麻煩。 Layout of Business English Letters外貿(mào)英語信函的結(jié)構(gòu)Essential Parts 必需部分1. The letterhead 信頭2. The date 日期3. The inside address 封內(nèi)地址4. The salutation 稱呼5. The body of the letter 信的正文6. The complimentary close 客套結(jié)束禮詞7. The signature 簽名Optional Parts 附加部分8. The References 參考編號(hào)9. The attention line 經(jīng)

5、辦人姓名/代號(hào)10. The subject line 事由/標(biāo)題11. The Identification line主辦人代號(hào)12. The enclosure 附件13. The carbon copy notation 抄送14. The postscript 再啟（附言）1. Full-blocked format （齊頭式）Letter head DateInside name and address Salutation Letter Body Complimentary close Signature Format of Business English Letters外貿(mào)英語

6、信函的格式2. Semi-block format （混合式或半齊頭式）Letter headdateInside name and address SalutationLetter Body Complimentary close Signature 3.Indented Style(縮行式)Letter head DateInside name and addressSalutationComplimentary closeSignature Letter BodyA UK address: Air Environmental MechanicalEquipment Limited2076

7、 West Main StreetDevon, EX14 0RAU.K. 公司名稱門牌號(hào)街道城市郵編國家1.The letterhead 信頭(地址舉例)日期的寫法:（1）按 排列。例如：12th October, 2011或12 October 2011（英式英語）（2）按 排列。例如：January 24, 2011 （美式英語）注意: 年份應(yīng)完全寫出,不能用(00)來代表(2000)。 月份要寫英文名稱,不能用數(shù)字來代替。忌諱： 如12/10/19 is a bad taste, and it may easily cause confusion because in Britain t

8、his date would mean 12th October，19, but in the United States and some other countries it would mean 10th December，19. 月份名稱可用縮寫,如Aug.代替August；Oct.代替October；但May, June, July本身很短，不再減縮了。 2. The date 日期日 、月 、年月、日 、年日期 在信頭和收信人名稱地址之間, 格式：月-日-年 2.The date日期（美式日期舉例）日期通常在收信人名稱地址之下，可以齊頭，也可以靠右格式：日-月-年 2.The da

9、te日期（英式日期舉例）判斷題： 1.2 May, 20- 2.2nd May, 20- 3.2 May 20- 4.September 21, 20- 5.September 21st, 20- 6. 11/12/20-3. Inside Address (封內(nèi)地址) 封內(nèi)地址是收信人的地址，與信封地址相同，一般寫在信紙左上部，距信頭日期以下三行，或根據(jù)信的長(zhǎng)度適當(dāng)調(diào)整。(Comma can be omitted逗號(hào)可以省略)4.The salutation 稱呼位置：必須與封內(nèi)地址齊頭，位于封內(nèi)地址以下兩至三行處。寫法：公司對(duì)公司：Dear Sirs,或Gentlemen:寫給某個(gè)人：對(duì)男

10、士(正規(guī)):Dear Sir, 對(duì)女士(正規(guī)):Dear Madam, 對(duì)關(guān)系密切的商業(yè)伙伴：Dear Jack,Gentlemen后用冒號(hào) 5.The body of the letter正文要求：安排恰當(dāng)、層次清楚、觀點(diǎn)明確、態(tài)度誠懇。* 信函正文包括引言、中心部分和結(jié)尾。* 引言為信函的第一句話或第一段。 一般英文書信沒有固定的引言，但人們常用一些客套話作為引言，如：提及對(duì)方來函的日期、編號(hào)及主題，以便使對(duì)方一看便知道來函是回復(fù)先前哪一封信的；或：對(duì)對(duì)方來函表示謝意；假如是首次致函對(duì)方，也可用引言作相應(yīng)的自我介紹，并標(biāo)明寫信的主要目的。 例：Your kind letter of Nov

11、ember 12th arrived this afternoon.* 信函的中心部分是正文的主要內(nèi)容，或提供信息，或說明情況，或請(qǐng)求解決問題。* 結(jié)尾部分用來總結(jié)信函內(nèi)容，表達(dá)謝意與祝愿，請(qǐng)求合作與幫助，或期待回復(fù)等。6.The complimentary close 客套結(jié)束禮詞位置：齊頭式靠左對(duì)齊，混合式和縮行式偏右，簡(jiǎn)化式省略。正規(guī)場(chǎng)合下常用：1.Yours faithfully,2.Yours truly （Truly yours）,3.Faithfully yours,4.Yours respectfully (下級(jí)給上級(jí),子公司給總公司)第二個(gè)單詞小寫，用逗號(hào)或不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)7.T

