公文寫(xiě)作和檔案管理

1、關(guān)于公文寫(xiě)作與檔案管理第1頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四一.公文寫(xiě)作 公文是國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位在公務(wù)活動(dòng)中使用的文體.第2頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四公文的特點(diǎn) 1.鮮明的政治性 公文是在階級(jí)、國(guó)家出現(xiàn)后產(chǎn)生 的,它作為管理國(guó)家、組織和發(fā)展社會(huì)生產(chǎn)的重要手段,體現(xiàn)統(tǒng)治階級(jí)的意志和愿望,為他們的政治服務(wù).第3頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四 2.嚴(yán)肅性A.公文具有特定的格式.公文一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)文人等部分組成.B.公文具有嚴(yán)格的辦理程序.公文辦理分為收文和發(fā)文. 收文:傳遞

2、簽收登記分發(fā)擬辦 批辦等程序 發(fā)文:擬稿審核簽發(fā)繕印等程序第4頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四公文的作用1.法規(guī)和準(zhǔn)繩作用2.領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)作用3.宣傳教育作用4.公務(wù)聯(lián)系作用5.憑證和依據(jù)作用第5頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四公文寫(xiě)作要求:1.符合黨和政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定2.緊密結(jié)合實(shí)際3.選擇恰當(dāng)文體種4.遵守公文格式5.注意行文關(guān)系第6頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四行文即公文的運(yùn)轉(zhuǎn).從行文關(guān)系分,公文分上行文、平行文、下行文.行文關(guān)系是機(jī)構(gòu)之間文件的接受關(guān)系,它是根據(jù)機(jī)關(guān)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來(lái)確定的.上行文

3、指下級(jí)被領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文;平行文指平級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間的發(fā)文;下行文指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的發(fā)文.如何注意行文關(guān)系?第7頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四不同的行文關(guān)系要用相應(yīng)的行文語(yǔ)氣 上行文體現(xiàn)本機(jī)關(guān)請(qǐng)示和接受上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo) 要用請(qǐng)示的語(yǔ)氣; 平行文體現(xiàn)平行機(jī)關(guān)之間的互相協(xié)商與工作聯(lián)系 要用謙虛的語(yǔ)氣; 下行文體現(xiàn)本機(jī)關(guān)對(duì)下屬機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo), 可用比較嚴(yán)肅、莊重的語(yǔ)氣,但不能盛氣凌人.注意行文語(yǔ)氣第8頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四掌握語(yǔ)言特點(diǎn) 準(zhǔn)確 公文只有語(yǔ)言準(zhǔn)確,才能如實(shí)表達(dá)客觀事物,如實(shí)傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖,使之順利地貫徹執(zhí)行或及

4、時(shí)批復(fù). 質(zhì)樸 質(zhì)樸無(wú)華,少用描寫(xiě)和抒情的手法,提倡直話直說(shuō),不能用含蓄的筆法委婉的表達(dá)意思. 簡(jiǎn)明 高速傳遞信息的需要.須開(kāi)門見(jiàn)山,盡快道出 主旨,摒棄“橡皮圖章語(yǔ)言”.活用常用事務(wù)詞匯.第9頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四公文分兩種,通用公文和專用公文. 通用公文通用于各類機(jī)關(guān)、團(tuán)體和企事業(yè)單位,使用范圍比較廣; 專用公文在外交、軍事、司法、財(cái)經(jīng)等專門領(lǐng)域中使用,只在一定范圍類起作用.我們通常說(shuō)的公文,主要指通用公文.通用公文又叫行政公文.公文的種類第10頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四公文種類(12類,13種) 行政機(jī)關(guān)公文 命令(令) 議

