2022年酒店物資管理制度全套

1、酒店物資管理制度第一章 總 則第一條 為建立健全內(nèi)部控制，規(guī)范和加強(qiáng)物資管理工作，提高經(jīng)濟(jì)效益和供應(yīng)保障能力，保證酒店經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)健康正常運(yùn)行，根據(jù)國(guó)家法律、法規(guī)和規(guī)章，特制定本管理制度。第二條 物資管理實(shí)行中茂實(shí)業(yè)集團(tuán)和貴都大酒店兩級(jí)管理。第三條 物資管理職能實(shí)行事權(quán)權(quán)責(zé)、財(cái)權(quán)權(quán)責(zé)、采購(gòu)權(quán)責(zé)和支付權(quán)責(zé)既相互協(xié)調(diào)、又相互制約的權(quán)責(zé)主體四分離。物資管理的主要內(nèi)容有以下六個(gè)方面預(yù)算管理授權(quán)審批采購(gòu)管理驗(yàn)收管理付款結(jié)算管理物資領(lǐng)用管理盤(pán)存管理第五條 物資部是酒店物資管理的歸口部門(mén)，酒店所需物資采購(gòu)的預(yù)算、存儲(chǔ)、領(lǐng)用和廢舊物資處理均有物資部負(fù)責(zé)。第二章 預(yù)算管理第六條 酒店對(duì)物資采購(gòu)實(shí)行預(yù)算管理，各部室對(duì)

2、所需物品必須編制部門(mén)采購(gòu)預(yù)算，物資部編制酒店的采購(gòu)總預(yù)算。第七條 預(yù)算的編制要以年度銷售預(yù)測(cè)為基準(zhǔn)，對(duì)所需原材料、物料配件和勞務(wù)的數(shù)量進(jìn)行具體數(shù)量計(jì)劃，以提高物資的利用率、杜絕浪費(fèi)、控制庫(kù)存，加快資金周轉(zhuǎn)，提高經(jīng)濟(jì)效益為原則。第八條 各職能部室根據(jù)年度銷售計(jì)劃編制本部室的年度、月度采購(gòu)預(yù)算（一式四份），月度預(yù)算于每月24日前交物資部。第九條 物資部負(fù)責(zé)匯總整理、各部室采購(gòu)預(yù)算形成酒店采購(gòu)總預(yù)算，制定出實(shí)際采購(gòu)的年度預(yù)算和月度預(yù)算報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，報(bào)財(cái)務(wù)部備案。物資部根據(jù)有關(guān)規(guī)定安排采購(gòu)。 第十條 對(duì)酒店維修改造、大型設(shè)備、器具的購(gòu)置，由使用和分管部門(mén)編制項(xiàng)目預(yù)算，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)研究同意，由物資部

3、實(shí)施。第十一條 預(yù)算審批同意后，必須由倉(cāng)庫(kù)或各使用部門(mén)按照不同的情況提前填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)單，經(jīng)部室有關(guān)授權(quán)經(jīng)理或主管審批簽字后報(bào)請(qǐng)物資部采購(gòu)。第十二條 凡酒店倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備的物資商品，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)使用部室預(yù)算，認(rèn)真核查庫(kù)存量及消耗量，由倉(cāng)庫(kù)提出采購(gòu)申請(qǐng)。第十三條 倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)備以外的物資商品，各部室在提出采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，必須查詢倉(cāng)庫(kù)是否有該項(xiàng)儲(chǔ)備，或代用品。第十四條 廚房部所需物資除蔬菜、肉類等每日必須采購(gòu)的食品外，其他物資商品按正常的程序辦理采購(gòu)申請(qǐng)。第十五條 廚房部日常消耗食品要填寫(xiě)廚房部每日采購(gòu)單，一式四聯(lián)報(bào)物資部。第三章 授權(quán)審批第十六條 物資管理實(shí)行授權(quán)審批制度，各相關(guān)責(zé)任人必須按規(guī)定的授權(quán)審批方式、權(quán)限、

4、程序、責(zé)任和相關(guān)內(nèi)部控制制度，辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。第十七條 物資管理中預(yù)算審批、供應(yīng)商確定、采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)施采購(gòu)、合同的擬定審批、貨物驗(yàn)收和質(zhì)檢、存儲(chǔ)、付款、盤(pán)存、廢舊物資處理必須履行授權(quán)程序。第十八條 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)和個(gè)人辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人不得超越審批權(quán)限。第十九條 對(duì)于超越審批權(quán)限的采購(gòu)業(yè)務(wù)物資部有權(quán)拒絕辦理，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕付款。第四章 采購(gòu)管理第二十條 采購(gòu)管理工作，應(yīng)明確采購(gòu)方式、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程透明化及所購(gòu)商品數(shù)量和質(zhì)量符合公司要求。第二十一條 采購(gòu)前應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報(bào)價(jià)、交貨期限、售后服務(wù)等作出評(píng)價(jià)，以供參考。第二十二條 應(yīng)以