12、he signature 簽名* 以自己名義簽名的個(gè)人 Yours sincerely, (Signature) (Miss) Edith Underwood* 為其公司或部門簽名的官員 Sincerely yours, Oriental Horizons Inc. (Signature ) Managing Director* 經(jīng)特別授權(quán)的雇員的簽名 Yours very truly, Mulsen Trading Co. Ltd. (Signature) pp Ralph L. Harris, Manager (pp = per pro 代表) 公司名字8.Reference Number

13、(參考編號(hào))* 參考編號(hào)常用在商業(yè)信函中。 使用參考編號(hào)，便于歸類存檔。* Our ref. No.(發(fā)文號(hào)) Your ref. No.(收文號(hào))10. The Subject Line 事由/標(biāo)題位置： 1.稱呼和正文之間 2.齊頭式靠左，混合式和縮行式居中 3.要加下劃線表示的是該信函的主題 1. Re: Your Order No.463 for1,000 Wide-screen TV Sets 回復(fù)：貴方第463號(hào)訂單所訂1000臺(tái)寬屏電視機(jī) 2. Iron Nails 鐵 釘11. The Identification Line 主辦人代號(hào)位置：信紙的右下角，一般打印在簽名處下面兩

14、行，兩組字母用斜線隔開，書寫方式為： 主稿人姓和名 + 打字員姓和名主稿人姓和名(第一個(gè)字母) + 打字員姓和名(第一個(gè)字母) 1. Bill Clinton / Edward Nancy 2. B.C. / E.N.12.The Enclosure 附件位置：落款之下，左對(duì)齊說明：該信件有附件(照片,單據(jù),報(bào)價(jià)單)，附件不止一份的，則需標(biāo)明件數(shù) 1. Enclosure 2. Encl. 3. Encl. As Stated（如文所述/所示） 4. Enclosure: Brochure（手冊(cè)） 5. Enclosures:(2) 1) Price List 2) Samples13.The

15、 Carbon Copy Notation抄送 當(dāng)寫信人需要將信件副本交至其他相關(guān)人員時(shí)，可在主辦人代號(hào)和附件下面注明 位置：附件之下，左對(duì)齊 表示：CC/cc,即 Carbon Copy的縮寫該信件同時(shí)抄送給他人 1.明抄：cc Marketing Department 2.暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,收信人知道被抄送Blind carbon copy,收信人不知道被抄送，只出現(xiàn)在發(fā)給被抄送人的信件里14.Postscript再啟(附言)1.強(qiáng)調(diào)或補(bǔ)充說明內(nèi)容2.講一些與正文沒有關(guān)系的私事3.臨時(shí)想起的小事表示方式：P.S./ PS / p.s.P.S. T

16、he samples will mailed to you tomorrow.CHINA NATION IMPORT & EXPORT CORPORATION SHANGHAI BRANCH 112 Huai hai Road, Shanghai 200010 Tel.:0086-21-81234567 Fax:0086-21-812345689June 6,2006Our Ref.:June-008Your Ref.: AN-020Anderson Company12 Hollywood BoulevardLos Angeles, California 97452U.S.A.信頭Letter

17、 Head2. 日期Date8.參考編號(hào)Reference No.3.封內(nèi)地址Inside AddressSampleAttention: Mr. John SmithDear Sirs,Subject: Iron NailsWe are interested to buy large quantities of Iron Nails of all sizes andshould be obliged if you would give us a quotation per M/T CFR Lagos,Nigeria.We look forward to hearing from you as

18、 soon as possibleYours faithfully,Tom MansonPurchasing Department ManagerB.C. / E.N.Enclosure :A copy of price listC.C.： Mr. Tony P.S. ：Please call me9.經(jīng)辦人姓名 Attention4.稱呼Salutation10.事由/標(biāo)題 Subject5.信的正文Body6.結(jié)束禮詞Complimentary Close7.簽名Signature11.主辦人代號(hào)The Identification line12.附件Enclosure13.抄送 CC14

19、.再啟Postscript Envelope Addressing 信封信封代表公司的形象，要求準(zhǔn)確、清楚、美觀。1.信封上的姓名、地址必須與信內(nèi)地址保持一致；2.發(fā)信人的姓名、地址寫在信封的左上角，收信人的姓名、地址寫在下半部偏右的位置上。文字可用齊頭式或縮行式。一般以齊頭式更為整齊、緊湊；3.信封的右上角為粘貼郵票的位置；4.信封的左下角可留作附注，如：“航空”（Par Avion / By Air），“掛號(hào)”（Registered），機(jī)密（Confidential）等等。StampSenders full nameSenders addressReceivers full nameRec

