檔案管理操作規(guī)程

1、檔案管理操作規(guī)程一、檔案的編號(hào)1、公司、管理處編號(hào) 公司 編號(hào)為：SW 管理處 編號(hào)為：GLCH*2、部門(mén)編號(hào) 辦公室 編號(hào)為：BG 財(cái)務(wù)部 編號(hào)為：CW 市場(chǎng)部 編號(hào)為：SC 管理部 編號(hào)為：GL 管理處 編號(hào)為：GLCH3、年份編號(hào) 引用年份序號(hào)2001、2002、2003。4、檔案的分類 按物業(yè)管理公司的組織機(jī)構(gòu)劃分，全宗可分為以下幾類： 黨群、行政、人事類； 財(cái)務(wù)類、 工程類、 公共事務(wù)類、 經(jīng)營(yíng)開(kāi)發(fā)類。二、文件收發(fā)1、公司辦公室負(fù)責(zé)收文并按來(lái)文單位分類登記、編號(hào)，送公司經(jīng)理批閱。公司辦公室應(yīng)及時(shí)將批閱過(guò)的文件送有關(guān)部門(mén)閱辦，閱辦后及時(shí)主動(dòng)地退給辦公室，嚴(yán)禁個(gè)人、部門(mén)之間自行橫傳。3、

2、文件傳閱后及時(shí)分類歸檔，定期清理，來(lái)文滿一年及時(shí)歸檔。有關(guān)部門(mén)呈上級(jí)部門(mén)的請(qǐng)示、報(bào)告以及外送的文件報(bào)表、合同等，由主辦部門(mén)擬稿（限用鋼筆或毛筆），部門(mén)主管簽章，公司總經(jīng)理審批，然后由公司辦公室辦理打印編號(hào)、登記、發(fā)送。各部門(mén)對(duì)外的各種材料必須送一 份辦公室備案。有關(guān)去外地參觀、學(xué)習(xí)、開(kāi)會(huì)、采購(gòu)等帶回的文件材料，需交公司辦公室登記， 不得自行保管。三、公司檔案借閱1、凡須借閱檔案者，應(yīng)說(shuō)明理由、要求、內(nèi)容等。辦理借閱登記后方可查閱。2、借閱的檔案不準(zhǔn)攜出公司或轉(zhuǎn)借他人，用后及時(shí)歸還。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。借用檔案 者負(fù)責(zé)安全保密，不得遺失污損。凡須將檔案借出者，必須由該部門(mén)負(fù)責(zé)人說(shuō)明理由補(bǔ)寫(xiě)

3、借條，限于一星期之內(nèi)歸還；如超過(guò)一 星期，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。外單位借閱檔案一律憑證明或單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由辦公室辦理借閱手續(xù)。（只可公司內(nèi)閱，不得外借）。5、如因工作需要，確需復(fù)制檔案，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意。四、安全保密1、檔案的密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)。2、根據(jù)檔案材料內(nèi)容和保密程度，采取不同的措施，分類加強(qiáng)管理。3、兼職保管員必須嚴(yán)格保證和維護(hù)檔案的安全，發(fā)現(xiàn)檔案被破壞、盜竊或遭受各種災(zāi)害時(shí)，檔案 管理人員應(yīng)盡最大努力予以搶救，并立即向公司領(lǐng)導(dǎo)上報(bào)，采取緊急措施。五、記錄物業(yè)管理有限公司收文登記表物業(yè)管理有限公司發(fā)文登記表檔案上交登記表物業(yè)管理有限公司檔案歸檔范

4、圍類 目基 本 范 圍黨 群 類1、上級(jí)有關(guān)黨群工作的重要指示2、本公司黨群工作專業(yè)會(huì)議記錄3、先進(jìn)個(gè)人、集體評(píng)比材料4、重要來(lái)信來(lái)訪材料5、其他有保存價(jià)值的材料6、支部工作內(nèi)容行 政 管 理 類1、上級(jí)有關(guān)行政事務(wù)工作的重要文件2、本公司主要職能活動(dòng)的工作小結(jié)3、公司辦公會(huì)議、專業(yè)會(huì)議記錄4、公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置、合并、撤、體制變動(dòng)、更改名稱的決定、通知5、啟用、回收印章的通知及印模登記6、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公司視察、檢查形成的題詞、講話聲像等材料7、公司大事記8、公司員工出國(guó)考察、批件、請(qǐng)示、審批表、考察小結(jié)9、接待外賓活動(dòng)安排、記錄等材料10、公司有關(guān)法律事務(wù)方面的材料11、本公司頒發(fā)的（包括與其他