5、案 決定 指示 公告.通告 通知 通報(bào) 報(bào)告 請(qǐng)示 批復(fù) 函 會(huì)議紀(jì)要 黨政機(jī)關(guān)公文 決議 決定 指示 意見(jiàn) 通知 報(bào) 請(qǐng)示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 公報(bào) 會(huì)議紀(jì)要第11頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四公文格式簡(jiǎn)表.My Documents文件樣例.doc 順序號(hào) 密 級(jí) 急 度 版 頭發(fā)文字號(hào)標(biāo) 題主送機(jī)關(guān)正 文 附件 發(fā)文機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)間 附注 主題詞 抄送: 印發(fā)機(jī)關(guān): 年 月 日印發(fā)(印數(shù))第12頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四12類13種公文的寫(xiě)作1.命令(令) 適用于依照有關(guān)法律規(guī)定發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布實(shí)施重大強(qiáng)制性行政措施;獎(jiǎng)懲有關(guān)人

6、員;撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定. 如:中華人民共和國(guó) 主席令第13頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四2.議案 議案是各級(jí)國(guó)家行政機(jī)關(guān)按法律程序向同級(jí)國(guó)家權(quán)利機(jī)關(guān)提請(qǐng)審議事項(xiàng), 故其行文方向十分明確,而且發(fā)布單位和收文單位受嚴(yán)格限制 結(jié)尾用“現(xiàn)提請(qǐng)審議”或“請(qǐng)審議決定” 如:國(guó)務(wù)院關(guān)于提請(qǐng)審議的案.My Documents公文.doc12類13種公文的寫(xiě)作第14頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四3.決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排. 如:全國(guó)人民代表大會(huì)關(guān)于設(shè)立中華人民共和國(guó)澳門特別 行政區(qū)的決定. 4.指示 適用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作

7、活動(dòng)的指導(dǎo)原則.12類13種公文的寫(xiě)作第15頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四5.公告、通告 “公告”適用于向國(guó)外宣布重要事項(xiàng)或者 定事項(xiàng). “通告”適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng).6.通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;發(fā)布規(guī)章;轉(zhuǎn)達(dá)下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和有關(guān)單位需要周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng);任免和聘用干部.12類13種公文的寫(xiě)作第16頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四7.通報(bào) 適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況.8.報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,提出意見(jiàn)或者建議,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn).9.請(qǐng)

8、示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn). 請(qǐng)示的公文,應(yīng)當(dāng)一文一事. 12類13種公文的寫(xiě)作第17頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四10.批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng).11.函 適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題;向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn).12.會(huì)議紀(jì)要 適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng).12類13種公文的寫(xiě)作第18頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四定義-按會(huì)議宗旨，精練準(zhǔn)確記述其要點(diǎn)，以上 報(bào)和下達(dá)貫徹執(zhí)行。 寫(xiě)作-1、忠實(shí)會(huì)議實(shí)際，準(zhǔn)確反映會(huì)議情況和意見(jiàn)。 2、突出會(huì)議中心，內(nèi)容概括，有取有舍,有 主有次，言語(yǔ)精練。 3、邏輯條理

9、清楚，觀點(diǎn)鮮明，不堆砌拼 湊，必要時(shí)加理論說(shuō)明。 4、及時(shí)印發(fā)，作為依據(jù)，起到指示、指導(dǎo)、 協(xié)調(diào)、約束作用。 格式-列為法定公文，版面編排由版頭、本體、 版尾三部分，可不蓋公章。 本體：標(biāo)題- 1、會(huì)議名稱+紀(jì)要 2、單位名+會(huì)議名+紀(jì)要 3、正題（主題）+副題（會(huì)議名稱+紀(jì)要） 第19頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四 時(shí)間-標(biāo)題下寫(xiě)紀(jì)要印發(fā)時(shí)間， 署名下寫(xiě)成文時(shí)間 正文-概況：會(huì)期、會(huì)址、主持、參會(huì)、 議題、結(jié)果六要素 主體：具體反映會(huì)議的主要情況、內(nèi)容 與成果（方法見(jiàn)后） 結(jié)尾：可用簡(jiǎn)短、明確、有力的語(yǔ)句 提出要求、希 望、 號(hào)召 簽署-正文右下方署明主辦單位或會(huì)議