20、eivers addressRegisteredSample信封：齊頭式舉例寫信人名稱地址收信人名稱地址：左端對(duì)齊信封：縮行式舉例收信人名稱地址：逐行右縮寫信人名稱地址逐行右縮郵寄方式Remarks（備注）: 1. Private pravt 私人信 2. Confidential knfden()l機(jī)密信 3. Registered redstd 掛號(hào)郵件 4. Express kspres快遞郵件 5. Ordinary Mail平信 6. Immediate (Urgent)急件 7. Printed Matter印刷品 8. Sample樣品Via Air Mail ( By Airm

21、ail, or Par Avion)航空Registered 掛號(hào)Parcel Post 郵包Express 快遞Samples Post 樣品 1. Skill Training & Exercises Do by yourself 1.Translation 1)into Chinese (1)公司，法人 (2)公司 (3)股份有限公司 (4)我方參考編碼 (5) 附件 (6)歐洲主要口岸E (7)進(jìn)出口 (8)中華人民共和國 (9)經(jīng)辦人 (10) 附言2)into English (1) salutation (2) signature (3) c/o(care of) (4)accu

22、racy (5) private (6) confidential (7) registered (8) express (9) immediate(urgent) (10) by airmail 2. Fill in Blanks1. Letter Head2. Reference Number3. Date4. Inside Address5. Attention Line6. Salutation7. Subject8. Letter Body9. Complimentary Close10. Signature11. Enclosure12. The Carbon Copy Notat

23、ion3. Arrange the following in proper form as they should be set out in a letter.China National Chemicals Imp. & Exp. CorporationXijiao，Beijing，ChinaAugust 18, 2011Messrs.J.Brown & Co.143 Eastcheap, London E.C.3Dear Sirs， Shipping DocumentsWe are sending you under seperate cover a full set of non-ne

24、gotiable copies of shipping documents per S.S.PEACE.We hope that you will find everything in good order.Yours faithfully,Wang WeiManager China National ChemicalsImp.&Exp.Corporation齊頭式3. Arrange the following in proper form as they should be set out in a letter.China National Chemicals Imp. & Exp. C

25、orporationXijiao，Beijing，ChinaAugust 18, 2011Messrs.J.Brown & Co.143 Eastcheap, London E.C.3Dear Sirs， Shipping Documents We are sending you under seperate cover a full set of non-negotiable copies of shipping documents per S.S.PEACE. We hope that you will find everything in good order.Yours faithfu

26、lly,Wang WeiManager China National ChemicalsImp.&Exp.Corporation半齊頭式/混合式3. Arrange the following in proper form as they should be set out in a letter.China National Chemicals Imp. & Exp. CorporationXijiao，BeijingChina August 18, 2011Messrs.J.Brown & Co. 143 Eastcheap, London E.C.3Dear Sirs， Shipping

27、 Documents We are sending you under seperate cover a full set of non-negotiable copies of shipping documents per S.S.PEACE. We hope that you will find everything in good order. Yours faithfully, Wang Wei Manager China National ChemicalsImp.&Exp.Corporation縮行式Address an envelope for the above letter.

28、 China National Chemicals Imp. & Exp. CorporationXijiao, BeijingChina Messrs.J.Brown & Co. 143 Eastcheap London E.C. 3stampRegisteredChina National Chemicals Imp. & Exp. Corporation Xijiao, Beijing China Messrs.J.Brown & Co. 143 Eastcheap London E.C. 3stampRegistered20世紀(jì)90年代末，隨著信息技術(shù)的普及和發(fā)展，電子商務(wù)得到迅速發(fā)展

29、。電傳、傳真和電子郵件等通信方式被廣泛運(yùn)用于商務(wù)交往中。傳真?zhèn)髡嬗蓛刹糠纸M成：傳真頭和傳真正文。傳真頭包括收件人姓名、職務(wù)、公司名、發(fā)件人姓名、職務(wù)、發(fā)送日期、傳真號(hào)碼、主題和頁碼等。傳真正文的結(jié)尾要有發(fā)件人的簽名。在撰寫傳真正文時(shí)，可以遵照正式商務(wù)信函的格局，但稱呼和結(jié)束禮詞可以省略。The Tendency of Business Correspondence商務(wù)函電的發(fā)展趨勢(shì)11/10/01 12:35:08 +39 70 300 689 ANTONELLA ZANETTI PAGE 1OTTO ITALIAVia Toscana 1-20068 S.BOVID DI PESDHIERA