5、公司聯(lián)合頒發(fā)的）決議、制度、規(guī)定、通知等12、登有本公司消息的報(bào)刊、雜志和上級(jí)刊物13、有關(guān)本公司的情況匯報(bào)及上級(jí)批復(fù)14、干部任免、招聘、調(diào)配、職稱評(píng)定材料15、干部離休 、退休的報(bào)告、批復(fù)、審批表16、工人招聘、錄用、調(diào)配、職評(píng)定材料17、員工辭退職、獎(jiǎng)懲材料18、各類專科學(xué)校畢業(yè)生、復(fù)退軍人分配通知及介紹信存根19、公司工資調(diào)整、改革方案、計(jì)劃總結(jié)及更名20、重大工傷事故的調(diào)查、處理材料21、勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解材料22、其他有保存價(jià)值的材料經(jīng) 營(yíng) 開(kāi) 發(fā) 類1、上級(jí)有關(guān)經(jīng)營(yíng)決策、2、公司發(fā)展規(guī)劃、公司改革等重大經(jīng)營(yíng)決策材料3、公司法人 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、申照、換照注冊(cè)全套材料4、公司更名、聯(lián)營(yíng)、兼并

6、、辦三產(chǎn)全套材料5、公司計(jì)財(cái)統(tǒng)計(jì)年報(bào)6、綜合性統(tǒng)計(jì)報(bào)表及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析材料7、有關(guān)計(jì)財(cái)工作匯報(bào)、上級(jí)批示8、公司各種專項(xiàng)審計(jì)材料工 程 類1、大廈各類設(shè)施驗(yàn)收檔案和交接手續(xù)2、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告3、防范工程竣工驗(yàn)收表4、共用天線及圖像監(jiān)控系統(tǒng)、公共廣播系統(tǒng)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告5、水箱水質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告書(shū)（每年一次）6、電梯年檢材料（每年一次）7、配電耐壓儀器檢驗(yàn)材料（每二年一次）8、主要設(shè)備運(yùn)行情況記錄(原始記錄保存二年)9、設(shè)備維修、調(diào)換另配件的記錄(原始記錄保存二年)10、日保、一、二級(jí)八大系統(tǒng)的保養(yǎng)記錄(原始記錄保存一年)11、外發(fā)保養(yǎng)、改造合同及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告12、二次裝潢記錄13、各類設(shè)備的臺(tái)帳會(huì) 計(jì) 類1、憑證2

7、、帳簿3、報(bào)表4、工資5、其他物業(yè)管理類1、各管理處的管理日志(每年年底裝訂成冊(cè)、編號(hào)后妥善保管。)2、各管理處對(duì)外和對(duì)業(yè)戶發(fā)放的各類通知及公布的物業(yè)管理費(fèi)報(bào)表(每年年 底裝訂成冊(cè)、編號(hào)后妥善保管。)3、客史資料。4、投訴資料、包括處理經(jīng)過(guò)記錄(每年年底裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交辦公室)5、回訪類保安類1、突發(fā)事件的發(fā)生及處理結(jié)果2、消防器材的管理情況匯總小區(qū)檔案的建立一、檔案的建立執(zhí)行以下流程： 收集整理分類編號(hào)登記輸入電腦入柜利用檢查二、明確建檔內(nèi)容，實(shí)行系統(tǒng)收集、集中管理。 1、設(shè)施、設(shè)備檔案：建筑工程資料圖紙，公用設(shè)施資料、圖紙，室外管網(wǎng)資料、圖紙，安裝、維修、運(yùn)行、改造、 擴(kuò)建等項(xiàng)目資料、

