體系文件-文件和記錄管理程序

1、文件和記錄管理程序編制審核批準密版本 V1。0200915信息技術有限責任公司樣式編號：WW-SM-JL-01版本：V1.0樣式編號：WW-SM-JL-01版本：V1.0文件和記錄管理程序第 第4頁 共 8 頁變更履歷序版本更改處更改內容更改/日期審核/日期批準/日期號1 V1 0新建張海濤/2008。 趙武/2008。12。24。12.24王喆/2008。12。24123目錄3 HYPERLINK l _TOC_250022 1。1目的3 HYPERLINK l _TOC_250021 適用范圍4 HYPERLINK l _TOC_250020 術語表4 HYPERLINK l _TOC_2

2、50019 引用文件4 HYPERLINK l _TOC_250018 職責4 HYPERLINK l _TOC_250017 2.1主管副總經(jīng)理4 HYPERLINK l _TOC_250016 2。2技術服務事業(yè)部4 HYPERLINK l _TOC_250015 2.3各個小組4 HYPERLINK l _TOC_250014 文件的管理5 HYPERLINK l _TOC_250013 3。1范圍5 HYPERLINK l _TOC_250012 3.2文件的編寫5 HYPERLINK l _TOC_250011 3。3文件的批準6 HYPERLINK l _TOC_250010 3。

3、4文件的發(fā)放6 HYPERLINK l _TOC_250009 3.5文件的修改6 HYPERLINK l _TOC_250008 3。6文件的評審6 HYPERLINK l _TOC_250007 3。7文件的存檔7 HYPERLINK l _TOC_250006 文件的作廢7 HYPERLINK l _TOC_250005 書面形式文件的管理7 HYPERLINK l _TOC_250004 3。10電子形式有效文件的管理7 HYPERLINK l _TOC_250003 3。11外來文件、資料的管理8 HYPERLINK l _TOC_250002 記錄的管理8 HYPERLINK l

4、_TOC_250001 4。1記錄的產生8 HYPERLINK l _TOC_250000 4.2記錄的存檔89簡介目的對公司與IT 服務管理體系相關的文件和記錄進行管理，確保文件和記錄的有效使用。適用范圍1.1.1適用于公司內部與IT服務管理體系相關的所有文件和記錄的管理。術語表文件記錄描述進行過程活動所規(guī)定的途徑、方法或要求的內容，用以提供過程活動的指導、規(guī)范、溝通或培訓的作用.文件記錄有效文件記載具體的過程活動結果的文件。有效文件保留文件正在使用中的、經(jīng)過批準的正式文件.保留文件已停止使用的有效文件,需要保留以備追溯.引用文件【1】 ISO/IEC 20000-1【2】 IT 服務管理手

5、冊職責主管副總經(jīng)理負責批準和發(fā)布IT 服務管理手冊和所有的管理程序文件。技術服務事業(yè)部負責組織各個小組對IT 服務管理體系的文件和記錄進行管理和改進。各個小組負責本部門與IT 服務管理體系相關文件和記錄的具體管理.樣式編號：WW-SM-JL-01版本：V1.0樣式編號：WW-SM-JL-01版本：V1.0文件和記錄管理程序第 第9頁 共 8 頁文件的管理范圍IT服務管理體系中的文件均指“有效文件”和“保留文件文件的層次分為BD (A 層文件(B 層文件、工作流程或規(guī)定 層文件C 層文件對應的各類記錄 層文件)。對于文件的編寫,格式、編號、版本及其他要求。.研編號規(guī)則應形成文件以備追溯。與公司I

6、T 隨意向公司外、無關的第三方拷貝、復印或傳播。文件的編寫IT （A 層文件)ISO/IEC200001：2005的要求，結合公司實際編寫。各種管理程序 層文件）.各部門根據(jù)ISO/IEC200001：2005 標準與實際工作需要，依據(jù)B , (C層文件進行溝通，確保C層文件的內容與整個IT.(C )IT 服務管.（C ),.文件格式應按照文件編寫規(guī)范的要求和模板編寫。所有的工作流程或規(guī)定（C 層文件)在得到正式批準后,.如無特殊的指定或要求，文件的編寫部門、擬制部門即發(fā)文部門。文件的批準,審批角色只有一個人。.,依次經(jīng)其他審核人審核通過，再提交審批。,并在組織會議的部門存檔。文件的發(fā)放文件在

7、得到正式的批準后，在規(guī)定的范圍內發(fā)放。事業(yè)部負責文件標識的管理。文件的版本狀態(tài)用“版本號”來進行區(qū)別。.已發(fā)放文件的原始版本應當由發(fā)文部門存檔。文件的修改IT.（B .因業(yè)務需求的變化，現(xiàn)有的工作流程或規(guī)定),.(C層文件）.文件的評審,求對流程體系和文件進行重新評估和規(guī)劃 ,組織相關部門對所涉及的過程、工作接,制訂或變更相應的文件。技術服務事業(yè)部在對 IT 組織相關部門進行的修改和完善。文件的存檔,則應在原書 書面形式的“保留文件”均由發(fā)文部門負責保管。在工作流轉系統(tǒng)中的電子形式的文件，由技術服務事業(yè)部負責歸檔。各類文件的保存期限除特別規(guī)定外，一般為 3 等有關的文件應長期保存。文件的作廢當

8、新修訂的文件得到批準后，發(fā)文部門應及時將新版本的文件發(fā)放至相關的部門或,理?；顒訖z查所有文件的有效狀態(tài)。書面形式文件的管理妥善保管、及時更新。書面形式的“有效文件”不能與“保留文件”同時在工作中使用。電子形式有效文件的管理公司 IT .以防誤用。在工作流轉系統(tǒng)中存在的文件,由技術服務事業(yè)部負責管理,.外來文件、資料的管理與 IT ,由具體使用部門負責登記、保管。外來文件的編號遵循其原有的編號，如無編號的則按文件編寫規(guī)定的要求編號。對來自上級主管部門的文件（如通知、行政發(fā)文、指示等.文件”標識表示其使用狀態(tài)。,.記錄的管理記錄的產生在 IT 的結果也屬記錄。,具體規(guī)定詳見文件編寫規(guī)范記錄應與相關管理程序 層文件、工作流程或規(guī)定 層文件）,應與對應的C層文件一起在技術服務事業(yè)部備案。記錄的存檔記錄內容的填寫、匯總或提交部門即為記錄的發(fā)文部門。為便于追溯，各種記錄保存期限除特別規(guī)定外，一般為 3 應長期保存。要有穩(wěn)定和能夠提供備份的系統(tǒng)環(huán)境。,.應