30、 AORROMED (MI)-Tel:02-75 393 1 Fax: 02-70 300 889 FROM: Antonella ZANETTI DATE: 11 10 01TO: Korinna KRAEMERFAX: 02 7 0 300 889RE: Order for Faci (314739) & Cristi(315227) Skirts PAGE: 1 of 1_ _ _Dear Mr. Aboe，. Antonella傳真（Fax）Sample傳真頭：收件人姓名、職務(wù)、公司名、發(fā)件人姓名、職務(wù)、發(fā)送日期、傳真號(hào)碼、主題和頁碼等。(2)電子郵件（E-mail） 電子郵件(Ele

31、ctronic Mail ，簡(jiǎn)稱E-mail)是通過電腦和國際網(wǎng)絡(luò)把信息傳送給別人的通訊方法，廣泛應(yīng)用于商務(wù)通訊。電子郵件的格式簡(jiǎn)單明了，通行各國、各種語言，其構(gòu)成包括以下部分： 收件人；主題； 抄送； 暗送； 附件； 正文； 回復(fù)。電子郵件的一般格式！This message has high priority. (急件標(biāo)示)To: (收件人)b-smithcc: (抄送)Mr. Brownbcc: (秘密抄送)Subject:(主題)Dear Mr. Smith, (稱呼)_.(正文)Sincerely yours, (結(jié)尾敬辭)Tom White (簽名)Director, Sales

32、DepartmentABC Company發(fā)件的一般格式收到電子郵件時(shí)，多了From：(發(fā)件人)和Date:(日期)兩項(xiàng)。Date:（日期）31 December 2011 11:24:30From: (發(fā)件人)t-whiteTo: (收件人)b-smithSubject: (主題)-URGENT- (急件標(biāo)示) Dear Mr. Smith,_ _.Sincerely yours, (結(jié)尾敬辭)Tom White (簽名)Director, Sales DepartmentABC Company收件的一般格式外發(fā)的郵件收件人被抄送人被暗抄人事由主體部分添加附件處簽名處主題/事由 1. Ski

33、ll Training & Exercises Do by yourself 1.Translation 1)into Chinese (1) 屬于我們的經(jīng)營范圍 (2) 電子商務(wù) (3) 網(wǎng)上貿(mào)易 (4) 網(wǎng)站 (5) 在平等互利的基礎(chǔ)上 (6) 電子郵件 (7) 按你方產(chǎn)品設(shè)計(jì) (8) 帶EVA鞋底的跑步鞋 (9) 主要生產(chǎn)商 (10) 交貨日期2)into English (1)the information super-highway (2)online business (3)digital library (4)E-world (5)E-life (6)fashionable de

34、sign(7)taking advantage of this opportunity(8)American online (9)a digital mobile phone (10) number of pages 2. Fill in a fax according to the given information.ADCO INDONESIA LTD.JL Lombok 44JakartaINDONESIAFax:(62) 21 3533368 Tel:(62) 21 353420FAX To: Mr Lee Jung Hyun Fax: (82)24316678 Tel: (82)24

35、316688From: Mr Kadir Aboe, Office Manager ADCO Indonesia Ltd. Date: 18 December, 2011 Pages: 1 2. Fill in a fax according to the given information.Dear Mr Lee,Delayed delivery of Order No.12345-01-18You will remember that last month we ordered 30 Tanson 1 GHz Pentium II Computers. We should have rec

36、eived the above order by 2 December. However, the products are now two weeks overdue .Would you please let me know what the status is right away?We urgently need these computers to upgrade the administrative functioning of our offices, and your delayed delivery has caused a great deal of inconvenien

37、ce.I should appreciate your looking into this matter and arranging for delivery of these computers within the next three days.I am afraid that if you are unable to deliver within this period, we shall be compelled to cancel our order and purchase from another supplier.Thank you for giving this order

38、 your special attention. Yours sincerely,Mr Kadir AboeOffice ManagerDate & Time of Dispatching the Message:Oct .18 2011 14:06 Senders Fax number:0086(21) - 32153544Senders Name:SMIEC CNReceivers Name:Smith Co. Page No.: #1Message：Dear Sirs，Our Commercial Counselors Office in your country has referre

39、d to us your enquiry for hand tools as they fall within the scope of our business. For your reference, we enclose a catalogue and price list of our latest products. As we are receiving large orders from our clients, it is quite possible that we may run short of supply. We would, therefore, suggest that you place your order with us at an early date.We look forward to your prompt reply.Yours sincerely,XXX 3.Write an English Fax according to the following information in Chinese.根據(jù)下列內(nèi)容及格式寫一封電子急件。Did you remember that at the end of