8、圖紙。 2、業(yè)戶檔案： 業(yè)主登記表，購(gòu)（租）房合同，入伙通知書(shū)、證件、業(yè)主公約、裝修申請(qǐng)表、退租等資料； 3、管理檔案：文秘檔案(上級(jí)、外來(lái)文)、人事檔案(員工登記表、身份證復(fù)印件、勞動(dòng)手冊(cè)必須印有協(xié)保兩字、下崗證明)、財(cái)務(wù)檔案和小區(qū)榮譽(yù)檔案。管理處管理日志；對(duì)外或業(yè)戶發(fā)放的各類通知及公布的物業(yè)管理費(fèi)；投訴資料等。 4、其它檔案。三、建檔要求：制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、電腦化。各管理處檔案收集、上交內(nèi)容發(fā)展商提供的資料1 產(chǎn)權(quán)資料 項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照、拆遷安置資料 產(chǎn)權(quán)證、小區(qū)各類設(shè)施驗(yàn)收檔案和交接手續(xù)等。2 技術(shù)資料 規(guī)劃圖、竣工圖、總平面圖、綠化規(guī)劃圖、消防、附屬工程及地下管網(wǎng)竣工

9、圖、驗(yàn)收?qǐng)D 綠化規(guī)劃圖、電梯使用證、電梯運(yùn)行許可證、地質(zhì)勘測(cè)報(bào)告、工程合同、開(kāi)、竣工報(bào)告 工程概預(yù)決算、圖紙會(huì)審記錄、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定單（包括質(zhì)量事故處理記錄） 隱蔽工程驗(yàn)收鑒證、沉降觀察記錄、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、建材、水泥等主要材料的質(zhì)量保證書(shū) 新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書(shū)、水電、衛(wèi)生間、電梯等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書(shū)、供水的試壓報(bào)告 砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、綠化工程竣工圖及相關(guān)資料、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及防范工程竣工驗(yàn)收表 電梯運(yùn)行許可證、使用證、 其他技術(shù)資料(設(shè)備清單、安裝調(diào)試記錄、使用注意事項(xiàng)、證明、質(zhì)保書(shū)和保養(yǎng)書(shū))二、管理處建立的資料1 物業(yè)資料 物業(yè)分戶產(chǎn)權(quán)清冊(cè)、住宅區(qū)分區(qū)資料、商業(yè)網(wǎng)

10、點(diǎn)資料、娛樂(lè)設(shè)施資料、綜合治理責(zé)任書(shū)2 住戶資料 入住通知書(shū)、裝修管理資料、住戶手冊(cè)、家庭人員檔案、住戶情況登記表3 日常管理資料保潔管理資料 日常巡查記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄年終匯總成表格上交公司(包括綠化品種、養(yǎng)護(hù)情況登記)保安管理資料 日常巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、物資搬運(yùn)記錄、緊急事件處理隨時(shí)匯總上交公司 車(chē)輛管理、夜間查崗記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶出租房屋資料年終匯總成表格上交公司 出租屋租賃許可證、承租人資料年終匯總成表格上交公司車(chē)輛管理檔案 車(chē)輛詳細(xì)資料、車(chē)輛使用協(xié)議裝修管理檔案 裝修申請(qǐng)表（附圖紙）、裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書(shū)、臨時(shí)施工人員登記表、施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照工程返修檔案 工程返修

11、申請(qǐng)表維修服務(wù)檔案 維修服務(wù)登記表、家庭服務(wù)協(xié)議書(shū)、維修服務(wù)回訪記錄收費(fèi)管理檔案年終匯總成表格上交公司 收費(fèi)明細(xì)表及匯總表年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司、 每季度管理費(fèi)收支公布單年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司 委托銀行代收款協(xié)議書(shū) 向業(yè)戶公布物業(yè)管理費(fèi)年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司設(shè)備管理檔案 各類公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司 各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修及運(yùn)行記錄年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司 設(shè)備分承保方維修及運(yùn)行記錄、設(shè)備檢查記錄、電梯年檢報(bào)告、水箱清洗記錄、水質(zhì)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告 二次供水記錄、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)的外發(fā)包合同、協(xié)議隨時(shí)上交公司社區(qū)文化檔案 各項(xiàng)活動(dòng)計(jì)劃及實(shí)施記錄年終匯總成表格上交公司 圖片及錄象、 新聞媒體報(bào)道剪集隨時(shí)上交公司、住戶反饋意見(jiàn)及各項(xiàng)建議住戶意見(jiàn)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)記錄年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司。服務(wù)質(zhì)量回訪記錄年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司。住戶投訴及處理結(jié)果年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司。員工管理檔案公司負(fù)責(zé) 員工個(gè)人詳細(xì)資料、 員工業(yè)績(jī)考核記錄年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司； 員工內(nèi)務(wù)管理檢查記錄培訓(xùn)檔案 各項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄年終裝訂成冊(cè)、編號(hào)后上交公司。