10、名稱 第20頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四其他公文的寫(xiě)作一.會(huì)議記錄 會(huì)議記錄是當(dāng)場(chǎng)把會(huì)議情況,包括發(fā)言、討論的問(wèn)題、決議和事項(xiàng)等記錄下來(lái)的一種公文.只在本單位保存,不在社會(huì)上流傳. 一般開(kāi)比較重要的會(huì)議,如黨政機(jī)關(guān)的會(huì)議、商務(wù)機(jī)構(gòu)的會(huì)議、學(xué)術(shù)團(tuán)體的會(huì)議、國(guó)際會(huì)議等,都要有會(huì)議記錄.第21頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四會(huì)議記錄的特點(diǎn)1.迅速. 迅速是指記錄人的書(shū)寫(xiě)速度要快. 這是寫(xiě)好會(huì)議記錄的前提.若速度跟不上,會(huì)使記錄的內(nèi)容殘缺不全,甚至違反發(fā)言者的意愿.記錄人員必須具備一定的政治水平和業(yè)務(wù)水平,還要注意訓(xùn)練聽(tīng)寫(xiě)能力,掌握一套速記方法,如縮

11、寫(xiě)、略寫(xiě)等.有的會(huì)議記錄不用手 寫(xiě),要用打字機(jī)打出來(lái) 這就需要同時(shí)訓(xùn)練快 速打字能力. 你一分鐘可以打多少字呢?第22頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四2.準(zhǔn)確 準(zhǔn)確是指記錄原話、原意原來(lái)語(yǔ)氣,不能使用記錄語(yǔ)言去加工概括,不能加入記錄人的意見(jiàn).會(huì)議的插話一般不記,但重要插話如主持人作的提示、對(duì)被插話人的發(fā)言所持的態(tài)度、總結(jié)性的語(yǔ)句等,要加括號(hào)記明. 發(fā)言人的姓名要寫(xiě)全稱,標(biāo)點(diǎn)符 號(hào)要正確運(yùn)用.用第三人稱,不用 第一人稱,這是表示客觀,強(qiáng)調(diào) 準(zhǔn)確 會(huì)議記錄的特點(diǎn)第23頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四會(huì)議記錄的作用它是形成各種文件的重要媒介,人事安排、

12、功過(guò)獎(jiǎng)懲等,往往是通過(guò)會(huì)議決定的.它能為今后貫徹執(zhí)行會(huì)議精神、分析 研究問(wèn)題、檢查與總結(jié)工作提供依據(jù).它是反映會(huì)議真實(shí)情況的第一手資料,是日后查考的證物. 有些比較重要的會(huì)議記錄,具有文獻(xiàn)價(jià)值和歷史檔案價(jià)值.第24頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四會(huì)議記錄的寫(xiě)作1.作好記錄前的準(zhǔn)備.做好會(huì)議的組織工作,事先了解開(kāi)會(huì)程序和內(nèi)容,泥好議題,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后通知開(kāi)會(huì)單位和個(gè)人.若有重要的專題匯報(bào),要收集好發(fā)言稿,開(kāi)會(huì)時(shí)發(fā)給與會(huì)者每人一份.做好書(shū)寫(xiě)材料的準(zhǔn)備.專用記錄紙,白色打印紙,鋼筆或毛筆;錄音機(jī),磁帶等.第25頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四2.掌握記錄

13、的基本寫(xiě)法.記錄分兩個(gè)部分:第一部分是會(huì)議的組織情況.包括會(huì)議名稱、屆次數(shù);開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn);出席人姓名、職務(wù);列席人姓名、職務(wù);缺席人姓名、職務(wù);主持人姓名、職務(wù);記錄人姓名. 會(huì)議名稱和屆次數(shù)寫(xiě)在第一行正中,其他的另起一行,低兩格書(shū)寫(xiě).這些都要在會(huì)議主持之前寫(xiě)好.會(huì)議記錄的寫(xiě)作第26頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四第二部分是會(huì)議的內(nèi)容.包括會(huì)議議程、主持人發(fā)言、與會(huì)人發(fā)言、作出的結(jié)論.最后要另起一行寫(xiě)“散會(huì)”或“休會(huì)” 、“結(jié)束”, 并注明時(shí)間. 記錄的兩種方法: 一是摘要記錄法,只記發(fā)言要點(diǎn)和決定事項(xiàng). 二是詳細(xì)記錄法,把發(fā)言全部記下來(lái). 還有的是兩種記錄方法交錯(cuò)使

