行政前臺(tái)工作職責(zé)

1、行政前臺(tái)工作職責(zé)行政前臺(tái)工作職責(zé)一、行政前臺(tái)接待接待來訪者接待不明目的的來訪者，先問清對(duì)方來訪原因，根據(jù)情況判斷是否需 要通知公司相關(guān)人員進(jìn)行接待。若有正當(dāng)訪問理由或已預(yù)約，應(yīng)快速 聯(lián)絡(luò)相關(guān)人，請(qǐng)來訪者到會(huì)客廳等候，并水給客人倒水或飲料。接待咨詢者若有業(yè)務(wù)咨詢者來訪，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)業(yè)務(wù)部門的助理或客服部的人員來協(xié) 助接待。接聽轉(zhuǎn)接電話前臺(tái)是總機(jī)電話，接聽電話時(shí)，應(yīng)先說“您好，艾瑞根，然后根據(jù) 情況判斷是否需要通知公司相關(guān)人員接聽。接待推銷人員上班時(shí)間若有其他公司的推銷人員上門推銷，應(yīng)婉轉(zhuǎn)拒絕，告知上班 時(shí)間在公司推銷，會(huì)影響他人工作，若有員工需要他們的服務(wù)，告知 希望他們?cè)诠拘菹r(shí)間（如：午餐時(shí)間

2、等）再來。二、傳真及信件轉(zhuǎn)交轉(zhuǎn)交傳真關(guān)注電子傳真接收系統(tǒng)信息，一旦收到傳真，應(yīng)快速、仔細(xì)辨認(rèn)接收 人或接收單位，并及時(shí)以集團(tuán)OA系統(tǒng)或其他方式轉(zhuǎn)交，必要時(shí)應(yīng)電 話提醒查收。若接收人是總經(jīng)理或其他高管，應(yīng)轉(zhuǎn)交其秘書，并電話 提醒查收。轉(zhuǎn)交信件收到信件時(shí)，應(yīng)快速、仔細(xì)辨認(rèn)收件人或收件單位，并及時(shí)通知收件 人前來領(lǐng)取。若收件人是總經(jīng)理或其他高管，應(yīng)盡快送至其辦公室或 轉(zhuǎn)交其秘書接收。三、快遞管理接待快遞員熟悉目前與公司有業(yè)務(wù)往來的快遞公司，及時(shí)更新快遞公司聯(lián)系人及 其聯(lián)絡(luò)方式，并熱情接待每日前來送、取件的快遞員。轉(zhuǎn)交快遞收到快遞時(shí)，快速、仔細(xì)辨認(rèn)收件人或收件單位，并及時(shí)通知收件人 前來領(lǐng)取，并做好簽

3、收登記。四、會(huì)務(wù)工作會(huì)議前準(zhǔn)備工作主動(dòng)關(guān)注會(huì)議信息，向組織者或組織部門了解會(huì)議相關(guān)情況，及時(shí)記 錄準(zhǔn)備工作內(nèi)容，并積極協(xié)助；協(xié)助保潔工人做好會(huì)議室準(zhǔn)備工作; 協(xié)助會(huì)議組織者做好會(huì)議通知等工作。會(huì)中會(huì)議記錄工作，及寫總結(jié)成電子版會(huì)議記錄會(huì)議后完善工作負(fù)責(zé)檢查和關(guān)閉會(huì)議室電子設(shè)備及電器；協(xié)助保潔工人整理會(huì)議室， 協(xié)助會(huì)議組織者做好會(huì)后完善工作。六、每月用水、用電統(tǒng)計(jì)制表每月26日，根據(jù)保安抄表情況，對(duì)公司用電、用水情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并制表，交至相關(guān)負(fù)責(zé)人或部門。五、行政前臺(tái)日常事務(wù)保證前臺(tái)電子設(shè)備的正常使用前臺(tái)有電腦、電話、傳真等電子設(shè)備，若設(shè)備發(fā)生故障可以先找設(shè)備 部同事檢查，若無法維修，可請(qǐng)采購(gòu)部同

