企業(yè)外貿(mào)業(yè)務流程

1、企業(yè)外貿(mào)業(yè)務流程企業(yè)外貿(mào)業(yè)務流程企業(yè)外貿(mào)業(yè)務流程資料僅供參考文件編號：2022年4月企業(yè)外貿(mào)業(yè)務流程版本號： A修改號： 1頁 次： 1.0 審 核： 批 準: 發(fā)布日期： HYPERLINK C:UsersAdministratorDesktop封面 (2)&tid=97297&pid=879665&sid=AwgAYm o 評分 0C:UsersAdministratorDesktop封面 (2)&tid=97297&pid=879665&sid=AwgAYm外貿(mào)業(yè)務操作流程 一、客戶詢價及報價 ：業(yè)務人員在國外采購商的詢價，做出產(chǎn)品報價前，應了解客戶基本信息，包括是否終端客戶、年采購能力

2、、消費區(qū)域，以及產(chǎn)品的用途、規(guī)格及質(zhì)量要求，我公司是否能夠生產(chǎn)等。對于外商的詢價，需要在收到郵件的當天答復；特殊情況需要延期的，應及時向外商解釋及大概需要的時間。對于外商的產(chǎn)品報價，如新產(chǎn)品或需要重新核算成本的老產(chǎn)品，應及時做好成本核價單，在核價單上寫清楚客戶的各項要求，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后發(fā)給設(shè)計部人員，公司設(shè)計科經(jīng)核算出成本后及時發(fā)給總經(jīng)理核價，收到總經(jīng)理確定的價格及時發(fā)給客戶；業(yè)務員在做好核價單及報價后應在核價報價登記表上做好登記，并催促設(shè)計員盡快核算成本。對于定單數(shù)量較大，外商所能接受的價格低于總經(jīng)理核算的價格的，業(yè)務人員應先上報部門經(jīng)理并報總經(jīng)理批準后實施。對于C&F及CIF報價，需要我

3、方辦理運輸、保險的或需要進行法定檢驗的等事項，業(yè)務人員應事先聯(lián)系相關(guān)中介機構(gòu)進行確定相關(guān)的費用，選擇中介機構(gòu)應考慮業(yè)務熟練、服務效率高及收費合理。二、 樣品安排1、 對于外商的寄樣要求，原則上對方承擔23倍產(chǎn)品單價及郵寄費。在收到正式訂單后，可以返還多收的樣品費用。特殊情況，如關(guān)系比較好的老客戶，我方可以免收樣品費（視樣品數(shù)量和金額而定），但原則上運費仍需客戶承擔（視金額而定），報部門經(jīng)理（主管）批準后執(zhí)行。費用較大的，需報總經(jīng)理批準后執(zhí)行。對于外商需要打樣的，業(yè)務人員應和生產(chǎn)部門協(xié)調(diào)，確保樣品的質(zhì)量及規(guī)格符合要求；外商對于產(chǎn)品有包裝或嘜頭要求的，正式包裝或印刷前需經(jīng)外商確認。樣品包裝前業(yè)務員

4、需親自檢驗，拍照和做好相關(guān)產(chǎn)品記錄并告知包裝人員相關(guān)的包裝要求，樣品未經(jīng)檢驗不得安排包裝和快遞。如需要設(shè)計部對樣品進行產(chǎn)品資料留底，應在包裝前通知設(shè)計部人員對樣品進行樣品資料收集和留底。業(yè)務員要跟蹤樣品的生產(chǎn)進度，確保樣品交貨日期符合客戶要求，如遇到較多樣品在生產(chǎn)，則需根據(jù)客戶的重要性安排好樣品的生產(chǎn)順序，并向不能按時交樣的客戶解釋原因，特殊情況需要生產(chǎn)車間配合的，應申報部門經(jīng)理并和生產(chǎn)部經(jīng)理溝通協(xié)調(diào)解決。業(yè)務員下樣品單及郵寄出樣品后需在樣品登記表上做好登記。三、 簽訂合同1、 業(yè)務員跟客戶商定好付款條件，產(chǎn)品詳細的規(guī)格要求及包裝要求等后方可做PI給客戶，確保產(chǎn)品單價包含客戶要求的各項產(chǎn)品要求

5、，如客戶訂單需要拼箱的，需要通知客戶接受USD150200的拼箱費用。2、 交貨日期： 在發(fā)給客戶PI之前一定要跟生產(chǎn)部協(xié)商好我司可接受的交貨日期并告知客戶，待客戶確認并收到客戶的回簽PI后或確認郵件后制作生產(chǎn)確認單，在部門經(jīng)理簽字后發(fā)給工廠相關(guān)人員，以供相關(guān)部門提前做生產(chǎn)計劃及備料，收單人員需在文件去向表上簽字以確認收到文件。3、 付款方式上，原則上考慮前TT全部或部分作為定金，剩余見提單COPY件付款，如新客戶或部分小國家和不發(fā)達國家客戶，原則上要求收到余款再安排發(fā)貨和船運?？蛻粢蟾犊顥l件為信用證的，需申報部門經(jīng)理（主管）批準，原則上只接受即期信用證，且業(yè)務員必須通知客戶先將信用證草稿發(fā)

