單證管理辦法

1、中國人民財產(chǎn)保險股份有限公司業(yè)務(wù)單證管理辦法第一章總則第一條為了規(guī)范業(yè)務(wù)單證 管理，保障業(yè)務(wù) 合規(guī)經(jīng)營 ，防止單證風(fēng)險 ，增強公司防 風(fēng)險能力，促進(jìn)業(yè)務(wù) 健康發(fā)展，根據(jù)省公司單證 管理辦法和單證 管理實務(wù)，結(jié)合全市系 統(tǒng)業(yè)務(wù)單證 管理 實際，制定本管理 辦法。第二條本辦法所管理的 業(yè)務(wù)單證 ，是指印有公司形象標(biāo)識和名稱的各 類空白業(yè)務(wù)單證 ，包括投保單、保險單、保險證（保險卡）和批單。定額保險單是指保 險單上印有保 險責(zé)任、固定的保險金額和保險費 ，通過手工或機打方式填寫投保人和被保險人姓名、身份證 號碼等信息的 業(yè)務(wù)單證 ，包括保險憑證。有價定 額保險單 是指在保 險單上直接印刷有保險金額和

2、保險費，并加蓋公司 簽章，具有法律效力的定額保險單。第三條 業(yè)務(wù)單證 管理是指 業(yè)務(wù)單證 的設(shè)計、審核、印制、保管、配送、領(lǐng)用、變更、銷毀、檢查等方面的管理。第四條 業(yè)務(wù)單證 管理堅持 “流程管理、分級負(fù)責(zé)、規(guī) 范設(shè)計、計劃印制、應(yīng) 用 IT 、嚴(yán)格管控 ”的原則。第五條公司對于在業(yè)務(wù)經(jīng)營 活動中形成的有效 業(yè)務(wù)單證，按照公司保 險業(yè)務(wù) 檔案管理 規(guī)定執(zhí)行。第六條本辦法適用于全市系統(tǒng)保險業(yè)務(wù)單證管理工作。第二章業(yè)務(wù)單證 管理的職能第七條 各支公司 經(jīng)理作 為本公司的 單證管理第一 責(zé)任人。單證 管理 責(zé)任人對本公司 單證的管理和 風(fēng)險 控制負(fù)責(zé)，定期組織單證 管理的 檢查，確保單證管理的 規(guī)范

3、統(tǒng)一，并對單證管理責(zé)任事故承擔(dān)管理 責(zé)任。市分公司 綜合部是市分公司 業(yè)務(wù)單證 的職能管理部 門。系統(tǒng)內(nèi)單證 工作實行垂直管理，各支公司 單證管理部 門（綜合部或 財務(wù) 核算部）為本級公司 業(yè)務(wù)單證 管理的 職能部門。市分公司 設(shè)立專門 的單證管理崗，負(fù)責(zé) 全市系 統(tǒng)的單證管理工作。各支公司要配備專職或兼職單證 管理 員，要求工作責(zé)任心強，懂保險業(yè)務(wù) ，并保持單證管理人 員的相對穩(wěn) 定性。支公司單證 管理員因工作 變動發(fā) 生變動時 ，應(yīng)及時向市分公司 書面報告，并填寫人員 代碼及權(quán)限變更申 請表，按規(guī)定上報各級管理部 門批準(zhǔn)后支公司留存一份，上交市分公司一份。第八條市分公司 綜合部 負(fù)責(zé)全市系

4、 統(tǒng)業(yè)務(wù)單證 管理 實施辦法的制定，負(fù)責(zé)全市系 統(tǒng)業(yè)務(wù)單證的保管、配送、銷毀等工作的 統(tǒng)一管理。支公司不得自行印制和銷毀單證。第九條支公司根據(jù)市分公司業(yè)務(wù)單證實 施管理 辦法,制定相應(yīng)的管理 辦法。負(fù)責(zé) 支公司 業(yè)務(wù)單證 的申請、領(lǐng)用、登記、發(fā)放、保管、使用、廢 舊單證的回收 ;負(fù)責(zé)使用單證的日清日結(jié)，每天檢查當(dāng)日處理的紙制單證的使用情況 , 核對是否與業(yè)務(wù)處 理系統(tǒng)、單證 管理系 統(tǒng)中的單證流水號和狀 態(tài)是否相符，以嚴(yán)格保險單的管理和保 證數(shù)據(jù) 質(zhì)量的可靠性，及時上報單證 使用的重大事 項。第三章單證發(fā)放與保管第十條單證征訂由市分公司 綜合部實行按季征 訂，每季度征 訂一次，市分公司各事 業(yè)