5、合理的價(jià)格取得較高質(zhì)量做為價(jià)格質(zhì)量要求，供應(yīng)商在所需日期內(nèi)保證足量供應(yīng)。第二十三條 物資部應(yīng)根據(jù)商品使用狀況、用量、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素選擇最有利的采購(gòu)方式。第二十四條 采購(gòu)方式可分為合同訂購(gòu)方式、訂單訂購(gòu)方式、特約廠商采購(gòu)、直接采購(gòu)、緊急采購(gòu)和代購(gòu)代銷方式。第二十五條 物資部應(yīng)根據(jù)使用部門(mén)提出的需要日期辦理采購(gòu)，掌握適當(dāng)?shù)牟少?gòu)時(shí)機(jī)，物資部應(yīng)召集有關(guān)部門(mén)按商品特性、采購(gòu)地區(qū)及市場(chǎng)供需情況擬定商品采購(gòu)處理期限，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后公布實(shí)施。第二十六條 原定采購(gòu)業(yè)務(wù)處理期限變更，物資部應(yīng)應(yīng)報(bào)告原因，呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門(mén)，以利于存量管理和適時(shí)提出采購(gòu)第二十七條 物資

6、部應(yīng)建立合格供應(yīng)商評(píng)價(jià)制度。供應(yīng)商評(píng)價(jià)工作由職能部室、財(cái)務(wù)部、物資部參與，設(shè)定評(píng)價(jià)指標(biāo)和評(píng)價(jià)方法，對(duì)評(píng)價(jià)結(jié)果做出不同處理。第二十八條 供應(yīng)商評(píng)價(jià)內(nèi)容應(yīng)包括資質(zhì)、經(jīng)營(yíng)情況、信用等級(jí)和所購(gòu)商品質(zhì)量、價(jià)格、交貨及時(shí)性、付款條件等內(nèi)容。第二十九條 物資部接到采購(gòu)申請(qǐng)單要認(rèn)真歸納整理，對(duì)需采購(gòu)物資商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等項(xiàng)目要與申報(bào)部門(mén)授權(quán)人及時(shí)溝通確認(rèn)，在確認(rèn)無(wú)誤后，在合格供應(yīng)商中尋找三家以上的供貨商進(jìn)行洽談，綜合考察質(zhì)量、價(jià)格和售后服務(wù)等指標(biāo)擇優(yōu)選擇采購(gòu)。對(duì)于未達(dá)要求的商品，物資部應(yīng)開(kāi)發(fā)新供應(yīng)商。第三十條 物資部應(yīng)及時(shí)掌握市場(chǎng)信息，根據(jù)不同商品價(jià)格變動(dòng)情況定期或不定期的對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行考察分析。與供應(yīng)商進(jìn)

7、行交流及時(shí)調(diào)整價(jià)格。第三十一條、 對(duì)于臨時(shí)采購(gòu)，物資部應(yīng)以最快速度擇商報(bào)價(jià)，一經(jīng)收到所需部門(mén)已經(jīng)形成的有效訂單并取得結(jié)算手段后，必須千方百計(jì)采取緊急購(gòu)買(mǎi)措施，以保證供應(yīng)。第三十二條 對(duì)于技術(shù)性較強(qiáng)，或有特殊要求的采購(gòu)項(xiàng)目，物資部可以邀請(qǐng)有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員共同購(gòu)買(mǎi)或授權(quán)有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員購(gòu)買(mǎi)，并與之共同承擔(dān)責(zé)任。有關(guān)部門(mén)對(duì)此要予以協(xié)助。第三十三條、 物資部在人力不足的情況下，可以授權(quán)使用部室有關(guān)人員代購(gòu)，并與之共同承擔(dān)責(zé)任。第三十四條 代銷物資商品由物資部統(tǒng)一管理，各使用部門(mén)不得私自銷售或使用代銷商品，各部門(mén)可以向物資部推薦廠家，由物資部負(fù)責(zé)洽談和報(bào)價(jià)工作，并提出申請(qǐng)報(bào)告，報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由物資部

