論新時(shí)期秘書信息管理的轉(zhuǎn)型和應(yīng)對(duì)

1、論新時(shí)期秘書信息管理的轉(zhuǎn)型和應(yīng)對(duì)論新時(shí)期秘書信息管理的轉(zhuǎn)型和應(yīng)對(duì)摘要:隨著信息時(shí)代的出現(xiàn)、互聯(lián)網(wǎng)及全球通訊的飛速開(kāi)展,信息發(fā)揮著愈來(lái)愈重要的作用。信息管理成為秘書工作的重點(diǎn)之一。新時(shí)期的社會(huì)環(huán)境發(fā)生了重大變化,信息化的時(shí)代,網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境和媒介化的社會(huì)都對(duì)秘書的信息管理工作提出了新的要求,秘書信息管理的整個(gè)工作環(huán)節(jié)都面臨著如何轉(zhuǎn)型與應(yīng)對(duì)的問(wèn)題。關(guān)鍵詞:秘書;信息;網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境;媒介化社會(huì)論文聯(lián)盟.Ll.當(dāng)今社會(huì),秘書專業(yè)、高效的工作已成為現(xiàn)代社會(huì)高速運(yùn)作的一個(gè)重要因素。無(wú)論是在政府機(jī)關(guān)、社會(huì)、企事業(yè)單位還是一般的商業(yè)公司,秘書部門都處于一個(gè)中樞位置,起著溝通上下,連接內(nèi)外的橋梁和紐帶作用。我們通常

2、把秘書稱之為指導(dǎo)的助手或參謀,從這兩個(gè)稱呼可以看到,秘書的工作大致分為日常事務(wù)和參謀決策兩種。秘書部門首先是各級(jí)指導(dǎo)的辦事機(jī)構(gòu),協(xié)助指導(dǎo)者處理日常事務(wù),保證指導(dǎo)和機(jī)關(guān)單位工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。同時(shí)秘書部門還是一個(gè)重要的參謀部門,它在指導(dǎo)決策過(guò)程中具有重要的參謀作用。例如,在指導(dǎo)決策前進(jìn)展調(diào)查研究,綜合情況,提供信息、方案和其他決策根據(jù);在決策形成過(guò)程中起草文電,將指導(dǎo)決策形成文字信息,化為實(shí)在可行的政策和措施,以便貫徹落實(shí);在決策施行過(guò)程中催促檢查,搜集反應(yīng)信息,作為修正決策的參考,以輔助指導(dǎo)正確決策。由此可見(jiàn),秘書部門更是一個(gè)聚集和利用信息的中樞。進(jìn)入21世紀(jì),我們正經(jīng)歷一場(chǎng)全面、深化的社會(huì)大變革

3、。隨著信息時(shí)代的出現(xiàn)、互聯(lián)網(wǎng)及全球通訊的飛速開(kāi)展,信息發(fā)揮著愈來(lái)愈重要的作用。美國(guó)學(xué)者奈斯比特對(duì)將來(lái)曾做出這樣的預(yù)測(cè):新的力量源泉不是少數(shù)人手中的金錢,而是多數(shù)人手中的信息。作為秘書人員,其工作重點(diǎn)也由處理日常事務(wù)向管理信息、輔助決策傾斜,為指導(dǎo)者提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的信息的這一職能得到了更大的凸顯。因此,在新形勢(shì)下如何進(jìn)展信息管理,是秘書工作中一個(gè)值得討論的話題。一、時(shí)代巨變使秘書信息管理面臨重大轉(zhuǎn)型進(jìn)入21世紀(jì),不管是時(shí)代特點(diǎn)和社會(huì)環(huán)境都發(fā)生了深化而宏大的變化。時(shí)代的巨變、社會(huì)的變革都對(duì)秘書信息工作提出了新的要求,秘書信息工作的整個(gè)工作流程和架構(gòu)都處于一個(gè)轉(zhuǎn)型期,我們認(rèn)為21世紀(jì)的秘書人才