5、部和支公司 單證管理部 門按市分公司 綜合部規(guī)定的業(yè)務(wù)單證 征訂單、征訂時間 的要求上報。因新產(chǎn) 品開發(fā)需要增 訂業(yè)務(wù)單證 ，由市分公司 綜合部按省公司要求 統(tǒng)一時間組織 征訂。市分公司各事 業(yè)部或支公司在征 訂業(yè)務(wù)單證時 , 應(yīng)根據(jù)險種、數(shù)量進(jìn) 行分類統(tǒng)計 ，為避免 單證浪費，節(jié)約費 用，統(tǒng)計的數(shù)量要盡可能地準(zhǔn)確， 經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審 批后，報市分公司 綜合部。業(yè)務(wù)單證 印刷費由市分公司 財務(wù)部門統(tǒng)一向省公司支付后，根據(jù)各支公司 實際領(lǐng) 用數(shù)量劃 賬。第十一條各支公司之 間不得擅自 調(diào)劑單證 ，確需調(diào)劑時，申請調(diào)入支公司和同意 調(diào)出支公司向市分公司 綜合部提出業(yè)務(wù)單證調(diào)劑 申請 ,經(jīng)確定系 統(tǒng)內(nèi)有

6、被 調(diào)劑單證時 ,由市分公司 綜合部 單證管理員負(fù)責(zé)調(diào)劑。第十二條單證領(lǐng) 取登記、發(fā)放和保管。各支公司 單證管理人 員負(fù)責(zé) 從市分公司 單證 管理部 門領(lǐng)取業(yè)務(wù)單證。各支公司 單證員 從市分公司 領(lǐng)取保 險單時，需填寫業(yè)務(wù)單證發(fā)放登記薄 ,單證收到后要清點數(shù)量、核對單證 號碼，清點無誤后方可 簽收。保險單證領(lǐng) 回后要及 時做好入 庫登記，填寫業(yè)務(wù)單證總帳 、業(yè)務(wù)單證 明細(xì)帳。支公司應(yīng)嚴(yán) 格履行 單證發(fā)放登記手續(xù)，建立業(yè)務(wù)單證發(fā) 放登記薄。業(yè)務(wù)單證 的領(lǐng)取與 發(fā)放，應(yīng)遵循循序 漸進(jìn)發(fā) 放的原 則，既要滿足業(yè)務(wù)發(fā) 展需求 ,又要防止 風(fēng)險。支公司單證員發(fā) 放業(yè)務(wù)單證時 ，必須認(rèn) 真核對單證 管理系

7、 統(tǒng)庫存數(shù)據(jù)，嚴(yán)格控制單證發(fā)放數(shù)量。第十三條支公司出 單員應(yīng)對 已使用的保 險單進(jìn) 行日結(jié)日清處理，支公司單證 管理員每天檢查 當(dāng)日處理的 紙制單證的使用情況，核 對與業(yè)務(wù)處 理系 統(tǒng)、單證 管理系 統(tǒng)中的單證流水號和狀 態(tài)是否相符，并填寫業(yè)務(wù)單證銷 號清單。保險業(yè)務(wù)單證實 行定期 盤存。市分公司每季末，對轄 內(nèi)業(yè)務(wù)單證按業(yè)務(wù)單證 明細(xì)表進(jìn) 行一次 盤存，詳細(xì) 清點業(yè)務(wù)單證領(lǐng)用、發(fā)放、使用、作廢、遺失、停用、核銷、庫存情況。支公司單證員 于每月 5 日前 (節(jié)假日順延 )，將上月盤存結(jié)果 (含盤存表和 業(yè)務(wù)單證 明細(xì)表，業(yè)務(wù)單證銷 號清 單)通過新 “OA” 報市分公司 綜合部。每年 12 月