14、用, 究竟采用哪種,視實(shí)際情況而定.會(huì)議記錄的寫(xiě)作第27頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四會(huì)議記錄樣例信泰聯(lián)精熙集團(tuán)第五次生產(chǎn)革新會(huì)議記錄地 點(diǎn)：3號(hào)會(huì)議室時(shí) 間：2004年9月5日出席人：XXX ; YYY ; JJJ ;FFF ;LLL缺席人：RRR主持人：NNN記錄人：VVV會(huì)議內(nèi)容：聽(tīng)取GG的匯報(bào)，研究實(shí)施意見(jiàn)。 一、JJJ匯報(bào)情況 - 二、研討（略） 三、決議 1、- 2、- 3、- 4、- 主持人簽名： 記錄員簽名：第28頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四信件的寫(xiě)作信件分公用信件、專用信件和私人信件三種.公文中的“函”屬公用信件.信件不僅

15、是作者知識(shí) 、才能 和打字員技能的反映,也是一個(gè)單位整體形象的反映.人們通過(guò)這些信件,不僅可以窺到某單位的的作風(fēng)和風(fēng)格,而且回憑由此獲得的初步印象,考慮是否與該單位聯(lián)系或聯(lián)系的程度. 一個(gè)對(duì)信件這種基本的溝 通手段都漫不經(jīng)心的單位, 難道能指望它重視產(chǎn)品及 服務(wù)的質(zhì)量嗎? 第29頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四常用信件 感謝信 邀請(qǐng)信 慰問(wèn)信 賀 信 婉拒信 推銷信 求職信 請(qǐng) 柬 第30頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四商務(wù)信函寫(xiě)作1、商務(wù)信函的六個(gè)C要求(1)正確（Correctness）涉及權(quán)力、義務(wù)、利害關(guān)系，必須正確貫徹上司的意圖。(2)

16、清楚(Clearness)思路、表達(dá)要清楚，讓人一目了然看明白，且遵循一文一事。(3)具體(Concreteness)忌一般化、抽象化、表達(dá)清做什么？要求什么？(4)完整(Completeness)表達(dá)（意圖、緣由、措施、建議、要求、希望、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等）完整，不可遺漏。(5)簡(jiǎn)潔（Conciseness）文字簡(jiǎn)煉，力戒修飾語(yǔ)堆積，函件冗長(zhǎng)、拖沓。(6)禮貌（Courtesy）態(tài)度誠(chéng)懇、親切，措詞妥貼得體，謙恭有禮。 第31頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四商務(wù)信函的其他要求國(guó)際通用A4紙，不能用B5紙信紙、信封最好有企業(yè)的CI（企業(yè)形象識(shí)別系統(tǒng)） 標(biāo)志，且平整、清潔

17、文字書(shū)寫(xiě)或印制清晰，打開(kāi)后“全景”漂亮每頁(yè)上至少又有3行正文，不能只有落款可不蓋公章，用手簽名格式不嚴(yán)謹(jǐn)站在對(duì)方的立場(chǎng)考慮內(nèi)容，更人性化第32頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四常用的商務(wù)信函寫(xiě)作 1、信紙企業(yè)規(guī)范信箋 2、收信人單位名稱、職務(wù) 3、稱謂尊稱 4、開(kāi)頭應(yīng)酬語(yǔ) 5、正文 6、結(jié)尾應(yīng)酬語(yǔ) 7、祝頌語(yǔ) 8、署名 9、日期 10、左下角標(biāo)注第33頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四信函左下角縮寫(xiě)標(biāo)注P.P.(Per procurationem) 代簽C.C.(Carbon copy) 抄送P.S.(Post script) 補(bǔ)述、附言Enc.(E