4、只有深化理解這個(gè)時(shí)代大背景,認(rèn)清時(shí)代特點(diǎn),轉(zhuǎn)變觀念、適應(yīng)新的工作方式方法,才能真正有效利用信息,幫助指導(dǎo)進(jìn)展決策。我們認(rèn)為當(dāng)前時(shí)代大背景有這樣三個(gè)方面的特點(diǎn),它們都將對(duì)秘書信息管理工作帶來(lái)重大挑戰(zhàn):(一)信息化時(shí)代有資料顯示,全世界傳遞的信息量以每天近百億信息單元的速度遞增,并以15%-20%的加速度不斷開(kāi)展。近30年來(lái),人類消費(fèi)的信息已經(jīng)超過(guò)過(guò)去5000年的信息量的總和。英國(guó)技術(shù)預(yù)測(cè)專家詹姆斯?馬丁也做出了同樣的結(jié)論:人類的知識(shí)在19世界是每50年翻一番,20世紀(jì)初是每10年翻一番,70年代是每5年翻一番,而近十年是每3年翻一番。秘書作為一個(gè)信息管理的樞紐,必須進(jìn)一步強(qiáng)化信息意識(shí),進(jìn)步信息處

5、理技術(shù),沉著面對(duì)信息爆炸時(shí)代。(二)網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境要進(jìn)步信息處理才能就離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)化的工作環(huán)境,互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給信息工作者提供了一個(gè)開(kāi)放的、透明的工作平臺(tái)。而基于互聯(lián)網(wǎng)之上的電子化政府與各企事業(yè)單位、集團(tuán)公司等組織的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)更是政務(wù)秘書和商務(wù)秘書進(jìn)展信息管理的主要工作平臺(tái)。在信息社會(huì)中,信息就是力量和財(cái)富。電子化政府這一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),有效地利用現(xiàn)代信息和通訊技術(shù),透過(guò)不同的信息效勞設(shè)施(如 、網(wǎng)絡(luò)、公用電腦站等),使政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、社會(huì)組織和公民,能在其更方便的時(shí)間、地點(diǎn)及方式下參與到社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)生活,從而構(gòu)建一個(gè)高效率、高效勞程度的政府。(三)媒介化社會(huì)當(dāng)前這個(gè)世界已經(jīng)是一個(gè)媒介化的社會(huì)。媒介化社會(huì)的主

6、要特點(diǎn)是:(1)媒介形態(tài)多元化:清華大學(xué)的熊澄宇教授認(rèn)為,新媒體是一個(gè)不斷變化的概念。在今天網(wǎng)絡(luò)根底上又有延伸,無(wú)線挪動(dòng)的問(wèn)題,還有出現(xiàn)其他新的媒體形態(tài),跟計(jì)算機(jī)相關(guān)的。這都可以說(shuō)是新媒體。它主要指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字技術(shù),通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、無(wú)線通信網(wǎng)和衛(wèi)星等渠道,以電視、電腦和等為終端,向受眾提供視頻、音頻、語(yǔ)音數(shù)據(jù)的一種傳播形式。而且,這種新形態(tài)的媒介將隨著新技術(shù)的產(chǎn)生得到更大的開(kāi)展和延伸。(2)媒介傳受互動(dòng)化:新媒體形態(tài)的出現(xiàn)帶來(lái)的一個(gè)最大變化就是傳受者的互動(dòng)性有了很大的增強(qiáng)。尼葛洛龐帝曾對(duì)網(wǎng)絡(luò)作過(guò)形象的描繪:數(shù)字化會(huì)改變?nèi)罕妭鞑ッ襟w的本質(zhì),推(pushing)送比特給人們的過(guò)程將改變?yōu)樵试S大家(

7、或他們的電腦)拉(pulling)出想要的比特的過(guò)程。這是一個(gè)劇烈的變化,因?yàn)槲覀円酝拿襟w的整個(gè)概念是,通過(guò)層層過(guò)濾之后,把信息和娛樂(lè)簡(jiǎn)化為一套要聞或暢銷書,再拋給不同的受眾。傳播者與受者之間的關(guān)系不再是從傳播者到受眾的單向度傳播,受眾通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù),進(jìn)步了在傳播過(guò)程中的地位,能主動(dòng)地、有選擇地獲取信息,甚至參與到傳播信息的制作與發(fā)布當(dāng)中。如今網(wǎng)絡(luò)上興盛的博客、播客這種信息傳播形式,使得一個(gè)個(gè)體也能發(fā)出自己的聲音,甚至成為新聞信息的傳播源。比方,2022年倫敦的連環(huán)爆炸案的第一張新聞?wù)掌褪莵?lái)源于個(gè)人的博客,很多傳統(tǒng)媒體的關(guān)于這數(shù)起爆炸案的圖片報(bào)道與文字報(bào)道都來(lái)源于個(gè)人博客。(3)媒介