8、底進(jìn)行年度 盤存，通過盤存，做到 “賬單相符 ,賬表相符 ,賬賬相符，賬實 相符 ,手工臺 賬與系統(tǒng)數(shù)據(jù)相符 ”。第十四條 對停止使用的重要空白 單證 ，支公司不得擅自銷毀，應(yīng)按照市分公司有關(guān)通知精神 進(jìn)行清理 盤點并上 繳市分公司 統(tǒng)一銷毀。應(yīng) 特別注意及 時清收分散在各代理網(wǎng)點和營銷員 手中的 單證?；厥盏膯巫C應(yīng)填定業(yè)務(wù)單證 回收清理表，清理表應(yīng)標(biāo) 明單證代碼，單證名稱，單證 流水號段，并同時在單證 系統(tǒng)作好停用 處理，上報市公司 綜合部。第十五條各支公司出 單員要對已使用的 單證按單證流水號的 順序號及 時進(jìn)行整理、裝訂。非車險 通用全打保 單有兩聯(lián)業(yè)務(wù)聯(lián) ，第一業(yè)務(wù)聯(lián) ，歸檔時按保單號

9、裝 訂，保單附頁、批單 等其它附件與此 聯(lián)一并裝 訂；第二業(yè)務(wù)聯(lián) ，歸檔時按單證流水號裝 訂；對業(yè)務(wù)處 理中作 廢的單證不得擅自 銷毀，應(yīng)在單證各聯(lián)加蓋 “作廢”印章，與已使用 單證按印刷流水號歸檔，不允許缺號、跳號，同時 必須在業(yè)務(wù)處 理系 統(tǒng)進(jìn)行作廢單證處 理，第十六條支公司要建立 單證 管理責(zé)任追究制，對單證工作管理不善造成遺失、短缺的 ,要追究相關(guān)人 員的責(zé)任。支公司 發(fā)現(xiàn)單證遺 失，應(yīng)在 3 日內(nèi)填 報業(yè)務(wù)單證遺 失報告表 (節(jié)假日順延)，上報市分公司 綜合部，并采取相 應(yīng)措施，查明原因，對相關(guān)責(zé)任人 進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰 ，同時在所在地 報刊上發(fā)布遺失公告，聲明作 廢。支公司在發(fā) 布公告后

10、，要保存相關(guān)資料。遺失單證的支公司必 須在“單證管理系統(tǒng)”中辦理丟失登記手續(xù)，同時登記相應(yīng)的手工臺 賬，保證電子賬、手工臺賬賬賬相符。庫房被盜造成 編號單證遺 失的，被盜單位要注意保 護(hù)現(xiàn)場，立即向當(dāng)?shù)毓矙C關(guān) 報案，并在第一 時間 內(nèi)上報市分公司綜合部。同時 ，被盜單位立即清 查單證庫 存，填制單證遺失報告表，按照遺失單證 程序辦理作廢手續(xù)，并作為重大事件逐級上報。第十七條 支公司和出 單點應(yīng)配備業(yè)務(wù)單證 存放 專柜,單證存放專柜應(yīng)牢實、有防盜鎖 , 存放在安全地方 ,以免 單證被盜或丟失。第四章單證核銷第十八條 單證核銷包括正常 單證核銷、作廢單證 核銷、遺失單證核銷和停用 單證核銷。核銷

11、 要求的原 則：實物與臺帳相符，實物與系 統(tǒng)相符。第十九條 正常單證核銷。重要承保單證 使用后，由支公司單證管理人 員按支公司出 單員提供的 業(yè)務(wù)單證銷 號清單（含作廢單證 ）在單證管理系 統(tǒng)中進(jìn)行核銷處理。第二十條 作廢單證 核銷。作廢 的單證 ，由支公司出 單員在單證管理系 統(tǒng)進(jìn)行作廢登記，對單證 全部 聯(lián)次加蓋作 廢章。并由支公司出 單員按照流水號 順序歸入已使用 單證 存根聯(lián)裝訂。第二十條遺失單證 核銷。單證遺 失人 應(yīng)向所在 單位單證管理部 門提交書面遺失說明，經(jīng)本級單證 管理部 門負(fù)責(zé) 人簽字確認(rèn)后，在地市級及以上正式媒體 進(jìn)行聲明，并將 該聲明提交 單證 管理部 門保存?zhèn)浒?。無故