6、給我司檢查確認后方可開出正本信用證，在收到客戶信用證草稿后業(yè)務員和單證員均需對信用證草稿進行審核，發(fā)現(xiàn)我司無法接受的條款，應及時通知客戶修改。4、 如果是客戶返單，返單時間如果超過6個月，需要對返單的產(chǎn)品按當前的原材料成本和工人工資情況重新核算正本，并結(jié)合當前匯率更新價格，在得到客戶確認后方可做PI給客戶。5、 生產(chǎn)確認單做好后需在業(yè)務登記表上做好意向性訂單登記，待正式下單后將訂單記錄移至正在生產(chǎn)訂單項下，如訂單金額或交貨日期有更改，需將數(shù)據(jù)更正。四、 安排生產(chǎn)原則上，公司在收到外商的定金及信用證正本后，開始安排生產(chǎn)計劃，組織貨源，進行生產(chǎn)。需要提前生產(chǎn)或備料的，需向部門經(jīng)理及總經(jīng)理匯報批準后

7、方可執(zhí)行。在收到訂金或正本信用證后，業(yè)務員需立即做好合同和生產(chǎn)指令單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后組織公司生產(chǎn)部，采購部和設(shè)計部相關(guān)人員召開合同評審會議，業(yè)務員應通知設(shè)計科同事將所有產(chǎn)品圖紙準備好，以備評審會上評審之用。業(yè)務員應在會議上說清客戶的各項要求及交貨日期.生產(chǎn)指令單下發(fā)后應在文件去向表上做好簽收登記。正式下單后，業(yè)務員應將合同和生產(chǎn)指令單復制至業(yè)務合同資料文件夾下面，并將合同復印件交予財務部門并在文件去向表上做好簽收記錄。合同評審會議后業(yè)務員應立即將產(chǎn)品圖紙復印并發(fā)放給生產(chǎn)部和采購部，并在圖紙領(lǐng)用登記表上做好簽收記錄，在訂單完成生產(chǎn)后催促領(lǐng)用部門歸還圖紙并做好簽收記錄。業(yè)務員應該在下單后最短時間

8、內(nèi)跟客戶確認好包裝和紙箱嘜頭及印刷品要求，最遲應出貨日前15天內(nèi)將包裝指示書和嘜頭指示書以及印刷品清單做好，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后下發(fā)到相關(guān)的部門，如分批交貨訂單則需要在第一批貨交貨前15天跟客戶確認好各項要求。所有文件下發(fā)后需在文件記錄表上做好簽收登記。在訂單生產(chǎn)階段，業(yè)務人員應多到生產(chǎn)車間了解訂單的生產(chǎn)進度，并對產(chǎn)品生產(chǎn)進行抽檢，確保產(chǎn)品的規(guī)格、質(zhì)量、包裝、生產(chǎn)進度等符合客戶要求，如發(fā)現(xiàn)問題應及時和相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決，并上報部門經(jīng)理，如不能協(xié)商解決的或解決辦法會給公司造成直接損失的，應上報總經(jīng)理解決。如有客戶需提前交貨的，應第一時間跟生產(chǎn)部溝通并上報部門經(jīng)理，需我司確認方可確認給客戶。業(yè)務員在訂單

9、包裝階段應對產(chǎn)品做好拍照留底，將產(chǎn)品試裝，包裝過程，嘜頭和標貼等全部拍好照片并詳細記錄保存到電腦上。驗貨及出貨安排無驗貨要求的訂單：業(yè)務員應在訂單工廠出貨前10天將出貨清單做好，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后下發(fā)給相關(guān)部門。有驗貨要求的訂單：應在出貨前10天向客戶提交驗貨申請，在確認驗貨日期后應及時通知生產(chǎn)部門和質(zhì)檢部相關(guān)人員，驗貨日期必須要先跟生產(chǎn)部確認后方可提交申請。業(yè)務員應在驗貨日前2天做好驗貨接送單給行政部及其他相關(guān)部門人員。業(yè)務員需了解客戶的驗貨員是直屬客戶公司還是第三方驗貨公司，并通知部門經(jīng)理。驗貨后業(yè)務員應在驗貨員未將驗貨報告發(fā)出去之前將驗貨情況上報部門經(jīng)理及生產(chǎn)部門，如有問題，應及時跟驗貨員