18、nclosure) 隨信的附件稱謂和署名對(duì)具體人 Dear Mr Jones，Dear Mrs Smith 可用逗號(hào)，不用冒號(hào)署名 您真誠(chéng)的 Yours Sincerely一般公函 Dear Sir/Madam署名 您忠誠(chéng)的 Yours Faithfully第34頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四商務(wù)信函寫(xiě)作要領(lǐng)稱呼正確，語(yǔ)氣適當(dāng)言簡(jiǎn)意賅，表達(dá)正確交談?wù)\懇，平實(shí)話語(yǔ)避免幽默，不要抒情祝頌語(yǔ)言，商業(yè)性強(qiáng)先要手簽，后再打印不要忘掉，附注說(shuō)明第35頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四常用工作文書(shū)1、工作總結(jié)用處對(duì)前段工作的回顧檢查，找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)而形成的文字材

19、料分類可按內(nèi)容、時(shí)間、部門、性質(zhì)區(qū)分結(jié)構(gòu)：(1)標(biāo)題(2)正文-基本情況、經(jīng)驗(yàn)體會(huì)、問(wèn)題教訓(xùn)、今后努力方向和工作意見(jiàn)(3)署名（日期）第36頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四2、專用工作報(bào)告種類：(1)市場(chǎng)（預(yù)測(cè)、調(diào)查）報(bào)告標(biāo)題、前言、正文（情況、做法經(jīng)驗(yàn)、建議決策）、結(jié)尾(2)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告標(biāo)題、正文（引言、主體-分析原因，得出結(jié)論、結(jié)尾-意見(jiàn)措施）(3)可行性研究報(bào)告標(biāo)題、署名、正文（詳細(xì)論證）第37頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四例： 公司99年財(cái)務(wù)計(jì)劃執(zhí)行情況分析（引言）-現(xiàn)將情況分析如下： 一、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)分析- 二、產(chǎn)品成本分析- 三、流

20、動(dòng)資金分析- 四、專用資金分析- 幾點(diǎn)措施： 1、- 2、- 3、- 第38頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四 3.備忘的寫(xiě)法 (1)發(fā)自何人 (2)發(fā)給何人 (3)日期、時(shí)間 (4)主題 (5)、內(nèi)容 備忘錄 發(fā)給：人力資源部 發(fā)自：財(cái)務(wù)部 抄送：總經(jīng)理辦公室 日期：2001年9月18 日 標(biāo)題：購(gòu)置新計(jì)算機(jī) 內(nèi)容：上周董事會(huì)決定- （不用結(jié)束語(yǔ)）第39頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四二.檔案管理 事務(wù)管理的一環(huán)第40頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四事務(wù)管理意義: 1.在組織團(tuán)體中從事情報(bào)的收集、制作、 變換、傳達(dá)、保管等

21、活動(dòng). 2.是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一部分,目的在管理協(xié)調(diào),經(jīng)營(yíng)內(nèi)部的各種活動(dòng). 3.系統(tǒng)相連: (1)職位系統(tǒng) (2)功能系統(tǒng) (3)物品系統(tǒng) (4)傳票系統(tǒng) 第41頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四情報(bào)處理第42頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四目的: 1.No cost 2.No time 3.No mistake 4.No labor知識(shí)的必要性培養(yǎng)思考的技巧第43頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四管理方式 處理能力 傳遞速度 標(biāo) 準(zhǔn) 化 成 本而決定采取集中式,分散式或混合式.第44頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分

22、，星期四檔案管理的原則1.正確-希望能做到想調(diào)某一檔案時(shí),就能迅速地找到.2.簡(jiǎn)明-檔案管理須力求簡(jiǎn)單明了,其分類也要簡(jiǎn)明,放置的位置及使用方法,讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解,使上司或其他同事也隨時(shí)可取用參考.3.經(jīng)濟(jì)-管理人員不宜太多,以節(jié)省開(kāi)支;檔案所占的位置越小越好,以免浪費(fèi)空間,檔案保存要確定年限,適時(shí)銷毀清理已失效者.4.富有彈性-檔案在分類上要富有彈性,以適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時(shí)的的變動(dòng).第45頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四檔案管理的種類1.臨時(shí)檔案:凡機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)及個(gè)人活動(dòng)中,所產(chǎn)生的文件、圖表、實(shí)物及一切公文書(shū)等資料,不問(wèn)起外行或特性,有公私機(jī)關(guān)完