8、與供應(yīng)商簽訂代銷合同，報(bào)送財(cái)務(wù)部登記備案。第三十五條 使用部門(mén)有了解所需物品的價(jià)格和提出質(zhì)疑的權(quán)利。物資部在擇商報(bào)價(jià)中必須認(rèn)真研究對(duì)待，并對(duì)所提出的問(wèn)題解釋說(shuō)明。第三十六條 使用部門(mén)在工作中主動(dòng)與物資部部溝通配合，對(duì)于掌握的供應(yīng)商情況及購(gòu)物意項(xiàng)要主動(dòng)通報(bào)物資部，由其選定供貨商。第三十七條 確屬疑難采購(gòu)的項(xiàng)目，采購(gòu)部和使用部門(mén)及時(shí)聯(lián)系溝通，研究對(duì)策。無(wú)力解決的必須及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門(mén)，不得拖延。第三十八條 采購(gòu)訂單由物資部部經(jīng)理落實(shí)到采購(gòu)員實(shí)施購(gòu)買(mǎi)。所有購(gòu)買(mǎi)活動(dòng)必須依據(jù)有效訂單規(guī)定的項(xiàng)目、數(shù)量、價(jià)格、時(shí)限、供應(yīng)廠、商及其他要求進(jìn)行。第三十九條 在進(jìn)貨過(guò)程中要認(rèn)真檢查所購(gòu)物的品質(zhì)、商標(biāo)、期限、衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)

9、等內(nèi)容，堅(jiān)決杜絕假冒偽劣等不合格商品流入酒店。第四十條 由于市場(chǎng)變化或其他原因而造成購(gòu)買(mǎi)時(shí)的價(jià)格高于有效訂單報(bào)價(jià)或數(shù)量多于有效訂單數(shù)量時(shí)，必須重新辦理補(bǔ)缺申請(qǐng)，經(jīng)審批后方能購(gòu)買(mǎi)。第五章 驗(yàn)收管理第四十一條 無(wú)論是采購(gòu)人員自提項(xiàng)目還是供應(yīng)商送貨項(xiàng)目，在貨到酒店后，必須首先與倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行聯(lián)系，由倉(cāng)庫(kù)依據(jù)采購(gòu)訂單過(guò)數(shù)檢驗(yàn)。經(jīng)驗(yàn)收合格后再分送所需部門(mén)。不允許采購(gòu)人員或供應(yīng)廠、商直接交貨予所需部門(mén)。對(duì)不符合采購(gòu)訂單內(nèi)容的項(xiàng)目一律拒收。第四十二條 廚房部每日市場(chǎng)定單所列采購(gòu)項(xiàng)目的驗(yàn)收，由廚房部授權(quán)人員，物資部采購(gòu)人員和倉(cāng)庫(kù)保管員聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后直接交于廚房部。同時(shí)辦理相應(yīng)的入庫(kù)、領(lǐng)用手續(xù)。第四十三條 驗(yàn)收

10、合格并已付款的采購(gòu)項(xiàng)目由采購(gòu)人員將發(fā)貨票、支票存根登記后交予倉(cāng)庫(kù)簽收。第四十四條 驗(yàn)收合格但未付款的采購(gòu)項(xiàng)目由倉(cāng)庫(kù)開(kāi)具收貨單，經(jīng)交貨人簽字后，將第二聯(lián)給交貨人作為結(jié)算憑證，第一聯(lián)隨同收貨日?qǐng)?bào)交財(cái)務(wù)部，第三聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存?zhèn)洳椤５谒氖鍡l 倉(cāng)庫(kù)在對(duì)購(gòu)入項(xiàng)目的質(zhì)量、規(guī)格、樣式、等難以確認(rèn)的情況下，要主動(dòng)請(qǐng)所需部門(mén)的授權(quán)人協(xié)助，有關(guān)部門(mén)和人員要積極幫助解決。第四十六條 在驗(yàn)收中，倉(cāng)庫(kù)或所需部門(mén)均有權(quán)進(jìn)出退貨要求。經(jīng)確認(rèn)，實(shí)屬不符合要求的項(xiàng)目，由采購(gòu)部辦理退貨事宜。第四十七條 代銷商品和其他采購(gòu)項(xiàng)目一樣，必須遵守以上各項(xiàng)驗(yàn)收、入庫(kù)、領(lǐng)用之規(guī)定。第四十八條 購(gòu)買(mǎi)、收貨和使用三個(gè)環(huán)節(jié)上的相關(guān)人員要相互監(jiān)督、相互

11、合作，共同做好工作。對(duì)爭(zhēng)議不決的問(wèn)題可向各自主管報(bào)告，由其協(xié)調(diào)解決。如仍存在分歧，應(yīng)由酒店管指定授權(quán)人進(jìn)行裁決。第六章 付款結(jié)算管理第四十九條 物資部要及時(shí)匯總采購(gòu)合同和采購(gòu)定單，按所約定付款時(shí)間和付款方式到財(cái)務(wù)部辦理相應(yīng)手續(xù)進(jìn)行付款。第五十條 本市采購(gòu)項(xiàng)目金額在200元以上的，應(yīng)由采購(gòu)人員憑采購(gòu)單領(lǐng)取轉(zhuǎn)帳支票付款。第五十一條 本市采購(gòu)項(xiàng)目金額在200元以下的由采購(gòu)人員填寫(xiě)現(xiàn)金申請(qǐng)單，經(jīng)物資部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，到出納處領(lǐng)取現(xiàn)金付款。付款后經(jīng)辦人要及時(shí)將發(fā)貨票、收貨單證一并交計(jì)財(cái)部報(bào)帳。第五十二條 對(duì)于事先付款的采購(gòu)業(yè)務(wù)，采購(gòu)人員要及時(shí)督促催貨，待貨物驗(yàn)收后將發(fā)貨票和收貨單證遞交財(cái)務(wù)第