8、影響立體化:在媒介化社會(huì)中,每個(gè)人的生活都處在媒介的影響之下。美國(guó)傳播學(xué)學(xué)者李普曼曾提出擬態(tài)環(huán)境這個(gè)概念,也就是我們所說(shuō)的信息環(huán)境,它并不是現(xiàn)實(shí)環(huán)境的鏡子式的再現(xiàn),而是傳播媒介通過(guò)對(duì)象征性事件或信息進(jìn)展選擇和加工,重新加以構(gòu)造化以后向人們提示的環(huán)境。信息環(huán)境主要由群眾媒介構(gòu)造。人們從媒介上獲得政治、經(jīng)濟(jì)乃至日常生活中各個(gè)方面的信息,這些信息構(gòu)成了我們對(duì)世界的總體認(rèn)知。人們會(huì)根據(jù)從媒介上獲得的信息指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)生活,大到人生觀、世界觀確實(shí)立,小到理解當(dāng)天的天氣情況、參考明星的穿著搭配。媒介所營(yíng)構(gòu)的信息環(huán)境對(duì)人們的影響,在某些方面甚至有了超越真實(shí)生活世界的趨勢(shì)。因此,可以說(shuō)在某種程度上,我們每個(gè)人不僅是

9、生活在現(xiàn)實(shí)世界,而且是生活在媒介化了的信息世界。二、信息管理工作環(huán)節(jié)中的應(yīng)對(duì)策略秘書處在這樣一個(gè)信息化的時(shí)代,媒介化的社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境當(dāng)中,在信息工作的整個(gè)管理流程當(dāng)中都應(yīng)該充分考慮到這些時(shí)代特色,如何根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)有效利用各種新媒介、借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)信息進(jìn)展管理將成為重要課題。我們嘗試從秘書信息管理工作的五個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)討論如何應(yīng)對(duì)。(一)搜集。搜集信息是第一步。要做好這方面的工作無(wú)非就是擴(kuò)大信息來(lái)源,打通多個(gè)信息渠道,信息搜集得越全面、越完備將有助于指導(dǎo)做出正確決策。在這樣一個(gè)充滿著各種信息的媒介化時(shí)代里,信息的來(lái)源相當(dāng)豐富而復(fù)雜,秘書要緊跟時(shí)代的腳步,對(duì)層出不窮的新媒體形態(tài)應(yīng)有很高的敏感性,也要

10、樂(lè)于和勇于利用這些新的媒體形態(tài)為自己的信息管理工作效勞,從而拓寬信息獲取渠道,不斷豐富和更新秘書工作的論文聯(lián)盟.Ll.信息源。搜集方式也應(yīng)該更主動(dòng)積極,比方如今計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的搜索引擎也應(yīng)成為秘書工作的利器。(二)處理。對(duì)搜集的信息進(jìn)展處理的方式主要是篩癬綜合與加工。信息時(shí)代的海量信息對(duì)秘書人員的這一項(xiàng)工作增加了難度。信息超載會(huì)直接影響到?jīng)Q策的及時(shí)、高效與準(zhǔn)確性。媒介形態(tài)的多元化也造成了甄別信息的困難。各種媒介的傳播方式、傳播特點(diǎn)都有所不同,這些信息來(lái)源的復(fù)雜也增加了信息加工的難度。此時(shí),秘書要理解媒介的特征,衡量不同媒體的權(quán)威性,對(duì)信息進(jìn)展篩癬比對(duì)、甄別、查實(shí),選擇可靠的信息來(lái)源,形成正確的判斷

11、。在對(duì)信息進(jìn)展編輯、加工的過(guò)程中也要要擅長(zhǎng)利用各種網(wǎng)絡(luò)工作平臺(tái),進(jìn)步自己處理信息的才能。(三)存貯。辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化等事物的出現(xiàn),使檔案的生成方式發(fā)生很大變化,諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程都通過(guò)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)展,這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。信息存貯的電子化、網(wǎng)絡(luò)化降低了秘書人員的勞動(dòng)量,也進(jìn)步信息的利用率。信息檔案的管理變得方便而高效。同時(shí),秘書工作人員也要增進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí),進(jìn)步計(jì)算機(jī)操作才能。(四)傳輸。信息的傳輸和發(fā)布是機(jī)關(guān)指導(dǎo)決策得以執(zhí)行的途徑。要使指導(dǎo)決策能得到很好地執(zhí)行就必須保持信息傳輸和發(fā)布的通暢、到位。媒介化社會(huì)中,媒體對(duì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的生

