辦公室文員崗位任務(wù)說明書

1、4/4辦公室文員崗位任務(wù)說明書編號：_YD/BG/005擬制：_核準(zhǔn)：_生效日期：_一、基本資料部門名稱辦公室崗位名稱文員挺直上級主任/副主任所轄人員/二、工作說明1、主要職責(zé)1、負(fù)責(zé)文印工作。2、負(fù)責(zé)文印、傳真設(shè)備的維護保養(yǎng)。3、辦理電函、郵件收發(fā)、傳遞等事項，辦理報刊收發(fā)。4、接待來訪來賓。2、主要工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)公司公文材料的打印、校對初稿；辦理復(fù)印、登記等工作。2、遵守公司有關(guān)文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度。3、負(fù)責(zé)文印室的打印機、復(fù)印機、傳真機等設(shè)備的用法、維護、保養(yǎng)。4、保持文印室、接待區(qū)域辦公環(huán)境整齊、清潔。5、辦理公司傳真件、信件、郵件、電報的收發(fā)、登記、送達(dá)、郵寄、清退事宜

2、。6、辦理報刊雜志分發(fā)工作。7、做好來賓接待、登記；來電接聽、登記。8、完成主任布置的其他工作。3、主要工作要求1、文印1.1收到打印文稿后要進(jìn)行電腦名目登記；依據(jù)規(guī)范的文檔格式打印，打印之前要認(rèn)真讀稿，發(fā)覺文字錯誤準(zhǔn)時進(jìn)行訂正；對原稿錯誤有疑問，要詢問擬稿人，盡量削減和避開打印錯誤；初稿打印后認(rèn)真校對有無錄入錯誤并準(zhǔn)時返還擬稿人再次校對，校對完畢后進(jìn)行修改打?。恍δ└鍩o誤后裝訂交秘書用印、分發(fā)。1.2收到要復(fù)印的文件，要進(jìn)行批閱、登記。1.3遵守公司有關(guān)文印管理的規(guī)章制度，遵守保密制度；準(zhǔn)時完成工作，記錄要完善，節(jié)省與本職工作有關(guān)的費用。2、設(shè)備與環(huán)境2.1操作各種設(shè)備動作規(guī)范，定期進(jìn)行維

3、護保養(yǎng)，消失問題準(zhǔn)時報修，避開消失因設(shè)備故障延誤工作的狀況。2.2每天整理文印室、接待區(qū)域衛(wèi)生，保持環(huán)境的潔凈。3、電函、郵件報刊處理3.1收到傳真件要閱讀、登記，送達(dá)收件部門內(nèi)勤人員。3.2規(guī)范發(fā)傳真的格式（收件人、發(fā)送人、日期、內(nèi)容）、核對接收方號碼無誤后發(fā)送，發(fā)送完底稿進(jìn)行登記，送還發(fā)送部門留存。3.3收到郵件、信件后進(jìn)行分類、登記，外寄件每日定時送郵局郵寄，月底結(jié)算費用。公司內(nèi)部郵件登記后送達(dá)各部門。3.4發(fā)電報進(jìn)行登記編號，打印電報校對無誤發(fā)傳真至118臺，定期結(jié)算費用。3.5整理公司內(nèi)部郵件箱，準(zhǔn)時轉(zhuǎn)發(fā)、清退郵件，做好登記。3.6準(zhǔn)時查收、分發(fā)報刊和雜志。4、接待4.1做好預(yù)約來賓

4、、來訪登記，準(zhǔn)時始終賓要訪問的部門和人員通報狀況，做好接待預(yù)備。4.2禮貌接待未預(yù)約的來賓、來訪人員，妥當(dāng)安排客人落座、喝茶，快速了解來訪人員的基本狀況和來訪目的，聯(lián)系有關(guān)人員接待；重要客人來訪要快速向領(lǐng)導(dǎo)匯報。4.3熱忱轉(zhuǎn)接電話，接聽電話語言文明禮貌，語氣溫存，回答問題清晰；電話記錄要潔凈有序，便于查詢；準(zhǔn)時將信息向有關(guān)人員傳達(dá)，接到重要電話馬上匯報；對不清晰的事情、不該回答的問題不作隨便性答復(fù)，如有疑問準(zhǔn)時匯報，自覺維護公司聲譽。4.4 完成本職工作月度、季度工作方案和工作小結(jié)，年度工作總結(jié)。三、任職資格因素細(xì)分因素等級限定資料學(xué)問學(xué)歷D具有文秘類專業(yè)中專以上學(xué)歷或相當(dāng)程度。行業(yè)學(xué)問C了解

5、航運行業(yè)學(xué)問，了解行業(yè)中先進(jìn)的管理閱歷。專業(yè)學(xué)問C對專業(yè)學(xué)問要求一般。嫻熟把握計算機辦公軟件的應(yīng)用，打字嫻熟，速度在80字/分鐘以上，精通1-2種漢字輸入法；生疏復(fù)印機、傳真機性能，把握用法技巧。力量事務(wù)處理力量C能夠比較合理地安排工作方案，能夠比較準(zhǔn)時、正確地完成各項工作。理解力量C對本身職務(wù)定位、工作內(nèi)容把握基本精確，比較精確的理解上級的指示、意圖和所布置的工作；對所學(xué)學(xué)問能夠較為快速的理解和把握。推斷力量C能精確推斷一般性問題，把握其實質(zhì)，找到合理、有效的解決方案。表達(dá)力量C表達(dá)內(nèi)容預(yù)備基本充分、主題基本明確、構(gòu)思基本清晰。其他條件身體條件身體健康，精力充分，能夠勝任本職工作。職業(yè)素養(yǎng)生疏禮儀規(guī)范，舉