12、五十三條 物資部可以先用自留備用金付款，然后填寫(xiě)零星開(kāi)支單，經(jīng)物資部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后附發(fā)貨票、入庫(kù)單報(bào)銷現(xiàn)金，回補(bǔ)備用金。第五十四條 供需雙方認(rèn)可的帶有預(yù)付款的采購(gòu)項(xiàng)目必須由采購(gòu)人員填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)單，附該項(xiàng)采購(gòu)訂單、預(yù)付款協(xié)議書(shū)報(bào)物資部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批簽字后，再依據(jù)有關(guān)規(guī)定選擇不同方式進(jìn)行付款。第五十五條 代銷商品根據(jù)代銷合同，由財(cái)務(wù)部根據(jù)銷售單核定銷售數(shù)量，物資部辦理出入庫(kù)手續(xù)，遵照上述程序，實(shí)行定期結(jié)算。第七章 物資領(lǐng)用管理第五十六條 各職能部門(mén)要對(duì)領(lǐng)用和發(fā)出進(jìn)行規(guī)范和控制。物資使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)所需存貨領(lǐng)用，物資部負(fù)責(zé)存貨發(fā)出管理，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)存貨的相關(guān)會(huì)計(jì)處理。第五十七條 物

13、資使用部門(mén)領(lǐng)用材料需填寫(xiě)領(lǐng)料申請(qǐng)單并辦理相應(yīng)審批手續(xù)，憑借經(jīng)過(guò)審批的領(lǐng)料申請(qǐng)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料。第五十八條 領(lǐng)料申請(qǐng)單應(yīng)填明材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)料數(shù)量并經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字。第五十九條 倉(cāng)庫(kù)管理員對(duì)領(lǐng)料單進(jìn)行審核，審核項(xiàng)目包括使用材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、領(lǐng)料數(shù)量及相關(guān)簽字信息，審核無(wú)誤后才能發(fā)料。第六十條 領(lǐng)用材料時(shí)，倉(cāng)庫(kù)保管員與領(lǐng)料人必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，并在領(lǐng)料單上簽字。第六十一條 倉(cāng)庫(kù)管理員根據(jù)領(lǐng)用情況，編制材料出庫(kù)單，并在出庫(kù)單上加蓋材料發(fā)訖印章，并妥善保管所有發(fā)料憑證。第六十二條 禁止領(lǐng)料人到倉(cāng)庫(kù)翻拿物資，所有庫(kù)存物資必須辦理手續(xù)后方可發(fā)出。第六十三條 倉(cāng)庫(kù)管理員必須在每月結(jié)賬前，將整理后的領(lǐng)料單及匯總表交財(cái)務(wù)部辦理入賬手續(xù)。第八章 盤(pán)存管理第六十四條、為保證物資信息的真實(shí)性、安全性和完整性，應(yīng)建立物資盤(pán)存制度，年中和年終應(yīng)進(jìn)行全面盤(pán)存。第六十五條 物資盤(pán)存應(yīng)包括定期全面盤(pán)存和不定期抽查，抽查可根據(jù)管理需要，采取特定范圍檢查。第六十六條 盤(pán)存工作，應(yīng)有盤(pán)存小組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，盤(pán)存小組由總經(jīng)理或分管經(jīng)理、物資部、財(cái)務(wù)部相關(guān)人員組成。第六十七條 每種商品的數(shù)量應(yīng)于確定后在進(jìn)行下一項(xiàng)，盤(pán)點(diǎn)后不得任意更改，盤(pán)點(diǎn)應(yīng)進(jìn)行實(shí)際清點(diǎn)，避免采用主觀目測(cè)的方式，盤(pán)點(diǎn)報(bào)表不得隨意修改，各盤(pán)點(diǎn)人員均受盤(pán)點(diǎn)負(fù)責(zé)人監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)困難和問(wèn)題應(yīng)及時(shí)匯報(bào)。第六十八條 盤(pán)點(diǎn)結(jié)束，物資部須匯總編制存貨盤(pán)點(diǎn)盈虧表，總經(jīng)理將