23、成行政處理手續(xù)后,即送機(jī)關(guān)檔案室管理人員歸卷者,謂之文卷(臨時(shí)檔案).2.中心檔案:已經(jīng)結(jié)案或無(wú)法結(jié)案之懸案,留備各幕僚機(jī)關(guān)共同應(yīng)用之文卷,保存機(jī)關(guān)檔案室以供稽憑應(yīng)用者,謂之案卷(中心檔案).3.永久檔案:在行政上已經(jīng)失效,經(jīng)鑒定有永久保存價(jià)值,移轉(zhuǎn)檔案室管理機(jī)構(gòu)保管,以備研究參考者,謂之檔案(永久檔案).第46頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四檔案的功用1.行政稽憑:為了解案情及立意遣詞的參考或援引.2.法律信證:法令、規(guī)章、會(huì)議記錄,都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù).3.史料供證:要真切地了解其沿革,唯有參考其檔案,以獲得正確的資料.4.研究資料:一個(gè)機(jī)關(guān)

24、或公司的檔案,是研究時(shí)最直接最正確的原始資料,撰寫(xiě)公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù),必須要運(yùn)用檔案.第47頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四檔案管理中需要注意的事項(xiàng)1.收發(fā)作業(yè): (1)收文作業(yè) (2)發(fā)文作業(yè)2.點(diǎn)收整理 (1)點(diǎn)收時(shí):文件是否齊全,手續(xù)是否完 整 (2)整理時(shí):以件為單位、含附件;破損 修補(bǔ);規(guī)格統(tǒng)一調(diào)整.第48頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四檔案管理中需要注意的事項(xiàng)3.分類立案: (1)分類歸檔方法: 名 稱 歸 檔 法 地 理 歸 檔 法 主題性質(zhì)歸檔法 時(shí) 間 歸 檔 法 數(shù) 字 歸 檔 法 特 殊 歸 檔 法(2)檔號(hào)的建立:

25、類綱總表主要主題; 總類次要主題; 個(gè)檔案第49頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四4.編目作業(yè) (1)登記目錄 (2)活頁(yè)式分類目錄 分類號(hào)碼: 檔案管理中需要注意的事項(xiàng)檔號(hào)案名起訖日期冊(cè)數(shù)保存年限轉(zhuǎn)移或銷 毀備注第50頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四(3)卡片式分類目錄: (4)卡片式人名目錄: 檔案管理中需要注意的事項(xiàng)檔 號(hào)保存年限案 名起訖日期冊(cè) 數(shù)件數(shù)附件轉(zhuǎn)移銷毀中 文 名英 文 名籍 貫出生日期 年 月 日到職日期 年 月 日離職日期 年 月 日第51頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四(5)固定書(shū)本式附件目錄檔案管理

26、中需要注意的事項(xiàng)編號(hào)收文日期文 號(hào)發(fā)文日期文 號(hào)附件名稱檔號(hào)件數(shù)備注第52頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四5.典藏保管 (1)裝訂:活頁(yè)、整齊、厚度 (2)排列:以件為單位,按號(hào)碼順序6.防護(hù) 保密、防霉、放火、防盜竊、防鼠 修補(bǔ)(裱法、鑲法)重制、損失處理7.應(yīng)用 (1)出納: 調(diào)卷:主管簽證、有關(guān)業(yè)務(wù)、 守秘,不得影印 還卷:期限、查核無(wú)誤收,否則 報(bào)請(qǐng)議處 檔案管理中需要注意的事項(xiàng)第53頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四 (2)編輯: (3)咨詢:8.清理: (1)清點(diǎn) (2)移轉(zhuǎn) (3)移交 (4)銷毀 A存廢標(biāo)準(zhǔn): 永久保存法令規(guī)章、組織