12、遺 失單證的，必須由本級單證 管理第一 責(zé)任人簽字確 認(rèn)。遺失單證 核銷由省 級分公司 單證管理 崗人員負(fù)責(zé)。省級單證管理崗人員對下級單證管理部門上報的遺失單證核銷手續(xù)審核確 認(rèn)后，在單證 管理系 統(tǒng)中進(jìn)行核 銷處理。由監(jiān)管部 門或稅務(wù)機關(guān)監(jiān)制的單證遺 失，應(yīng)將流水號及數(shù)量向當(dāng)?shù)匦?業(yè)監(jiān)管部門或稅 務(wù)機關(guān)報告。第二十一條停用單證 核銷。省級 分公司 單證管理部 門組織和監(jiān)督轄內(nèi)停用 單證的銷毀 ，并在單證 管理系 統(tǒng)做核銷登記處理。地市分公司、支公司不得自行銷毀停用 單證。單證停用 銷毀前，應(yīng)向當(dāng)?shù)匦?業(yè)監(jiān)管部 門（保密局）或機關(guān)機構(gòu) 報告。第五章單證檢查第二十二條 單證的檢查工作 實行電子監(jiān)

13、控和實物盤存相結(jié)合的方式，充分 發(fā)揮單證 管理系 統(tǒng)的作用和功能。市分公司和支公司 單證管理崗，應(yīng)分別按季、月、周對 定額保險單進(jìn)行盤點，并與單證管理系 統(tǒng)、臺賬進(jìn) 行核對，保證賬賬相符、賬實相符。單證檢查 采取現(xiàn)場檢查 與非現(xiàn)場檢查 相結(jié)合方式。應(yīng) 重點加強對有價定 額保險單的管控，隨時跟蹤 檢查使用情況，監(jiān)督是否及 時回收、補錄 和核 銷。主要內(nèi)容包括檢查機構(gòu)設(shè)立單證管理 崗和配備人員的情況，實行專庫專 柜專人保管 單證的情況，空白 單證登記制度的建立和使用情況，單證簽收、發(fā)放和領(lǐng)用手 續(xù)的履行情況，是否 對單證 使用實行日清日 結(jié)，單證庫 存的 盤查情況，是否做到 “賬賬相符、賬實 相符

14、 ”，代理人領(lǐng)用單證 的管理情況，以及 單證 管理系 統(tǒng)的使用情況等。在單證檢查過 程中發(fā)現(xiàn)問題 的，應(yīng)責(zé)成有關(guān)分支機構(gòu)限期整改；對于存在 責(zé)任事故 隱患的的 問題，應(yīng)追究有關(guān) 責(zé)任人員的責(zé)任；在整改限期內(nèi)未 進(jìn)行整改的，以及在 單證檢查過 程中發(fā)現(xiàn)已發(fā)生單證管理責(zé)任事故的，應(yīng)追究有關(guān) 單證 管理責(zé)任人和其他有關(guān) 責(zé)任人員的責(zé)任。各級單證 管理部 門負(fù)責(zé)組織對 未使用 單證的發(fā)放、核銷和統(tǒng)計等環(huán)節(jié) 開展常 規(guī)性檢查。單證 管理的 統(tǒng)一檢查由市分公司綜合部 牽頭，組識各產(chǎn)品線部門、出單 管理中心，按照每年不少 30%比例對各支公司、部單證 管理情況 進(jìn)行檢查。第二十三條 支公司 單證管理 員應(yīng)分別按每月、每季對實物單證進(jìn) 行盤點，并與單證管理系 統(tǒng)、臺賬進(jìn) 行核 對，保證賬賬相符、賬實相符。市公司單證管理員應(yīng)及時將盤點結(jié)果以書面形式 報上級單證 管理部 門。第二十四條單證檢查結(jié) 果應(yīng)及時在全市系 統(tǒng)予以通 報。對未按照 單證 管理規(guī)定操作的，應(yīng)要求限期整改。給公司造成損失的，視情況給予相關(guān) 責(zé)任人警告、記過、撤職等處分。第二十五條 對違反本辦法給公司造成 損失的，市分公司按以下 規(guī)定予以 處罰。1、未建立健全業(yè)務(wù)單證 管理制度，給予單位口 頭批評，責(zé)令整改；未整改的，給予單位通 報批評、分管領(lǐng)導(dǎo) 警告處分。2、未使用單證 管