4、事聯(lián)系供貨商或外部維修單 位，排除故障。及時(shí)更新和發(fā)布員工內(nèi)部通訊錄不管是否有新進(jìn)或離職員工，都應(yīng)在每周一統(tǒng)計(jì)公司所有人員信息， 并以O(shè)A方式向全體員工發(fā)布新的內(nèi)部通訊錄。（OA上線前通過郵件 發(fā)送）4、公司鑰匙管理前臺(tái)備有會(huì)議室鑰匙、辦公室備用鑰匙，前臺(tái)應(yīng)妥善保管以備使用。5、名片的制作與申請(qǐng)、繳納話費(fèi)、需出差人員機(jī)票、車票預(yù)定6、費(fèi)用登記7、短信系統(tǒng)的管理現(xiàn)在公司使用的是統(tǒng)一短信平臺(tái)系統(tǒng)在使用中，每次需要發(fā)信息，在 “短信發(fā)送記錄表”中登記摘要并要相應(yīng)需發(fā)短信的主管級(jí)人員簽字。8、上傳下達(dá)通知工作六、辦公室5s管理1、檢查公司干凈整潔度，保持公司良好形象。2、各部門負(fù)責(zé)各自辦公區(qū)域的日常管

5、理，保持現(xiàn)場(chǎng)清潔有序;3、公司辦公室負(fù)責(zé)不定期的對(duì)各部門現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查并考核4、部門負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，辦公室檢查發(fā)現(xiàn)問題后，向該辦公中 心部門出整改通知，如整改無效，扣罰責(zé)任人50元/次，在當(dāng)月工資 中扣除。5、下班前檢查復(fù)印機(jī)關(guān)機(jī)，關(guān)閉所有電源，負(fù)責(zé)關(guān)好門窗。如果有 人加班，一定問清楚有沒有鎖門的鑰匙，并交代關(guān)閉電源，關(guān)好窗 戶，鎖好門。七、人事管理1、招聘信息的發(fā)布，根據(jù)用人的部門崗位職責(zé)篩選簡(jiǎn)歷，并通知合 適的人員到公司面試。安排面試時(shí)間，確保相關(guān)人員都在公司。2、每日早晨做好考勤的嚴(yán)格把關(guān)。負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計(jì)公司員工的考勤情 況，考勤資料存檔。每月月初打印上月考勤記錄，做成考勤表交給 財(cái)務(wù)人

6、員。3、新員工辦理入職手續(xù)。簽合同，填入職登記表，看身份證原件并 收取身份證復(fù)印件1份，學(xué)歷證書1份，2張一寸近期免冠照片。 把所有員工檔案保管好，做好保密工作！為新員工開通工作郵箱。 加入工作群。3、辦理離職手續(xù)，填寫離職申請(qǐng)表，手續(xù)完成后取消工作郵箱，刪 除群，通訊錄，短信平臺(tái)信息。八、負(fù)責(zé)展廳的物品管理。范圍：a.布板b.燈具c.飾品d.地毯樣塊e.窗簾桿，軌道f.綁帶g.壁紙板子h.吊卡等。負(fù)責(zé)展廳物品的看管工作，不得丟失。有外人來公司時(shí)要看管好公 司產(chǎn)品及其他公司財(cái)物。所有展廳產(chǎn)品全天擺放整齊。每月至少3次進(jìn)行展廳物品盤點(diǎn)。每月10.20.30日固定盤點(diǎn)。并 向訂單部交盤點(diǎn)記錄。有新產(chǎn)品進(jìn)入展廳，及時(shí)向訂單部門索要新的艾瑞根展廳商品報(bào) 價(jià)。布板、壁紙板類產(chǎn)品貼編碼（編碼由訂單部提供）擺放整齊。九、辦公用品管理。辦公用品的盤庫、購(gòu)買、領(lǐng)用、結(jié)算1、每月23-25日對(duì)庫存辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，制作辦公用品庫存統(tǒng)計(jì) 表提交行政主管審查，若有用品數(shù)量不足或領(lǐng)用完，及時(shí)上報(bào)，進(jìn) 行補(bǔ)充2、每月25-28日通知各部門提交下月所需辦公用品