27、沿革 定期保存有效期限 B銷毀的資料要蓋 銷毀 二字備查 (5)縮影:檔案管理中需要注意的事項(xiàng)第54頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四三.公司文件管理規(guī)程(一)組織圖管理標(biāo)準(zhǔn)1.組織圖分類: 公司級(jí)組織圖;事業(yè)部級(jí)組織圖;課或G級(jí)組織圖2.組織圖作成: 公司級(jí)組織圖之作成以課或G級(jí)為最低階提出 事業(yè)部級(jí)之作成以區(qū)或組級(jí)為最低階提出 課或G級(jí)之作成以班(線)為最低階提出 組織圖上之“ ”表示部門,人名或職資不列入其內(nèi)第55頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四 組織圖上之擔(dān)當(dāng)者須助理員(含)以上職位,并列出其職位別 組織圖不用注明每人擔(dān)當(dāng)之具體工作與職責(zé)

28、組織圖上之副職均用“*”表示 組織圖之生效實(shí)施日期須標(biāo)注在“右上角”3.組織圖之審批: 公司級(jí):總經(jīng)理作成 董事長(zhǎng)承認(rèn) 事業(yè)部級(jí):事業(yè)部主管(副總、廠長(zhǎng)、部門長(zhǎng)、經(jīng)理)作成 總經(jīng)理承認(rèn) 課、G級(jí):課長(zhǎng)(G主管)作成 副理(經(jīng)理) 檢印 廠長(zhǎng)(經(jīng)理、部長(zhǎng))承認(rèn)第56頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四4.配布與簽收 公司級(jí)和事業(yè)部級(jí)由人事課負(fù)責(zé)配布所屬部門; 課、 G級(jí)由各部門自行發(fā)行給相關(guān)部門,并配布給人事課保存?zhèn)洳? 印章使用:須加蓋紅色印章于“承認(rèn)”欄前; 各級(jí)組織圖之配布均須在簽收. 5.修訂與保管 對(duì)于異動(dòng),應(yīng)在一周內(nèi)提出新組織圖; 公司級(jí)、事業(yè)部級(jí)組織圖原稿由人事

29、部門長(zhǎng)期保管備查; 課、G級(jí)組織圖原稿由各部門自行長(zhǎng)期保管備查.第57頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四(二)文件分類與編號(hào)1.文件分類集團(tuán)公司文件根據(jù)其性質(zhì)共分以下七類: 1 全般、人事、總務(wù)、環(huán)境 2 會(huì)計(jì) 3 生產(chǎn) 4 品質(zhì) 5 技術(shù) 6 設(shè)備 7 貿(mào)易、采購(gòu)第58頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四2.文件編號(hào)公司文件之編號(hào)是依據(jù)文件類別與文件層次相結(jié)合方式進(jìn)行;文件編號(hào)采用數(shù)字加橫線加數(shù)字之方式進(jìn)行: 例: 4-1 4-1-1 4-1-1-1 文件層次: 例: 手冊(cè) 5-1 規(guī)程 5-1-1 標(biāo)準(zhǔn) 5-1-1-1第59頁(yè)，共66頁(yè)，2022年，5月20日，10點(diǎn)3分，星期四文件編號(hào)與類別之對(duì)應(yīng):編號(hào) 類 別編 號(hào)大分類 1 全般 1-1-全般 人事 1-2-人事 總務(wù) 1-3-總務(wù) 1-4-環(huán)境 2 會(huì)計(jì) 2-1-會(huì)計(jì) 3 生 產(chǎn) 3-1-生產(chǎn) 3-2-I E 3-3-物流 3-4-其它 4 品 管 4-1-方針,系統(tǒng) 4-2-檢驗(yàn)與測(cè)試 4-3-測(cè)試管理 4-4-品質(zhì)管理 4-5-品質(zhì)工程 4-6-商品情報(bào) 4-7- 其 他編號(hào)類別編號(hào)大分類 55-1-制品技術(shù)5-2-生產(chǎn)技術(shù)5-3-其 他 6設(shè)備6-1-7貿(mào)易采購(gòu)7-1-輸入7-2-輸出7-3-采購(gòu)7-4-報(bào)關(guān)保稅7-5-其他第60頁(yè)，共6