12、活都有著深化的影響,信息的傳輸離不開(kāi)對(duì)各種媒介的支撐。秘書要擅長(zhǎng)與媒體通力合作,利用媒體傳達(dá)本機(jī)關(guān)、本部門的意志和決策。比方政府部門的秘書與媒體之間就存在著這樣一種互相依存的關(guān)系。政務(wù)秘書利用各種方式方法引導(dǎo)和控制媒體,積極引導(dǎo)媒體傳播正面信息,使政府信息能有效準(zhǔn)確地傳播給公眾,引導(dǎo)公眾采取正確的態(tài)度和方式來(lái)配合政府部門工作。同樣,商業(yè)秘書也要擅長(zhǎng)處理公司與媒介的關(guān)系,除了通過(guò)公司的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)宣傳自己之外,更要擅長(zhǎng)利用媒介對(duì)一般消費(fèi)者的影響,有效傳遞公司信息,打造良好的公司形象。(五)反潰無(wú)論是政府部門、機(jī)關(guān)單位還是群眾組織、商業(yè)團(tuán)體為了理解群眾言論和需求,都需要得到及時(shí)的反應(yīng)信息。在這個(gè)媒介化

13、的社會(huì)里,群眾的主動(dòng)參與和互動(dòng)的意識(shí)非常強(qiáng),無(wú)論大事小事都喜歡直接找媒體,再由媒體把相關(guān)言論反映出來(lái)。由于群眾的呼聲沒(méi)有及時(shí)反應(yīng)到相關(guān)部門單位,有時(shí)就會(huì)造成這些部門單位工作上的被動(dòng)。秘書,尤其是政府部門的秘書要擅長(zhǎng)借助電子政府和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)這些互動(dòng)性強(qiáng)的平臺(tái),進(jìn)步政府等部門的效勞程度。電子化政府這種溝通網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)一方面可以打破時(shí)間、空間及行政組織部門與層級(jí)之間的限制,進(jìn)步政府內(nèi)外的信息溝通效率,及時(shí)傳達(dá)政府施政意圖、方針與政策;另一方面,它建立一個(gè)迅速、有效的溝通途徑和意見(jiàn)反應(yīng)機(jī)制,能及時(shí)把群眾的呼聲納入一個(gè)正常的反應(yīng)渠道,從而擴(kuò)大公民對(duì)政府公務(wù)管理的參與程度。雖然已進(jìn)入信息時(shí)代,但我們對(duì)信息資源作

14、為一個(gè)戰(zhàn)略性資源在新世紀(jì)的戰(zhàn)略地位認(rèn)識(shí)并不充分,而可能只視為一種技術(shù)上的改變。今天,信息正越來(lái)越成為一個(gè)社會(huì)機(jī)構(gòu)或組織制勝的關(guān)鍵因素,而互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代最顯著的特征就是信息的共享與互動(dòng),媒介化社會(huì)為這種共享與互動(dòng)提供了廣泛豐富的、傳達(dá)率和影響力都非常高效的諸多途徑。沒(méi)有對(duì)這個(gè)特征的透徹認(rèn)識(shí),可能不少秘書的信息管理還停留在對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料搜集、文書傳遞等換成了便捷的電子文本的竊喜中,從而未能充分發(fā)揮秘書這個(gè)信息溝通樞紐應(yīng)有的作用;沒(méi)有對(duì)這個(gè)特征的嫻熟把握,我們的信息管理就只能是被動(dòng)地跟隨時(shí)代的變革,無(wú)法主動(dòng)在搜集、處理、傳送、反應(yīng)等等環(huán)節(jié)利用多種途徑管理大量的各種信息,從而有效地支持機(jī)構(gòu)或組織的決策。隨著網(wǎng)絡(luò)在日常生活中的不斷浸透、媒介在公共領(lǐng)域影響的不斷