10、協(xié)商解決，以便影響訂單出貨。驗貨結(jié)果需第一時間通知公司倉管及貨運部門，以便安排運輸。出貨清單上需明確注明是工廠裝柜還是運輸?shù)缴虾Ｑb柜，并在發(fā)給相關(guān)部門時給予提醒。在各種節(jié)假日特別是國慶節(jié)，圣誕節(jié)及春節(jié)，業(yè)務員應安排好盡量避免在這些節(jié)假日前后大量出貨，以便貨運部門安排車輛以及降低運費費用。還應結(jié)合我司及上海倉庫實際情況，合理安排出貨，盡量避免貨運車輛到達上海倉庫無法卸貨的情況。我司倉庫將貨物裝車后，單證員需按倉庫流轉(zhuǎn)單制作卸貨清單，卸貨清單上需詳細寫明產(chǎn)品的數(shù)量、箱數(shù)、體積、進倉編號、司機車牌號、司機聯(lián)系方式及倉庫地址和聯(lián)系人，制作好后將卸貨清單發(fā)給倉儲部門轉(zhuǎn)交給司機。單證員需將卸貨清單留底并在

11、出貨記錄表上做好記錄。如有延遲交貨的，需跟客戶確認好后再安排出貨，尤其是信用證付款條件的，原則上應要求客戶修改信用證，待收到修改信用證后再安排發(fā)貨，老客戶或大客戶也應收到客戶確認郵件后方可安排發(fā)貨。業(yè)務員應在出貨清單做好后將復印件交財務一份，并在電腦上復制一份到業(yè)務合同資料文件夾下面，所有簽收人員必須在文件去向表上做好簽收登記。訂艙 訂艙時間安排 對于FOB貨，業(yè)務員需提前10天將托辦單等全套單據(jù)制作好，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后交單證員安排訂艙。業(yè)務員應在開船前聯(lián)系我司代理及客戶指定貨代，將船運詢價表做好并交部門經(jīng)理簽字。 對于C&F、CIF價格條款的，業(yè)務人員應在發(fā)貨前15天向貨代詢問海運費，業(yè)務員

12、應向多家貨代公司詢價，以獲得最優(yōu)的運價，確定航線和運價后將船運詢價表填好，隨其他全套單據(jù)交部門經(jīng)理簽字后再將轉(zhuǎn)交單證部正式訂艙。2、 業(yè)務員應在托辦單上詳細寫明出貨日期，預訂船期，貨代公司名稱和聯(lián)系方式，CONSIGNEE, NOTTIFY，目的港以及單證要求，信用證成交方式的需填寫信用證號。3、 單證員在收到業(yè)務員的托辦單后于一天內(nèi)將托書發(fā)給貨代訂艙，并將全套單據(jù)做好交部門經(jīng)理簽字。單證員需在貨物報關(guān)前將商檢做好，其他單據(jù)需在開船日前全部做好。4、 單證員應按托辦單上客戶要求詳細認真做好所有單據(jù)，確保單據(jù)無誤。信用證付款條件的，應確保所有單據(jù)符合信用證要求，盡量避免不符點，如確有不符點產(chǎn)生，

13、應及時通知業(yè)務員，以便業(yè)務員跟客戶溝通。5、 業(yè)務員應熟悉所有已托辦訂單的訂艙和發(fā)貨情況，確保在截港前一天貨物已經(jīng)裝柜或運輸?shù)较鄳膫}庫。6、 單證員應在開船后催促代理盡快簽出提單或其他單據(jù)，特別是航期較短的，應在通知部門經(jīng)理后安排電放提單或直接由上海代理直接寄單的，確?？蛻粼谪浌竦礁壑笆盏饺浊尻P(guān)單據(jù)。7、 原則上我司只接收船東提單（MBL）,不接受貨代提單（HBL）或FCR.8、 原則上提單上的SHIPPER只可為我司，如客戶要求為其他公司的，需上報部門經(jīng)理，一般只接受收到貨款方可顯示其他公司。9、 如有托盤熏蒸要求的，業(yè)務員應在出貨日前10天通知生產(chǎn)部安排運輸托盤原料到熏蒸公司熏蒸。單

14、證員要登記好公司送至南昌的托盤數(shù)量和日期，并做好每個合同所用托盤的數(shù)量和日期。八、 收款結(jié)匯1、 收匯方式為前T/T的，在收到提單后及時發(fā)全套單據(jù)的COPY件給客戶，通知客戶付款，在收到尾款后方可寄單。有些新客戶，小客戶和不發(fā)達國家客戶則需收到余款后再安排訂艙。 收匯方式為后T/T的，應在到款日前一個星期提醒客戶付款，以便及時收匯。 信用證付款方式的，業(yè)務人員和單證員必須細心操作，做到單證的一致性，按時交單。2、 業(yè)務員必須確保結(jié)匯差額為正常范圍，結(jié)匯差額非正常的，業(yè)務員需提供書面報告。3、 全部收匯后，單證員應對相關(guān)核銷單據(jù)進行跟蹤，確保我司財務部門及時到外管局、稅務局辦理核銷、退稅。4、 每次外匯到賬時，單證員需將外匯付款金額，實際到賬金額，合同號，到賬日期列一張清單交部門經(jīng)理，如發(fā)現(xiàn)有外匯差額在非正常范圍，要及時通知業(yè)務員查明原因?？蛻魜碓L業(yè)務員應在客戶通知來訪時通知部門經(jīng)理及總經(jīng)理，以便安排行程。業(yè)務